Le prime 7 procedure per i materiali d'acquisto
La seguente procedura di acquisto è generalmente seguita:
1. Determinazione del budget di acquisto:
Gestore acquisti prepara un budget di acquisto per il prossimo esercizio finanziario. Il budget di acquisto viene preparato con l'aiuto del dipartimento di pianificazione della produzione. Contiene informazioni dettagliate sulla quantità da acquistare, sulla qualità dei materiali, sul tempo di acquisto e sulle fonti di approvvigionamento. Un programma di materiali e componenti necessari per vari lavori, noto come distinta materiali, è anche prescritto per elaborare i dettagli del budget di acquisto. Una distinta base è anche utile per esercitare il controllo sull'utilizzo dei materiali.
2. Ricevuta della richiesta d'acquisto:
Il responsabile degli acquisti avvia l'azione per l'acquisto dei materiali solo quando riceve una richiesta per lo stesso. I capi magazzinieri e dipartimentali inviano i giustificativi di richiesta al reparto acquisti fornendo i dettagli dei materiali richiesti dai loro reparti ecc. Una richiesta di acquisto è un modulo utilizzato come richiesta formale al reparto acquisti per acquistare materiali.
Questo modulo è preparato dal custode del magazzino per i normali materiali di magazzino e dal capo dipartimentale per materiali specifici non stoccati come articoli regolari. Il negoziante sa quando è necessario avviare un'azione o nuovi acquisti. Egli invierà la richiesta quando i materiali raggiungono il livello di riordino. Conserva una copia della requisizione con lui per riferimento futuro. È sulla base della richiesta di acquisto che gli ordini vengono effettuati per i materiali.
3. Determinazione delle fonti di approvvigionamento:
Gestore acquisti rimane in contatto con vari fornitori di materiali. Le quotazioni sono invitate per l'acquisto di articoli specifici. Dopo aver ricevuto le quotazioni viene effettuato uno studio comparativo riguardante i termini e le condizioni offerte. I fattori da prendere in considerazione includono prezzo, quantità, qualità, tempi di consegna, termini di pagamento, sconti commerciali e reputazione dei fornitori. Dopo aver esaminato vari fattori, viene presa una decisione definitiva sul fornitore di beni.
4. Ordine di piazzamento:
Dopo aver selezionato un fornitore, viene inviato un ordine di acquisto formale per la fornitura di beni. Un ordine di acquisto viene inviato su un modulo stampato ed è debitamente autorizzato dal responsabile degli acquisti. Questo ordine dovrebbe contenere dettagli su quantità, qualità, prezzo, modalità di consegna, termini di pagamento, ecc. L'ordine di acquisto autorizza il venditore a spedire i beni specificati in esso. Stabilisce una relazione contrattuale tra l'acquirente e il venditore.
5. Follow-up dell'ordine d'acquisto:
Un ordine d'acquisto normalmente ha una data entro la quale i beni devono essere consegnati È nell'interesse dell'organizzazione che le merci siano ricevute in tempo per mantenere un flusso ininterrotto di materiali. Si può ricordare ai fornitori la data di consegna della merce. Un follow-up dell'ordine di acquisto è necessario per ricevere le scorte nel tempo.
6. Ricevuta e ispezione dei materiali:
Nelle grandi preoccupazioni il compito di ricevere materiali è assegnato al reparto acquisti, mentre in piccole preoccupazioni questo lavoro è svolto dal custode del negozio. Dopo aver disimballato le merci, la loro quantità viene confrontata con quella fornita nella consegna. Qualsiasi discrepanza negli articoli è segnalata al reparto acquisti. Anche le specifiche e la qualità delle merci vengono verificate in questa fase.
7. Controllo delle fatture:
Infine, il reparto acquisti controlla le fatture fornite dal venditore con quella dei propri record. La quantità, la qualità, il prezzo, i termini, ecc. Sono confrontati con quelli indicati nell'ordine d'acquisto. Dopo aver effettuato il controllo completo, le fatture vengono inviate al dipartimento degli account per il pagamento.
