Procedura d'acquisto: le migliori 7 procedure d'acquisto standard - spiegate!
Questo articolo getta luce sulle sette procedure di acquisto standard adottate da una società di produzione. Le procedure sono: 1. Richiesta d'acquisto 2. Richiesta d'offerta 3. Ordine d'ordine 4. Seguito dell'ordine 5. Fattura e merci ricevute rispetto all'ordine 6. Voci del conto 7. Pagamenti.
Procedura di acquisto standard n.
1. Richiesta d'acquisto:
Questa richiesta avvia la procedura di acquisto. L'ordine di acquisto viene inviato al ricevimento di richieste debitamente firmate e debitamente approvate. Le richieste specificano che tipo di materiali è desiderato, quanto e quando e dove i materiali devono essere consegnati nell'impianto.
In una preoccupazione commerciale, il reparto vendite suggerisce altri reparti per gli acquisti e ogni reparto, di conseguenza, riempie la sua richiesta in un modulo di richiesta presentato e forma una copia dello stesso ogni due settimane o periodicamente al reparto acquisti. Il modulo di richiesta contiene quantità, descrizione, disponibilità, consumi medi, prezzo probabile ecc.
Una copia del modulo sopra riportato viene inviata all'agente di acquisto e la seconda copia viene conservata dal mittente.
Procedura di acquisto standard n.
2. Ottenere le citazioni:
In questa fase, il reparto acquisti inviterà citazioni e campioni dai fornitori elencati. Le richieste per i beni oggetto di requisizione sono anche fatte attraverso inserzioni di giornali che specificano la domanda e le esigenze in dettaglio.
Procedura di acquisto standard n.
3. Effettuare un ordine:
Il posizionamento di un ordine dipende da offerte adeguate. Dopo una corretta selezione, gli ordini vengono posizionati su moduli stampati.
Ogni ordine è fatto in quattro copie contenenti queste informazioni:
(a) Numero di serie e data dell'ordine
(b) Nome, indirizzo ecc. del venditore,
(c) tutti i dettagli delle merci,
(d) Prezzi e termini di sconto,
(e) Modalità, modalità e data di consegna
(f) Istruzioni speciali in materia di fatturazione, imballaggio, etichettatura, marcatura, assicurazione e modo di trasporto.
Una persona responsabile debitamente autorizzata deve firmare l'ordine con data. Una copia dell'ordine verrà inviata al venditore, una al reparto produzione, una al reparto contabilità e l'ultima dovrà essere conservata dall'ufficio per riferimento futuro.
Procedura di acquisto standard n.
4. Ordine di follow-up:
Per accelerare l'esecuzione dell'ordine, il follow-up è essenziale. Questo viene fatto per aiutare il produttore ad avviare la produzione prima in modo che i materiali non siano bloccati. Garantisce meno investimenti in materiali e risparmio di capitale.
Procedura di acquisto standard n.
5. Confronto di fatture e merci ricevute con gli ordini:
In questa fase, la fattura deve essere verificata con l'ordine. Qualsiasi discrepanza viene segnalata immediatamente. Un confronto simile è fatto quando i beni arrivano effettivamente. Nel caso in cui una ricevuta di consegna è ricevuta dal fornitore, sarà conteggiata con l'ordine e con la merce ricevuta. La copia duplicata della bolla di consegna viene restituita dopo la firma e la data come ricevuta di conferma.
Procedura di acquisto standard n.
6. Articoli e libri contabili:
Il reparto acquisti inoltrerà la fattura con la necessaria approvazione al reparto contabilità in cui la fattura verrà inserita nel libro mastro.
Procedura di acquisto standard n.
7. Pagamenti:
Questa è l'ultima fase: liquidazione dell'account tramite pagamenti. Per usufruire dello sconto in contanti, il pagamento deve essere effettuato immediatamente. Per gli acquisti di credito, l'ordine di pagamento verrà emesso dopo la ricezione e la verifica degli estratti conto.
