Sistema Office: necessità, importanza, pianificazione e vantaggi
Leggi questo articolo per conoscere la necessità, le caratteristiche, l'importanza, la pianificazione, i vantaggi e gli svantaggi del sistema di ufficio.
Necessità del sistema in un ufficio:
Ogni ufficio è impostato per raggiungere un obiettivo. Per realizzarlo, una serie di compiti deve essere eseguita ad ogni passo.
Questo rende una grande richiesta per la gestione perché, man mano che l'azienda si espande, deve affrontare una dura competizione.
Nel caso in cui ci sia un errore commesso mentre si esegue un compito è a causa della mancanza di un sistema, allora diventa un affare costoso per rettificare il compito, metterlo in ordine e di nuovo per procedere con esso.
In parole semplici, quando c'è un sistema stabilito e nel periodo di tempo se tutti gli impiegati seguono il sistema, diventa una procedura dell'ufficio. "Le procedure d'ufficio sono quindi una serie di misure da adottare per svolgere un determinato lavoro in ufficio secondo i sistemi dell'ufficio". Ad esempio, il reclutamento del personale dell'ufficio deve essere fatto sulla base di un sistema pianificato.
Caratteristiche del sistema Office:
Queste sono le seguenti caratteristiche di un buon sistema d'ufficio:
1. I sistemi Office sono parti correlate che operano in una sequenza e non sono azioni isolate.
2. I sistemi di ufficio riguardano il metodo di lavoro in ufficio.
3. Mirano a raggiungere l'obiettivo di un'impresa.
4. Sono interessati al luogo e al tempo di esecuzione del lavoro in ufficio o in qualsiasi parte dell'azienda.
Importanza del sistema Office:
1. Se il personale dell'ufficio deve essere tagliato adeguatamente, allora è imperativo avere un buon sistema d'ufficio.
2. L'errore comune causato da un dipendente può essere ridotto in larga misura se il sistema è adatto e installato in ufficio.
3. La frustrazione, i ritardi e il blocco del lavoro d'ufficio sono ridotti se c'è un buon sistema d'ufficio.
4. Per garantire che vi sia un adeguato coordinamento, controllo e supervisione in un ufficio, è necessario disporre di un ottimo sistema d'ufficio.
5. Poiché esiste un metodo coinvolto nel sistema, aiuta un lavoro a muoversi più velocemente man mano che il personale in ufficio conosce e segue il sistema.
6. Un risparmio in termini di lavoro e spese generali viene determinato se viene stabilito un sistema adeguato.
Pianificazione o progettazione di Office System:
È compito del top management coinvolgersi e condividere la responsabilità, mostrare entusiasmo e zelo per progettare un sistema per ufficio. Come ogni altra attività, un sistema deve essere pianificato correttamente e progettato con cura. Un sistema, pianificato, progettato e approvato dal management e istituito in un'organizzazione è destinato a garantire il buon funzionamento di un ufficio e il raggiungimento di un buon risultato.
Organizzazione per la progettazione del sistema:
Un sistema può essere stabilito, impostato o formulato in uno di questi modi:
1. Consulenti esterni: questi consulenti possono essere chiamati a fare un'indagine speciale dell'ufficio per rendere sistema e procedure in modo che i consigli siano istituiti.
2. Il top management nomina un comitato di sistema per considerare ogni aspetto del sistema e fornire suggerimenti adeguati.
3. Viene creato un dipartimento o una sezione separata che consiste in un'analisi di sistema per sviluppare un sistema e suggerire determinati metodi e procedure.
4. Se un ufficio è molto piccolo, al responsabile dell'ufficio viene assegnato il compito di analisi del sistema e suggerimenti per la propria istituzione.
Passi per la pianificazione dei sistemi:
Il lavoro di pianificazione del sistema può essere suddiviso in:
1. Stabilire obiettivi e politiche:
È una necessità di base di qualsiasi sistema. È compito del top management.
Alcuni degli aspetti importanti della definizione degli obiettivi sono:
(i) Quali sono le informazioni da fornire ea chi?
(ii) C'è un motivo per ridurre il costo attuale?
(iii) Qual è l'entità della competizione tale che il sistema è stabilito?
(iv) Quale dovrebbe essere l'estensione della meccanizzazione?
(v) Se il sistema è stabilito, quale sarebbe la percentuale per seguirlo e quale sarebbe il tasso di crescita del sistema?
2. Definizione della limitazione dei sistemi:
Questo noto anche come "sa qual è il quadro del sistema". Una volta che i confini sono noti diventa facile far funzionare il sistema. Una volta stabiliti gli obiettivi, i confini o il quadro sono facili da progettare e quindi un insieme di principi e politiche potrebbe essere inserito nel quadro in cui il sistema può assumere una forma concreta.
3. Raccolta di dati:
Un metodo deve essere seguito per raccogliere i dati. Dati irrilevanti, insufficienti o dispendiosi raccolti non serviranno allo scopo di formare o formulare un sistema. Qui solo i dati utili al sistema devono essere raccolti o raccolti.
Al momento della raccolta dei dati, i seguenti punti devono essere presi in considerazione:
(i) Il tipo di dati raccolti
(ii) La fonte da cui vengono raccolti i dati
(iii) L'ora in cui i dati vengono raccolti
(iv) L'approccio da adottare nella raccolta dei dati.
Fonti di raccolta dati:
1. Manuali e manuali di organizzazione:
Anche organigrammi e manuali forniscono alcuni dettagli schematici. Tuttavia, quando vengono utilizzati con i manuali di organizzazione, indicano come vengono raggruppate le attività e qual è l'azione da intraprendere a ogni passaggio in modo che le attività vengano eseguite. Sarebbe molto necessario preparare un elenco di attività eseguite perché identifica il lavoro svolto, da dove è stato fatto e se eventuali duplicazioni, ecc.
2. Flusso di informazioni e sistema:
Tutti i file pertinenti dovrebbero essere utilizzati per estrarre i dati relativi al sistema di informazioni. Indicano il modo di interpretare il lavoro, passato e attuale. Inoltre, indicano la preferenza dei diversi gestori.
3. Produttore di macchine commerciali:
Alcuni produttori di macchine commerciali possono aiutare nella progettazione di sistemi. Sebbene questa sia una pratica comune nei paesi industrialmente avanzati, tuttavia è piuttosto rara nel nostro paese, forse ad eccezione dei computer, della duplicazione e delle macchine Xerox. Parlare con i superiori, i supervisori e gli impiegati operativi aiuta.
Le persone coinvolte in un processo possono fornire i migliori dati allo scopo di progettare il sistema. Sono in grado di dare le risposte a molte domande senza risposta. Pertanto sarebbe opportuno intervistare i supervisori e i dipendenti solo verso la fine del processo di raccolta dei dati, perché a quel punto sono ben note le domande su cui si cercano le risposte.
4. Osservando il lavoro:
L'osservazione del lavoro è affidabile e dovrebbe essere sempre utilizzata. L'affidabilità dei dati già raccolti attraverso altre fonti può essere verificata con il suo aiuto. Tuttavia, un'osservazione corretta richiede un addestramento adeguato da parte dell'osservatore.
5. Studio dei dati contabili:
I dati contabili rivelano il costo e il controllo della contabilità finanziaria, i sistemi e i metodi di funzionamento. È probabile che, in alcuni casi, sia in atto un sistema di contabilità incompleto, parziale o respinto che potrebbe anche aiutare a risolvere alcuni dei problemi nella progettazione del sistema.
Stabilire i locali del sistema:
Le fasi già delineate per la progettazione del sistema costituiscono la base su cui stabilire le premesse del sistema. Le informazioni raccolte riguardo alle procedure e al sistema presenti forniscono dati sulla qualità e quantità del lavoro già svolto. Ora, deve essere progettato un sistema che tenga conto dei fatti che sarebbe essenziale prendere in considerazione le possibilità future di costruire il sistema.
In altre parole, il sistema dovrebbe avere una flessibilità intrinseca. Sebbene nessuna parte di un sistema possa rimanere uguale per un periodo di tempo, tuttavia, per scopi pratici, dobbiamo assumere un concetto statico per progettare un sistema. E, poiché la condizione cambia in un periodo di tempo, il sistema può essere modificato.
Implementazione del sistema:
Una volta pianificati i sistemi, è necessario comunicarli ai dipendenti a tutti i livelli. Molti sistemi temporali suggeriscono cambiamenti nel metodo di lavoro esistente e aumentano la meccanizzazione. Quindi potrebbe essere necessario educare o formare dipendenti su nuovi metodi di lavoro, o acquistare nuove macchine e organizzare la formazione o il reclutamento di dipendenti per far funzionare queste macchine. Un sistema non può essere progettato o implementato correttamente a meno che non ci sia integrazione di sistema.
Vantaggi del sistema Office:
1. Liberazione della gestione:
Il singolo vantaggio è della massima importanza. Un buon sistema lascia il capo libero di fare ciò che solo lui deve fare, può pianificare, istituire un'azione desiderabile, esaminare il risultato di quell'azione, valutare le prestazioni, migliorare l'istituto, delegare con fiducia a condizione che userà il sistema per fare tutto il lavoro che non richiede la sua attenzione.
2. Evitare ritardi e collo a bottiglia:
Un buon sistema garantisce il buon funzionamento dell'ufficio e quindi evitano ritardi e colli di bottiglia di qualsiasi tipo. Il lavoro procede senza intoppi.
3. Eliminazione dell'errore:
Poiché un sistema si basa su tutte le analisi appropriate, le probabilità di errore vengono eliminate o almeno ridotte al minimo. Ciò aumenta ulteriormente l'efficienza della macchina.
4. Migliore velocità:
La spedizione veloce del lavoro è possibile in quanto un sistema si basa sul metodo di lavoro impiegato e non su semplici capricci e fantasie di un singolo lavoratore o di un manager.
5. Formazione per il personale:
Il sistema di Office migliora la formazione dello staff e migliora l'efficienza del lavoratore in ufficio. Alcuni lavoratori ben preparati sono migliori di un esercito di lavoratori inesperti.
6. Controllo migliore:
Il sistema garantisce un migliore controllo del lavoro e, a sua volta, aiuta ad eliminare le frodi.
7. Migliore coordinamento:
Il corretto coordinamento è uno degli obiettivi principali del sistema. Un migliore coordinamento è possibile attraverso l'introduzione di un sistema. Ciò si traduce in una maggiore coesione ed efficienza. Il collo della bottiglia viene rimosso.
8. Economia:
Un buon sistema consente inoltre di risparmiare sulle spese generali e sulla manodopera diretta perché i metodi di lavoro si basano su un'analisi adeguata e vengono modificati di volta in volta per soddisfare il mutevole contesto aziendale.
9. Migliore forma di design e controllo forma:
Poiché un buon sistema mira a migliorare la progettazione e il controllo, l'efficienza lavorativa dell'ufficio aumenta e vengono eliminati i ritardatari non necessari. Ciò porta a una maggiore efficienza in tutti i reparti dell'azienda.
Limitazioni del sistema Office:
La nostra discussione su e sul sistema dell'ufficio rimarrebbe incompleta a meno che non teniamo conto dei limiti in cui operano. Per ricavare il massimo beneficio dal sistema, potrebbe essere essenziale studiarne i limiti.
Sono estati come:
1. Limitazione dell'integrazione:
Il sistema deve essere integrato per raggiungere il sistema di obiettivi. L'integrazione del sistema è un compito formidabile e impone quindi una limitazione al sistema che opera in vari reparti. Alcuni sistemi devono essere modificati tenendo conto della domanda di altri sistemi che operano nell'organizzazione.
2. Limitazione della pianificazione:
La pianificazione del sistema impone un grande limite. Un sistema non produrrà risultati a meno che una corretta pianificazione non entri nella sua installazione.
3. Limitazione del costo:
Il fattore costo è uno dei fattori importanti al momento di decidere sulla formulazione e l'adozione del sistema. Un sistema deve essere valutato in fase di pianificazione per giudicare la sua efficienza in modo che possa portare all'economia in ufficio invece di aumentare le spese generali e il costo del lavoro diretto.
4. Limitazione dell'uso ripetitivo:
Se un sistema viene utilizzato ripetutamente e ripetutamente, perde la sua efficienza in grande misura. Diventa un grande freno in ufficio. Le modifiche al sistema devono essere apportate di volta in volta in base alle esigenze attuali, il che impone una notevole spesa all'organizzazione.
5. Limitazione dell'aderenza rigorosa:
La stretta osservanza del sistema in ogni momento rende un sistema inflessibile e inattuabile. Quindi è essenziale che un sistema lasci qualcosa alla discrezione e al giudizio del manager, del supervisore e dei subordinati.
