Standardizzazione dell'ufficio: oggetti, aree e vantaggi
Leggi questo articolo per conoscere gli oggetti, le aree, i vantaggi, gli effetti e le fasi della standardizzazione dell'ufficio.
Oggetti di standardizzazione in ufficio:
Ci possono essere molti oggetti di standardizzazione in ufficio, il cui punto finale può essere l'efficienza e l'economia.
Gli oggetti principali della standardizzazione in ufficio possono essere riassunti come:
1. Manutenzione di apparecchiature e macchine:
La standardizzazione garantisce l'uso economico di attrezzature e macchinari costosi. Di conseguenza, i costi di manutenzione sarebbero inferiori perché per mantenere le macchine dello stesso tipo, i ricambi e il contratto di servizi possono essere più economici.
2. Minori costi di formazione:
Il costo complessivo della formazione è destinato ad essere basso poiché il materiale, le attrezzature, i materiali di consumo e le macchine sono standardizzati. Ciò garantisce anche l'intercambiabilità del personale per soddisfare i requisiti di carico massimo.
3. Economia negli acquisti:
Un altro obiettivo delle standardizzazioni è avere un'economia nell'acquisto di fornitori, mobili, attrezzature e macchine. L'acquisto in grandi quantità può comportare un prezzo di acquisto inferiore.
4. Fissazione degli standard di prestazione:
La standardizzazione è necessaria per fissare lo standard di prestazione.
Aree di standardizzazione in ufficio:
Quanto segue è l'area in cui la standardizzazione dei metodi di ufficio può essere particolarmente utile:
(a) Attività umane
(b) Comunicazioni
(c) Moduli e registri
(d) Attrezzature e macchinari
(e) Mobili
(f) Forniture
(g) Assegnazione dello spazio
(h) Ambiente di lavoro
Parleremo brevemente di quanto segue:
(a) Attività umane:
Le attività umane possono essere standardizzate in ufficio. Il metodo migliore di un esempio può essere determinato. Questo metodo può essere seguito da altri impiegati di ufficio con, ovviamente, le necessarie modifiche necessarie per soddisfare un singolo lavoro o un singolo dipendente.
(b) Comunicazione :
I mezzi di comunicazione e il metodo possono essere standardizzati per ridurre il costo. Questo è molto importante nel caso di organizzazioni in cui gli uffici sono distanti tra loro.
(c) Forms and Record:
La standardizzazione delle forme comporterebbe meno forme e anche forme meno lunghe. Quindi ci può essere la standardizzazione del periodo di tempo durante il quale i record devono essere conservati e quindi distrutti.
(d) Attrezzature e macchinari:
La standardizzazione implica l'utilizzo di attrezzature e macchinari simili.
(e) Mobili:
La standardizzazione del tavolo da lavoro, delle sedie, ecc. È fatta per garantire economia ed intercambiabilità.
(f) Forniture:
Ciò implica che esiste una standardizzazione di diversi materiali come carta, carbone, inchiostro, punti metallici, gomma, ecc.
(g) Assegnazione dello spazio:
Anche lo spazio occupato è standardizzato. Questo deve essere basato sui tipi di lavoro e sul livello di lavoro.
(h) Ambiente di lavoro :
L'ambiente di lavoro deve essere standardizzato: la quantità di luce necessaria per i diversi lavori, il livello di rumore consentito, l'umidità ecc. Per ottenere prestazioni migliori.
Vantaggi della standardizzazione:
1. Economia:
Standardizzazione significa maggiore economia in quasi tutte le attività. Forniture, attrezzature e macchinari standardizzati possono essere portati in grandi quantità e a prezzi inferiori. Inoltre, l'intercambiabilità delle attrezzature e delle macchine si traduce in un uso più economico e in minori costi di capitale e di riparazione.
2. Maggiore idoneità al compito:
Standardizzazione indica i giusti tipi di forniture, attrezzature, macchine, moduli, comunicazioni, mobili e ambiente di lavoro per un determinato compito.
3. Facilità nell'amministrazione:
La standardizzazione si prende cura del lavoro di routine, mentre la gestione affronta i compiti più importanti.
4. Idoneità dei metodi:
Un maggiore uso di computer e mini-computer rende obbligatorie le standardizzazioni. Quindi la standardizzazione è una necessità nell'ufficio moderno.
5. Controllo migliore:
Lo standard di prestazione non può essere risolto senza standardizzazione. Sono interconnessi. Gli standard di prestazione devono essere stabiliti per il controllo dell'attività dell'ufficio.
6. Aiutare nella preparazione del budget:
Laddove sono stati sviluppati metodi di lavoro standard, il costo dell'ufficio può essere determinato con maggiore precisione. In tal modo il budget dell'ufficio può essere preparato con facilità e maggiore precisione poiché il costo delle diverse attività è noto. Questi vantaggi portano quindi la direzione a optare per la standardizzazione.
Effetto della standardizzazione sui dipendenti:
Sebbene la standardizzazione sia diventata una caratteristica necessaria di tutti gli uffici moderni, tuttavia il suo effetto sui dipendenti non può essere ignorato. I dipendenti sono trattati principalmente come una macchina, ed è stata la direzione scientifica di Taylor in cui lo strumento di lavoro e i metodi di lavoro sono stati standardizzati.
Ciò significa che il suo lavoro è più noioso e quindi provoca più fatica e noia. Pertanto è necessario che la direzione si occupi di questo aspetto mentre la standardizzazione viene messa in pratica.
Passi di standardizzazione in ufficio:
Ogni organizzazione progressiva deve avere un dipartimento di sistema responsabile della standardizzazione. In pratica, tuttavia, il funzionamento degli uffici e i suoi metodi sono così vari che sarebbe utile avere un comitato standard nell'organizzazione, che è un comitato permanente.
Qualunque sia la disposizione, sono suggeriti i seguenti passaggi per realizzare una standardizzazione di un metodo:
(a) Determinare lo scopo dell'operazione
(b) Determinare i bisogni da soddisfare
(c) Determinare i vari metodi alternativi di esecuzione delle operazioni
(d) Confrontare i metodi alternativi che servono allo stesso scopo rispetto al fattore di costo
(e) Il metodo migliore dovrebbe essere selezionato sulla base di varie alternative
(f) Per dare una forma concreta al pensiero, sarebbe necessario standardizzare e preparare le specifiche scritte.
Semplificazione:
La semplificazione si riferisce al processo di semplificazione o di creazione di una cosa molto semplice.
Ad esempio, risolvi questa aritmetica:
Siamo arrivati alla soluzione che è 23/73. Ora esaminando questo problema, vediamo che ci sono molte parentesi, ovvero interruzioni e, abbiamo scoperto una soluzione rimuovendo le parentesi o le interruzioni una per una prima di uscire con la soluzione.
Allo stesso modo, in un'organizzazione, possono esserci molti problemi o problemi e bisogna trovare una soluzione per questo. Uno deve risolvere i problemi in ogni fase inter-mediatica prima di arrivare a una soluzione.
In un ufficio o un'organizzazione, non è possibile per il direttore principale o il responsabile dell'ufficio gestire tutto.
Lui da solo non può gestire tutto. Deve trovare una soluzione ad ogni passo per ridurre il suo carico e il suo lavoro, in modo che si concentri e si concentri sulle questioni vitali, critiche e principali per intraprendere un'azione favorevole ad ogni passo e lasciare i problemi degli intermediari per le persone ad ogni livello, sotto di lui per risolvere i problemi.
La segnalazione, ovviamente, deve essere sempre presentata alle autorità superiori. Questo è un esempio e un processo di semplificazione. La semplificazione riduce l'onere dell'autorità competente e rende più facile il suo compito per accelerare il suo lavoro per prendere una buona decisione sulla base delle soluzioni fornite a lui.
Fornisce inoltre le responsabilità che devono essere assunte dagli agenti di intermediazione a ciascun livello per gestire una situazione e fornire la migliore soluzione ai superiori.
