Politiche e pratiche del personale

Un programma pianificato di politiche del personale comprende l'intero campo delle relazioni umane in ufficio. Se l'ufficio commerciale è sindacalizzato, le politiche del personale sviluppate dal management e la facilità con cui queste politiche possono essere amministrate potrebbero dipendere dal grado di accettazione e cooperazione che verrà dal sindacato e dai suoi rappresentanti.

Se l'ufficio non è unionsied, la direzione deve essere preparata per trattare qualsiasi sindacato che possa cercare di rappresentare i dipendenti dell'azienda. Per farlo in modo intelligente e per mantenere un rapporto giusto ma solido con un'unione, la direzione deve avere una certa conoscenza degli obiettivi e dei problemi dei sindacati.

Relazioni di lavoro:

Verso la fine del 1700, molto tempo prima che le fabbriche produttrici di massa e di catena di montaggio entrassero in scena negli Stati Uniti, i lavoratori si raggruppavano per soddisfare un urgente bisogno umano - protezione dai bassi salari e lunghe giornate lavorative. Le filosofie del lavoro delle prime società organizzate esercitarono una forte influenza sulle unioni artigiane e su altri gruppi di lavoratori che si formarono più tardi durante la prima parte del diciannovesimo secolo.

Dopo un lungo periodo di disoccupazione e di inattività da parte dei gruppi di lavoratori, a seguito del panico finanziario del 1837, il sindacalismo rianimò con la scoperta dell'oro in California nel 1850. Le richieste dei lavoratori sono ancora nelle aree di aumento dei salari e dei giorni lavorativi più brevi. Con la guerra civile, venne la necessità di aumentare la produzione di piante; il periodo fu segnato dalla costruzione di ferrovie e dalla creazione di moderne fabbriche nel Midwest.

Nel 1869 venne formato il Noble Order of the Knights of Labor, unendo minatori e uomini delle ferrovie con tutti gli artigiani e impiegati per combattere l'opposizione dei datori di lavoro alla sindacalizzazione tramite lockout e blacklist. Tuttavia, nonostante gli scioperi dell'artigianato e della ferrovia, l'opposizione unificata dei datori di lavoro ha portato alla sconfitta e alla dissoluzione della maggior parte dei gruppi organizzati.

Nel 1886 venne costituita la Federazione Americana del Lavoro (AFL), sotto la guida di Samuel Gompers. Gli obiettivi di Gompers, applicabili a tutti i lavoratori nei loro specifici mestieri, includevano la realizzazione di cambiamenti economici: abolendo il lavoro minorile, abbreviando i giorni lavorativi, migliorando le condizioni di lavoro e offrendo contrattazione collettiva per i lavoratori.

Nel 1938, guidato da John L. Lewis, fu fondato il Congresso dell'Organizzazione Industriale (CIO), con l'obiettivo di sindacalizzare tutti i lavoratori nelle industrie di produzione di massa e senza restrizioni per quanto riguarda il commercio o l'artigianato. La crescita dell'appartenenza al CIO e lo sviluppo di nuovi sindacati locali entrarono in competizione diretta con i sindacati AFL; di conseguenza, scoppiarono dispute di competenza, con violenze tra i due sindacati e scioperi costosi e prolungati, imposti ai datori di lavoro.

Le prime dispute tra l'AFL e le unioni del CIO erano caratterizzate dalla presenza di elementi radicali che iniziarono ad annoiarsi dal movimento operaio. Insieme ad altre condizioni dirompenti, il desiderio di eliminare le fila di questi elementi estremisti ha portato alla fusione dei due sindacati nel 1955 sotto il nome di AFL-CIO. Così è nata una coalizione che sarebbe diventata delle forze più potenti nella vita socioeconomica e politica del nostro paese.

Legislazione del lavoro:

Entro il 1920 la maggior parte degli stati aveva adottato leggi sui compensi dei lavoratori che prevedevano il pagamento delle indennità ai dipendenti feriti durante il lavoro o ai dipendenti di quei lavoratori che hanno perso il lavoro. La Railway Labour Act del 1926, modificata più volte da allora, prevede la mediazione, l'arbitrato volontario delle controversie sui salari e le indagini obbligatorie da parte del National Railroad Adjustment Board prima che possa essere indetto uno sciopero. Se il Consiglio di mediazione può risolvere una controversia, la questione viene rinviata al Presidente degli Stati Uniti, che nomina un comitato di inchiesta.

Il Davis-Bacon Act del 1931 specifica il pagamento di determinati salari prevalenti, come stabilito dal Segretario del Lavoro, su progetti federali di costruzione. La legge anti-ingiunzione del 1932 di Norris-LaGuardia definisce e limita i poteri dei tribunali federali che emettono ingiunzioni in controversie di lavoro, spiegando quando e in quali circostanze possono essere emesse le ingiunzioni.

Questo atto ha reso inapplicabile nei tribunali federali i cosiddetti "contratti del cane giallo" in cui un lavoratore accetta di non aderire a un sindacato come condizione del suo impiego. Per riportare la gente al lavoro con un salario dignitoso in seguito agli anni della depressione, nel 1933 fu approvato il National Industrial Recovery Act (NIRA). Il NIRA tentò di eguagliare i salari, i differenziali geograficamente e di prescrivere salari e stipendi uguali per lo stesso lavoro in tutte le aree.

Tutti i tentativi fallirono, tuttavia, e nel 1935 la Corte Suprema degli Stati Uniti stabilì che la NIRA era incostituzionale poiché si basava su una delegazione incostituzionale del potere legislativo. Fino al passaggio del National Labour Act (Wagner Act) del 1935, l'organizzazione sindacale era ferma. Questo atto ha dato ai dipendenti "il diritto di auto-organizzazione, di formare, unire o aiutare le organizzazioni sindacali a contrattare collettivamente attraverso rappresentanti di loro scelta".

Ai datori di lavoro è stato proibito di interferire con la formazione o l'amministrazione di qualsiasi organizzazione del lavoro. La contrattazione collettiva è diventata uno strumento di politica nazionale e la via è stata preparata per organizzare e negoziare la contrattazione collettiva senza interferenze da parte dei datori di lavoro.

La legge sulla sicurezza sociale del 1935, emendata molte volte dal suo passaggio, è una delle leggi più importanti che proteggono il lavoratore che è senza lavoro per colpa sua. Oltre a fornire assistenza ai lavoratori disoccupati che si qualificano sotto la legge, è assicurata l'assicurazione per la vecchiaia, i superstiti e le prestazioni di invalidità e l'assicurazione sanitaria per gli anziani.

Il Walsh-Healey Public Contracts Act del 1936 stabilisce salari minimi e ore massime per il lavoro svolto su contratti governativi pari a $ 10.000 o più, con il Segretario del Lavoro che decide i salari minimi che gli appaltatori devono pagare. Il Fair Labor Standards Act del 1938, comunemente chiamato legge sul salario e l'ora, fornisce una settimana lavorativa di 40 ore per i dipendenti delle imprese impegnate nel commercio interstatale.

I dipendenti coperti ricevono un salario minimo e il pagamento del tempo e la metà per tutte le ore lavorate oltre i 40 in una settimana. L'atto proibisce anche, con alcune eccezioni, l'impiego di minori di 18 anni al fine di proteggere la loro salute e sicurezza.

La legislazione sul lavoro più vasta negli Stati Uniti è stata contrassegnata dal passaggio del Labour- Management Relations Act del 1947. Durante la seconda guerra mondiale; datori di lavoro e sindacati hanno cooperato con le agenzie governative nella realizzazione della guerra in conformità con la legge nazionale sulle relazioni di lavoro.

Dopo la guerra, tuttavia, vi fu una forte agitazione pubblica per modificare o cambiare l'atto perché proibiva ai datori di lavoro di eseguire determinati lavori, pratiche e non provvedeva, per pratiche sindacali ingiuste. Di conseguenza, la legge nazionale sulle relazioni di lavoro è stata modificata dalla legge Taft-Hartley.

Alcune delle importanti disposizioni di questa legge con cui il responsabile dell'ufficio dovrebbe essere familiare sono riportate di seguito:

1. Il National Labour Relations Board è l'agenzia quasi giudiziaria che ascolta le testimonianze, rende le decisioni, determina l'unità o l'agenzia di contrattazione collettiva e persegue pratiche di lavoro sleali.

2. Pratiche di lavoro sleali da parte del datore di lavoro e dell'unione.

3. Un preavviso di 60 giorni deve essere dato a una delle parti prima della normale conclusione di un contratto di lavoro, e il Servizio federale di mediazione e conciliazione deve essere notificato almeno 30 giorni dopo l'avviso di 60 giorni se non si raggiunge un accordo.

4. Gli accordi di negozio dell'Unione devono essere conformi alle leggi statali vigenti e sono nulli laddove vietati dalle leggi statali.

5. Il mancato pagamento delle quote in virtù di un contratto di sindacato autorizzato è l'unica causa di perdita di buona reputazione con il sindacato per il quale il datore di lavoro può essere costretto a dimettere un dipendente.

6. Il controllo delle quote sindacali richiede il consenso scritto del dipendente.

7. Un singolo dipendente può presentare reclami direttamente al proprio supervisore, ma il rappresentante sindacale deve essere informato e avere l'opportunità di essere presente.

8. Capisquadra e supervisori possono essere sindacalizzati, ma il datore di lavoro non deve negoziare con loro, poiché si presume che rappresentino la direzione.

9. Sia i sindacati che i datori di lavoro possono essere citati in giudizio per violazione del contratto.

Dopo l'entrata in vigore della legge Tart-Hartley, divenne evidente la necessità di alcuni cambiamenti nelle sue disposizioni. Come risultato delle indagini sulle pratiche corruttive che si verificano nell'ambito delle relazioni sindacali, nel 1959 è stata approvata la relazione sulla gestione del lavoro e il Disclosure Act per: proteggere i diritti dei singoli membri del sindacato, per proteggere le azioni dei membri in unione fondi di welfare, e per impedire che il racket o le pratiche senza scrupoli vengano commessi da alcuni datori di lavoro e funzionari sindacali.

Una delle disposizioni più importanti di questo atto, nota anche come Legge Landrum-Griffin, è la Dichiarazione dei diritti dei membri dell'Unione, che richiede che ogni membro del sindacato abbia il diritto di:

(1) nominare candidati per l'ufficio sindacale,

(2) Voto nelle elezioni sindacali o referendum,

(3) Partecipare alle riunioni del sindacato, e

(4) Partecipare alle riunioni sindacali e votare sugli affari sindacali.

Secondo l'atto, i sindacati sono tenuti a presentare ogni anno un rapporto finanziario con il Segretario del lavoro e i datori di lavoro devono segnalare qualsiasi spesa effettuata nel tentativo di persuadere i dipendenti a esercitare i loro diritti di contrattazione. Dopo il passaggio degli atti sopra descritti, vi sono state divergenze di opinione tra il lavoro e il management riguardo alla fornitura di informazioni nel processo di contrattazione collettiva.

Sembrerebbe che il management sia stato riluttante a fornire alcune informazioni richieste dai rappresentanti sindacali perché si riteneva che l'informazione fosse confidenziale o non fosse un argomento adatto per la discussione. D'altra parte, i rappresentanti sindacali hanno sostenuto che più informazioni ottengono dal datore di lavoro, più intelligentemente possono condurre la contrattazione collettiva.

Nel 1963 l'Equal Pay Act, un emendamento alla Fair Labor Standards Act, prevedeva che nessun datore di lavoro potesse discriminare esclusivamente sulla base del sesso nel determinare i tassi salariali di uomini e donne che stanno facendo lo stesso lavoro in condizioni lavorative simili. Nell'anno successivo una politica nazionale di pratiche di lavoro leale fu esposta nella legge sui diritti civili. Di maggiore interesse per il responsabile dell'ufficio amministrativo è la sezione di questo atto noto come Titolo VII, Pari opportunità di lavoro. Questo atto prevede che, nelle loro pratiche di assunzione e formazione, i datori di lavoro, i sindacati e le agenzie di collocamento non possano discriminare in base a razza, colore, religione, origine nazionale o sesso.

Come risultato dell'introduzione di metodi e attrezzature automatizzate in fabbriche e uffici, gli accordi di lavoro hanno iniziato a includere disposizioni volte a proteggere il lavoratore dalla disoccupazione tecnologica.

Alcuni degli sforzi che sono stati fatti per assicurare posti di lavoro e reddito e per mantenere i benefici marginali includono:

(1) Garanzia contro la perdita di lavoro o di reddito e, in alcuni casi, contro la perdita di prestazioni supplementari per periodi variabili,

(2) Compensazione per i dipendenti che perdono il lavoro,

(3) Garanzia di reddito per i lavoratori tenuti a svolgere lavori meno retribuiti,

(4) Disposizioni per la riqualificazione,

(5) Disposizione per trasferimento ad altri impianti e pagamento delle spese di trasferimento, e

(6) Accordi per, fornire ai lavoratori con preavviso di chiusura impianto o altri importanti cambiamenti.

Sembra esserci una crescente accettazione della filosofia secondo cui i licenziamenti derivanti dall'automazione e da altre forme di innovazione tecnologica dovrebbero essere gestiti esclusivamente attraverso l'attrito, come evidenziato negli accordi di lavoro delle ferrovie, tra i lungo-shoremen della West Coast e presso la Kaiser Steel Company.

Si sta facendo sempre più uso di comitati congiunti di gestione del lavoro in un'ampia varietà di settori, nel tentativo di facilitare la contrattazione collettiva e di trovare soluzioni a molti problemi di lavoro che vanno da lievi rimostranze all'automazione.

Diversi anni fa, l'industria siderurgica e la United Steelworkers of America istituirono il Comitato per le relazioni umane, composto da rappresentanti del lavoro e della direzione, il cui compito era quello di incontrarsi regolarmente per cercare di risolvere molti problemi prima della normale contrattazione. I comitati di nuova costituzione differiscono per un aspetto importante rispetto al Comitato per le relazioni umane, in quanto i primi sono il comitato sindacale aziendale piuttosto che i comitati sindacali di settore. Per mezzo di esplorare reciprocamente il

Cambiando le tendenze industriali nelle condizioni di lavoro dei processi manifatturieri o benefici per i dipendenti, tali comitati sono in grado di gettare le basi per risolvere tempestivamente le difficoltà di gestione del lavoro piuttosto che attendere il momento della scadenza del contratto e il periodo di contrattazione della crisi.

Il concetto di sicurezza totale dell'occupazione sta emergendo, con lo stress posto sull'integrazione nelle disposizioni del contratto di lavoro per pensioni più generose e prepensionamento. Probabilmente molti sindacati andranno avanti, per ottenere un piano sabbatico per i loro impiegati, simile, a quello introdotto dagli United Steelworkers nel 1962, in base al quale 13 settimane di ferie retribuite vengono assegnate ogni cinque anni a circa la metà della forza lavoro.

Ciascuno degli sviluppi nel movimento operaio e le tendenze anticipate nei rapporti di gestione del lavoro sono di primaria importanza per il direttore amministrativo. Il movimento operaio sta ora raggiungendo un'area che è rimasta relativamente intatta: i colletti bianchi del governo, del commercio, dei trasporti, dei servizi pubblici, della finanza, delle assicurazioni, degli immobili e di altri servizi.

Sindacati per operai bianchi:

La maggiore meccanizzazione del lavoro d'ufficio che tende a rendere certi lavori simili a quelli di produzione in fabbrica può stimolare l'ulteriore sindacalizzazione degli impiegati. Inoltre, la miopia della gestione a volte nella sua incapacità di stabilire condizioni di lavoro soddisfacenti può stimolare la formazione dei sindacati dei colletti bianchi.

La crescente tendenza alla sindacalizzazione di tutti i lavoratori negli ultimi trent'anni non ha potuto che influire sui dipendenti degli uffici. L'accresciuta attività dei sindacati durante il periodo della legislazione sul lavoro, come descritto in precedenza, ha contribuito a gonfiare l'appartenenza sindacale, a oltre 18 milioni di lavoratori. Questa tendenza ha tendenzialmente enfatizzato il problema dell'organizzazione di uffici e impiegati, e questa tendenza probabilmente aumenterà sempre più in futuro. Pertanto, è un problema con il quale il responsabile dell'ufficio amministrativo deve essere familiare.

In molte aziende che hanno operazioni di produzione che sono state sindacalizzate, gli impiegati hanno condiviso anche i privilegi e i benefici che gli operai ricevono attraverso le attività e i contratti sindacali. Nei casi in cui l'azienda è principalmente costituita da personale, impiegati e impiegati come nei settori finanziario, assicurativo e immobiliare, la tendenza verso il sindacalismo ha avuto meno successo. Per quanto forti sindacati, esistono tra gli operatori telefonici, i telegrafisti, i corrieri delle lettere, i cassieri dei ristoranti e gli impiegati di fabbrica e di magazzino. Questi gruppi rappresentano circa i due terzi di tutti i membri del clero.

Alcune delle ragioni avanzate per la lentezza negli impiegati del sindacato sono:

1. Molte donne lavoratrici ritengono temporaneamente i loro lavori, fino a quando non riescono a sposarsi.

2. La forza lavoro totale dell'ufficio è caratterizzata da un'alta percentuale di lavoratrici e impiegati part-time, molti dei quali lavorano per ragioni diverse dal sostegno individuale o familiare.

3. Molti impiegati d'ufficio aspirano a futuri lavori esecutivi, nel qual caso devono rappresentare la direzione, non i lavoratori.

4. Molti impiegati si oppongono ai metodi utilizzati dai sindacati per l'organizzazione dei lavoratori dell'industria.

5. Molti impiegati si risentono del processo di livellamento dell'appartenenza ai sindacati e ritengono che vi sia una perdita di status.

6. Un gran numero di impiegati impiegatizi lavora in uffici relativamente piccoli; che sono costosi e difficili da organizzare.

D'altra parte, la maggiore meccanizzazione del lavoro d'ufficio che tende a rendere certi lavori simili a quelli di produzione in fabbrica può stimolare l'ulteriore sindacalizzazione degli impiegati. Inoltre, la miopia della gestione a volte nella sua incapacità di stabilire condizioni di lavoro soddisfacenti può stimolare la formazione dei sindacati dei colletti bianchi.

Status dei sindacati dei colletti bianchi:

Gli oltre 30 milioni di colletti bianchi negli Stati Uniti offrono un terreno fertile per "l'sindacalizzazione, soprattutto perché un po 'più di 2, 5 milioni di loro sono ora membri del sindacato; il 1965-66 Salary Survey condotto dalla Società di gestione amministrativa tra circa 8.500 aziende, il 7, 4 per cento delle imprese ha riferito che tutti o parte dei loro uffici erano sindacalizzati, il 92, 6 per cento non indicava alcun ufficio, sindacalizzazione o non rispondeva alla domanda.

L'area geografica degli Stati Uniti che ha registrato la più alta concentrazione di sindacalizzazione è stata negli Stati Uniti occidentali, dove il 9, 9% degli uffici delle società è stato sindacalizzato. Nelle rimanenti aree geografiche, la percentuale di uffici unionizzati varia dall'8, 9% negli Stati Uniti orientali al 5, 4% negli Stati Uniti meridionali.

Un sindacato offre loro sicurezza nel loro lavoro; opportunità promozionali più eque; un salario o un piano salariale che sia uniformemente equo; maggiori indennità accessorie quali ferie retribuite, indennità di malattia, copertura assicurativa e sanitaria; e un gruppo organizzato che cercherà di proteggere i loro interessi, soprattutto perché il divario tra la direzione e il lavoratore si allarga costantemente negli uffici più grandi.

Ruolo dei responsabili di ufficio nelle unioni di ufficio:

Ci sono molti argomenti sia a favore che contro i sindacati, nessuno dei quali sembra assolutamente imparziale. Tuttavia, non si tratta più di essere a favore o contro un'unione per impiegati. Piuttosto, si tratta di ciò che il responsabile dell'ufficio farà in merito alla creazione di sindacati degli impiegati d'ufficio o alla tentazione di sindacalizzare gli impiegati.

Prima dell'attività dell'Unione:

Prima che l'attività sindacale inizi tra gruppi di impiegati, potrebbe essere saggio per il responsabile dell'ufficio studiare le condizioni di lavoro nel suo ufficio e confrontarle con quelle di uffici sindacalizzati. Ove possibile, le condizioni dovrebbero essere migliorate per eguagliare o superare quelle che prevalgono negli uffici sindacalizzati, ma queste condizioni e i tentativi di gestione devono essere comunicati correttamente ai lavoratori.

In un caso, un'azienda pagava salari più alti di quelli offerti dai negozi sindacalizzati, ma tra i dipendenti esisteva ancora insoddisfazione per gli stipendi. Questa insoddisfazione non era dovuta tanto alla scala delle retribuzioni della società, ma a causa della mancanza di informazioni attendibili da parte del management sulla gestione del programma salariale e salariale.

Se un'impresa non è in grado di fornire ai suoi impiegati benefici pari o superiori a quelli offerti dai sindacati, allora deve aspettarsi che in molti casi i lavoratori cercheranno i benefici dei sindacati. Così, la gestione dell'ufficio si trova di fronte al problema di come trattare con i sindacati.

In alcuni casi, un lavoratore può contattare un sindacato stesso, ma ordinariamente a, l'unione cercherà e si rivolgerà al lavoratore insoddisfatto, valuterà la situazione, e dove si presenta l'opportunità, chiedi al management di accettare volontariamente la giurisdizione del sindacato. Se l'impresa non accetta volontariamente il sindacato, il National Labour Relations Board è invitato a richiedere un'elezione, che deve essere tenuta entro 30 giorni se il 30 percento dei dipendenti ha presentato una petizione.

Al momento dell'elezione, i lavoratori votano a favore o contro la sindacalizzazione e un voto a maggioranza semplice determina la decisione. Se il voto è contrario alla sindacalizzazione, la procedura elettorale può essere ripresa nuovamente in una data successiva. Se il voto è per la sindacalizzazione, i dipendenti vengono prima classificati per stipendio e lavoro e quindi viene preparato un elenco di proposte specifiche. Dopo che le proposte sono state approvate dai lavoratori, alla direzione vengono presentate le modifiche suggerite.

In questa fase del processo di sindacalizzazione, un comitato di contrattazione composto da rappresentanti dei lavoratori e un agente di affari del sindacato si incontrano con i dirigenti per redigere il contratto. Dopo che il contratto è stato approvato, i delegati sindacali vengono nominati per i vari uffici e viene stabilita una procedura di reclamo. In molti casi, a causa dei contratti in questione, un'impresa commerciale avrà bisogno di assistenza legale per l'accettazione e la preparazione degli accordi. A integrazione di tale assistenza legale, il responsabile dell'ufficio deve avere familiarità con la legislazione sul lavoro e le attuali prassi in materia di rapporti di lavoro.

Una volta stabilito il sindacato, la direzione dovrebbe lavorare per realizzare i suoi obiettivi e quelli del sindacato. Gli obiettivi della direzione e dell'unione, che saranno raggiunti solo attraverso armoniosi rapporti di lavoro, e per i quali il responsabile dell'ufficio può essere chiamato a fare la sua parte, sono:

io. L'apparente conflitto di obiettivi può essere riconciliato attraverso contrattazioni trasversali;

ii. Mediante la mediazione di una terza parte;

iii. Con la conciliazione, che è più aggressiva della mediazione;

iv. O per arbitrato, che fornisce un arbitro vincolante e imparziale della controversia.

Entrambe le parti devono rendersi conto che gli interessi del datore di lavoro e dell'unione sono reciproci e che "tutti perdono con uno sciopero".

Disposizioni nel contratto dell'Unione bianca:

La principale differenza tra i contratti sindacali che coprono i lavoratori del prodotto e quelli che coprono i lavoratori degli uffici riguarda le ferie, le indennità di licenziamento e altri benefici per i dipendenti.

Lo schema del contenuto del contratto sindacale 'di solito include:

1. Obiettivo dell'accordo.

2. Durata del contratto.

3. La contrattazione, unità da rappresentare dal sindacato.

4. Se il check-off è incluso e se la sollecitazione di nuovi membri deve essere consentita in orario aziendale.

5. Impegno di non sciopero e nessun blocco durante il periodo del contratto.

6. Una dichiarazione chiara del diritto della direzione di organizzare orari di lavoro, effettuare trasferimenti temporanei, aumentare o diminuire la forza lavoro, mantenere il diritto di assumere, licenziare, promuovere e disciplinare.

7. Metodi di classificazione del lavoro.

8. Metodo per stabilire nuovi tassi per posti di lavoro esistenti e nuovi.

9. Pagamento per ore di lavoro straordinario, ferie e malattia.

10. Regole di anzianità.

11. Gestione dei reclami.

12. Programma di valutazione del merito e pratiche.

Le disposizioni trovate in molti dei contratti sindacali che coprono gli impiegati sono le seguenti:

1. Il licenziamento dei lavoratori è regolato dall'anzianità.

2. La promozione è regolata dall'anzianità. Se si tratta di una questione di anzianità rispetto all'abilità, il dipendente anziano viene spesso sottoposto a un periodo di prova nella posizione più alta.

3. La maggior parte dei contratti prevede un periodo di prova durante il quale il dipendente non ha diritti di preesistenza.

4. La maggior parte delle clausole della procedura di reclamo prevede in ultima analisi l'arbitrato.

La maggior parte delle lamentele da parte degli operai impiegati seguono tre fasi:

(a) Il dipendente porta la sua doglianza al capo della divisione,

(b) Se non risolto, il reclamo è presentato al comitato di contrattazione del sindacato per la discussione con la direzione,

(c) Se non ancora risolto, il reclamo è sottoposto ad arbitrato.

5. La maggior parte dei colletti bianchi si trova in una settimana di 40 ore, con il tempo e la metà per gli straordinari, e gli straordinari o il doppio pagamento del sabato o della domenica o il sesto e il settimo giorno di ogni settimana.

6. La maggior parte dei contratti prevede aumenti salariali automaticamente o al momento di una valutazione di merito concordata.

7. La maggior parte degli impiegati d'ufficio ottengono sei o più ferie pagate durante l'anno, di cui le più comuni sono il giorno di Natale, Capodanno, Independence Day, Festa del lavoro e Memorial Day.

8. La maggior parte dei contratti prevede una settimana di ferie dopo sei mesi e due settimane dopo dodici mesi di impiego.

9. Le indennità per i dipendenti di solito prevedono assenze per malattia con retribuzione; assicurazione di gruppo sulla vita, infortuni e salute; e ospedalizzazione.

10. Alcuni contratti prevedono periodi di riposo di dieci o quindici minuti, per i soldi della cena in caso di straordinari e per le spese personali in caso di morte.

11. Il trattamento di fine rapporto viene erogato in circa un terzo dei contratti, a meno che il dipendente non sia licenziato a causa di sciopero o per un'altra causa.

12. Circa due terzi dei contratti prevedono il check-off aziendale delle quote.

13. La maggior parte dei contratti include clausole di non sciopero o di limitazione dello sciopero.

14. La direzione di solito si riserva il diritto di assumere, licenziare, licenziare, trasferire e dirigere i dipendenti.

Sebbene storicamente l'operaio impiegatizio si sia alleato con il management, l'attuale tendenza sembra cambiare questa situazione. Se il responsabile dell'ufficio ritiene che la sindacalizzazione non sia per la sua impresa, dovrebbe prendere delle misure precise nei settori dei benefici marginali salariali e della sicurezza del lavoro per migliorare l'identificazione degli impiegati con la direzione e mantenere lo status dei lavoratori, che è così importante loro. Di conseguenza, i lavoratori saranno scarse prospettive di sindacalizzazione.

Comunicazioni Datore di lavoro-dipendente:

La comunicazione con uno scopo, aiuta a motivare efficacemente le persone a svolgere il proprio lavoro nel modo più efficiente e produttivo possibile. La creazione di una comunicazione efficace tra la direzione e i dipendenti è uno dei problemi più importanti per le relazioni umane che oggi affrontano le organizzazioni imprenditoriali. Le comunicazioni non sono una questione unidirezionale: dalla direzione ai dipendenti.

Per avere successo, le comunicazioni devono essere bidirezionali su e giù tra la direzione e il suo dipendente e tra la direzione e tra i dipendenti. Questa comunicazione a doppio senso è spesso un fattore importante nel successo di molte aziende.

Come azienda e in questo caso l'ufficio diventa più grande, il problema di mantenere comunicazioni adeguate diventa più difficile. In alcune delle più grandi aziende, il problema di mantenere le linee di comunicazione aperte e operative è così importante che i rapporti dei dipendenti, o le relazioni sindacali conducono periodicamente indagini sul personale di ciò che il lavoratore pensa della sua azienda, dei suoi prodotti e della sua gestione.

Il tipo di informazioni contenute in un efficace programma di comunicazioni dalla direzione ai dipendenti è il seguente:

1. La società: la sua storia, prodotti o servizi; la sua organizzazione e le linee di responsabilità; i suoi piani futuri e così via.

2. Politiche aziendali: in relazione a dipendenti e clienti, e le ragioni quindi.

3. Eventi speciali: relativi all'azienda, ai suoi prodotti o dipendenti.

4. Nuovi metodi, prodotti o piani: come influenzeranno i dipendenti, la comunità e l'azienda.

In ogni caso, è necessario che il management determini quali informazioni desiderano o di cui hanno bisogno gli impiegati al fine di sviluppare relazioni umane di reciproca fiducia e comprensione. Ai dipendenti piace essere informati sugli eventi prima che accadano, non dopo che tutti gli altri hanno imparato a conoscerli. La direzione, d'altra parte, vuole imparare esattamente ciò che i dipendenti, pensano dell'azienda. Attraverso un efficace programma di comunicazione e relazioni con i dipendenti, i seguenti tipi di informazioni dovrebbero fluire liberamente, dai dipendenti alla direzione.

1. I bisogni e le aspirazioni dei dipendenti.

2. L'atteggiamento del dipendente nei confronti delle loro condizioni di lavoro, del loro lavoro e del loro posto di lavoro.

3. I reclami e le lamentele dei dipendenti.

Va tenuto presente che la comunicazione è un processo altamente personale ed emotivo. Gli uffici commerciali, come le persone che vi lavorano, hanno le loro personalità individuali e ciò che funziona in un ufficio per migliorare le comunicazioni può essere solo leggermente efficace o può fallire in un altro ufficio. In molti casi è probabile che la mancanza di buone comunicazioni non risieda nei media o nei meccanismi delle comunicazioni, ma nel comunicatore stesso.

Il comunicatore deve preoccuparsi non solo dei metodi di comunicazione ma anche, e forse ancora più importante, delle reazioni emotive, degli atteggiamenti e dei sentimenti dei dipendenti, che svolgono un ruolo vitale in qualsiasi programma di miglioramento delle comunicazioni.

Comunicazione bidirezionale:

Di seguito sono descritte diverse procedure e metodi, ciascuno progettato per mantenere aperte le linee di comunicazione tra la direzione e i dipendenti al fine di promuovere relazioni umane efficaci.

incontri:

Gli incontri con il personale di middle management devono essere regolarmente programmati per comunicare loro l'importanza di mantenere aperte le linee di comunicazione tra il top management e i lavoratori. Senza questa enfasi, il personale di gestione di secondo grado può tentare di esercitare la sua autorità immaginaria impedendo che questa comunicazione abbia luogo.

I dirigenti dovrebbero essere sollecitati a fare frequenti viaggi in ufficio per parlare con i lavoratori. Un funzionario di una banca cammina regolarmente attraverso gli uffici della banca e parla con i quadri e altri membri del personale. È sorprendente l'effetto che questa pratica ha sul morale dei dipendenti, e allo stesso tempo l'esecutivo impara cosa pensano e come si sentono i lavoratori.

pubblicazioni:

Gli organi di casa o le pubblicazioni aziendali possono essere utilizzati per tenere informati i dipendenti sulle operazioni, i piani e le modifiche dell'impresa. Le comunicazioni dovrebbero essere attentamente selezionate e tempestive. Molto spesso i dipendenti devono essere "venduti" sottilmente su ciò che l'azienda sta facendo o sta pianificando di fare. Ad esempio, una ditta che pianifica di installare, apparecchiature automatizzate in ufficio, può interrompere tutto il personale non preparandole per il cambiamento che indica, gli effetti futuri e rassicurandoli sulla loro sicurezza.

In una grande banca costretta dalla concorrenza a convertire le sue operazioni di lavoro cartaceo in un'elaborazione automatizzata dei dati, gli ufficiali hanno capito che i loro dipendenti temevano l'automazione perché pensavano che fosse un ladro di posti di lavoro e perché era nuovo e sconosciuto.

Come risultato di un programma di informazioni sull'automazione, i dipendenti sono stati informati sull'automazione durante l'applicazione alle loro operazioni e sono stati certi che l'installazione automatizzata non li avrebbe messi fuori servizio. A loro volta, i dipendenti stessi, attraverso un programma di pubbliche relazioni organizzato in latta, hanno aiutato la direzione a vendere i nuovi e ampliati servizi ai clienti delle banche.

Opuscoli speciali, opuscoli e manuali, per tutti i livelli di impiego, possono essere utilizzati per coprire politiche aziendali, nuovi metodi, prodotti o piani. Lettere speciali o regolari a tutti i dipendenti, dal presidente o da altri funzionari della società sono particolarmente efficaci quando una nuova procedura, prodotto o attrezzatura deve essere utilizzata o installata. Una compagnia aerea utilizza una tecnica di newscast cablata per comunicare i messaggi di gestione ai suoi 7.000 dipendenti.

Tramite telefoni che si trovano in prossimità ragionevole dei propri dipendenti, la società è in grado di comunicare oralmente questioni come il motivo per cui viene eretto un nuovo edificio, chi erano i visitatori che visitano lo stabilimento ieri, il nome e il background dei nuovi dipendenti, e perché l'azienda sta enfatizzando un programma di riduzione dei costi. La società riferisce che il telegiornale cablato ha ottenuto il 90% di accettazione da parte dei dipendenti, che si ottiene una copertura del 60% e che la tecnica è particolarmente efficace nell'uccidere le voci.

Pubblicazioni di associazioni di dipendenti possono essere prodotte per indicare le esperienze lavorative off-work dei lavoratori e per annunciare attività culturali e ricreative aziendali. Immagini in movimento e programmi radiofonici o televisivi sono utili per formare i dipendenti e spiegare la storia dell'azienda o nuovi prodotti.

Bacheche:

Molte aziende considerano la bacheca come il mezzo migliore per tenere informati i dipendenti, le bacheche possono essere utilizzate dalle imprese per pubblicare norme e regolamenti, attività ricreative, documenti sulla sicurezza, malattia dei dipendenti, aperture di lavoro, registrazioni di presenze, annunci di nuovi prodotti, vacanze orari, comunicazioni perse e trovate annuncio personale di nascite e matrimoni, opportunità educative e comunicati stampa. Per essere un mezzo di comunicazione più efficace, dovrebbe esserci un numero sufficiente di consigli per attirare l'attenzione di tutti i dipendenti. Una persona dovrebbe essere responsabile per la manutenzione delle schede in modo che il materiale obsoleto venga rimosso tempestivamente.

Many companies use an information rack with a variety of bulletins to inform employees of the details of company operations and the underlying philosophies and economics of the business. By giving employees the free choice of selecting the information they want from the rack, these firms eliminate the “propaganda” accusation of some employees when the material is given to all workers. Finally, a well-organised employee suggestion system is an excellent type of employee- to-management communication.

Employee Suggestion Systems:

The efficient functioning of an office requires that management provide an opportunity for employees to make suggestions for improving or expanding the business. Employee suggestion systems are used in both business and governmental offices as a means of building better morale among office workers, getting workers to think more seriously about their jobs, and as a means of communication between employees and top management.

The reasoning that underlies the use of employee suggestion systems is:

(1) Those closest to the work being done are probably best able to understand the inefficiencies and to recommend changes, and

(2) It is wasteful not to use the abilities of all workers to the fullest extent by permitting them to make suggestions, and to pay for these ideas on the basis of their value.

The employee suggestion plan is a tool that can be used by the office manager to increase the volume and the quality of the work, at the same or less cost than if the plan were not in effect. Such a plan enables the worker to feel that his knowledge and ability are worth something to the company and that the company appreciates his ideas enough to want to pay him. In theory, suggestion systems are excellent. In practice, however, the results have not been so successful. Management has not always appreciated the value of such systems, perhaps as the result of poor planning and, organisation of the suggestion system.

The outline of an effective suggestion system covers the following steps:

1. Appointing a suggestion committee.

2. Establishing rules for submitting suggestions.

3. Developing a procedure for processing the suggestions and making the awards.

The suggestion committee has the responsibility for reviewing and evaluating all incoming suggestions. Those persons named to this committee should competent, responsible, and ineligible to participate in the suggestion programme. In one bank, the suggestion committee poses, the officer in charge of operations, the personnel manager, the auditor, and representatives of various operating divisions who would be interested in the awards in their divisions. The rules submitting suggestions vary from firm to firm. However, all rules should consider the two major factors of eligibility and identity.

Eleggibilità:

Generally, all employees are eligible to participate in the suggestion system, with the exception of salaried supervisory employees who receive awards only for ideas not connected directly with their own departments or fields of activity.

It is claimed by some that supervisory employees submit a better quality of suggestions than those the rank and file, this argument seems to have little validity” however. The disadvantage of having both workers and supervisors, submit suggestions is that the workers and the supervisors come in competition with one another and as a result, conflicts may arise. The workers may also think that their ideas are being taken by supervisors.

Identity:

Identifying the person who makes a suggestion may follow one of three plans:

1. The suggester does not sign his name, but is identified by, the number shown on the suggestion form used, with the stub being retained by the employee.

2. The suggester is required to sign, his name.

3. The suggester has the option of either signing his name or being identified by number.

The plan used is dependent to, a large extent upon whether or not employee relations are good and whether employees have confided in management. If so, signing the suggestion form may be acceptable; if not, the anonymous procedure may be more successful. However, the optional plan seems to be best for employee morale, sine it leaves it up to the employee to decide which he prefers.

La routine per la gestione e l'indagine dei suggerimenti presentati varia a seconda delle preoccupazioni. Qualunque sia, il piano è seguito, deve; essere equo e pronto; altrimenti, fallirà a causa della mancanza, dell'interesse. Molte aziende hanno trovato il suggerimento numerato senza segno in bianco, con una ricevuta staccabile, il più desiderabile. In questo particolare piano, una firma sul modulo stesso squalificherà la persona che ha fatto il suggerimento.

Il suggerimento deve essere inserito in una busta sigillata indirizzata al comitato dei suggerimenti e inserita in una scatola di suggerimenti o inviata per posta al comitato. I numeri di ricevuta dei suggerimenti accettati sono pubblicati sulla bacheca e le richieste di premi sono presentate su un modulo di richiesta di risarcimento speciale.

I suggerimenti possono essere raccolti giornalmente o ad intervalli meno frequenti se il numero ricevuto non è ampio. In molte aziende, i suggerimenti sono copiati e distribuiti ai membri del comitato di suggerimenti per la loro considerazione durante le riunioni settimanali.

La varietà di riconoscimenti che possono essere dati include:

(1) Adottato con il premio;

(2) Adottato con un premio condiviso, in cui qualcun altro può aver avuto la stessa idea o un'idea simile;

(3) Adottato, ma non come suggerito, e premio assegnato;

(4) Adottato in un campo in cui vengono assegnati premi;

(5) Adottato senza aggiudicazione a dirigenti, funzionari, ecc .;

(6) già in esame;

(7) Rifiutato; e

(8) Aggiudicazione aggiuntiva quando viene appreso che l'idea è più preziosa di quanto originariamente previsto.

Caratteristiche di un sistema di suggerimenti per i dipendenti di successo:

Per avere maggior successo, la procedura del piano di suggerimenti deve avere determinate caratteristiche definite. I dipendenti devono essere informati di ciò che accade ai loro suggerimenti una volta che sono stati inviati.

Alla General Motors, le seguenti informazioni sono posizionate sul retro del modulo di suggerimento:

Quando il tuo suggerimento è ricevuto, è segnato data, assegnato un numero di suggerimento e riconosciuto con la carta per voi. Il tuo suggerimento verrà esaminato il più rapidamente possibile. Ciò può comportare la consultazione di molte persone, la creazione e la messa a punto di strumenti e altre cose che richiedono tempo, quindi sii paziente. Sarai contattato al più presto e avrai una risposta. Se sorgono delle domande riguardanti la tua idea dopo averla inviata, chiedi al caporeparto di chiamare l'Ufficio suggerimenti per una spiegazione.

I suggerimenti dovrebbero essere considerati in modo equo e tempestivo. Troppo spesso, tuttavia, i suggerimenti vengono valutati in modo frettoloso e casuale. Se il suggerimento offre possibilità ma è incompleto, al suggester può essere chiesto di fornire ulteriori informazioni. Se un suggerimento viene respinto, la ragione deve essere buona, non un'evasione o un elusione del giusto credito, né perché sia ​​troppo difficile mettere in pratica l'idea. Il sistema di suggerimenti dovrebbe essere utilizzato dalla maggioranza dei dipendenti; altrimenti, c'è qualcosa che non va e il sistema dovrebbe essere investigato.

L'entusiasmo per i suggerimenti da parte del management stimolerà l'interesse dei dipendenti. Questo entusiasmo può essere evidenziato distribuendo spesso gli spazi vuoti; posizionando scatole di suggerimenti dove non saranno perse; sviluppare la competizione tra dipartimenti o filiali; e fornisce gli indizi necessari, come "necessità di ridurre i costi di fatturazione" o "come accelerare le dichiarazioni mensili". Un altro approccio consiste nel tenere un concorso "suggerimento del mese" in cui ogni vincitore riceve un premio bonus.

L'entusiasmo per il piano di suggerimenti può anche essere stimolato implementando i suggerimenti che sono stati accettati. Quando i suggestori vedono le loro idee messe in atto, ricevono un ulteriore incentivo per cercare idee nuove e migliorate ". Alcuni lavoratori potrebbero essere riluttanti a presentare un'idea a risparmio di tempo a causa del timore che la proposta, se accettata, eliminasse il proprio lavoro. Pertanto, è necessario stabilire una politica che, se un suggerimento deriva il suo pieno valore come risultato di una riduzione della forza lavoro, il suggerimento non sarà adottato fino a quando non inciderà negativamente sul personale attuale della società.

Infine, la direzione dovrebbe tentare di mostrare il suo apprezzamento su ciò che i suggerimenti ottengono dando una certa quantità di pubblicità e riconoscimento per tutte le idee accettate. Semplicemente mandando un assegno al dipendente o annotando sul suo record personale che ha h ', fatto un suggerimento accettabile fa sì che il sistema perda molto dell'effetto di costruzione del morale.

I nomi dei vincitori del premio di suggerimento e gli importi dei premi possono essere pubblicizzati sui giornali locali e sulle pubblicazioni aziendali. Un sistema di suggerimenti ben gestito, sebbene uno degli strumenti di gestione più preziosi, è troppo spesso trascurato o trascurato del tutto.

Etica in ufficio:

L'etica è lo studio sistematico di quella parte, scienza e filosofia che si occupa della condotta morale, del dovere e del giudizio. Il concetto di una persona di ciò che è etico e moralmente giusto e ciò che non lo è deriva dalle sue profonde convinzioni religiose, dalla sua filosofia personale e dai suoi motivi.

Pertanto, poiché gli individui differiscono, anche i loro concetti etici variano. Linee guida personali. 6 politiche per la condotta etica quotidiana, come le politiche per i rapporti di lavoro e le comunicazioni, sono necessarie in ufficio. Come tutte le politiche, l'etica deve essere capace di applicare. L'ispirazione per il comportamento etico deve originarsi al livello più alto della gestione, filtrare attraverso il middle management e permeare l'organizzazione aziendale.

La migliore garanzia di alti standard di moralità negli affari è che i subordinati lavorano sotto la direzione di uomini che hanno standard elevati. Per almeno un terzo di ogni giorno lavorativo, il responsabile dell'ufficio sta entrando in relazioni sociali con i suoi subordinati. Durante i rimanenti due terzi di ogni giorno, gli atteggiamenti, gli ideali e le convinzioni che i dipendenti hanno formato mentre erano in ufficio sono riportati indietro e trasmessi alla società le famiglie e gli amici dei dipendenti. Pertanto, il responsabile dell'ufficio ha una responsabilità sociale per impostare un buon esempio per i suoi dipendenti.

In qualità di leader; la condotta etica e morale del manager dell'ufficio deve superare i propri motivi e bisogni personali e individuali. Nel comunicare con i suoi superiori, il responsabile dell'ufficio dovrebbe sforzarsi di riportare tutti i fatti onestamente, accuratamente e obiettivamente. Deve addestrare se stesso ei suoi lavoratori ad evitare di distorcere i fatti per soddisfare un bisogno psicologico, poiché troppo spesso le linee di comunicazione diventano deformate dalla personalità, dai pregiudizi e dagli abbellimenti del mittente.

Nel raggiungere le decisioni, l'obiettivo del manager dell'ufficio dovrebbe essere quello di disciplinare il suo pensiero in una protesta logica, ordinata e induttiva, piuttosto che saltare impulsivamente alle conclusioni. Lavorando con i subordinati, diventa facile per il manager dell'ufficio abusare della sua autorità e della sua prerogativa, con il risultato che i dipendenti si sentono "delusi" e non supportati nelle loro azioni. Per ottenere dipendenti che lavoreranno con lui, il responsabile dell'ufficio deve lavorare con loro; sii gentile, onesto e giusto; e sinceramente elogio la soddisfacente prestazione dei suoi lavoratori.

La base per una condotta etica e morale è la lealtà. Senza questa fondamentale qualità, nessun dirigente d'ufficio, nessun ufficio e nessuna impresa commerciale possono esibirsi al suo massimo potenziale. Quando il responsabile dell'ufficio non è in grado di recare fedeltà all'autorità della sua azienda, si trova in una posizione di conflitto e tormento mentale, che a sua volta lo ostacola dall'essere fedele a se stesso o alla sua compagnia.

L'unica soluzione praticabile al problema di un dirigente d'ufficio che non può attenersi alle politiche e ai principi stabiliti dalla sua azienda è quella di cercare un'altra società alla quale possa dare la sua lealtà. In una serie di interviste, i dirigenti d'ufficio e di business sono stati invitati a giudicare l'etica e la moralità di diverse pratiche d'ufficio discutibili, alcune delle quali sono descritte di seguito.

1. "Il dipendente che prende a pugni la carta del tempo di un altro".

2. "L'esecutivo che non vuole essere disturbato e dice al suo segretario di informare i chiamanti che non è presente."

3. "Piratare un dipendente da un'altra società." (Fa parte del sistema di impresa gratuito.) Se un uomo vuole lavorare per te, è affar suo, Tuttavia, la compagnia che ingaggia un uomo da un concorrente solo per ferire l'altra compagnia non è etica)

4. "Prendere credito per l'idea di un altro dipendente." (Sicuramente, morale, a meno che l'idea non sia stata sostanzialmente migliorata!)

5. "Riempimento di un conto spese." (Molto male, tuttavia alcune aziende con regole non realistiche costringono i propri dipendenti a fare pratica, in tal caso è colpa loro).

6. "Indebolire un altro dipendente nello sforzo di andare avanti." (Quando supera i limiti di una buona competizione pulita, non è etico e dovrebbe essere eliminato prima che infetti l'intera organizzazione).

Pratiche del personale dell'ufficio:

Insieme con i principi di base per sorvegliare efficacemente una forza efficiente dell'ufficio e per esercitare le abilità delle relazioni umane, il manager dell'ufficio amministrativo dovrebbe conoscere le attuali pratiche relative a una serie di problemi del personale che si presentano molto frequentemente nel lavoro d'ufficio quotidiano.

La conoscenza di come gli altri responsabili dell'ufficio gestiscono i loro problemi aiuterà il responsabile dell'ufficio a migliorare la qualità e la quantità del suo lavoro e allo stesso tempo a motivare i suoi subordinati a rendere l'ufficio un posto migliore in cui lavorare.

Pratiche d'ufficio che influenzano la salute e il benessere dei dipendenti:

Le pratiche d'ufficio che riguardano la salute e il benessere dei dipendenti dell'ufficio sono progettate per mantenere una forza lavoro stabile, felice e salutare. Diverse pratiche correnti, ciascuna delle quali è finalizzata al raggiungimento di questo obiettivo. Le pratiche includono: pause caffè e periodi di riposo, musica, fumo e sicurezza.

Periodi di riposo:

Lo scopo principale delle pause caffè e dei periodi di riposo è aumentare la produzione e l'efficienza dei lavoratori. Le pause caffè e i periodi di riposo dovrebbero essere così, spiegati ai lavoratori e così compresi dalla direzione. Non sono un contributo caritatevole al paternalismo.

Le pause caffè e i periodi di riposo dovrebbero essere programmati a tali intervalli e per il periodo di tempo che sembra avere maggior successo. Devono essere somministrati con la stessa regolarità e controllo del check-in al mattino e check-out notturno. Altrimenti, sconfiggono il loro scopo creando più sprechi di tempo e una minore produzione in ufficio che se non fossero mai stati usati.

Il principio alla base delle pause caffè o dei periodi di riposo è che certi tipi di lavoro, essendo ripetitivi, diventano presto monotoni. Questa monotonia aumenta la fatica e, a sua volta, rallenta la produzione. Se le pause caffè e i periodi di riposo siano la risposta a questa stanchezza e il rallentamento della produzione non è determinante, il fatto che in questo modo la gestione mostri preoccupazione per il benessere dei propri dipendenti può essere l'aspetto più importante della pausa caffè.

Se un impiegato guadagna $ 80 a settimana e trascorre 20 minuti al giorno in pausa caffè, è lontano dalla sua scrivania circa 83 ore durante l'anno, e il costo di questo tempo perso è $ 166. Il responsabile dell'ufficio A può considerare la pausa caffè come una scusa per i dipendenti che vogliono allontanarsi dal proprio lavoro. Osserva questo costo e lo moltiplica per tutta la sua forza d'ufficio e conclude che è una totale perdita di tempo e che le interruzioni dovrebbero essere abolite.

Il responsabile dell'ufficio B sostiene che la pausa caffè è un ottimo generatore di morale e, di conseguenza, i dipendenti lavorano più duramente e, quindi, contribuiscono al quadro complessivo del profitto dell'azienda. Conoscenza di alcuni recenti studi di lavoro, si rende conto che una pausa al mattino e al pomeriggio aumenta l'efficienza dei suoi lavoratori fino al 60 percento. Questo aumento della produttività compensa ampiamente il tempo perso dai lavoratori a causa della pausa caffè.

Nelle aziende più grandi, i lavoratori possono alternare i tempi delle loro interruzioni in modo che non siano tutti assenti dall'ufficio allo stesso tempo. L'atteggiamento negativo di alcuni dirigenti d'ufficio nei confronti delle pause caffè e dei periodi di riposo può essere causato dalla loro incapacità di controllare le interruzioni o dal fatto che non sanno come controllarle.

In uno studio è stato riscontrato che il 42% delle aziende non ha fissato limiti di tempo nelle pause; Limite del 36%, a 15 minuti; 20 percento, a 10 minuti; 2 percento, non più di 5 minuti di pausa. Di quelli che hanno fissato limiti di tempo, il 31% ha ammesso di non essere in grado di mantenere le interruzioni entro i limiti. La quantità di controllo che il responsabile dell'ufficio può esercitare sulle interruzioni è legata a dove i dipendenti prendono il caffè o le bevande analcoliche.

Nel piccolo ufficio, è molto più difficile controllare la durata della pausa se i dipendenti devono lasciare i locali nei momenti di pausa. In generale, gli uffici, i dipendenti, possono avere accesso ai distributori automatici e ai servizi di caffetteria. Alcune aziende sono in grado di controllare il problema della pausa caffè consentendo ai propri dipendenti di mangiare e bere alla propria scrivania perché si ritiene che se il caffè viene bevuto mentre i dipendenti sono alla loro scrivania, i lavoratori torneranno alle loro stazioni più rapidamente e perderanno meno tempo.

Sebbene la maggior parte dei dirigenti d'ufficio ritenga che siano auspicabili pause caffè e periodi di riposo, si oppongono all'abuso del privilegio. Alcuni dirigenti d'ufficio scusano la mancanza di pause caffè e periodi di riposo affermando che la libertà di cui godono la maggior parte degli impiegati rende tali pause inutili.

Le seguenti linee guida dovrebbero disciplinare l'uso delle pause caffè e dei periodi di riposo:

1. Per alcuni tipi di lavoro d'ufficio, i periodi di riposo sono assolutamente necessari.

2. I periodi di riposo dovrebbero essere programmati quando saranno più utili, non troppo presto la mattina e non troppo tardi nel pomeriggio. Le pause caffè dovrebbero essere programmate in modo che non tutti gli impiegati siano assenti dalle loro scrivanie allo stesso tempo. Un approccio del genere tende a scoraggiare le "chiacchiere" troppo lunghe che comunemente caratterizzano molte pause caffè.

3. Devono essere stabiliti limiti di tempo definiti per la durata delle interruzioni e questi limiti devono essere osservati. I trasgressori abituali dovrebbero essere rimproverati e, se necessario, congedati. L'incapacità di alcuni di rispettare le regole crea solo un cattivo esempio per gli altri.

4. I supervisori dovrebbero essere tenuti: responsabili dell'abuso della pausa caffè e dei privilegi del periodo di riposo.

5. Se possibile, è necessario fornire servizi per ottenere caffè e snack in ufficio, in modo che i dipendenti non debbano lasciare i locali. In alcuni uffici i distributori automatici sono situati in tutta l'area dell'ufficio o nella caffetteria, così che in un momento opportuno il dipendente può andare alla macchina più vicina e ottenere il caffè o il cibo. Nessuna interruzione è programmata formalmente; ogni dipendente lascia la propria scrivania per dieci o 15 minuti ogni volta che lo riterrà utile. In altre aziende, i ristoratori o i fattorini vengono assunti per fornire caffè, bibite e snack durante le pause.

Musica:

La musica in ufficio è progettata per ridurre la fatica, che può essere dovuta a tensioni, monotonia o semplicemente stanchezza dovuta a lunghi periodi di lavoro. Test effettuati da società indipendenti e studi di ricerca mostrano che la produzione aumenta fino al 15%, che gli errori si riducono di oltre il 30% e che il turnover dei dipendenti è diminuito del 10% e oltre in conseguenza della musica in ufficio.

La musica di per sé non aumenta l'efficienza, riduce gli errori o impedisce ai dipendenti di lasciare il proprio lavoro. La musica aiuta ad alleviare la noia e le tensioni mentali che portano a scarsa produttività e insoddisfazione. L'ammontare del beneficio che deve essere ricevuto dalla musica in ufficio è legato al tipo di lavoro che viene eseguito. Più il lavoro è tedioso, monotono o di routine, maggiore è l'effetto calmante che la musica di sottofondo può avere sull'affaticamento mentale.

Un certo numero di aziende specializzate nell'arredamento di musica per uffici e fabbriche hanno fatto studi accurati su che tipo di musica usare e quando usarla. Un grande fornitore di musica per gli uffici ha scoperto che la musica per gli uffici deve essere più attenuata della musica per le fabbriche. Di solito si evitano influenze distraenti nella musica, come voce, suoni forti o cambiamenti di tempo; predominano archi e fiati nelle orchestre. Un buon programma musicale include tutti i tipi: musica classica, semi classica, musica da spettacolo e musica popolare.

La musica dovrebbe essere così discreta da poter essere assorbita senza distrazioni mentali. Inoltre, la musica non dovrebbe essere continua. Dovrebbe essere acceso e spento per brevi periodi, per un totale di 1-2 ore e mezza al giorno.

Alcune aziende mantengono il costo dei loro programmi musicali al minimo installando il proprio sistema musicale, utilizzando, una radio FM o la propria raccolta di record. Altre società fanno uso o diversi servizi commerciali di musica di sottofondo che amministrano il programma musicale riproducendo musica appositamente registrata che viene attentamente controllata in volume, gamma ed effetti sonori.

Nel dipartimento di dettatura e trascrizione centralizzato, dove lavoravano 400 donne, si è scoperto che più lavoro con meno fatica veniva raggiunto attraverso l'uso di musica scientificamente selezionata. Un produttore di strumenti di dettatura e trascrizione ha sviluppato un "sistema serenato" che "abilita" ogni trascrittore ascolta il dettato su uno sfondo, di musica continua, appositamente programmata, non vocale su cui ha il controllo completo.

In un ufficio che ha installato il sistema, la direzione riporta un morale migliore e prestazioni migliori in quelle aree in cui i requisiti del lavoro sono contrassegnati da un alto grado di ripetizione e requisiti di elevata precisione.

Problemi di fumo:

Il problema del fumo in ufficio, come la musica in ufficio, si riferisce a una maggiore produzione da parte degli operai, non ai gusti o alle antipatie di certi dirigenti. Tuttavia, il soggetto deve ricevere l'attenzione dei dirigenti d'ufficio perché può influenzare il morale e l'efficienza di coloro che supervisionano.

Gli argomenti contro il fumo nell'ufficio includono:

1. Il fumo non è sano.

2. Sembra poco professionale e fa una cattiva impressione sul pubblico.

3. È un pericolo di incendio.

4. Le condizioni di ventilazione rendono desiderabile "non fumare".

5. Non è giusto per i colleghi di lavoro che non fumano.

6. Riduce l'efficienza del lavoratore.

7. Non è conforme alle convenzioni e alle pratiche dell'ufficio.

Gli argomenti contro il fumo sono stati risolti come segue:

1. C'è un certo disaccordo riguardo alla cattiva salute del fumo e molti fumatori fumeranno comunque. Nonostante i rapporti sul rapporto tra fumo e salute, poche aziende hanno cambiato le loro regole sul fumo. In effetti, alcune aziende hanno aumentato i loro privilegi di fumare al fine di migliorare la produzione permettendo, ai dipendenti di fumare mentre lavoravano, di ridurre il tempo perso per le pause fumatori e di abolire le norme sul fumo che discriminano le donne. Relativamente poche aziende hanno provato direttamente attraverso film, manifesti e letteratura, per incoraggiare i dipendenti a smettere o ridurre il fumo.

2. Pochi impiegati d'ufficio entrano direttamente in contatto con il pubblico e, inoltre, molti visitatori fumano quando entrano in ufficio. Molti impiegati, contrari al fatto che i dirigenti nei loro uffici privati ​​possono fumare, ma l'impiegato non può. Se il fumo rende sfavorevole l'impressione sul pubblico negli uffici generali, perché non negli uffici privati?

3. Nella maggior parte degli uffici esiste un rischio di incendio molto piccolo e il fumo può essere vietato nelle aree pericolose.

4. Se le condizioni di ventilazione sono scarse, la maggior parte degli impiegati non si preoccuperà di astenersi dal fumare; ma farlo vuol dire che sarà necessario più tempo per fumare nelle lounge.

5. Se alcuni lavoratori non fumano, potrebbe essere saggio determinare se i fumatori oi non fumatori sono nella maggioranza e adattare di conseguenza il programma. I non fumatori sono esposti al fumo in molti altri luoghi oltre all'ufficio.

6. Molti impiegati trovano che la loro efficienza migliora, piuttosto che diminuisce, con il fumo.

7. Nessuna regola generale può essere data sulle pratiche d'ufficio. Molti uffici consentono di fumare durante una parte o tutto il giorno.

Se è vietato fumare in ufficio, alcuni lavoratori abbandoneranno l'ufficio e andranno nei salotti a fumare. Dove questo non è permesso, i lavoratori possono diventare nervosi e irrequieti, e la loro efficienza diminuisce. Se l'atteggiamento del manager dell'ufficio si basa sull'aumento dell'efficienza del lavoro, allora deve o accettare la situazione o tenderla a migliorarla stabilendo regole relative al fumo.

In alcuni degli uffici più grandi, il manuale del dipendente afferma che è consentito fumare prima delle 10:00 e dopo le 15:00 di ogni giorno. Questo piano è una sorta di compromesso. Altri uffici consentono di fumare ovunque e in qualsiasi momento, tranne nei casi in cui il rischio di incendio è una considerazione importante. Queste regole sembrano essere ragionevoli anche se contraddicono ciò che molte persone vorrebbero avere.

Spesso si chiede anche alle donne di fumare come gli uomini. Si ricorda la risposta che un dirigente importante in uno dei più grandi grandi magazzini del paese ha dato quando gli è stato chiesto se avrebbe obiettato alle assunzioni, alle donne per determinati lavori, in particolare se fossero sposati.

Ha affermato, "Quando" impieghiamo qualcuno, ci interessa principalmente sapere se questa è la persona migliore che possiamo ottenere per il lavoro, non se la persona sia sposata o single, uomo o donna. "La stessa risposta potrebbe essere data nel questione di fumare Le donne dovrebbero ricevere la stessa considerazione e attenzione "come gli uomini e non dovrebbero essere discriminate a causa del sesso. Se va bene che gli uomini fumino, va anche bene che le donne fumino.

Un'azienda è stata così provocata dalla questione del fumo che la direzione ha deciso di eliminare tutte le restrizioni contro il fumo, tranne nel caso di rischi di incendio. Questo si applicava sia in fabbrica che in ufficio, senza discriminazione tra i sessi. Di conseguenza, è stato riscontrato non solo che l'azienda non ha perso nulla, ma anche che il morale e la produzione sono migliorati. Molte aziende tendono ad assumere un atteggiamento più liberale verso "una domanda che probabilmente non avrebbe mai dovuto essere sollevata in primo luogo.

Sicurezza in ufficio:

I rischi dell'ufficio causano incidenti. Gli incidenti sono costosi per la gestione e per i dipendenti a causa della perdita di tempo, della perdita di produzione, di una perdita di denaro. In un recente anno, i costi calcolabili degli incidenti nell'industria sono stati in media di circa $ 70 per ciascun lavoratore. Quando vengono inclusi i costi nascosti connessi agli incidenti, si stima che il loro costo potrebbe essere più vicino a $ 300 per ciascun lavoratore. Ogni incidente ha una causa, e dal momento che è il problema della gestione di fornire un luogo sicuro in cui lavorare, la gestione dovrebbe cercare di ridurre i rischi dell'ufficio.

Fornire un piano scientifico di amministrazione della sicurezza in ufficio richiede, in primo luogo, il riconoscimento da parte della direzione che potenziali pericoli possano nascondersi nell'ufficio. Quindi, a qualcuno, forse il responsabile dell'ufficio o un assistente, dovrebbe essere data la responsabilità di condurre una campagna di sicurezza in ufficio.

Tuttavia, un piano di sicurezza efficace deve essere a livello aziendale. Ci dovrebbe essere un sistema di coordinate per stabilire e far rispettare le regole di sicurezza, per registrare e analizzare i dati sugli incidenti e per usare i risultati per rintracciare le pratiche dei lavoratori non sicure e potenziali pericoli.

I dipendenti devono essere informati dei tipi di incidenti che possono verificarsi. Ad esempio, molto spesso negli uffici un dipendente può aprire contemporaneamente due o più cassetti di un file cabinet, dimenticando che un'azione del genere potrebbe causare il ribaltamento del file. Come risultato di indagare su un simile incidente e di determinarne le cause, il responsabile dell'ufficio può decidere di registrare un segnale di avvertimento in cima a ciascun archivio o di allineare gli armadi di nuovo indietro e avvitarli insieme impedendone il ribaltamento.

Ogni supervisore di reparto dovrebbe essere tenuto a compilare una relazione scritta al momento di ogni incidente in modo che il responsabile dell'amministrazione della sicurezza sia in grado di analizzare le cause per migliorare le condizioni di sicurezza. Tramite un sistema standard di reporting, l'amministratore della sicurezza può confrontare l'efficacia del programma di sicurezza nella sua azienda con quello di altre aziende dello stesso settore.

L'eliminazione dei rischi d'ufficio dovrebbe iniziare con uno studio delle cause degli incidenti d'ufficio.

Le seguenti sono le cause degli incidenti d'ufficio:

1. Affollamento su scale, ascensori e porte d'ingresso. I tacchi alti sono particolarmente pericolosi su scale e scale mobili.

2. Camminare senza guardare angoli, entrare in porte aperte, leggere la corrispondenza, ecc.

3. Arrampicata su sedie, scatole e altri supporti di fortuna.

4. Lasciare i cassetti della scrivania o i cassetti dei file aperti per essere inciampati.

5. Ribaltamento troppo lontano su una sedia.

6. Stringere i finestrini stretti, sollevare in modo errato o sollevare un carico troppo pesante.

7. Imballare oggetti in modo non sicuro sugli scaffali o altrove.

8. Non riuscendo a coprire i punti dei perni utilizzati nelle carte di fissaggio.

9. Utilizzo di coltelli, forbici o cesoie con noncuranza.

10. Lancio di fiammiferi, fiammiferi, mozziconi di sigarette e sigari e vetri rotti nei cestini dei rifiuti.

11. Lancio di oggetti dalle finestre.

Tutti i pericoli che causano incidenti d'ufficio sono troppo numerosi per essere elencati. Vi sono, tuttavia, alcune semplici precauzioni di base che ogni dirigente d'ufficio dovrebbe insistere per ridurre il numero di incidenti:

1. Trattare le superfici del pavimento con una finitura antiscivolo.

2. Regolare le molle sulle porte per impedire che sbattano contro persone.

3. Istruire i lavoratori nell'uso corretto dei cassetti della scrivania per evitare di sbattere contro i cassetti aperti.

4. Informare i lavoratori sul corretto utilizzo degli schedari per evitare che un mobile si rovesci o cada su una persona perché più di un cassetto è aperto alla volta.

5. Posizionare i temperamatite in modo da non ferire le persone che passano.

6. Controllare le superfici di tutte le scrivanie e sedie per evitare lesioni da schegge ai bordi ruvidi.

7. Controllare i cavi elettrici e le connessioni per macchine e attrezzature per eliminare il rischio di incendi e scosse elettriche.

8. Controllare le regolazioni delle molle delle sedie girevoli per evitare incidenti che causino fastidi e danni ai dipendenti.

9. Evitare il posizionamento di materiali sfusi o mobili sulle cime degli armadietti o degli armadietti in modo che non cadano sui dipendenti.

10. Evitare che i dipendenti passino attraverso porte girevoli o girevoli troppo velocemente.

11. Controllare il livello di illuminazione lungo le scale e considerare la verniciatura delle pareti di un colore brillante per rendere le scale più visibili.

12. Guarda il fumo alla scrivania e la possibilità che il fuoco sia causato da ceneri calde scaricate in un cestino. Se un incendio inizia in un cestino, un metodo efficace per contenere l'incendio è posizionare un altro cestino sopra la cima del primo.

Qualunque cosa ridurrà il costo del lavoro d'ufficio aumentando la produttività dei lavoratori è importante, e l'eliminazione del rischio dell'ufficio aiuta a mantenere i lavoratori sul posto di lavoro.

Problemi personali del dipendente:

Durante il giorno il responsabile dell'ufficio, i supervisori e i capi dipartimento si trovano di fronte a una moltitudine di problemi personali dei dipendenti, ognuno dei quali richiede un'udienza giusta ed equa e una decisione che sia soddisfacente sia per il management che per il lavoratore. Molti di questi problemi vengono risolti rapidamente in riferimento al manuale del dipendente o al manuale della politica aziendale.

Altri problemi possono richiedere ulteriori studi e consultazioni con il dipendente e con il top management prima che possa essere presa una decisione. I tre problemi personali che sono stati discussi in questa sezione sono: ricevere posta personale in ufficio, effettuare e ricevere telefonate personali in ufficio e nepotismo.

1. Ricezione di posta personale presso l'ufficio:

Nel piccolo ufficio, è consentita una maggiore libertà nel ricevere posta personale in ufficio. Negli uffici più grandi, tuttavia, è necessario imporre delle regole perché il volume della posta personale può interferire seriamente con l'efficienza del lavoro. Alcune aziende affermano come, una politica che la posta personale non deve essere inviata in ufficio. Alcune aziende si riservano il diritto di aprire tutta la posta inviata alla ditta, anche se indirizzata a un particolare individuo, a meno che non sia contrassegnata come "Personale".

Ciò viene fatto presupponendo che qualsiasi posta inviata all'ufficio sia posta commerciale. Sebbene la proprietà di questa azione possa essere messa in dubbio, si può facilmente comprendere che, in presenza di un gran numero di impiegati, la ricezione di un grande volume di posta personale interferisce seriamente e ritarda il lavoro del dipartimento della corrispondenza.

Alcuni responsabili dell'ufficio sostengono che i dipendenti sprecano troppo tempo in ufficio o nei salotti leggendo la posta personale ricevuta in ufficio. Molti responsabili di ufficio preferiscono ignorare il problema dei dipendenti che ricevono posta personale in ufficio fino a quando non sembra essere noioso o interferisca con il lavoro.

2. Problemi delle chiamate telefoniche personali:

Il problema delle chiamate telefoniche personali è leggermente diverso da quello della posta personale. La posta personale ricevuta in ufficio ritarda il lavoro dell'ufficio postale o dell'ufficio. Le chiamate telefoniche personali impediscono all 'impresa di ricevere le chiamate di lavoro e ostacolano effettivamente il business dell'azienda. All'inizio si dovrebbe affermare che nessuna impresa si opporrà a ricevere telefonate urgenti o di emergenza per qualsiasi dipendente, ma sono le altre chiamate personali a porre il problema.

Una banca esorta i propri dipendenti ad effettuare chiamate personali prima delle 9:30 o dopo le 16:30. Un altro modo in cui il problema, delle chiamate telefoniche personali, può essere gestito è quello di avere il numero o la natura della chiamata in arrivo annotata dall'operatore del centralino su una forma appositamente stampata. Quando il dipendente va a pranzo o fa una pausa caffè, gli viene data la notazione in modo che possa ricambiare la chiamata. In questo modo il lavoro d'ufficio non viene interrotto.

Il responsabile dell'ufficio o il supervisore del dipartimento dovrebbe parlare con coloro che violano in modo persistente il privilegio e ricevere o inserire così tante chiamate personali che il flusso di lavoro viene interrotto. I trasgressori devono essere informati che tutte le chiamate personali devono essere effettuate prima o dopo l'orario di ufficio o durante le pause. Se questi sforzi non riescono a risolvere il problema, al centralinista può essere chiesto di fornire un elenco di quei dipendenti che effettuano chiamate personali in orario aziendale. Tale elenco può essere utilizzato dall'amministratore dell'ufficio o dal supervisore per giustificare un periodo di prova o una risoluzione, a seconda delle circostanze.

Il modo più delicato di gestire il problema del telefono personale, come nel caso della posta personale, di averlo annotato nel manuale del dipendente o pubblicato nelle bacheche elettroniche, tentando così di coraggiosamente l'uso del telefono per questioni personali. Se il personale dell'ufficio è abbastanza grande, i telefoni pubblici possono essere installati in luoghi diversi per l'uso da parte dei dipendenti.

3. Nepotism:

Il nepotismo è la dimostrazione del favoritismo nei parenti del lavoro. La maggior parte dei critici del management considerano il nepotismo poco professionale e ritengono che un approccio analitico e intellettuale alla gestione significhi il declino e la definitiva estinzione del nepotismo. Tuttavia, le pratiche attuali dei dirigenti aziendali sembrano contraddire le convinzioni di molti studenti di management.

In uno studio su oltre 2.700 dirigenti intrapresi dalla Harvard Business Review, è stato dimostrato che, in generale, gli uomini d'affari considerano il nepotismo come indesiderabile. Questo atteggiamento cambia, tuttavia, quando l'uomo d'affari esamina un caso specifico e prende la sua decisione.

Lo studio rivela che sebbene più del 60% dei dirigenti professasse un atteggiamento sfavorevole nei confronti del nepotismo in generale, l'85% lo ha giustificato in occasioni speciali nel normale corso degli affari. In un'altra indagine nazionale sui dirigenti d'ufficio 7 è emerso che il 48 percento delle società intervistate consente ai parenti stretti di lavorare nello stesso ufficio; Il 36 percento non consente il loro impiego; e il 16% non ha alcuna politica in materia di impiego di parenti. Nella maggior parte degli intervistati, le stesse regole si applicano sia ai dirigenti che agli impiegati.

Le imprese che praticano il nepotismo credono che l'impiego di un parente, rispetto a un non-familiare, dia loro un dipendente più leale e affidabile. A livello manageriale, l'assunzione di un parente può assicurare la continuità dell'attività e la perpetuazione effettiva delle politiche aziendali.

Il parente che si trova in una posizione di dirigente junior non deve preoccuparsi di "fare punti con il capo" e può quindi concentrarsi sullo sviluppo delle sue potenzialità al massimo. Alcuni datori di lavoro ritengono che i parenti che lavorano nello stesso ufficio condividano "un forte senso di responsabilità nel proprio lavoro, si interessino di più alle operazioni aziendali e siano suscettibili di" adattarsi "meglio, il che contribuisce a migliorare il livello di morale.

In altre società la pratica del nepotismo causa problemi. Spesso, l'assunzione di parenti crea gelosia e risentimento tra i dipendenti. I dipendenti si chiedono: "A che cosa serve provare?" E di conseguenza il livello del morale affonda. L'assunzione di parenti può anche tendere a scoraggiare gli estranei dal cercare lavoro in una società di "famiglia-insieme". Inoltre, alcune ditte hanno scoperto che se un parente è impiegato e successivamente si dimostra non qualificato per il lavoro, non può essere dimesso o retrocesso tanto prontamente quanto non solidale.

Negli uffici sonici l'impiego di marito e moglie costituisce un gruppo di lavoro affiatato e armonioso, mentre in altri uffici l'impiego di una coppia di coniugi può provocare gravi conflitti di personalità, specialmente quando sia il marito che la moglie lavorano nello stesso dipartimento o sono in rapporti di supervisione diretta. La maggior parte delle aziende non intraprende azioni per scoraggiare i romanzi d'ufficio e se il matrimonio risulta, circa la metà delle aziende consente a entrambe le parti di continuare a lavorare.

Sebbene non siano state prese misure per scoraggiare i romanzi d'ufficio, i rispondenti al sondaggio hanno riconosciuto i seguenti problemi che si verificano: pettegolezzi da ufficio, efficienza ridotta per una o entrambe le persone coinvolte e problemi di disciplina più sensibili.

In connessione con l'impiego, di parenti e donne sposate, le disposizioni del Civil Rights Act del 1964 devono essere tenute a mente. Sebbene molte delle disposizioni contenute in "atto: attendere l'interpretazione ufficiale, è stato stabilito dalla Equal Employ Merit Opportunity Commission che è legale per una società avere una politica contro l'assunzione di una persona il cui marito o moglie è già, sulla società libro paga.

Tuttavia, questa regola deve applicarsi sia a uomini che a donne, lavoratori allo stesso modo. È illegale per una società avere una politica contro l'assunzione di donne sposate, a meno che la stessa regola non venga applicata nuovamente all'occupazione di uomini sposati. Inoltre, scaricare le donne quando si sposano è illegale a meno che non ci sia una regola simile per i lavoratori.

Problemi speciali in ufficio:

Questi problemi sono direttamente legati all'elemento di costo e la loro gestione efficace richiede una leadership e una supervisione esperte da parte del responsabile dell'ufficio. Questi problemi sono: il ritardo un assenteismo; personale, fatturato; collezioni, regali e feste; una disonestà dipendente.

4. Ritardo e assenteismo:

Il ritardo e l'assenteismo sono seri problemi per il manager fuori ufficio, in particolare nei periodi in cui ci sono molti posti di lavoro disponibili, alcune aziende che i lavoratori non sono nemmeno in grado di comunicare alla società quando devono essere assenti. Tali condizioni compromettono gravemente l'efficienza e il morale dell'ufficio. Questi problemi rientrano nella giurisdizione del responsabile dell'ufficio, in collaborazione con il responsabile della persona, se ce n'è uno.

Ritardato, che è in realtà una forma di assenteismo, di solito gestita da un rimprovero scritto o orale, deduzione temporanea di licenziamento, o dimissione, se abituale; rinvio dello stipendio programmato aumenta fino a quando non viene mostrato un miglioramento; perdita di privilegi di pausa caffè; e una detrazione di punti nella valutazione di merito del dipendente. Uno dei metodi più semplici per controllare il ritardo è tollerarlo. In molti casi questo funzionerà, ma potrebbero esserci circostanze attenuanti, come ritardi nei trasporti, guasti alle macchine e scioperi, che significherebbe infrangere la regola.

Un approccio migliore è quello di mettere il ritardo su una base cooperativa in modo che tutti i reparti lavorino insieme e forse competano per il miglior record di puntualità. Di solito ci sono alcuni criminali cronici, e questi possono essere trattati di conseguenza. La maggior parte dei lavoratori cerca di essere puntuale, i loro sforzi vengono annullati dai pochi che arrivano tardi perché indifferenza o mancanza di impegno. Tardiness più spesso è rintracciabile per il lassismo nella disciplina in ufficio rispetto a qualsiasi altra causa. La pratica di molte preoccupazioni nel tollerare il ritardo, tranne in condizioni eccezionali, dimostra che può essere controllato.

L'assenza di alcuni lavoratori chiave può interferire seriamente con il lavoro degli altri in ufficio, a meno che non vi siano sostituzioni "fluttuanti". Alcuni uffici hanno tutti i dipendenti indicizzati in modo che siano note le loro capacità di eseguire altri lavori; quindi, i dipendenti possono essere facilmente trasferiti per assumere il posto di lavoro degli assenti. Ma il problema è di gestione e deve essere studiato con più attenzione.

Il responsabile dell'ufficio dovrebbe analizzare il problema dell'assenteismo scoprendo:

1. L'entità dell'assenteismo.

2. Le cause dell'assenteismo.

3. L'azione da intraprendere per ridurre e controllare l'assenteismo.

Ottenere i fatti sull'assenteismo può essere molto semplice. Quando una persona è assente dal lavoro per un giorno intero o più, dovrebbe essere tenuto a riferire al responsabile dell'ufficio o all'ufficio del personale prima di tornare al lavoro. Pertanto si può tenere un registro del tempo assenteista e le ragioni per esso. Tale registrazione dovrebbe essere inserita nelle schede del personale dei dipendenti interessati in modo che possa essere presa in considerazione quando si presentano opportunità di promozione e aumenti salariali.

I registri degli assenti individuali possono essere combinati per fornire un record assente per l'intera azienda, o per ciascun dipartimento, che indicherà i giorni di assenza totali durante l'anno, una classificazione delle ragioni delle assenze e la frequenza delle volte assenti da ciascun dipendente.

Determinare la frequenza delle assenze per ciascun dipendente aiuta a localizzare e controllare la cronica, gli assenti che mostrano uno schema di malessere o mal di testa il venerdì pomeriggio o il lunedì mattina. Alcune aziende definiscono un assente cronico come uno che è lontano dal suo lavoro quattro giorni o più ogni mese, senza scuse, per due mesi successivi.

La malattia e gli infortuni sul lavoro sono le cause più comuni di assenteismo, e la teoria, è ora avanzata, che forse dall'80 al 90 percento di tutti gli incidenti sono di origine psicologica. Alcuni impiegati sembrano evitare di lavorare con il minimo pretesto di malattia; altri lavorano quando sono così malati che dovrebbero rimanere a casa.

A volte le condizioni economiche e l'età sono fattori di assenteismo. Gli studi indicano che coloro che risparmiano di più, possiedono le loro case e vivono in luoghi migliori hanno meno assenze rispetto a quelli che non lo fanno. Allo stesso modo, gli assenti cronici tendono ad essere più giovani di quelli che sono regolarmente presenti.

I nuovi impiegati si trovano spesso tra gli assenti più cronici, forse a causa dell'insoddisfazione per il loro lavoro. Ciò evidenzia la necessità di un'attenta selezione dei dipendenti degli uffici, lavori di assegnazione adeguati e un'efficace supervisione e follow-up da parte del capo dipartimento o del supervisore. Se la direzione dovesse realizzare quanto costa assumere ogni impiegato e quanto l'azienda perde se un lavoratore lascia e deve essere sostituito, forse una selezione più attenta dei lavoratori e un migliore collocamento in ufficio, insieme ad un'adeguata supervisione, potrebbero risultato.

Cosa si può fare per il problema di assenteismo? Penalità, multe e bonus di incentivi non hanno prodotto gli effetti desiderati. Penalizzazioni e multe creano sentimenti difficili e soddisfazione; i bonus incentivanti sono di solito solo temporanei. Ma soprattutto, va ricordato che solo un piccolo numero di lavoratori è cronico, e ognuno di questi casi individuali dovrebbe essere studiato per risolvere il problema.

In caso di assenteismo cronico, le indagini dell'Ufficio per gli affari nazionali indicano che la tradizionale tecnica disciplinare in tre fasi - avvertimento, licenziamento senza retribuzione e infine dimissioni - è ancora applicata da molte aziende. Il riferimento alle cause dell'assenteismo può indicare la cura . Dovrebbe essere fatto ogni sforzo per ridurre le assenze causate dalla malattia e dagli incidenti sul lavoro. Un buon dipartimento medico disponibile, l'ufficio può aiutare. Può essere intrapresa una campagna educativa per mantenere la salute e la sicurezza dei dipendenti.

Ad esempio, il servizio di vitamine e la fornitura di colpi di influenza libera hanno avuto successo nel ridurre in modo sostanziale gli uffici, le assenze causate dalla malattia durante i mesi invernali e primaverili. Periodi di riposo, buona illuminazione, condizionamento, musica e controllo del rumore possono anche essere efficaci nel ridurre l'assenteismo.

Gli standard possono essere stabiliti per la quantità di assenteismo che sarà tollerata, in circostanze normali, come risultato di vari tipi di malattie. Nello stabilire i suoi standard, una società considera otto o più periodi di assenza all'anno per un dipendente come eccessivi e classifica un lavoratore come un assente cronico.

Ogni supervisore di reparto dovrebbe essere ritenuto responsabile per il record di presenze nel suo dipartimento. Per fare ciò, tuttavia, al supervisore devono essere fornite linee guida per l'azione disciplinare per impressionare i dipendenti sulla necessità di una buona partecipazione. Quando si tratta di prendere provvedimenti disciplinari, spesso vengono prese decisioni nel merito di ogni caso, l'anzianità del dipendente, il suo record di lavoro e le raccomandazioni del suo supervisore o capo dipartimento.

Oltre la metà delle aziende segue attraverso l'indagine su tutte le assenze. Alcuni conducono le loro indagini in modo sottile, mentre altri chiedono agli impiegati di portare prove dell'assenza legittima, come la dichiarazione di un medico. Altri telefonano ai dipendenti assenti e informano sul loro stato di salute. In caso di ritardo cronico in circa il 90 percento delle aziende, il supervisore avverte l'autore del reato, eventualmente ricorrere alla riduzione della retribuzione dell'autore del reato. Se l'autore del reato ignora la consulenza, il 34% delle imprese dichiara che scaricherà il dipendente.

5. Fatturato del personale:

A meno che non vi sia una forte motivazione del contrario, il turnover del personale è una misura del successo delle politiche e delle pratiche del personale. Se viene assunta la persona sbagliata, se ne andrà o verrà addebitato. Se le condizioni di lavoro non sono soddisfacenti, possono essere il risultato delle pratiche del personale dell'azienda.

Ma soprattutto, va ricordato che l'eccessivo turnover del personale è costoso e rappresenta una misura di inefficienza. Assumere e formare un impiegato, i costi di un ufficio da $ 100 a $ 500, e alcune imprese hanno tassi di rotazione del 60%. Pertanto, un elevato tasso di turnover tra gli impiegati esercita una forte influenza sul profilo professionale dell'impresa.

Nel 1964, la Società di gestione amministrativa ha condotto uno studio del fatturato molto completo tra 1645 istituti di istruzione delle imprese commerciali e uffici governativi negli Stati Uniti e in Canada. Un'analisi della principale ragione per la separazione - assumere un altro lavoro - mostrerebbe che i due principali fattori causali sono il desiderio di stipendi migliori e di posti di lavoro migliori. Ciò sembrerebbe indicare che se venissero pagati salari più elevati e promossi lavoratori, ci sarebbe circa un quarto in meno di fatturato.

Entrambi questi fattori sono difficili da gestire perché i dipendenti accettano spesso un lavoro, la formazione e l'esperienza, senza alcuna intenzione di rimanere permanentemente presso l'azienda, e quindi cercano un lavoro migliore altrove. Opposing this practice is the large number of employees who are discharged for incompetency during the first year of their employment. Is this faulty selection? Improper job training? Unsatisfactory working conditions?

Among female clerical workers, the reasons for separation include marriage, pregnancy, higher salary, moving, desire for more opportunity, job dissatisfaction, and personality conflicts. For a firm that employs a great many young women, there is little the office manager, can do to overcome the first two reasons for leaving the firm.

If, however, many workers leave the company in order to obtain a higher salary, there is need to examine and evaluate the present salary schedule. If job dissatisfaction and personality conflict account for a large number of separations, attention should be paid to the function of counselling and consideration should be given the possibility of transferral of desirable employees to other departments.

To reduce an excessive turnover rate or to control a present satisfactory rate, the office manager should make sure that in the selection process, the nature and the responsibilities of the job are carefully explained to each job applicant. The job should not be “oversold, ” nor should it be “undersold”. The job applicant should be presented a realistic picture of the job at the time of interviews that if he has any reservations about the work to be done, lie and the company can fully investigate them prior to his accepting employment.

At the time of terminating an employee's services, an exit interview may be conducted to make sure that the real reasons, for termination are known. During such an interview, there should be a warm, permissive atmosphere in which the interviewer refrains from criticizing or arguing as, the employee gives his reasons for leaving copies of the exit interview should be made available to interested executives so they may be kept informed of the reasons for separation.

One manufacturer instruments keeps his employees informed of the turnover problem by publishing statistics in his house organ. In this instance, quite a large number of employees had to leave because of lack of work; but the other reasons, are nevertheless interesting, if not instructive, to management.

Some, companies make use of a post-exit interview in which a written questionnaire and a letter are sent to former employees asking their opinions of the company and their reasons for selecting work elsewhere. The former employee is asked to be frank in his reply, and if he wishes he may omit his signature on the questionnaire form.

6. Collections, Gifts, and Parties:

A practice found in many offices is the collection of money to, provide gifts for office employees or members of their families. Many firms feel that this is not a problem of management. Others feel that such collections interfere with the morale and efficiency of office work because collections are made too often, the amounts collected are too large, and the funds collected are used for purpose that are too partial.

The purposes for which collections are made include: marriage of an employee, departure of an employee, death of an employee, death in the family, illness of an employee, birth in the family, illness in the family, employee birthday, service anniversary, and military service.

A number of companies have developed rather detailed gift collection plans, such as the following plan that is used by a western light and power company. This firm has a gift collection committee of three persons—two women and one man. Each member serve -for three years, one being elected each year, and acting as chairman during his last year on the committee. Membership on the committee presupposes one year's service with the firm and a paid membership in the fund. Contributions are, purely voluntary and cannot exceed 25 cents each month for employees and 50 cents each month for supervisors.

In the offices of a printing company in the Midwest, an envelop is routed to all office workers, supervisors, and executives at the time of an employee's illness or his death. Each person voluntarily con tributes the amount he wishes. If the amount collected should be insufficient to purchase the desired gift or floral arrangement, the deficit is made up by the company. Any amounts collected in excess of that required to purchase a gift are retained in the collection fund by the office manager and are used at the time of the next collection.

Another type of office collection is that which is taken for donations to charitable organisations. This practice is followed by a majority of insurance firms, according to a survey conducted by Life Office Management Association. The charitable organisation selected as recipient of, the funds collected should be willing supply detailed information about its operations, including data about its, fund-raising and administrative costs, its total income sources, of that income, and the amount of money it spends directly M behalf of its cause.

At Christmas time, companies are faced with the problem of giving and receiving gifts. More and more firms have established the policy of accepting no gifts that are likely to obligate the employee or the company, and to give only nominal or token presents that are not likely to embarrass the recipient. One company advises its employees not to accept any monetary gifts or bonds and urges them to exercise “prudent judgment” in turning down nonmonetary gifts that exceed the “bounds of propriety.”

Some firms donate to charities the money that would have been spent on Christmas gifts for their customers and clients. The charitable organisations then send notices to the donor firm's clients, advising them that gifts have been made in their name and by whom. Rather than exchange Christmas cards among the workers, supervisors, and officers, some offices ask each employee to contribute to a charitable organisation the amount that he ordinarily spends on Christmas cards and postage.

In one office a gaily decorated container is made available in which employees place an amount representing what they would have spent for cards. Each year several local charities are named by the office manager and from this the employees select the one organisation to which the contribution, ” will be made in their name.

Closely related to, the practice of giving and receiving gifts at Christmas is the policy to be established with regard to Christmas parties in the office. In a study of 183 companies, the Management Information Center of Deerfield, Illinois, found a strong trend away from employee Christmas parties and the giving of gifts by suppliers to customers. Instead, more companies are granting extra time off to their employees rather than sponsoring a company party.

Some companies take the they would ordinarily spend on party and donate it to a charitable organisation. Like other companies that found the annual Christmas party to be an unhealthful influence upon employee morale and company relations, one firm abandoned its longtime practice of sponsoring an annual Christmas party and placed the following statements in its policy manual:

We do not wish to interfere in the normal social life of employees. Individuals and groups may do as they wish. However, we do have a definite policy on office Christmas parties, Much has been said and written on this subject. Most companies have, given up their large Christmas parties and so has your company. We do not permit office-wide Christmas parties at which liquor is served. In the home office at Christmas, each department gets together at the close of the office just before Christmas for a brief period of exchanging presents. This plan has worked out quite satisfactorily.

7. Employee Dishonesty:

In spite of many precautionary procedures in internal control, including the rule that one employee should check the work of another, employees manage to get away with millions of dollars in cash and merchandise every day.

It is estimated that clerical employees steal more than $125 ' million each year by taking advantage of their companies indifference to the pens, pencils, stationery, staplers, and typewriter ribbons that find their way into the employees' homes, and into the classrooms of the employees' children. Control over theft and fraud is a problem in human relations and the attitude and policies of management contribute to the problem.

In one company it was decided to purchase plain envelopes and imprint the return address in the company's print shop. Within several the use of envelopes had 'increased ten percent although the volume of mail had not risen accordingly. When it was time to reorder envelops, it was decided to solve the problem of petty theft by having all envelopes printed by an outside firm, with the result that envelope usage fell to its normal level.

The office manager should follow in developing an effective control system to insure employee honesty are listed:

1. Department heads should be assigned the responsibility for developing and enforcing a programme of control over the purchase and issuance of supplies. The supplies needed, by each department should be estimated and this amount should be planned for in preparing the annual budget for each department. Budgeting a dollar estimate will impress upon workers the cost of the supplies and create greater respect for usage.

Supplies should be ordered in bulk only a few times during the year in order to reduce the number of orders and the opportunities for employees to “pad” the orders. Requisitions for supplies should be signed by a department head or someone so authorized. When delivered, the supplies should be turned over to the department head so that he may acknowledge their receipt and safeguard them by placing the items in a department storage cabinet.

2. All job applicants should be screened by investigating their references and any gaps in their employment history. If applicants for positions of trust and those who are promoted to such positions are required to fill out bonding questionnaires, the bonding company will investigate the person's character references.

Psychological as well as financial benefits will be realized from bonding employees, for experience shows that employees who know they are bonded are far less likely to steal than those who are not bonded or do not know they are covered by a fidelity bond. For the relatively inexpensive premiums, the psychological benefits are enormous.

3. Any employee leaving the firm should be required to report to an executive outside the 'former employee's department to make ' sure that the employee's name is removed from the payroll. Otherwise, an unscrupulous person might continue to issue checks in the name of the former employee and cash them with a forged signature.

4. Realistic performance standards should be set. If the standards are not realistic, and the employee cannot achieve the goal, quota, or benefit, he is faced with two alternatives to fail or to be dishonest. Periodic unannounced spot checks should be taken upon employee performance at all levels in the office.

Employees should be informed that such checks are a normal part of internal control. Spot checks may be made more effective by introducing deliberate errors as a means of detecting indifference and inefficient performance. All critical areas of office operations—cash handling, disbursements, and safeguarding of important records should be inspected and reviewed periodically.

5. The enforcement of policies should be uniformly fair and firm at all levels. Double standards of enforcement and a vacillating approach on the part of the office manager will breaks down 'the discipline and morale quickly and lessen the employees', respect for management and company procedures.