Layout di Office e gestione dello spazio

Per iniziare con una chiara visione degli obiettivi, fare liberamente riferimento ai principi generali della pianificazione del layout disponibili per considerare attentamente le particolari esigenze spaziali dell'impresa, e seguire un solido approccio passo-passo nella pianificazione effettiva del layout.

La disposizione degli uffici può essere definita come la disposizione delle apparecchiature all'interno dello spazio disponibile. Gestione dello spazio Può essere pensato come uno spazio che produrrà la massima produttività ed efficacia al minimo costo.

La disposizione degli uffici è importante a causa dei suoi effetti sul flusso di lavoro, sull'economia delle superfici e delle attrezzature, sul comfort e sulla soddisfazione dei dipendenti e sulle impressioni dei visitatori. La pianificazione del layout può essere eseguita in modo più efficace se incorporata nella pianificazione di un nuovo edificio.

Opportunità sono fornite in questo momento per uno studio attento dei requisiti di spazio. Una stretta collaborazione tra l'architetto edile e i dirigenti dell'azienda può assicurare la disponibilità di spazio in tipi e quantità che faciliteranno l'esecuzione del lavoro dell'organizzazione. Il problema più comune, tuttavia, è quello di dover disporre di strutture per uffici in un edificio che non è stato adattato alle esigenze delle imprese particolari. Lo spazio è spesso limitato e le unità devono essere installate nello spazio disponibile.

In entrambe le situazioni, l'approccio di base alla pianificazione del layout è praticamente lo stesso. È saggio iniziare con una chiara visione degli obiettivi, fare liberamente riferimento ai principi generali della pianificazione del layout disponibili per considerare attentamente le particolari esigenze spaziali dell'impresa e seguire un approccio passo dopo passo nella pianificazione effettiva del progetto. disposizione. Queste fasi verranno ora considerate nella sequenza presentata.

Obiettivi del layout dell'ufficio:

Gli obiettivi generali del layout di ufficio includono:

1. Flusso di lavoro efficace

2. Spazio che è ampio e ben utilizzato

3. Conforto e soddisfazione dei dipendenti

4. Facilità di supervisione

5. Impressione favorevole su clienti e visitatori

6. Ampia flessibilità per le diverse esigenze

7. Capacità bilanciata delle attrezzature e del personale in ogni fase del flusso di lavoro

La gestione di una determinata impresa deve determinare quale di questi obiettivi, o di altri, è più importante per il successo dell'operazione. Di particolare importanza è l'obiettivo di un buon flusso di lavoro. Le attrezzature devono essere disposte in modo tale che il lavoro segua un flusso rettilineo il più vicino possibile in modo tale che i ritardi siano ridotti al minimo. In assenza di un flusso di lavoro pianificato, non è insolito trovare lavoro che fluisce in tutte le direzioni avanti, indietro e attraversando percorsi precedenti - con il risultato che i documenti vengono gestiti in modo eccessivo e che il personale deve impegnarsi in spostamenti inutili.

Un tipico esempio è nella gestione degli ordini. Se il flusso di lavoro è efficace, l'ordine avrà origine nella stanza della posta e passerà quindi direttamente all'ufficio di controllo dell'inventario, all'unità di determinazione dei prezzi, al reparto di battitura degli ordini e a tutte le altre unità che devono occuparsi dell'ordine prima che sia completato. Se il flusso di lavoro è inefficace, l'ordine può percorrere distanze inutilmente grandi, ripercorrere il percorso, incrociare percorsi precedenti ed essere interrotto in vari punti.

I seguenti test sul flusso di lavoro sono stati trovati efficaci per la maggior parte delle organizzazioni:

1. Controllare il backtracking e l'incrocio incrociato del grafico e del flusso di lavoro di tracciamento.

2. Elaborare i diagrammi di processo delle procedure dominanti coinvolte nella superficie del pavimento in esame, controllando in particolare le distanze percorse e il tempo di ritardo tra le operazioni. Un approccio alternativo può essere la tempistica di fasi produttive nella procedura e trovare la differenza.

3. Controllare i colli di bottiglia misurando la capacità produttiva totale dei lavoratori e delle attrezzature assegnate a ciascuna operazione in una procedura, quindi confrontare Un semplice "diagramma del collo", può "mostrare condizioni di fuori equilibrio e dimostrare che la velocità complessiva è limitata dall'operazione con la più piccola capacità.

4. Osserva se alcuni lavoratori sono costantemente sotto pressione, mentre altri spesso rimangono senza lavoro.

5. Osserva se una grande percentuale di lavoratori è costantemente in piedi. Una media del 10 percento è considerata un massimo adatto per l'efficienza in molti uffici.

Lo spazio dovrebbe essere adeguato e adatto alle esigenze del lavoro e dei dipendenti. Le considerazioni sul flusso di lavoro e di costo indicano che lo spazio disponibile dovrebbe essere ben utilizzato. Il comfort e la soddisfazione dei dipendenti possono essere fortemente influenzati dall'impaginazione, dalle condizioni di disagio, dalla convenienza delle strutture di servizio per i dipendenti e dalla posizione adatta con riferimento alle fonti di luce sono alcune delle esigenze di questa categoria.

La facilità di supervisione può essere influenzata dal posizionamento del supervisore in riferimento ai dipendenti, dalla concentrazione o dispersione dei dipendenti, dall'accessibilità ai dipartimenti correlati e da altri fattori di layout.

Un'impressione favorevole su clienti e visitatori è di estrema importanza quando gli estranei vedono in tutto o in parte l'area dell'ufficio. Una disposizione e un uso efficaci di attrezzature e arredi moderni possono fare molto per creare un ufficio efficiente, attraente e attraente, migliorando così l'immagine pubblica dell'azienda. La flessibilità dovrebbe essere sufficiente per consentire di modificare prontamente il layout quando giustificato da esigenze di lavoro, Fluttuazioni di volume; i cambiamenti di enfasi nel servizio clienti e la crescita normale sono alcuni dei motivi per cui è necessaria flessibilità.

Principi essenziali del layout di Office:

I dirigenti d'ufficio possono dare un contributo importante all'efficienza operativa. Di molto aiuto possono essere le dichiarazioni più dettagliate dei principi di layout; questi riassumono le esperienze di molte aziende e forniscono guide specifiche per il pianificatore di layout.

Il valore principale di tale affermazione di principi sta nel suo uso come lista di controllo in relazione a una situazione reale.

Segue una dichiarazione di principi selezionati:

1. Il lavoro dovrebbe fluire continuamente in avanti, il più vicino possibile in linea retta.

2. I dipartimenti e le divisioni che hanno funzioni simili e correlate devono essere collocati l'uno vicino all'altro per ridurre il tempo di viaggio.

3. I gruppi di servizi centrali, come i pool stenografici, le sale file e le unità per l'elaborazione dei dati dovrebbero trovarsi in una posizione comoda vicino ai dipartimenti e ai dipendenti che li utilizzano.

4. I mobili e le attrezzature devono essere disposti in simmetria lineare, con qualsiasi posizionamento angolare di banchi e sedie riservato al personale di vigilanza.

5. Le indennità di spazio dovrebbero essere adeguate alle esigenze di lavoro e al comfort dei dipendenti,

6. I mobili e le attrezzature di dimensioni uniformi offrono una maggiore flessibilità e un aspetto più uniforme.

7. I corridoi dovrebbero essere abbastanza larghi in modo che le persone che camminano non possano sfiorare le scrivanie dei dipendenti. Ci dovrebbe essere un corridoio non ostruito dall'area della reception alla fontanella, ai servizi igienici, ecc. Per motivi di sicurezza, è necessario prevedere un accesso libero alle uscite e alle uscite antincendio.

8. I dipendenti dovrebbero di solito affrontare nella stessa direzione, con i supervisori collocati nella parte posteriore dei gruppi di lavoro.

9. I banchi devono essere disposti in modo tale che nessun dipendente sia costretto ad affrontare una fonte di luce discutibile. Ove possibile, l'illuminazione dovrebbe, colpire l'area di lavoro del dipendente dall'alto e 'leggermente dietro, il dipendente.

10. Le unità che utilizzano apparecchiature rumorose, come le macchine per l'elaborazione di dati, potrebbero dover essere suddivise per evitare di disturbare altre unità.

11. I dipendenti il ​​cui lavoro richiede una stretta concentrazione possono giustificare partizioni parziali o totali.

12. Le unità che hanno un forte contatto con il pubblico dovrebbero essere situate in modo tale da essere facilmente accessibili al pubblico senza disturbare altri dipartimenti.

13. Grandi blocchi rettangolari di spazio facilitano il flusso di lavoro e offrono una maggiore flessibilità.

14. Conservare da reparti di visione pubblica in cui il lavoro è necessariamente disordinato.

15. Fornire luce e aria condizionata adeguati per tutti i dipendenti.

16. Trova gli uffici privati ​​necessari dove interferiscono meno.

17. Considerare le esigenze del personale e delle attrezzature, sia presenti che future.

Stendere l'ufficio Chi e quando?

Chi dovrebbe gestire il lavoro di stendere l'ufficio? Se l'azienda ha un direttore amministrativo, probabilmente coordinerà i piani di layout per l'organizzazione e potrebbe fare gran parte della pianificazione dettagliata. Se esiste un reparto pianificazione o metodi, il lavoro dettagliato della pianificazione del layout verrà probabilmente relegato a uno o più specialisti del personale che sono disponibili per aiutare i dirigenti generali e i capi reparto quando necessario.

Se non ci sono specialisti, il lavoro di pianificazione del layout può essere delegato ad una persona che ha l'interesse e il tempo necessari per rendere giustizia a questa importante impresa. In ogni caso, è una buona idea discutere dei piani presenti e proposti con il capo reparto e i dipendenti coinvolti, questo può produrre alcuni suggerimenti eccellenti, ed è quasi certo che si otterrà un grado più elevato di cooperazione rispetto a quello che sarebbe altrimenti raggiungibile.

Quando dovrebbe essere studiato il layout dell'ufficio? Ogni volta che si verifica una situazione che richiede una modifica del layout. Nello specifico, il piano di layout dovrebbe essere studiato quando ci sono cambiamenti nelle procedure, aumenti o diminuzioni del numero di persone richieste o inadeguatezze nello spazio corrente.

I cambiamenti nella procedura sono un segnale per rivedere il layout dell'ufficio a causa dell'interdipendenza delle procedure e della disposizione degli uffici. Ad esempio, se si decide di installare una macchina contabile che cambierà le varie procedure di fatturazione e registrazione in ufficio, sarà necessario riorganizzare l'ufficio per localizzare correttamente la macchina e prendersi cura delle modifiche nell'assegnazione del lavoro dei dipendenti. influenzato dall'installazione della macchina, .

Aumenti e diminuzioni del personale in determinate unità sono un segnale per rivedere il layout dell'ufficio, dal momento che il piano di layout è in gran parte regolato dal numero di personale in ufficio. Ad esempio, se si decide di trasferire le funzioni di riproduzione dell'ufficio a un'organizzazione centrale, sarà necessario riorganizzare l'ufficio per assorbire lo spazio precedentemente occupato dalle attrezzature di produzione e dal personale.

L'inadeguatezza dello spazio attuale è anche uno spunto per rivedere il layout dell'ufficio. Si può scoprire che l'inadeguatezza deriva da una cattiva disposizione, che può essere facilmente modificata, o si può scoprire che c'è semplicemente spazio insufficiente fornito per l'ufficio e che una richiesta di spazio aggiuntivo dovrebbe essere fatta per la gestione.

Inoltre, ogni ufficio dovrebbe seguire un piano di revisione periodica del layout dell'ufficio. Questa recensione, che dovrebbe essere fatta ogni due o tre anni, è importante. In realtà, è opinione diffusa che un layout di un ufficio che non è stato rivisto per tre anni è probabilmente sbagliato, l'ufficio è un'entità dinamica e mutevole; l'ufficio progressivo apporta modifiche periodiche e necessarie per soddisfare le mutevoli esigenze.

Prima di intraprendere un importante programma di impaginazione, il manager amministrativo dovrebbe consultarsi con il top management e raggiungere un accordo sugli standard da osservare nell'assegnare lo spazio a diversi livelli di dipendenti. Tali standard si dimostreranno una guida utile nella pianificazione e forniranno una base per l'uniformità nell'assegnazione dello spazio attraverso l'organizzazione. È anche una buona idea imparare dal top management quali piani esistono per espandere o contrarre le dimensioni dell'ufficio. Ad esempio, è bene sapere se c'è qualche piano in considerazione per decentralizzare una qualsiasi delle funzioni attuali ora eseguite.

Inoltre, è bene scoprire quanto più possibile, essere appreso riguardo al volume delle vendite e delle operazioni di servizio previste, poiché il volume di lavoro determinerà il numero di dipendenti necessari e la dimensione dello spazio richiesto. Se, per esempio, un'impresa sta intraprendendo una vigorosa campagna pubblicitaria che dovrebbe aumentare le vendite di un terzo, si dovrebbe tentare di convertire le vendite anticipate in equivalenti requisiti di spazio per il nuovo personale che sarà necessario per gestire questi ordini.

Dovrebbe essere raggiunto un accordo anche in merito a questioni quali le dimensioni delle scrivanie da fornire ai dipendenti; tipi e dimensioni di schedari; se si debbano utilizzare partizioni mobili e parziali invece di partizioni piene e permanenti nella creazione di corridoi e uffici privati; e se i mobili componibili e componibili dovrebbero essere usati al posto degli stili standard di mobili per ufficio.

Strumenti per la pianificazione:

In molte organizzazioni, lo strumento principale di layout è uno schizzo approssimativo che mostra la forma e le dimensioni dello spazio disponibile. Mentre lo schizzo approssimativo può essere sufficiente in alcuni casi, strumenti aggiuntivi consentiranno una pianificazione più precisa del layout "In molti casi sarà utile avere un progetto dell'area disponibile, un disegno in scala dello spazio del pavimento e modelli o modelli di tali proprietà fisiche come scrivanie, sedie e file. Questi strumenti per la pianificazione del layout dell'ufficio sono discussi brevemente nei paragrafi seguenti.

Progetto dell'area disponibile:

Ciò sarà utile nel fornire misurazioni accurate e nel determinare la posizione esatta delle strutture nello spazio preso in considerazione. Il piano fornirà inoltre informazioni che saranno necessarie in relazione alla posizione delle prese elettriche e dei cavi elettrici e telefonici.

Un disegno in scala dello spazio del pavimento:

Il layout dovrebbe essere tracciato su questo disegno, preferibilmente sulla base di un quarto di pollice al piede. Inoltre, dovrebbero essere indicati l'ubicazione dei locali di riposo, le scale, i corridoi, le finestre, le prese elettriche, le altalene delle porte, le unità di riscaldamento e tutte le partizioni permanenti. Fare riferimento al progetto per assicurare la precisione in tutte le misurazioni. Questo disegno fornisce una vista grafica dell'area dell'ufficio e delle sue strutture e consente uno studio efficace di intere aree come se si dovesse attraversare lo spazio stesso.

Modelli o modelli di oggetti fisici da utilizzare nello spazio:

I modelli sono forme di carta, tagliate in scala, che rappresentano lo spazio richiesto da ciascun articolo di arredamento e attrezzature in ufficio. I modelli possono essere acquistati in pacchetti o possono essere fatti a mano. I modelli sono semplicemente figure tridimensionali di legno o plastica che rappresentano, scrivanie, file e altri pezzi di equipaggiamento. Questi modelli, che possono essere acquistati in scala per dimensioni, sono utili per accelerare la pianificazione del layout. L'uso di modelli e modelli consente di immaginare esattamente come apparirà un determinato piano di layout di ufficio.

Diagrammi di flusso e diagrammi di flusso:

Sono estremamente utili nella pianificazione del layout, in particolare nel focalizzare l'attenzione sulla distanza percorsa, i tempi di ritardo e i flussi di lavoro irregolari quali incroci e backtracking.

Passi nell'allestire l'ufficio:

È importante che la persona designata a gestire la stesura di un ufficio familiarizzi con il piano di organizzazione e le procedure principali. Dovrebbe inoltre accertarsi che siano state esplorate le possibilità di semplificazione del lavoro in modo che le procedure attuali siano pianificate e quanto più efficienti possibile.

Successivamente, assemblerà gli strumenti di layout necessari e seguirà questi passaggi nella pianificazione del layout dell'ufficio:

1. Discutere con ciascun supervisore e capo reparto le esigenze di spazio presenti e future, e la direzione e il piano di flusso di lavoro su tutte le operazioni in ufficio. Ciò è importante non solo per fornire all'individuo una visione più ravvicinata delle operazioni di lavoro, ma anche per soddisfare il requisito che i supervisori e il personale dirigente siano consultati ogni volta che vengono presi in considerazione cambiamenti o innovazioni.

2. Fare riferimento al progetto e quindi preparare un disegno per ridimensionare lo spazio preso in considerazione, mostrando la posizione di tali elementi come finestre, porte e colonne.

3. Formulare un piano provvisorio del layout dell'ufficio, disponendo modelli o modelli sul disegno in scala che è stato realizzato. Osserva i principi del buon layout. Qualsiasi compromissione su alcuni principi dovrebbe dipendere dall'importanza relativa dell'impresa rispetto ai diversi obiettivi. Potrebbe essere necessario un notevole dispendio di tempo e ingegnosità per organizzare e riorganizzare modelli o modelli fino a trovare il giusto piano di layout. Ottieni l'approvazione finale da tutto il personale direttamente interessato.

4. Identificare tutti gli elementi dell'attrezzatura sul piano di layout, quindi etichettare i componenti dell'apparecchiatura in modo che corrispondano e effettuare il movimento effettivo in un momento in cui la confusione sarà ridotta al minimo.

Requisiti di spazio nel layout di Office:

I requisiti di spazio variano in modo considerevole, a seconda di fattori come le dimensioni dei mobili e degli articoli da utilizzare nello spazio, la forma dello spazio disponibile e la posizione di strutture permanenti come ascensori, scale, finestre, aree di riposo ed uscite . Il seguente elenco di indennità spaziali suggerite sarà utile nella maggior parte delle situazioni:

Queste figure, ovviamente, sono solo delle guide; ciò che sarà meglio per un determinato ufficio dipenderà dalle circostanze. Come è evidente, un fattore importante in qualsiasi programma di utilizzo dello spazio riguarda le dimensioni dei banchi utilizzati e il modo in cui sono organizzati banchi e file. I banchi sono disponibili in diverse dimensioni.

Per la maggior parte, le scrivanie da 54 a 32 pollici sono fornite per impiegati, le scrivanie da 60 a 34 pollici sono fornite per impiegati di livello superiore e le scrivanie 66 da 36 pollici e 76 da 36 pollici sono fornite per i dirigenti di alto livello. È essenziale pianificare un nuovo ufficio per prendere una decisione in merito alle dimensioni della scrivania che verranno utilizzate in tutta l'organizzazione per diversi livelli di dipendenti.

La disposizione dello scrittorio è un fattore importante nel calcolo dei requisiti di spazio. È necessario uno spazio considerevolmente maggiore se ogni scrivania è centrata e circondata dallo spazio del corridoio piuttosto che se le scrivanie sono raggruppate da un capo all'altro in unità di due e tre banchi.

Uffici privati:

La misura in cui gli uffici privati ​​sono forniti ai dipendenti dipenderà, su, i desideri e il giudizio della direzione. Ogni caso potrebbe dover essere trattato separatamente. In alcune organizzazioni, viene creato un certo grado di privacy dando al personale manageriale una bassa inferriata intorno alle loro scrivanie. Tuttavia, tale accordo non fornisce all'individuo la libertà dalla distrazione e dal rumore, che è l'obiettivo principale di un ufficio privato.

Tra le domande che possono essere poste nel decidere se dare o meno a un impiegato un ufficio privato sono, il seguente:

1. Ha una posizione di prestigio sufficiente a giustificare il suo avere, un ufficio privato?

2. Il suo lavoro richiede un livello di concentrazione che può essere meglio fornito da un ufficio privato?

3. Il suo lavoro interferirebbe con il lavoro degli altri?

4. Il suo lavoro comprende attività, di natura confidenziale o è ", spesso conferisce con altri, su questioni che possono essere gestite al meglio, nella privacy di un ufficio privato?

Sembra poco che gli uffici privati ​​dovrebbero essere forniti per la maggior parte dei dirigenti di alto livello.

Tuttavia, è bene valutare attentamente gli svantaggi degli uffici privati:

1. Il personale di vigilanza non ha lo stretto contatto che è possibile, in un'area aperta.

2. Viene consumato più spazio sul pavimento.

3. Un flusso di lavoro regolare e ininterrotto è più difficile da raggiungere.

4. I problemi di climatizzazione e illuminazione sono complicati.

5. Gli uffici privati ​​sono più costosi da costruire e mantenere.

Per tali ragioni, esiste una diffusa tendenza a fornire ampie aree aperte per le operazioni d'ufficio e ad affidare la supervisione ai dipendenti di vigilanza di prima linea e, a volte, a dirigenti di livello superiore come sovrintendenti e responsabili di reparto. La necessità occasionale di una completa privacy può essere soddisfatta in modo soddisfacente attraverso la fornitura di una o più sale riunioni. È evidente anche una tendenza verso gli uffici privati ​​più piccoli.

Laddove si desideri una privacy limitata per il personale di supervisione o per i dipendenti il ​​cui lavoro richiede una concentrazione ravvicinata, partizioni sminuite o unità modulari possono fare un ottimo lavoro di combinazione della privacy con l'economia dello spazio. Apparecchiature di questo tipo saranno descritte in una sezione seguente.

Utilizzo massimo dello spazio ufficio:

Il massimo utilizzo dello spazio ufficio è diventato un criterio sempre più importante per la gestione, in considerazione dei costi crescenti dello spazio. Nella produzione di clerici stropicciati si compensano in parte i maggiori costi del clero; quindi, qualsiasi contributo che una migliore gestione dello spazio può dare alla produttività del clero sarà riflesso direttamente.

I tassi medi per lo spazio ufficio sono aumentati rapidamente negli ultimi anni. I fattori che incidono su questi maggiori costi sono la maggiore domanda di spazi per uffici migliorata le condizioni di lavoro - illuminazione, aria condizionata e decorazione - e maggiori costi di costruzione. L'aumento dei costi strutturali è richiesto in parte dalle macchine più grandi e pesanti oggi utilizzate in molti uffici.

La maggior parte delle installazioni di elaborazione dati richiede pavimentazioni appositamente rinforzate, nonché condizionatori e condutture speciali per cavi. Come regola generale, la pianificazione del layout di ufficio è per metà semplice aritmetica e metà giudizio per la parte del management. La parte aritmetica deriva dal moltiplicare le indennità di spazio suggerite dal numero di persone in ciascuna categoria.

Il giudizio arriva nella disposizione fisica di infissi e, mobili e nella progettazione dell'ambiente del layout dell'ufficio. JJ Murphy ha sviluppato cinque principi di base per il massimo utilizzo dello spazio ufficio per guidare la parte del giudizio del design del layout dell'ufficio. Questi principi sono combinati di seguito con alcuni principi sviluppati da Duffy, Inc., un'organizzazione di pianificazione e progettazione spaziale di New York.

1. Fornire un'adeguata illuminazione. Si consigliano cinquanta o ottanta piedi di candele di illuminazione per ridurre il premio posto sullo spazio adiacente alle finestre. La Illuminating Engineering Society sta promuovendo più luce in tutto l'ufficio, in media circa tre volte più degli standard accettabili attuali. La società sostiene che l'illuminazione aumentata riduce significativamente l'affaticamento dei dipendenti.

2. Fornire insonorizzazione acustica. Questo è essenziale per mantenere il livello di rumore entro limiti accettabili, in particolare in considerazione del maggiore utilizzo delle macchine da ufficio. Una grande compagnia di assicurazioni ha installato materiali acustici nel suo ufficio principale e il livello di rumore è sceso del 15% circa. Ci sono stati risultati, diminuzioni nel numero di errori di battitura e nel turnover e assenteismo.

3. Fornire una ventilazione adeguata. Troppo spesso l'aria condizionata e il trattamento dell'aria diventano inadeguati all'aumentare delle dimensioni della forza lavoro. Sono necessari sforzi speciali per mantenere un trattamento aereo sufficiente per la massima efficienza dei dipendenti.

4. Fare un uso minimo di partizioni permanenti e semi-permanenti. Ciò consente la massima flessibilità nella progettazione, non occupa molto spazio sul pavimento e non ostacola la progettazione di illuminazione e di climatizzazione. In effetti, dovrebbero essere eliminati più muri e porte possibili, poiché una porta utilizza circa diciotto piedi quadrati di spazio ufficio e un muro occupa circa sei pollici di spazio Ace.

5. Massimizzare l'uso di unità modulari di arredamento. Questo aiuta a minimizzare corsia e spazio di lavoro e allo stesso tempo fornisce privacy a molti dipendenti.

6. Utilizzare lo "spazio superiore". Ciò comporta l'utilizzo delle aree sopra gli archivi di file per gli scaffali di stoccaggio. Questo spazio può, in molti casi, eliminare una o più stanze private utilizzate per lo stoccaggio e le attività varie. Alcune stime mostrano che oltre $ 1.000 all'anno vengono risparmiati in affitto da soli per un ufficio privato da 12 a 15 piedi.

7. Utilizzare lo spazio vicino agli ascensori e agli ingressi per la ricezione e la visualizzazione. Il servizio di reception può essere altrettanto efficace se stabilito adiacente all'ingresso piuttosto che indietro all'interno dell'area di lavoro dell'ufficio.

8. Elimina le stanze private per i segretari. I segretari possono essere comodamente e comodamente collocati, individualmente o in piccoli gruppi, in foyer o corridoi al di fuori degli uffici direzionali, con notevoli risparmi in termini di spazio.

9. Invia file morti o inattivi a un magazzino privato per l'archiviazione. I magazzini di proprietà e gestiti sono piuttosto costosi, con una media di oltre $ 5 per piede quadrato.

10. Enfatizzare la flessibilità. Forse il fattore più importante nell'utilizzo dello spazio ufficio è la flessibilità. La natura e la struttura mutevoli dell'ufficio - il personale ampliato, l'aumento delle attività commerciali - oltre al continuo sviluppo dell'automazione e dell'elettronica, e l'aumento del numero di contratti di locazione a lungo termine hanno richiesto strutture flessibili che possano essere adattate a questi cambiamenti. I nuovi design modulari consentono cambi di layout pressoché infiniti semplicemente spostando una dimensione ridotta a una partizione. La flessibilità può anche essere raggiunta attraverso l'affitto di spazi per uffici con disposizioni per la crescita o la diminuzione, a seconda delle necessità.

Non ci sono panacee per il layout dell'ufficio. La considerazione delle semplici guide di cui sopra, tuttavia, dovrebbe fornire la massima produttività con lo spazio ufficio esistente. Non si sa mai fino a quando non vengono tentati i cambiamenti necessari e le disposizioni riviste, ma in vista dell'aumento dei costi dello spazio, viene sottolineata la necessità di prestare attenzione all'efficienza dello spazio. Una quantità considerevole di semplice giudizio è necessaria per ottenere un uso efficace e massimo dello spazio ufficio.

Nuovi sviluppi nel layout:

Partizioni mobili:

Molti edifici per uffici moderni utilizzano partizioni mobili quasi esclusivamente in uffici privati. Queste partizioni, realizzate in metallo, legno, plastica o vetro, offrono interessanti separazioni tra gli uffici e offrono ai dirigenti il ​​prestigio e la privacy di cui hanno bisogno. Queste partizioni possono essere spostate facilmente ed economicamente come richiesto. È possibile ottenere partizioni mobili che sono condizionate dal suono e che forniscono agli occupanti una completa privacy. Il costo è molto inferiore a quello delle solite partizioni permanenti.

Le partizioni mobili e sminuzzate, da 4 a 6 piedi e oltre, offrono ai dipendenti la maggior parte dei vantaggi della privacy e del prestigio, senza i conseguenti svantaggi delle partizioni complete. Quando vengono utilizzate le partizioni basse, gli uffici possono essere riscaldati, ventilati e illuminati utilizzando apparecchiature standard; Non sono necessari apparecchi di illuminazione separati e condotti di riscaldamento.

Unità modulari:

Uno degli sviluppi recenti più significativi nel campo della disposizione degli uffici è quello delle unità modulari, queste unità normalmente consistono in una scrivania combinata e un armadietto con una superficie di lavoro in cima a ciascuna e partizioni mobili smerigliate. Queste unità combinano efficacemente la privacy, un facile accesso ai materiali di lavoro e l'economia dello spazio. Unitizing è anche un dispositivo popolare per risparmiare spazio e allo stesso tempo fornire ai dipendenti un elemento di privacy.

Un approccio sistemistico al layout di Office:

Quello che potrebbe rivelarsi un approccio rivoluzionario all'impaginazione dell'ufficio è la procedura "sistemi" o "paesaggio d'ufficio" sviluppata nel 1960 dal team Quickborner for Planning and Organization, una società di consulenza manageriale tedesca. Utilizzato in diversi nuovi edifici per uffici in Europa negli ultimi anni, questo approccio sta iniziando ad attirare l'attenzione diffusa negli Stati Uniti.

Secondo i sostenitori dell'approccio sistemico alla progettazione di uffici, l'ufficio tradizionale è progettato all'indietro: è costruito attorno alla gerarchia organizzativa come riflesso nell'organigramma, non attorno al flusso di informazioni e documenti cartacei attraverso l'ufficio. Proprio come un impianto di produzione è organizzato attorno al flusso di materiale, l'ufficio dovrebbe essere progettato in base al flusso di informazioni.

Pertanto, l'approccio sistemico al layout dell'ufficio inizia con un'analisi del flusso di documenti e del flusso di comunicazioni orali in un'organizzazione. Una volta che questi due flussi di comunicazione sono stati identificati e descritti un layout di ufficio che consente di ottenere un'efficienza ottimale nel modo in cui le informazioni possono essere determinate.

Un ufficio tipico progettato in base al flusso di comunicazioni che si svolgono all'interno dell'area di lavoro. Si noti che i normali moduli da ufficio quadrati o rettangolari sono stati eliminati e sostituiti con disposizioni curvilinee.

Teoricamente, un tale progetto, mentre appare disorganizzato e casuale per l'osservatore casuale, consente un'efficienza ottimale nel flusso di informazioni e quindi aumenta l'efficacia organizzativa complessiva. Una delle caratteristiche distintive del panorama degli uffici o dell'approccio sistemico è l'uso dello spazio aperto; le aree degli uffici sono divise dal minor numero possibile di muri fissi; l'atmosfera è uno degli spazi aperti e la libertà.

Secondo gli sviluppatori di questo approccio, la facilitazione delle comunicazioni e del flusso di lavoro richiede che tutte le unità, sezioni e reparti che lavorano insieme si trovino il più vicino possibile ed essere separate dal minor numero possibile di muri permanenti.

Per garantire la privacy o per separare le aree dell'ufficio l'una dall'altra, vengono utilizzati armadi di file, unità di stoccaggio, fioriere e schermi al posto dei muri; quindi, non solo il flusso di comunicazione migliorato rimuovendo gli impedimenti, il libero scambio di informazioni ma anche l'estrema flessibilità nella disposizione degli uffici è quasi istantaneamente disponibile per corrispondere ai cambiamenti nel flusso di lavoro. Tuttavia, per raggiungere "tale flessibilità, l'uniformità nell'illuminazione, nella climatizzazione e nell'acustica è assolutamente essenziale.

Errori nel layout:

Alcuni tipi di errori nel layout dell'ufficio sembrano così comuni da giustificare una menzione speciale:

1. C'è la tendenza a venerare il layout originale. Anche se i requisiti di lavoro possono cambiare drasticamente e anche dove l'ufficio può essere trasferito in nuovi trimestri, il vecchio piano di layout può essere continuato semplicemente a causa di precedenti.

2. C'è ancora la tendenza a pianificare uffici in forma più o meno permanente che separano i vari uffici e corridoi con partizioni pesanti e integrate. Di conseguenza è difficile e costoso apportare modifiche anche se la direzione vuole produrle.

3. Vi è una tendenza per i dirigenti più vocali a ottenere più spazio per i loro dipartimenti e dipendenti rispetto a quelli assegnati ad altri dipartimenti. Le decisioni finali riguardanti le allocazioni di spazio e il layout dovrebbero essere prese da qualcuno con un punto di vista generale e un'autorità sufficiente per assicurare allocazioni di spazio giuste ed eque.

4. Vi è la tendenza a consentire ai responsabili di reparto e ai supervisori di pianificare i propri layout senza assistenza tecnica dal gruppo metodi o procedure. Laddove i layout sono pianificati da coloro che non hanno una conoscenza specifica dei fondamenti coinvolti, il risultato generale è spreco di spazio, inefficienza, ecc.

Spostare l'ufficio:

La maggior parte delle organizzazioni d'ufficio si muove in qualche momento durante la loro esistenza. Questa può essere un'esperienza dolorosa e inquietante, ma non è necessario se pianificata correttamente. Una mossa di ufficio ben pianificata ha diversi elementi significativi.

Questi sono brevemente discussi di seguito:

1. Informare i dipendenti e i clienti con largo anticipo. I dipendenti naturalmente resistono al cambiamento e sono particolarmente inclini a dubitare del passaggio a una nuova sede. Le domande che necessitano di una risposta sono: su quale piano lavoreranno; quale tipo di decorazione e arredamento; se ci sono finestre nella nuova posizione; che tipo di strutture alimentari, parcheggio per auto private e mezzi pubblici; dove altri reparti saranno posizionati nel nuovo layout e molti altri.

I dipendenti dovrebbero essere resi il più familiare possibile con la nuova posizione prima del trasloco. Le riunioni di piccoli gruppi sono mezzi eccellenti per i dirigenti che rispondono a tali domande e spiegano personalmente la mossa. L'interesse del dipendente per quanto riguarda la mossa dovrebbe essere sviluppato e mantenuto attraverso l'uso efficace delle pubblicazioni aziendali e delle lettere personali. I clienti dovrebbero anche essere inclusi nel programma educativo e invitati a visitare le nuove strutture. Una certa confusione regnerà durante il trasferimento, ma gli sforzi informativi adeguati lo ridurranno al minimo.

2. I dettagli del nuovo layout dovrebbero essere studiati attentamente. Gli incarichi dipartimentali dovrebbero essere stabiliti saldamente, così come le posizioni delle unità, le singole scrivanie e le attrezzature varie. Se possibile, ai dipendenti dovrebbe essere mostrato il nuovo layout, con tutte le singole posizioni indicate. I piani dettagliati dovrebbero includere l'ubicazione del telefono e delle prese elettriche.

Dovrebbe essere presa in considerazione la futura percentuale di fabbisogno di spazio è una guida generalmente accettata; tuttavia, l'indennità deve essere fatta alla luce della crescita o dell'espansione anticipata della singola impresa. Nella pianificazione del layout, attrezzature pesanti e file devono essere collocati lungo le pareti esterne o sopra le traverse strutturali per evitare di sovraccaricare il pavimento.

3. Pianificare lo spostamento durante un fine settimana o durante un periodo di sospensione nel volume di lavoro. Productivity will be low for a short time after the move while the employees become adjusted to their new surroundings and to altered requirements of work flow imposed by the new and different arrangements of organisational units, but it will improve as employees become adjusted to the more modern or spacious environment.

4. Tag and number all items of furniture, fixtures, and equipment. Each piece of property should be tagged to identify the unit and department to which it belongs and its exact location in the new layout. Different coloured tags can be used for each room, department, or floor.

The schedule of the move can then be planned around the identification tags; that is, first to be moved is department A 1, red tags, floor—, room—, going to the— floor, room—. This allows an orderly move in planned, controlled sequence. The equipment going to the most distant corner should be moved first, and that going next to the entrance, last.

5. Certain employees should be assigned definite responsibilities at both the old and new locations. These employees can provide valuable assistance in coordinating the move, helping to direct traffic, and answering numerous questions.

6. Obtain the necessary support and help from the local traffic department to facilitate loading and unloading the moving vans.