Fattori essenziali per rendere efficace il controllo: 4 fattori
Il sistema di controllo non può funzionare da solo. È inoltre necessario eseguire una serie di altre funzioni per rendere efficace il controllo.
I seguenti fattori sono essenziali per rendere utile il sistema di controllo:
1. Pianificazione:
La pianificazione è il primo prerequisito per rendere efficace il controllo. La pianificazione implica la definizione degli obiettivi e quindi la decisione sulla linea di condotta appropriata. Prima di tutto vengono stabiliti gli obiettivi organizzativi e quindi vengono decisi gli obiettivi dipartimentali o sezionali. Gli obiettivi sono gli obiettivi per il raggiungimento dei quali tutte le energie sono raggruppate. Gli obiettivi devono essere specifici in modo tale da poter determinare il loro conseguimento, la linea di condotta predeterminata dovrebbe essere utilizzata per raggiungere vari obiettivi.
Il controllo si preoccupa di scoprire se gli obiettivi sono stati raggiunti o meno. Se i risultati non sono conformi agli standard stabiliti, vengono verificate le deviazioni. Il controllo riguarda l'individuazione di deviazioni e l'adozione di misure correttive. Se il rendimento è basso, è necessario adottare misure immediate per impostare le cose correttamente.
Il controllo può essere esercitato solo quando gli obiettivi sono stabiliti ei piani saranno efficaci solo quando saranno correttamente implementati. Il controllo non può essere esercitato senza pianificazione. La pianificazione deve precedere il controllo. È essenziale pianificare prima e quindi esercitare il controllo per la sua attuazione.
2. Azione:
L'azione tempestiva da parte del manager è essenziale per l'esercizio del controllo. Il manager dovrebbe dare le linee guida adeguate ai suoi subordinati per svolgere varie funzioni. Invece di scoprire i difetti in seguito, sarà opportuno guidare prima in modo che le cose siano fatte in modo sistematico. Oltre a tutte le precauzioni possono esserci alcune deviazioni.
Le deviazioni dovrebbero essere segnalate al più presto. Qualsiasi ritardo nella loro segnalazione ritarderà anche un'azione correttiva. Il manager dovrebbe dare istruzioni in modo tale che ogni volta che la prestazione è al di sotto degli standard 'allora sarà segnalato all'autorità appropriata.
Ci dovrebbe essere un'azione rapida per prendere misure correttive. Non ci sarà alcun uso di riportare una deviazione se non viene corretta al più presto. Per rendere il controllo efficace, il manager dovrebbe fornire linee guida adeguate per svolgere un lavoro, riportando una deviazione e intraprendendo azioni correttive. In assenza di un piano di azione il controllo non può essere esercitato in modo efficace.
3. Delega di autorità:
La delega dell'autorità è essenziale per l'esercizio del controllo. Il processo di controllo prevede la valutazione delle prestazioni, l'accertamento delle deviazioni e l'adozione di misure correttive. Tutti questi passaggi richiedono un qualche tipo di autorità.
Quando chiediamo al direttore di produzione di aumentare la produzione del 20% nell'anno in corso, richiederà un'autorità:
(a) Impiegare più lavoratori;
(b) dare incentivi ai lavoratori per migliorare le loro prestazioni;
(c) Prendere provvedimenti disciplinari contro i lavoratori inefficienti.
A meno che non sia delegata un'autorità appropriata, nessun controllo sarà possibile, quindi la delega dell'autorità è un prerequisito per il sistema di controllo.
4. Flusso di informazioni rapido:
Ci dovrebbe essere un feedback adeguato di informazioni per esercitare il controllo. Le prestazioni dei subordinati dovrebbero arrivare al manager al più presto. Questo gli permetterà di prendere misure di rettifica. I passi suggeriti per migliorare l'efficienza dovrebbero anche raggiungere i subordinati al più presto in modo che siano in grado di agire sulla base del consiglio.
Il fattore tempo è molto importante nella segnalazione. Se i rapporti sulle prestazioni vengono ritardati, le misure per migliorarlo saranno anche in ritardo. Un controllo efficace può essere esercitato solo se il flusso di informazioni sia verso l'alto che verso il basso è immediato.
