Gestione dell'ufficio: pianificazione, ruolo dei dirigenti e compiti delle risorse umane

Pianificazione dell'ufficio:

Ogni livello di impiegato ha diversi tipi di responsabilità. La differenza fondamentale sta nel grado in cui le routine meccaniche svolgono un ruolo nel lavoro del dipendente; compiti prevedibili formano gran parte della giornata di un impiegato, ma una parte molto più piccola nella vita di un direttore di divisione.

La visualizzazione di un "ufficio integrato" può portare a pensare erroneamente che gli stessi strumenti elettronici forniscano la risposta all'esigenza di una migliore produttività a entrambi i livelli. Non possono, non più di quanto un dattilografo può passare all'elaborazione di testi utilizzando lo stesso microcomputer che ha trasformato il lavoro del suo collega nei conti.

Per il manager, l'efficacia è il problema; per impiegati, segretari e personale di supporto, è l'efficienza. I dirigenti, in generale, sono pagati per prendere decisioni proficue e per garantire che questi siano eseguiti correttamente dai loro subordinati, che cosa comporta questo processo? In primo luogo, la raccolta di informazioni.

Il contatto verbale è il metodo preferito nel mondo degli affari di oggi, e non c'è dubbio che la conversazione rimarrà il mezzo più conveniente per acquisire e trasmettere fatti. I documenti sono alla base di questo processo e, data la capacità limitata e la fallibilità illimitata della memoria umana, non sorprende che i manager trasmettano informazioni su una qualche forma di archiviazione temporanea o permanente di solito cartacea.

La seconda parte della funzione del manager consiste in analisi, immaginazione e congettura; usando le informazioni che ha acquisito per produrre una decisione. Ciò comporta un minore interscambio di dati con altre persone, ma l'efficacia del manager dipende dalla sua capacità di accedere alle informazioni abbastanza rapidamente da tenere il passo con il suo processo di pensiero. La qualità dell'analisi sarà compromessa da sistemi di archiviazione e recupero scarsamente organizzati o lenti e il suo lavoro sarà reso più difficile se dovrà fare affidamento su dati grezzi e non modificati; per lavorare velocemente ha bisogno di riassunti indicizzati di fatti salienti, e ha bisogno di imporre le mani su di loro senza indugio.

Una volta raggiunta una decisione, altre persone devono saperlo. Il gestore utilizza i sistemi di comunicazione per informare sia i superiori che i subordinati dei risultati delle sue deliberazioni e anche per mantenere un controllo permanente sull'accuratezza con cui vengono eseguite le sue istruzioni. La sua efficacia dipende ancora dalla velocità e dall'affidabilità dei suoi mezzi di comunicazione; con un nozionale servizio di comunicazione al 100%, l'unico limite alla sua efficacia manageriale sarebbe la sua abilità personale.

Stranamente, la maggior parte delle organizzazioni europee è disposta a investire in ausili di automazione dell'ufficio per il personale di supporto in cui un aumento della produttività genera un guadagno relativamente basso per capitale rispetto alla fornitura di strumenti elettronici per la gestione, laddove si possa prevedere un miglioramento della produttività o salvare una somma considerevole per l'organizzazione.

Ciò può essere dovuto alla difficoltà di misurare l'output manageriale, o può derivare dal fatto che gli aiuti alla gestione elettronica operano in un contesto più ampio e più costoso rispetto a un terminale clericale o un sistema di elaborazione testi. Qualunque sia la ragione, i segni esistono che questa preferenza sta per cambiare radicalmente.

L'avvento delle postazioni di lavoro direzionali, la costruzione di un'infrastruttura di comunicazione internazionale e il successo delle organizzazioni di standard internazionali nell'incoraggiare i produttori ad adottare specifiche di progettazione comuni, annunciano una nuova opportunità per le aziende che pianificano seriamente gli strumenti di supporto elettronico per la media e la parte superiore staff di gestione.

Il costo delle postazioni di lavoro esecutivo, grazie alla diffusa accettazione dei sistemi clericali che erano i loro precursori, è ora entro limiti giustificabili. Ora che i produttori possono prevedere un mercato di dimensioni per questi prodotti, a loro volta possono giustificare gli investimenti hardware e software necessari per adattare i sistemi desktop alle esigenze speciali degli strati manageriali.

Forse la cosa più importante, la manodopera manageriale è ora riconosciuta come una risorsa molto costosa, e tra i datori di lavoro esiste l'incentivo a intraprendere qualsiasi iniziativa che offra una ragionevole promessa di consentire ai manager di svolgere un lavoro più o meglio, l'esempio di guadagni di efficienza a livello amministrativo, sebbene non proprio comparabile, ha incoraggiato i pianificatori ad applicare le stesse aspettative di miglioramento della produttività alle funzioni manageriali.

I pianificatori stanno sviluppando nuovi metodi di valutazione dei progressi qualitativi nella produttività della gestione, anche se inevitabilmente non esiste una risposta semplice in un ambiente in cui le routine sono notevolmente assenti. Il vero nemico dell'integrazione a livello di ufficio o di dipartimento rimane incompatibile con le attrezzature.

Finora, pochi produttori sono stati disposti o in grado di garantire che i loro sistemi possano comunicare prontamente con altri sistemi che potrebbero essere trovati nella stessa organizzazione utente: riluttanti, perché il concetto di un utente interamente dedicato ai prodotti di un singolo produttore è sembrato troppo allettante; e incapace, perché, fino a poco tempo fa, le specifiche standard necessarie erano troppo provvisorie per giustificare l'adozione.

Sono stati fatti passi importanti, tuttavia, ed è insolito oggi per un importante produttore introdurre un nuovo prodotto che non rispetti gli standard normativi o de facto comunemente accettati. Mentre siamo ancora a una considerevole distanza dall'obiettivo della vera compatibilità a tutti i livelli, l'utente non deve più preoccuparsi che i prodotti di un importante fornitore vengano invalidati dalle apparecchiature lanciate l'anno successivo; i produttori hanno riconosciuto che garantire la compatibilità e i percorsi di migrazione è di loro competenza. L'introduzione dell'area locale "architettura aperta" e ampia fornisce la prova di questa intenzione.

È utile tenere a mente i fattori che operano per rallentare i nostri progressi verso l'automazione degli uffici. Alcuni di questi sono tecnologici, altri sociologici. I pianificatori possono trovare i loro programmi sabotati involontariamente da quest'ultimo, mentre ci si può aspettare che gli utenti manageriali o clericali dei sistemi elettronici mostrino poca simpatia per il primo. Qualsiasi tipo di cambiamento comportamentale è limitato dalla velocità della resistenza umana naturale. Le persone sono innatamente conservatrici e resistono o risentono di essere costrette a modificare schemi di comportamento comodi e familiari. Le osservazioni indicano due fattori.

Il primo fattore essenziale, che si applica sia al personale dirigenziale che agli impiegati, riguarda la massa critica. La resistenza all'introduzione dei sistemi elettronici sembra improvvisamente e miracolosamente svanire una volta raggiunto un certo livello di saturazione.

In secondo luogo, sia i dirigenti che gli impiegati lavoreranno per il proprio sistema una volta che potranno vedere che il possesso dà a un collega qualche tipo di vantaggio. Ad esempio, un direttore di marca non sarà in grado di tollerare una situazione in cui uno dei suoi colleghi possa ottenere dati di performance sul mercato dal suo terminale desktop, anche se ha sempre giurato che non si sarebbe mai lasciato costretto a usare una tastiera; non appena è appartamento, il possesso di una VDU o di una stazione di lavoro conferisce potenza, resistenza si scioglie. In modo simile, il metodo migliore per superare l'antipatia per i processori di parole è di darli a pochi dattilografi selezionati per iniziare; molto presto, il resto si ammutinerà a meno che anche loro non siano equipaggiati con l'equivalente.

A parte gli stratagemmi psicologici, è altamente raccomandato che una grande quantità di attenzione e impegno sia dedicata alla preparazione del personale per l'avvento dei sistemi di ufficio elettronico. Poiché questo è probabilmente il singolo cambiamento più drammatico che si verificherà mai nella loro vita d'ufficio, è estremamente controproducente per farli fronteggiare da soli, eppure le aziende ancora oggi introducono micro-sistemi, nuovi sistemi telefonici e parole -elaborare le installazioni senza nemmeno annunciarlo in anticipo.

Il risultato è ovvio Più organizzazioni illuminate ottengono dividendi organizzando sessioni esplicative e di formazione a tutti i livelli; anche come gesto, questo grado di preoccupazione è apprezzato e ricambiato, mentre una spiegazione di base dei motivi per cui l'automazione deve essere introdotta ha dimostrato di fare molto per reprimere l'opposizione.

Potrebbe essere importante notare in questo frangente i risultati sorprendenti di un sondaggio condotto da Philips Business Systems a metà del 1983. Duecento registi e dirigenti nelle più grandi 1.000 aziende britanniche sono stati interrogati sulle loro opinioni sull'automazione degli uffici.

Gli analisti sono stati sorpresi nel constatare che il 49% dei top manager intervistati utilizzava già una sorta di sistema d'ufficio basato sul computer. La metà del resto non vedeva l'ora di installare un sistema personale di supporto alle decisioni nei propri uffici. Almeno a questo livello, qualsiasi sistema di automazione degli uffici di resistenza culturale, una volta affrontato, sembra essere praticamente scomparso.

Oltre ai fattori umani soggettivi, le considerazioni tecniche giocano un ruolo sostanziale nel confondere e nel ritardare l'arrivo dell '"ambiente di informazione ufficio completamente automatizzato". La tecnologia prende il merito dei passi da gigante nella riduzione dei costi che sono responsabili dell'apertura del mercato così rapidamente, ma la tecnologia sta avanzando su un fronte così ampio che un elemento di incertezza entra nelle proiezioni della maggior parte dei pianificatori quando vengono prese in considerazione le opzioni di sistema .

Ad esempio, nessun sistema di mailing, messaggi e archiviazione elettronica può mai veramente sfidare i metodi basati su carta senza tenere conto del fatto che ci sarà sempre un afflusso di documenti cartacei in un'organizzazione da corrispondenti troppo piccoli o troppo tradizionalisti per adottare un sistema elettronico alternativa.

Quindi il sistema deve essere equipaggiato per gestire l'input dei documenti e l'input digitale direttamente da WP, teletex o computer. La registrazione ottica digitale, utilizzando schermi ad alta risoluzione, rappresenta il metodo più efficace per fornire questa capacità; tuttavia, poiché la tecnologia è relativamente nuova e offre una soluzione considerata avanzata perché è così completa, i costi del DOR sono attualmente elevati. Questo è un esempio classico, di una tecnologia che non diventerà universalmente disponibile fino a quando non è stata introdotta dalle principali organizzazioni del mondo.

Altrettanto sconcertante per il pianificatore è la questione dei mezzi di trasmissione; al momento si trova di fronte a una varietà di opzioni diverse quando ciò che desidera chiaramente è standardizzare all'interno della sua azienda su un supporto che sarà adottato dai PTT e dai loro clienti in tutto il mondo.

Un certo numero di sistemi di gestione delle comunicazioni su larga scala sono stati recentemente introdotti allo scopo di risolvere questo problema, ma il pianificatore ha un reclamo legittimo contro le autorità di telecomunicazione la cui mancata collaborazione lo mette a spese. Anche quando vengono annunciati servizi compatibili a livello internazionale, l'inaffidabilità delle date di inaugurazione proposte è ormai nota.

Forse il consiglio più utile che possiamo offrire al pianificatore di automazione dell'ufficio è che lui o lei dovrebbe incoraggiare lo staff ad accumulare esperienza iniziando il prima possibile. Tutti i problemi che abbiamo discusso sono esacerbati se l'introduzione alla realtà dell'elettronica per ufficio è lasciata ad aspettare il momento magico della sortita in futuro, quando l'intera questione si chiarisce da sola. Non lo farà; le fastidiose scelte affrontate oggi saranno sostituite da altre domani; nel frattempo le aziende avventurose che sono pronte a superare sia gli effetti prevedibili che quelli inattesi del cambiamento raccoglieranno i frutti della loro determinazione.

A livello clericale, non c'è dubbio che l'elaborazione locale dei dati, con o senza accesso al database remoto, moltiplica la produttività dei dipendenti di un fattore significativo. L'elaborazione di testi consente al personale di segreteria e di tipizzazione di migliorare sia il volume di output sia la qualità del proprio lavoro. A livello manageriale, un sofisticato sistema di comunicazioni vocali è probabilmente il singolo più potente contributo all'aumento dell'efficacia, mentre l'accesso personale alle statistiche centrali o dipartimentali tramite un'unità di visualizzazione desktop consente al gestore di mantenere un contatto quotidiano con i fatti sulla sua area di responsabilità .

La gestione della corrispondenza in entrata e in uscita è una funzione d'ufficio che, nella sua veste tradizionale, sopprime sia l'efficienza clericale sia l'efficacia gestionale; l'installazione di un sistema elettronico di archiviazione e recupero delle informazioni per assumere le funzioni di archiviazione, manutenzione dei file e ricerca dei file offre la possibilità di compiere un balzo in avanti su entrambi i livelli contemporaneamente.

La scelta del sistema per ciascuna delle tre installazioni a livello di ufficio sarà regolata da una varietà di fattori, di cui la preferenza personale non è affatto la meno importante, sebbene il fine ultimo dell'integrazione completa del sistema sia ancora lontano, il percorso può essere smussati in modo incommensurabile scegliendo l'attrezzatura oggi che aderisce agli standard internazionali pubblicati e de facto e limitando i rapporti con i fornitori a quei produttori che sono impegnati nel principio dell'architettura dei sistemi aperti.

Ruolo del responsabile dell'ufficio:

L'importanza del responsabile dell'ufficio può essere riassunta in una parola: efficienza. Un responsabile dell'ufficio ti libererà da tutta una serie di responsabilità che richiedono tempo, consentendo a te e agli altri membri della tua azienda di concentrarti sui fondamenti della gestione dell'azienda o semplicemente di portare a termine il tuo lavoro.

I compiti di un responsabile dell'ufficio variano da un ufficio all'altro. Chiedete al vostro responsabile dell'ufficio di gestire tutto ciò che deve essere fatto per far funzionare la vostra azienda in modo efficiente. In alcune aziende, il responsabile dell'ufficio può essere un segretario o un addetto alla reception. In altri, il responsabile dell'ufficio può assumersi maggiori responsabilità, in qualità di contabile o di trouble-shooter tecnologico.

Di seguito sono riportati alcuni dei compiti che spesso ricadono su un responsabile dell'ufficio:

(i) Telefoni:

Puoi fare in modo che il responsabile dell'ufficio risponda a tutte le chiamate telefoniche e corregga le estensioni appropriate. Il responsabile dell'ufficio può anche essere responsabile di garantire che il sistema telefonico funzioni senza intoppi e soddisfi le tue esigenze.

(ii) Ricezione:

Gli amministratori di ufficio possono sedersi a una scrivania direttamente nella porta d'ingresso dell'ufficio e salutare tutti i visitatori non appena entrati. Ulteriori compiti possono includere la firma per le consegne, la ricezione e la distribuzione della posta e la pulizia dell'area della reception (assicurandosi che le riviste siano aggiornate, gli impianti di irrigazione, ecc.).

(iii) Forniture per ufficio:

I responsabili dell'ufficio possono ordinare tutti i materiali necessari per gestire un ufficio efficiente e professionale, tenere traccia di quando i rifornimenti sono in esaurimento e assicurarsi che le merci siano ordinate prima che si esauriscano.

(iv) Mobili da ufficio:

I responsabili dell'ufficio possono selezionare e acquistare banchi, sedie, schedari e simili.

(v) Attrezzature per ufficio:

I responsabili di ufficio possono mantenere attrezzature come fotocopiatrici, fax e sistemi telefonici. Potrebbero essere in grado di risolvere problemi meccanici o almeno di supervisionare la riparazione da parte di un professionista. Ulteriori compiti potrebbero includere la programmazione di numeri utilizzati frequentemente in apparecchi fax e sistemi di selezione rapida telefonici.

(vi) Computer:

Metti il ​​tuo responsabile dell'ufficio incaricato della supervisione dei computer dell'ufficio e della risoluzione dei problemi quando necessario. Ad esempio, il responsabile dell'ufficio dovrebbe avere familiarità con i problemi di base del computer ed essere in grado di aiutare i dipendenti quando il computer o la stampante si blocca. Questo dovere è particolarmente importante se la tua azienda è troppo piccola per avere un personale di supporto tecnico a tempo pieno.

(vii) Deposito:

Un compito centrale per i responsabili dell'ufficio è organizzare i cumuli di documenti. Il gestore dovrebbe sviluppare un sistema di archiviazione completo e facile da seguire per fatture, ricevute, informazioni sui clienti e altri documenti importanti.

(viii) Contabilità:

In genere, le aziende in crescita assumono un contabile per gestire il budget di alto livello e affidarsi al responsabile dell'ufficio per la contabilità. I doveri potrebbero includere tenere traccia della fatturazione del cliente, compilare le ore dei dipendenti, fungere da collegamento tra il contabile della società, o eseguire il servizio di gestione stipendi e distribuendo assegni di pagamento.

(ix) Pianificazione delle riunioni:

Il tuo responsabile dell'ufficio può occuparsi della pianificazione degli accordi di riunione in loco e fuori sede.

(x) gestione delle risorse umane:

In molte aziende in crescita, il responsabile dell'ufficio è di fatto il dipartimento delle risorse umane, che gestisce questioni come nuovi documenti dei dipendenti e file dei dipendenti. Preparati a pagare un buon prezzo per un responsabile dell'ufficio di alto livello. L'alternativa è fare tutti questi compiti da soli.

Diventando efficace Office Manager:

Il miglioramento di sé può essere costoso e richiede tempo. Come dirigente d'ufficio, tuttavia, diventare più efficace può rendere il tuo lavoro più facile e più prezioso agli occhi della direzione. I responsabili dell'ufficio sono multitasks esperti. Se stai facendo più di quattro cose contemporaneamente, probabilmente non è ancora abbastanza.

La tua conoscenza dell'ufficio è incomparabile: sai esattamente chi chiamare e quando. Inoltre, hai un sesto senso riguardo alle crisi in ufficio. In altre parole, sei praticamente indispensabile. Qual è il tuo segreto? Sei organizzato; comprensione (fino a un certo punto), un buon comunicatore e può sempre vedere il quadro generale. Eppure, come ogni dipendente chiave, i responsabili dell'ufficio sono spesso alla ricerca di modi per diventare più efficaci.

Ecco alcuni suggerimenti chiave:

1. Affina le tue capacità di comunicazione orale:

Sapere come parlare con le persone è fondamentale per i dirigenti d'ufficio. In molti casi, sei la persona giusta, quindi la tua capacità di ascoltare bene è fondamentale. Sei anche l'unico responsabile per assicurarti che le cose vengano fatte. Sapere come fare domande e ottenere chiarimenti ti aiuterà anche a diventare più efficace.

Ad esempio, se non capisci come un incarico debba essere completato, cerca chiarimenti. Non devi necessariamente ammettere che non capisci qualcosa; chiedi semplicemente dei chiarimenti. Allo stesso modo, se stai scoprendo che le persone non capiscono le tue istruzioni, chiediti se hai bisogno di essere più chiaro nella tua comunicazione.

2. Non trascurare le tue capacità di scrittura:

Solo perché le e-mail in generale soffrono di scarsa grammatica e punteggiatura non significa che la tua comunicazione scritta debba essere qualcosa di meno che professionale. Ma sapere cosa scrivere e come farlo è solo parte della tua missione; devi anche sapere del tuo pubblico di lettori.

Le persone tendono a leggere la tua intera e-mail o smetteranno di leggere dopo le prime due righe? Per quest'ultimo, dovrai incorporare le informazioni più importanti in primo piano. Inoltre, ricorda sempre che una volta che hai messo qualcosa per iscritto, è lì che il mondo lo vede. Sii particolarmente sensibile nelle e-mail e nei memo quando informi il personale sulle nuove attrezzature, un cambio di politica o qualsiasi rapporto. Non vuoi mai proteggere o insultare nessuno.

E non sottovalutare mai il potere dell'interpretazione errata. Considera la confusione - e le sensazioni negative - che potrebbe sorgere se tu scrivessi "Sono risentito", nel senso che hai inviato di nuovo un rapporto contro il fatto che tu sia stato offeso da qualcosa che potrebbe essere stato detto prima. Chiaramente, vuoi sapere dove inserire i trattini (rinviati) e quando devi semplicemente alzare il telefono o fermarti alla scrivania di qualcuno per una conversazione faccia a faccia.

Consultare i clienti interni Ricorda sempre che il tuo ruolo principale è quello di garantire il funzionamento efficiente dell'ufficio. Impegnarsi in una comunicazione regolare con i tuoi colleghi di lavoro può aiutarti a evitare problemi fastidiosi e ad attaccare quelli che si presentano in modo più creativo.

3. Tratta i tuoi venditori come i migliori amici:

Come fornitore di articoli per ufficio, è nel tuo interesse coltivare e sostenere relazioni solide e reciprocamente vantaggiose con i tuoi fornitori. È logico costruire un rapporto piacevole con le aziende che aiutano

4. Mantenere la tua organizzazione senza intoppi:

Proprio come ti aspetti la fedeltà da loro, devi anche dimostrare un impegno nei confronti della relazione. D'altra parte, è anche importante mantenere alte (ma giuste) aspettative. Prova a fare entrambe le cose ed è probabile che tu abbia un servizio superiore alla media a un servizio eccellente. Ma non dimenticare di confrontare il panorama dei fornitori. Come responsabile della supervisione dei costi, è tua responsabilità chiedere ai fornitori cosa possono fare per te e la tua organizzazione. Il loro compito è di mantenerti un cliente felice.

5. Mantenere un atteggiamento positivo:

Questo è abbastanza ovvio. Tuttavia, a volte dimentichiamo come un sorriso o un'osservazione intelligente possano diffondere una situazione problematica. Usando l'umorismo sul posto di lavoro, sorridendo e trasudando un atteggiamento positivo ogni volta che è possibile, sono tutte buone strategie per superare una varietà di situazioni d'ufficio. In qualità di responsabile dell'ufficio, hai una straordinaria opportunità per dare il tono, e se le persone possono contare sulla tua professionalità, saranno meno preoccupate e più impegnate a contribuire a un ambiente di lavoro positivo.

Gestione dei diritti delle risorse umane:

Un responsabile dell'ufficio che gestisce le risorse umane sarebbe considerato multitalented. Ma questo significa necessariamente che è il modo migliore di usare il tempo di quella persona? Potresti aprirti ai problemi anche se la persona non è adeguatamente addestrata. Ecco alcuni criteri che ti aiuteranno a decidere.

In una piccola azienda, un manager di ufficio potrebbe dover assumere il ruolo di responsabile delle risorse umane. Ma prima che ciò accada, assicurati che questo individuo sia adeguatamente istruito e abbia gli strumenti appropriati per svolgere i suoi compiti in modo produttivo e nei limiti delle norme e degli obblighi legali. Mille cose possono andare storte se questo individuo non è consapevole delle potenziali passività inerenti alla gestione delle risorse umane.

Ecco alcune linee guida per aiutarti a risolvere efficacemente questa situazione:

(i) Comprendere il ruolo del generalista:

Un generalista può gestire vari compiti e quindi avrà bisogno di avere una vasta conoscenza delle risorse umane. In una piccola azienda, le responsabilità variano a seconda delle esigenze dell'azienda. Ma un generalista deve anche conoscere i suoi limiti e sapere quando consultare uno specialista. Una persona non può fare tutto.

(ii) Decidi quali compiti possono essere esternalizzati:

Alcune responsabilità possono essere meglio lasciate a un consulente esterno. Un responsabile dell'ufficio che recluta nuovi dipendenti, ad esempio, potrebbe non avere il tempo di implementare un programma di formazione. L'esternalizzazione della funzione di formazione potrebbe far risparmiare tempo e denaro alla tua azienda, ma prima dovrai decidere esattamente quale tipo di formazione è necessaria. D'altra parte, il responsabile dell'ufficio può essere perfettamente in grado di supervisionare l'assunzione e la supervisione di vari lavoratori. Assicurati di controllare.

(iii) Addestrare il trainer:

Sapere ciò che non si conosce è una parte fondamentale del lavoro di nessuno, in particolare per un responsabile dell'ufficio che si occupa totalmente o parzialmente dei compiti delle risorse umane. Pertanto, un manager di ufficio deve avere familiarità con tutti gli aspetti della gestione delle risorse umane. Un corso introduttivo nella gestione delle risorse umane può essere desiderabile.

Tale programma offrirebbe informazioni sul reclutamento e la selezione; diritto del lavoro; nozioni di base sulla compensazione; benefici; orientare e formare i dipendenti; e gestione delle prestazioni. Fino a quando un responsabile di ufficio non avrà familiarità con queste aree, non ci si può aspettare che lui sappia quando chiamare uno specialista.

(iv) Priorità:

In un mondo perfetto, il tuo manager dell'ufficio può gestire tutto e far funzionare l'azienda senza problemi, qualunque cosa accada. Tuttavia, il ruolo svolto dal responsabile dell'ufficio dipende dalla complessità dell'ambiente di lavoro, dai tipi di prodotti e servizi offerti e dalla base di clienti dell'azienda.

L'assegnazione delle priorità aiuterà il responsabile dell'ufficio a evitare di trascurare compiti e responsabilità critici. Se l'assunzione di personale è una priorità, allora potrebbe essere il caso in cui il responsabile dell'ufficio deve concentrare il proprio tempo. D'altra parte, se ti concentri sull'implementazione di nuove tecnologie, allora è lì che questa persona deve passare il suo tempo. Ciò richiede una pianificazione, quindi è importante prima mappare come questi compiti saranno completati.

(v) Essere sia coerente che flessibile:

Solo perché un individuo è multitalento e può manipolare un centinaio (o più) doveri contemporaneamente non significa che lui o lei possa sempre compiere miracoli. Può sembrare così. Dopotutto, è per questo che molti dirigenti d'ufficio di successo sono praticamente indispensabili. Ma sono anche umani. Cambiare le loro funzioni lavorative da un giorno all'altro è confuso e irresponsabile.

Inoltre, ciò può minare la produttività di un'azienda. È meglio attuare una politica che consenta al responsabile dell'ufficio di svolgere regolarmente le mansioni relative alle risorse umane mantenendo tuttavia la flessibilità necessaria per soddisfare le mutevoli condizioni aziendali. In altre parole, dare al responsabile dell'ufficio gli strumenti di cui ha bisogno per portare a termine il lavoro, ma fornire il margine di manovra necessario per portare esperti in caso di necessità.

(vi) compensare di conseguenza:

Se il tuo responsabile dell'ufficio assumerà i doveri delle risorse umane, dovrai incassare in modo adeguato. Se il responsabile dell'ufficio è stato inizialmente assunto per uno scopo e poi ha aggiunto diverse funzioni delle risorse umane in seguito, dovrebbe essere ricompensato. Accumulare una responsabilità dopo l'altra, in particolare se uno non è addestrato a gestire questi doveri, può essere disastroso per una piccola azienda.

Necessità di attrezzature per ufficio:

Quando stai solo aprendo la tua attività, ci saranno molte decisioni importanti da prendere. Dove troverai l'attività? Che tipo di finanziamento è disponibile? Come puoi ottenere un vantaggio competitivo nel tuo settore? Ottenere i mobili per ufficio giusti potrebbe non creare o distruggere la tua attività, ma è comunque importante per la tua comodità e produttività.

La maggior parte delle aziende ha bisogno delle seguenti apparecchiature per ufficio nelle loro operazioni quotidiane:

(i) Scrivanie e sedie:

Ancora una volta, non è necessario acquistare gli articoli più costosi, ma prestare attenzione a quanto siano comode quelle sedie sui dipendenti che potrebbero rimanere seduti per gran parte della giornata.

(ii) Tabelle e librerie:

Ai vecchi tempi, i tavoli e le librerie pesavano una tonnellata, ma ora puoi trovare oggetti leggeri, il che li rende facili da spostare in ufficio.

(iii) Sistema telefonico:

Considerare attentamente le vostre esigenze specifiche prima di acquistare un sistema telefonico. Se sei confuso dai molti sistemi disponibili, chiedi ad altri soci in affari che cosa stanno utilizzando e se sono soddisfatti dei loro acquisti.

(iv) Apparecchiature informatiche:

PC, stampanti, scanner e monitor sono tutte parti importanti della tua attività. Ricerca ciò che è disponibile e fai acquisti con saggezza.

fotocopiatrici:

Prima di spendere soldi per una fotocopiatrice, vedi se riesci a farla franca con una stampante multifunzione o MFP. Queste macchine possono stampare, inviare fax e copiare, tutto per lo stesso prezzo di una fotocopiatrice economica. Tuttavia, se produrrai migliaia di copie al mese, probabilmente dovrai noleggiare o acquistare una copiatrice di buona qualità.

(v) Fax:

Poiché così tanti PC dispongono di funzionalità fax in questi giorni, molte aziende stanno eliminando i fax. Ma non fa mai male avere a portata di mano un piccolo modello base nel caso in cui il fax del computer non soddisfi tutte le tue esigenze. La maggior parte delle start-up (e molte attività consolidate) sono costantemente alla ricerca di modi per risparmiare denaro.

Quindi, prima di uscire e spendere le migliori attrezzature da ufficio di marca e dollaro, controlla le opzioni di attrezzature per ufficio usate. Non dimenticare di controllare gli annunci del tuo giornale locale; a volte troverete alcune grandi occasioni. Guarda anche nelle case d'asta; molte volte avranno un intero ufficio da vendere.

Alcuni dei vantaggi per l'acquisto di attrezzature per ufficio usate includono:

(i) Risparmiare denaro:

Questo è ovvio. L'acquisto usato consente di risparmiare un sacco di soldi rispetto al costo di acquistare tutto nuovo di zecca.

(ii) Risparmio di tempo:

Se in passato hai mai ordinato nuove apparecchiature per ufficio, allora sai che potrebbero essere necessarie settimane - o addirittura mesi - per completare il tuo ordine. Le probabilità sono che si può trovare un usato mobili per ufficio o presa di attrezzature nella tua città e avere tutto il necessario in pochi giorni o meno.

(iii) Salvataggio dell'ambiente:

Salvando una scrivania di legno usata dalla discarica fino alla discarica, contribuisci a proteggere l'ambiente.