Misurazione del lavoro d'ufficio: importanza e processo

Leggi questo articolo per conoscere l'importanza e il processo di misurazione del lavoro d'ufficio.

Importanza della misurazione del lavoro d'ufficio:

In parole semplici, "misurare i mezzi significa determinare la qualità. La misurazione del lavoro riguarda quindi la qualità ".

La misurazione del lavoro può essere descritta come il programma di misurazione del volume di lavoro completato e la quantità di tempo impiegato per completare questo lavoro.

Esistono due elementi di base che consentono agli standard stabiliti di essere utili nelle seguenti condizioni:

1. Determinazione della necessità di manodopera:

I requisiti di manodopera per ogni funzione in ufficio sono determinati con l'aiuto del tempo standard. Ad esempio, se in un ufficio il numero di fatture digitate in un giorno è di cento e un dattilografo impegnato nell'ufficio conta 50 fatture, allora ci saranno due dattilografi richiesti per lo stesso.

2. Pianificazione e distribuzione del carico di lavoro:

Questo standard aiuta a distribuire il lavoro sugli operai ea lavorare in modo uniforme. Quindi la misurazione del lavoro aiuta ad evitare le uguaglianze.

3. Confronto tra le prestazioni:

Lo standard aiuta a confrontare le prestazioni. Questo viene fatto con l'aiuto dell'indice di utilizzo che viene calcolato dividendo il numero di ore standard prodotte in un centro di lavoro per il numero di ore effettive impiegate.

Determinazioni del costo:

Lo standard temporale fornisce le basi per la determinazione del costo delle diverse unità di lavoro. Questo è possibile perché lo standard temporale per ogni funzione o parte di funzione può essere convertito in standard di costo. Ciò è particolarmente utile in un'organizzazione in cui una funzione è composta da molte parti.

Fornire salari fondamentalmente incentivi:

Poiché lo standard temporale aiuta a misurare l'efficienza, ogni lavoratore o gruppo di lavoratori può essere premiato per l'efficienza sulla base delle prestazioni e del morale migliorato. Quindi il morale dei dipendenti è migliore poiché sanno cosa gli viene richiesto in termini di qualità e quantità di output. Si riconosce così un lavoratore migliore.

Aiuta a installare Office System and Procedures:

Dal momento che l'Office Manager conosce il volume dell'output e il suo costo, è in grado di ridurre i costi del sistema dell'ufficio. Se è necessario modificare un metodo, una progettazione o una tecnica o intraprendere una maggiore meccanizzazione, il costo attualmente sostenuto e da sostenere in futuro a causa di modifiche verrà confrontato. Qualsiasi modifica sarebbe consentita solo se è possibile una riduzione dei costi.

Aiuta in Office Audit:

La misurazione del lavoro aiuta a stabilire standard di prestazioni. Questi standard aiutano nella verifica dell'ufficio, poiché aiutano a valutare le prestazioni del dipendente e del gruppo di lavoro.

Processo di misurazione del lavoro d'ufficio:

Il processo di misurazione del lavoro può essere illustrato da un semplice diagramma:

A. Standardizzazione:

1. Miglioramento e standardizzazione dei metodi di lavoro:

Lo standard temporale dovrebbe essere impostato solo dopo che il metodo di lavoro è stato migliorato e standardizzato. Questa azione garantisce che i compiti da misurare vengano eseguiti nel modo più efficiente possibile. Inoltre garantisce che tutti i dipendenti eseguano il lavoro allo stesso modo.

2. Determinazione dei compiti da misurare:

I compiti da misurare sono determinati e classificati. Prima di iniziare il processo di misurazione, vengono classificati anche tutti gli elementi o parti. Spetta ai supervisori approvare le descrizioni delle attività e le loro classificazioni.

3. Definizione delle unità di misura:

L'unità in base alla quale un lavoro deve essere misurato deve essere definita adeguatamente. L'unità di lavoro sarebbe diversa per diversi tipi di lavoro. Tuttavia, sarebbe essenziale disporre di un'unità facile da identificare, contare e comprendere.

4. Istituzione di procedure per la segnalazione:

È necessario stabilire una procedura per la segnalazione in base alla quale i conteggi della produzione necessari in tempi di unità, ore lavorate e altre date sono raccolti e segnalati periodicamente. Generalmente, questa responsabilità è affidata al supervisore del centro di lavoro.

B. da record e prestazioni passati:

Nel caso della misurazione del lavoro d'ufficio, vengono prese in considerazione le prestazioni passate dei dipendenti dell'ufficio e le loro prestazioni. Man mano che sempre più meccanizzazioni si sono verificate nel nostro paese, lo standard diventerebbe più necessario.

Cambiando i metodi erratici di stima o di congettura, il lavoro può essere misurato e lo standard può essere impostato con l'aiuto dei seguenti metodi:

1. Metodo delle performance passate:

Con questo metodo vengono analizzati i record per stabilire lo standard. L'impostazione standard sulla base delle performance passate può essere basata sulla base delle migliori prestazioni o viene presa in considerazione la peggiore performance. È un metodo semplice che può essere installato senza costi in larga misura.

2. Metodo di analisi del tempo:

È anche conosciuto come il metodo di registrazione del tempo. I seguenti passaggi sono coinvolti in questo metodo:

(a) Ogni attività svolta durante il giorno è identificata.

(b) Ad ogni attività identificata viene dato un semplice codice.

(c) Un foglio speciale di analisi del tempo viene preparato ogni settimana da ogni lavoratore in cui registra le sue prestazioni per un periodo di una settimana o un mese.

(d) I dati della performance così registrati sono analizzati, modificati e revisionati, e viene preparato un foglio di analisi del tempo per ogni dipartimento, sul quale ogni attività è sintetizzata da un numero di codice. Il rapporto così preparato fornisce il tempo totale speso per ogni attività in un determinato reparto.

(e) Ora la quantità totale prodotta è divisa per il numero di ore trascorse che fornisce le basi per gli standard temporali, e il confronto può essere fatto tra i vari dipartimenti sulla base di questi standard temporali.

Questo metodo è semplice e può essere installato senza molti costi aggiuntivi. Il principale svantaggio del metodo è che i dati raccolti sono soggettivi e tali dati sono inaffidabili, poiché le indennità per tempo personale non sono registrate dai singoli dipendenti.

3. Metodo di campionamento del lavoro:

Con questo metodo, un analista esperto prima di tutto scompone tutti i fattori coinvolti nello studio. Le osservazioni casuali sono registrate sul lavoro svolto dai vari individui. Come trascorrono il loro tempo e ciò che producono sono registrati.

Quindi viene preparato un rapporto per il lavoro di tutto il dipartimento interessato e viene fatta un'osservazione sul tempo impiegato per ciascun lavoro. Il metodo di campionamento del lavoro è scientifico e i dati ottenuti con questo metodo sono molto più affidabili rispetto al metodo dell'analisi del tempo.

Questo metodo ha due importanti inconvenienti:

Sono necessari analisti esperti e il metodo potrebbe essere antieconomico se la dimensione del campione necessaria per produrre risultati corretti è troppo grande.