Petty Cash Book: significato, sistema di impronta e vantaggi

Significato di Petty Cash Book:

Petty significa piccolo. Nelle grandi imprese, tutti i pagamenti vengono effettuati tramite assegni e tutte le entrate sono calcolate in contanti. Ci sono numerosi piccoli pagamenti a causa di spese come articoli di cancelleria, cartoleria, noleggio di coolie, rinfreschi per gli ospiti ecc. Che non possono essere pagati tramite assegni.

Inoltre, il cassiere principale sarà sovraccaricato se farà questi pagamenti piccoli e frequenti. Per evitare questo inconveniente, tali voci di spesa di frequente occorrenza vengono rimosse in un libro separato, noto come Petty Cash Book, che è gestito da un Petty Cashier. Petty Cashier è una persona che mantiene il Petty Cash Book. Il piccolo libro dei contanti è mantenuto in un modulo colonnare.

In questo libro, vengono fornite colonne separate per le normali voci di spesa. Un piccolo cassiere effettua un'analisi dettagliata dei piccoli pagamenti e registrazioni sotto apposite testate, cioè colonna. Il piccolo libro dei contanti è simile al libro dei contanti.

Le somme ricevute da Petty Cashier dalla cassiera principale vengono addebitate in un piccolo libretto di cassa e vengono accreditati tutti i piccoli pagamenti. Il totale periodico di ogni colonna viene registrato nel rispettivo account nominale nel libro mastro.

Il libro può essere considerato come il libro di entrata originale o memorandum. Se trattato come una parte della doppia iscrizione, non è necessario alcun conto Petty Cash separato. Quando il Petty Cashier ha bisogno di ulteriori contanti, compone il piccolo libretto di cassa e lo presenta al Capo Cassiere, che verifica i conti e dà ulteriore importo.

Imprest System of Petty Cash Book:

In base a questo sistema, una somma di denaro stimata come necessaria per le eventuali necessità dell'azienda di far fronte alle piccole spese della settimana o della quindicina viene consegnata alla Petty Cassa. Alla fine del periodo fisso o prima, quando il piccolo cassiere ha bisogno di ulteriori contanti, sottopone il libretto di cassa, insieme ai buoni.

Il capo cassiere esamina il libretto di cassa con i buoni. Quindi, il Capo Cassiere dà denaro / assegno per l'importo esatto, che ha effettivamente speso durante il periodo. Quindi, inizia per il periodo successivo con la stessa somma di quella precedentemente detenuta. Cioè, il Petty Cashier avrà di nuovo la somma fissa all'inizio del prossimo periodo.

Questo sistema è noto come Imprest System of Petty Cash Book. Ad esempio, un'impresa stima che una somma di Rs 500 è necessaria per far fronte a piccole spese nel business per una settimana. Questo importo è dato a Petty Cashier. Alla fine della settimana o prima, la Petty Cashier ha speso 480 Rs e ha bisogno di più soldi.

Pertanto, Petty Cashier completa i registri e consegna il piccolo libretto di cassa insieme ai voucher a Chief Cashier, che esamina le voci. Quindi, il capo cassiere dà un assegno per un importo esatto che ha speso cioè, Rs 480. Questa somma cioè, Rs 480 più il saldo non speso cioè, Rs 20 gli restituirà la somma originale con cui ha iniziato all'inizio dell'ultimo periodo cioè, Rs 500.

Vantaggi di Imprest System of Petty Cash Book:

1. Allevia il libretto di cassa e il Capo Cassiere dell'onere di registrare pagamenti piccoli e frequenti.

2. La commissione delle frodi viene ridotta man mano che il capo cassiere verifica il piccolo libretto di cassa insieme ai buoni e il piccolo cassiere è più responsabile.

3. Questo metodo è molto scientifico e risparmia lavoro. La spesa totale per ogni colonna può essere facilmente accertata e solo i totali periodici di ogni colonna devono essere registrati nel libro mastro.

Illustrazione:

Il signor Mohan gestisce un libro di cassa colonnello Petty sul sistema Imprest. L'importo dell'imprima è Rs 700. Dalle informazioni seguenti viene mostrato come il suo libretto di cassa sarebbe apparso per la settimana terminata il 18 dicembre.