Organizzazione e metodi (O & M): significato e accettazione

Leggi questo articolo per conoscere il significato, l'accettazione, la necessità, gli obiettivi, i principi e le fasi dell'Organizzazione e dei metodi (O & M).

Significato dell'organizzazione e del metodo (O & M):

O & M è stata a lungo riconosciuta come una parte importante della gestione dell'ufficio in molti paesi, tra cui l'India.

Il termine "O & M" può essere descritto come l'attività del gruppo di persone nel governo o in altri enti pubblici o in un'impresa privata, a cui viene chiesto di consigliare amministratori o manager su questioni di organizzazione e metodo in modo da aumentare l'efficienza del lavoratore, del lavoro per il quale il responsabile è responsabile, fornendo un servizio migliore o uno più economico o entrambi.

Accettazione di O & M:

Il lavoro di O & M è un consiglio. Quindi il successo di O & M dipenderà dalla misura in base alla quale o al quale un consiglio è accettato dai responsabili dell'ufficio.

L'accettazione del consiglio dipende da tre fattori:

1. Il lavoro intrinseco del consiglio.

2. L'abilità dello staff di O & M nel formulare il consiglio e farlo accettare.

3. Il valore che la gestione attribuisce al lavoro di O & M.

Necessità di O & M:

Sorge una domanda sul perché O & M dovrebbe essere adottato in ufficio.

Avendo capito cos'è O & M, vengono spiegate le ragioni per le quali dovrebbe essere adottato:

1. L'impiegato di O & M offre freschezza e indipendenza di vedute che, insieme alla conoscenza dell'amministratore, possono gettare nuova luce sui problemi.

2. È stato addestrato in tecniche specialistiche di investigazione.

3. Ha più possibilità di testare idee contro l'esperienza del lavoro SIMILIAR svolto altrove.

4. Di solito si concentra su un solo lavoro e dedica tempo sufficiente a richieste e pensieri, mentre l'amministratore deve DIVERTIRSI a concentrarsi su molti argomenti, la maggior parte dei quali tende a sembrare più urgente del problema dell'organizzazione o del metodo.

5. Essendo indipendente nell'azione, è in grado di perseguire qualsiasi linea di ricerca fruttuosa e, essendo parte dell'organizzazione, non ha bisogno di alcun pregiudizio a favore della pratica consolidata o essere influenzato dal rapporto personale.

6. Non è confinato all'interno di una sezione o divisione ma copre l'intera organizzazione, nel suo complesso.

Obiettivi di O & M:

Gli scopi o gli obiettivi di O & M sono:

1. Per portare una coscienza nello staff.

2. L'eliminazione dei rifiuti in tutte le attività è l'obiettivo principale di O & M.

3. Miglioramento del servizio reso dal lavoro d'ufficio.

4. Codificazione della procedura di lavoro.

5. Miglioramento dell'accuratezza.

6. Miglioramento del flusso di lavoro.

7. Miglioramento dell'output delle opere esistenti.

Principi di O & M:

I seguenti sono i principi guida di O & M:

1. Principio del flusso di lavoro:

È necessario che il lavoro passi al dipendente in modo regolare. I flussi di lavoro irregolari a volte sono molto pesanti e altre volte trascurabili, tendenti a dare una sensazione di disapprovazione ai dipendenti. Non ha mai la sensazione di "salire sulla cima del mondo". Un flusso di lavoro regolare è, quindi, desiderabile.

2. Principi della "promozione" della partecipazione di ogni dipendente:

Questa è la base per il successo di qualsiasi attività in qualsiasi organizzazione, tanto più nel caso di O & M che comporta cambiamenti, innovazioni, miglioramenti che possono essere presentati da molti dipendenti. È necessario promuovere un senso di partecipazione da parte di tutti i dipendenti.

3. Principio di riduzione della distanza :

I giornali e le persone in ufficio devono seguire la via più breve. I percorsi lunghi e tortuosi sono uno spreco in termini di impegno, denaro ed efficienza. L'ufficiale O & M deve studiare le rotte prese da uomini e carte e riorganizzarle in modo da viaggiare sulla distanza più breve.

4. Principio di dominio delle attività di lavoro:

Laddove possibile, è necessario evitare di ripetere la copia e le attività del lavoro devono essere combinate. In certi tipi di lavoro, la copiatura avrà luogo, ma ogni sistema e tipo di lavoro dovrebbe essere studiato dall'ufficiale di O & M e la combinazione del lavoro deve essere fatta.

5. Principio di essenzialità:

Ogni attività deve essere giustificata per la sua essenzialità e quelle non necessarie devono essere eliminate. Il principio di essenzialità mira a ridurre al minimo gli elementi non produttivi che dovrebbero essere ridotti ad un minimo assoluto e i cosiddetti elementi produttivi di una procedura dovrebbero essere massimizzati.

Passaggi coinvolti nel lavoro di O & M:

Il lavoro di O & M è arrivato a significare un'attività importante in un'organizzazione e molti libri sono stati scritti sull'argomento.

Ci concentreremo sui passaggi di base:

1. Selezione del lavoro o incarichi:

Ci possono essere molte aree che possono essere adatte per O e M. Tuttavia, tutto il lavoro non può essere fatto nello stesso momento, solo un limitato può essere sottoposto alle indagini di O e M. Sarebbe opportuno consultare il responsabile dell'ufficio, la filiale o il capo dipartimentale, prima che l'incarico venga considerato ulteriormente.

2. La forma di indagine :

I seguenti fattori stanno prendendo in considerazione con riferimento alla richiesta:

(a) Verifica dello scopo

(b) Specifica delle responsabilità e dei doveri

(d) Il sistema e il metodo utilizzato

(e) La misurazione del lavoro

(f) Costing of work

(g) impiego di macchine e attrezzature per ufficio

(h) Movimento e sforzo fisico

(i) Condizioni di lavoro

(j) Progettazione di moduli.

Discuteremo brevemente ciascun punto:

a) Verifica dello scopo:

La forma di indagine può essere decisa solo con uno scopo. L'ufficiale OCM deve ottenere dagli interessati una dichiarazione di intenti di ciascuna parte separata dell'attività o della procedura da rivedere.

(b) Specifica di doveri e responsabilità:

È necessario preparare una specifica corretta dei doveri e delle responsabilità delle persone. Questo, ovviamente, è un compito molto difficile in quanto non è sempre facile dare un'immagine chiara e una definizione dei doveri e delle responsabilità delle persone.

(c) Necessità dell'utente o del cliente:

Le procedure e le azioni dell'ufficio devono essere studiate non solo dal punto di vista di coloro che sono impegnati su di loro, ma anche dal punto di vista dei clienti, sia che si tratti di un membro del pubblico in generale, di una determinata sezione della gente o di un gruppo di un'organizzazione aziendale.

(d) Sistema e metodo utilizzato:

I sistemi di ufficio ei metodi utilizzati devono essere studiati nel contesto dell'oggetto per cui sono stati adottati. Uno sforzo dovrebbe essere fatto per scoprire il modo più semplice di fare un lavoro.

(e) Misurazione del lavoro:

Misurando il lavoro, cioè misurando la quantità di lavoro svolto in un determinato periodo di tempo, è possibile ottenere le informazioni precise sul volume, l'incidenza, la frequenza e il lavoro e la velocità con cui viene eseguito.

(f) Costing of the Work:

Il costo del lavoro è un'indicazione molto utile di efficienza. Lo studio O e M deve fare uso di questo concetto per facilitare il confronto.

(g) Impiego di macchine e attrezzature per ufficio:

Dovrebbe essere fatta un'inchiesta sulle macchine da ufficio e sulle attrezzature utilizzate per esaminare le procedure coinvolte.

(h) Movimento e sforzo fisico:

Sebbene la maggior parte degli impiegati che lavorano in un ufficio utilizzi il cervello piuttosto che il cervello, viene anche utilizzata una minima quantità di sforzo fisico, ad esempio per la gestione di documenti, movimenti di file, uso di macchine, movimenti occasionali dei mobili, ecc.

La forma di indagine comporta la riduzione delle fatiche, a causa dello sforzo fisico, del flusso regolare del lavoro, della messa a punto dei percorsi più brevi possibili per il flusso di documenti e movimenti di persone, ecc.

(i) Condizioni di lavoro:

È noto che condizioni di lavoro adeguate favoriscono il lavoro. L'ufficio O e M dovrebbero individuare le situazioni e i lavori in cui dovrebbero essere osservate le migliori condizioni di lavoro rispetto a quelle normalmente previste per lavoro, al fine di promuovere l'efficienza. È necessario prestare maggiore attenzione alle unità della macchina per ridurre al minimo il loro effetto sui lavoratori che vi lavorano e su quelli che lavorano nelle unità vicine.

(j) Progettazione di moduli:

Le forme sono una parte molto importante del lavoro d'ufficio. L'ufficiale O e M deve studiare le procedure per le quali i moduli sono stati progettati in modo da poter fornire suggerimenti adeguati.

3. Esame di come il lavoro è organizzato:

In questo metodo i seguenti fattori giocano un ruolo importante:

(a) La struttura dell'organizzazione.

(b) Pianificazione e controllo dell'organizzazione.

(d) Classificazione dei dipendenti, ad esempio promozioni, trasferimenti, ecc.

(e) Gestione del personale.

Gli studi di O e M dovrebbero condurre studi approfonditi sui punti sopra suggeriti.

4. Raccolta di fatti e cifre:

Questo lavoro deve essere fatto in modo economico e selettivo. È inutile andare alla cieca ricerca di fatti che si traduce nella raccolta di dati che non possono essere utilizzati correttamente. Dovrebbero essere raccolti solo quei fatti che sono pertinenti allo scopo. L'ufficiale di O e M dovrà impiegare i suoi giudizi e la sua esperienza per determinare i fatti da raccogliere. Nell'ottenere i fatti, non è sufficiente prendere nota di quello che è successo.

I seguenti fattori sono coinvolti nel processo:

(a) Metodo per ottenere le informazioni

(b) Registrazione di informazioni

(d) La natura, l'importo, lo scopo e le persone che svolgono il lavoro.

5. Lo studio dei dati e la formulazione delle conclusioni:

Il prossimo passo in O e M riguarda lo studio dei dati e la formazione della conclusione. Il pensiero e il ragionamento non dovrebbero essere limitati a una particolare fase del compito.

I seguenti passaggi sono coinvolti per lo studio dei dati:

(a) Studiare i dati

(b) Attingendo all'esperienza e alla conoscenza

Gli strumenti statistici come l'analisi di regressione, l'analisi di correlazione, l'analisi fattoriale, ecc. Sono anche usati per tracciare le interpretazioni ecc. E per giungere a una conclusione.

6. Formulazione di proposte e accordi di ricerca:

Una proposta, per essere accettabile, deve possedere le seguenti caratteristiche:

(a) Dovrebbe essere pratico.

(b) La proposta deve essere ben testata. Se non è così, il dipartimento dovrebbe implementare la proposta deve farlo volontariamente e senza alcuna difficoltà.

7. Scrivere il rapporto O e M:

La stesura del rapporto O e M è il culmine dell'indagine O e M.

Durante la scrittura del rapporto O e M, sarebbe utile tenere a mente i seguenti punti:

(a) Discussioni

(b) Destinatari

(d) Decidere la natura e la forma del rapporto

(e) La struttura del rapporto.

8. Presentazione di una relazione formale:

Una volta che un rapporto è stato completato correttamente e formalmente, deve essere presentato senza indugio perché i fatti non sono aggiornati. Durante la presentazione del rapporto, sarebbe essenziale trovare il numero di copie che devono essere preparate allo scopo. La relazione deve essere presentata ai dirigenti che l'hanno commissionata.

9. Implementazioni:

Il compito degli ufficiali di O e M non finisce necessariamente con la relazione.

Deve associarsi con l'attuazione della relazione e può essere necessario un ulteriore intervento su quanto segue:

(a) Nella relazione vengono forniti semplici cambiamenti di procedura, ma laddove siano necessarie ulteriori informazioni, il funzionario O e M dovrebbe venire in aiuto alla persona interessata.

(b) Laddove siano implicati cambiamenti sostanziali delle procedure, le raccomandazioni dovrebbero essere formulate in dettaglio. L'ufficiale O e M dovrebbe fornire tutto l'aiuto possibile per l'attuazione dei principali cambiamenti delle procedure riguardanti i macchinari e le attrezzature, le forme e gli articoli di cancelleria, il layout, la formazione e le informazioni, i programmi e gli orari.

(c) Laddove sono coinvolte procedure specializzate, sarebbe saggio per la direzione coinvolgere il personale di O e M per la loro attuazione.

(d) Per chiarire l'incomprensione sulle altre raccomandazioni, potrebbe essere auspicabile che lo staff di O e M chiarisca i punti di raccomandazione.

10. Recensione:

Il lavoro di O e M richiede una revisione costante e il follow-up dei risultati degli incarichi che aiuteranno tutti gli interessati a formulare un giudizio ampio sul fallimento o il successo del lavoro di O e M. Nel formulare il giudizio, i fattori dell'ufficio devono essere presi in considerazione e O e M riesaminano la direzione e il personale a guardare più da vicino e obiettivamente al suo lavoro.

Può prevenire e ridurre le richieste di personale aggiuntivo, macchine e alcune raccomandazioni, anche se non immediatamente accettate, può in seguito essere considerato avere una valida influenza sull'organizzazione del lavoro.