Documenti e corrispondenza dell'ufficio
Leggi questo articolo per conoscere i registri degli uffici e la corrispondenza.
Significato della corrispondenza dell'ufficio:
Molte comunicazioni che si svolgono in un'organizzazione sono in forma scritta. La corrispondenza viene quindi definita come "comunicazione scritta su soggetto di reciproco interesse all'interno dell'organizzazione o con un estraneo".
La corrispondenza all'interno dell'organizzazione conferisce un significato di definiteness alle politiche e alle pratiche aziendali, promuove la comprensione tra i membri e dipartimenti dell'organizzazione.
La corrispondenza con l'estraneo promuove l'immagine dell'organizzazione, chiarisce le sue politiche, mantiene intatte le sue entità giuridiche e mantiene operative le sue operazioni.
Scopo della corrispondenza dell'ufficio:
Ci possono essere e ci sono molte ragioni per le corrispondenze d'ufficio.
Una corrispondenza d'ufficio può essere dovuta ai seguenti motivi:
1. Servire un avviso al personale dell'ufficio.
2. Servire un avviso per la singola persona.
3. Fornire un ordine a tutto il reparto o al singolo dipendente in ufficio.
4. Fornire un'istruzione al dipartimento o a un individuo che lavora nel dipartimento.
Serve un'istruzione o un avviso per l'ufficio situato al di fuori degli uffici. Ci possono essere molti altri motivi per eseguire e servire un'istruzione che fa parte della corrispondenza dell'ufficio, tuttavia, la natura della corrispondenza dipende dalla situazione che si presenta nell'ufficio per il quale deve essere notificato un avviso.
Principi della corrispondenza dell'ufficio:
Vi sono alcuni principi di corrispondenza che devono essere seguiti da ogni ufficio. Un avviso d'ufficio o un ordine d'ufficio non possono essere emessi da tutti i Tom, Dick e Harry. Supponiamo che un capo dipartimentale desideri inviare una lettera di avvertimento a uno dei suoi dipendenti. Non può emettere lo stesso per i suoi capricci e le sue fantasie.
Prima deve fare riferimento al manuale dell'ufficio in cui gli sarà chiaro se l'ufficio ha autorizzato il capo del dipartimento a rilasciare tali lettere.
Se sì, allora può, nel quadro del manuale amministrativo, emettere la lettera. In caso contrario, deve tornare al capo dell'organizzazione, spiegando la situazione e chiedere il permesso e l'approvazione per emettere tale ordine, prima di inviare una lettera di avvertimento. Una copia di tale lettera dovrebbe essere inoltrata al responsabile dell'organizzazione per le sue informazioni.
Il più grande principio di qualsiasi corrispondenza ufficiale è che le lettere ufficiali emesse, servite o inviate a chiunque debbano avere una valida e sostanziale ragione che dovrebbe far emergere una ferma azione risoluta.
Un altro principio della lettera ufficiale è, a meno che e fino a quando non sia necessario, dovrebbe essere breve, educato e dovrebbe essere scritto in modo che la persona che lo legge dovrebbe prendere un'azione favorevole. In nessun caso la lettera ufficiale pubblicata o scritta deve essere rigida, scortese e arrugginita. Quindi svaluta l'importanza della lettera e della persona che la scrive.
Manutenzione della corrispondenza ufficiale:
Il mantenimento della corrispondenza dell'ufficio inizia o con la ricezione della lettera ufficiale e la loro archiviazione nel file corretto, o l'invio di una lettera fuori ufficio, o l'invio di una lettera ad un altro dipartimento, e il mantenimento di una copia di esso nel file.
Questo è meglio spiegato in questo modo:
Le lettere in arrivo sono anche conosciute come e-mail in arrivo e le lettere in uscita sono conosciute come e-mail in uscita. Discuteremo la procedura di gestione delle e-mail interne e delle e-mail esterne.
Procedura per la gestione della posta interna in ufficio Corrispondenza:
La posta interna costituisce la base su cui l'organizzazione funziona ed esiste. Gran parte dell'efficienza dell'organizzazione si riflette attraverso una corretta gestione della posta interna.
Elencato è la procedura di gestione di una posta interna:
1. Ricezione e raccolta delle e-mail:
Un normale "dak" o "mail" viene portato in ufficio da un corriere o da un postino una o due volte al giorno nella maggior parte delle nostre città dell'India. Immediatamente, il numero di lettere ricevute dovrebbe essere contato. Un ufficio, così com'è, riceverà circa 25-30 lettere in un giorno e può contenere da 10 a 12 lettere alla volta.
Tutte queste lettere dopo la ricezione dovrebbero essere timbrate. Viene mostrato un esempio corretto di francobollo:
Qui il francobollo riflette il nome dell'ufficio. È ufficio a Calcutta. Il timbro riporta altre informazioni come il numero di lettera, la data di ricezione e la direzione della lettera a cui deve essere consegnata. Supponiamo che questa sia la decima lettera che l'ufficio ha ricevuto il 10/10/10, quindi la cifra 10 e la data 10/10/10 devono essere pubblicate nel posto appropriato.
Infine, se la lettera è contrassegnata per il dipartimento contabilità, i "conti" devono essere scritti nel posto appropriato. Tuttavia, questo passaggio avverrà solo dopo l'apertura della posta.
2. Mail di apertura:
Le lettere possono essere aperte a mano o con macchine per l'apertura di lettere. Aprire le lettere a mano con l'aiuto di un tagliacarte è il metodo più comune per aprire lettere anche in un'organizzazione molto grande.
Dopo aver aperto la lettera, si dovrebbe notare se il contenuto della lettera scritta si trova in una singola pagina o più di una pagina. Se è più di una pagina, tutte le pagine devono essere numerate.
Dopo aver numerato le pagine, è necessario leggere il contenuto della lettera e attribuire un'importanza maggiore all'oggetto della lettera.
È l'argomento che, a colpo d'occhio, ci parla dell'intero contenuto.
Ora è qui che la 'lettera cui si fa riferimento' entra nei preliminari come incisi sul francobollo. Una volta che l'intera lettera viene letta, uno verrebbe a sapere del dipartimento in cui la lettera deve essere diretta. Dovrebbe essere scritto nello spazio fornito.
3. Registrazione della posta:
La maggior parte delle organizzazioni preferisce mantenere un registro permanente per tutta la posta interna. A tale scopo, vengono mantenuti il "registro di posta in entrata", il "registro di ricezione dak" o il "libro di posta ricevuto". Questo registro registra tutti i particolari della lettera ricevuta. È meglio avere un tale registro in quasi tutti gli uffici per controllare i registri della lettera ricevuta e anche controllare se una lettera è stata restituita per il deposito.
Un esempio di come dovrebbe essere il registro di posta interno dovrebbe essere illustrato meglio:
4. Ordinamento e distribuzione della posta in entrata:
Una volta terminata l'intera stampa e l'intera registrazione, le lettere dovrebbero essere ordinate. Ad esempio, tutte le lettere da indirizzare agli account devono essere separate e raggruppate in modo tale che ogni lettera appartenente all'ufficio contabilità venga inviata agli account.
Allo stesso modo ogni lettera indirizzata all'amministrazione può essere inviata al dipartimento amministrativo. In questo modo i processi di invio di tutte le lettere appartenenti al reparto contabilità vengono inviati ai conti. Allo stesso modo ogni lettera indirizzata all'Amministrazione può essere inviata all'Amministrazione.
Questo processo di mettere tutte le lettere in un reparto, in serie e indirizzarlo al dipartimento interessato per l'azione è noto come "ordinamento". Una volta che le lettere sono state ordinate e registrate, le lettere vengono inviate ai rispettivi reparti da ricevere. Questo processo è noto come distribuzione.
5. Follow Up:
Una risposta efficiente alla corrispondenza in entrata è l'indice dell'efficienza dell'organizzazione e migliora la sua immagine. I dirigenti e i vari capi dipartimentali dovrebbero assicurarsi che le lettere ricevute durante i giorni siano seguite lo stesso giorno e che le risposte siano preparate lo stesso giorno, e che le copie duplicate siano state archiviate correttamente.
Le lettere originali devono avere il nome del file e devono essere spedite correttamente.
Posta in uscita o in uscita in corrispondenza dell'ufficio:
Le mail vengono spedite all'esterno da ogni dipartimento, da ogni organizzazione.
C'è una procedura di invio della posta:
1. Leggi l'intero contenuto della lettera che deve essere inviata.
2. Estrarre il file in cui verrà archiviata la seconda copia della lettera. Il file avrà un numero di file. Questo numero di file deve essere dato alla lettera.
3. Vedere nel registro esterno il numero di serie dell'ultima lettera. Il prossimo numero sarà il numero seriale di questa lettera.
4. Inserisci la data di spedizione sulla lettera. La stessa data dovrà essere messa sulla lettera.
5. Dopo aver effettuato tutte le voci della lettera nel registro del dak esterno, inviare le lettere alla sezione di spedizione. La sezione di spedizione apporterà i francobolli ecc., Scriverà l'indirizzo sulla busta e quindi pubblicherà la lettera facendo una registrazione nel registro gestito da loro. Questo è il metodo più semplice e semplice per inviare una lettera dall'ufficio.
Deposito e metodo di deposito in corrispondenza dell'ufficio:
Il metodo di archiviazione della posta dell'ufficio, sia in entrata che in uscita, varia da ufficio a ufficio e le procedure di archiviazione sono troppo diverse in quanto uffici diversi hanno norme, procedure, ecc. Queste sono utili per l'archiviazione.
Il processo di archiviazione inizia immediatamente dopo la fine della registrazione della lettera in uscita. Supponiamo che nell'ufficio sia arrivata una lettera per cui non è stata data alcuna risposta, quindi quella lettera viene letta, annotata e archiviata. Ma se una lettera in arrivo richiede una risposta, allora la lettera in arrivo deve essere archiviata, ma prima deve essere redatta la risposta.
Una volta che la risposta è stata redatta, annotata, codificata e inviata alla sezione di spedizione, per il processo successivo, la lettera deve essere archiviata.
Esistono procedure per l'archiviazione della corrispondenza in ufficio:
1. In primo luogo passare attraverso la lettera in arrivo e nota da dove è arrivata la lettera, quali sono i contenuti della lettera e cosa vuole la lettera. Se la lettera non garantisce la risposta, invia la lettera nel file corrispondente.
2. Supponi che la lettera in arrivo garantisca una risposta e poi scopri da dove è arrivata la lettera.
Sarà evidente dalla lettera poiché sapresti da dove è arrivato, annota il contenuto della lettera, l'argomento, ecc ... questo ti darà un'idea del file in cui la lettera deve essere archiviata, raccogli quel file .
3. Inquadrare immediatamente una bozza per la risposta. Ottenere approvato dall'autorità competente. Dopo aver ottenuto l'approvazione, ottenere la lettera digitata e farla approvare dall'autorità competente.
4. Una volta che la lettera è approvata, dargli un numero di file corretto, numero di serie e data. Una volta che è fatto, mandalo all'addetto alla spedizione per l'approvazione.
5. Archiviare la lettera in arrivo e la lettera di risposta nel file corrispondente e numerare le pagine archiviate in serie. Questo è un breve e breve metodo di spiegazione sul deposito. Tuttavia, fare uno sforzo per spiegare i vari tipi di file e archiviazione e il metodo per fornire un indice o un numero di codice a un file.
