Forma di organizzazione del comitato (una panoramica)

Comitato di organizzazione: bisogno, tipi, vantaggi e altri dettagli!

Un certo numero di persone può riunirsi per prendere una decisione, decidere una linea di condotta, consigliare gli ufficiali di linea su alcune questioni, è una forma di organizzazione del comitato. È un metodo di pensiero collettivo, giudizio aziendale e decisione comune. A un comitato possono essere assegnate alcune funzioni manageriali o alcuni servizi di consulenza o di esplorazione possono essere previsti da esso. Un comitato non è un tipo di organizzazione separato in quanto tale. Ma è un metodo per legare persone o gruppi ai reparti di linea per consulenza e guida nella pianificazione e nell'esecuzione aziendale. Un gruppo di persone competenti e interessate raccoglie i loro pensieri per facilitare il processo decisionale.

A volte c'è bisogno di avere l'opinione di altre persone per prendere decisioni importanti. Il pensiero di persone diverse viene messo insieme attraverso deliberazioni e discussioni e vengono raggiunte decisioni comuni. A causa di informazioni e analisi collettive, i comitati hanno maggiori probabilità di trovare soluzioni a problemi complessi. Con la crescita dell'organizzazione il bisogno di un comitato è più.

Necessità di comitati:

Il motivo principale delle commissioni è garantire un giudizio comune su questioni amministrative.

I comitati sono istituiti per i seguenti motivi:

1. Le commissioni forniscono un forum per lo scambio di idee tra i membri dell'organizzazione.

2. Lo scambio di idee tra i membri può generare alcuni suggerimenti e raccomandazioni che possono essere utili per l'organizzazione.

3. Ci può essere una discussione appropriata sui problemi attuali e gli sforzi sono fatti per trovare soluzioni.

4. Le commissioni possono anche essere necessarie per stabilire e sviluppare politiche organizzative.

Tipi di commissioni:

Diversi comitati possono essere formati con ID e scopi diversi. Alcuni comitati possono essere solo consultivi v alcuni possono svolgere funzioni manageriali.

Ci sono seguenti tipi di commissioni:

1. Comitati formali e informali:

Se un comitato formato come parte della struttura organizzativa e delegato ad alcuni doveri e autorità, è un comitato formale e un comitato informale possono essere formati per affrontare qualche problema, il manager può chiamare alcuni esperti per aiutarlo ad analizzare un problema e suggerire un adeguato soluzione. L'amministratore delegato può convocare una riunione di capi dipartimentali e alcuni esperti per trovare una soluzione ad alcuni problemi. In entrambi i casi si tratta di un comitato informale.

2. Comitati consultivi:

Questi sono i comitati per i consigli di linea su determinate questioni. I dirigenti di linea possono riferire alcuni problemi o problemi a un comitato per un consiglio. Il comitato raccoglierà informazioni sul problema e consiglierà la soluzione per lo stesso. I dirigenti di linea hanno il potere di accettare, modificare o respingere i suggerimenti dei comitati consultivi. Questi comitati non hanno poteri gestionali e non possono esercitare le loro opinioni sui dirigenti di linea.

3. Comitati di linea:

Potrebbero esserci commissioni con poteri manageriali. Invece di dare lavoro a una persona, potrebbe essere assegnato a un certo numero di dirigenti. I comitati con poteri amministrativi sono chiamati comitati lineari o plurali. I comitati di linea aiutano a pianificare politiche e programmi aziendali e organizzano gli sforzi per l'adempimento di questi piani, ecc. Questi comitati dirigono e controllano anche le attività dei dipendenti per raggiungere gli obiettivi organizzativi.

Vantaggi della forma di organizzazione del comitato:

La forma di organizzazione del comitato presenta i seguenti vantaggi:

1. Raggruppamento di pareri:

I membri dei comitati provengono da diversi background e aree di competenza e hanno punti di vista e valori diversi. Quando le persone con varie abilità si siedono insieme e discutono di un problema, vengono evidenziati vari aspetti del caso e vengono valutati i pro ei contro. L'opinione comune aiuterà a prendere una visione realistica del problema.

2. Migliore coordinamento:

La forma di organizzazione del comitato porta più coordinamento tra i diversi segmenti dell'organizzazione quando i rappresentanti dei diversi dipartimenti siedono insieme, capiscono e apprezzano le difficoltà che devono affrontare gli altri. Questo tipo di franchi dibattiti aiuta a fissare gli obiettivi dei diversi dipartimenti e si ottiene un migliore coordinamento attraverso questo tipo di processo decisionale.

3. Bilanciamento delle visualizzazioni:

Questo tipo di organizzazione aiuta a bilanciare le opinioni espresse da persone diverse. C'è una tendenza a enfatizzare troppo gli aspetti del proprio dipartimento ignorando il carattere interdipendente dei problemi dei diversi dipartimenti. Un comitato aiuta a far emergere una visione concordata del problema tenendo conto delle opinioni divergenti espresse in tali riunioni.

4. Motivazione:

I comitati sono composti da manager e subordinati. Le opinioni dei subordinati ricevono riconoscimento e importanza. Li incoraggia e li fa sentire come parte integrante del processo decisionale. Tali commissioni stimolano il morale dei subordinati e li motivano a migliorare le loro prestazioni.

5. Dispersione di potere:

La concentrazione del potere in poche persone può portare ad un abuso di autorità e decisioni sbagliate. Diffondendo i poteri tra i membri del comitato questo problema può essere risolto.

6. Migliore accettazione delle decisioni:

Le decisioni prese dalle commissioni sono meglio accettate dai subordinati. Le decisioni di un individuo possono essere autocratiche mentre le commissioni decidono in una prospettiva più ampia dell'organizzazione. Dal momento che varie figure di persone sono rappresentate nelle commissioni, queste decisioni sono meglio accettate.

7. Comunicazione migliore:

È un forum migliore per discutere questioni di reciproco interesse e raggiungere determinate conclusioni. Queste decisioni possono essere correttamente comunicate ai subordinati attraverso i membri del comitato. I membri trasmetteranno informazioni corrette e autentiche e trasmetteranno anche il contesto di tali decisioni.

8. Formazione esecutiva:

I comitati forniscono un buon forum per i dirigenti della formazione. Imparano il valore dell'interazione, delle dinamiche di gruppo e delle relazioni umane. Sono esposti a vari punti di vista e imparano l'arte di prendere decisioni e risolvere problemi organizzativi.

Debolezza del Comitato Forma dell'Organizzazione:

Questa forma di organizzazione soffre delle seguenti debolezze:

1. Ritardo:

Lo svantaggio principale della forma di organizzazione del comitato è il ritardo nell'assunzione delle decisioni. Un numero di persone esprime i propri punti di vista nelle riunioni e viene impiegato molto tempo per prendere una decisione. Anche la fissazione delle riunioni del comitato richiede molto tempo. Viene emesso un ordine del giorno e viene fissata una data di convenienza per la riunione. Il processo decisionale è molto lento e molte opportunità di business potrebbero andare perse a causa di decisioni tardive.

2. Compromesso:

In generale, vengono fatti sforzi per raggiungere le decisioni di consenso. Viene preso il punto di vista della maggioranza come decisione unanime del comitato. Il pensiero della minoranza può essere valido ma non può essere perseguito per essere scelto. Potrebbero accettare meno di una soluzione ottimale, a causa del timore che se la loro soluzione si rivelasse errata, verranno incolpati per questo.

3. Nessuna responsabilità:

Nessuna responsabilità individuale da stabilire se queste decisioni sono sbagliate. Ogni membro del comitato cerca di difendersi dicendo che risolve una soluzione diversa. Se la responsabilità non è fissa, allora è la debolezza dell'organizzazione.

4. Dominazione di alcuni membri:

Alcuni membri cercano di dominare nelle riunioni del comitato. Cercano di spingere il loro punto di vista sugli altri. L'aggressività di alcuni membri li aiuta a prendere la maggioranza con loro e la visione delle minoranze viene ignorata. Questo tipo di processo decisionale non è nell'interesse dell'organizzazione.

5. Relazioni tese:

A volte le relazioni tra i membri del comitato o con gli altri diventano tese. Se alcuni membri prendono posizioni divergenti su alcune questioni, alcuni potrebbero sentirsi offesi. Nel caso in cui un problema riguardante altre persone sia discusso in una commissione e i membri che prendono posizione non graditi da quelle persone potrebbero offenderli. Le discussioni negli incontri sono generalmente divulgate ad altri dipendenti. Alcune decisioni spiacevoli potrebbero non essere apprezzate da coloro che sono influenzati negativamente. Colpisce i rapporti dei dipendenti non solo sul posto di lavoro, ma anche a livello personale.

6. Mancanza di efficacia:

Il ruolo dei comitati non è efficace in tutti i settori. I comitati possono essere utili nei casi in cui si tratta di questioni riguardanti il ​​risarcimento o le questioni interpersonali. I comitati possono non essere efficaci laddove le politiche devono essere inquadrate e sono necessarie decisioni rapide. L'iniziativa individuale sarà più efficace in questi casi. Quindi i comitati hanno un ruolo limitato da svolgere.

Linee guida per i membri della commissione:

Al fine di rendere efficace il funzionamento delle commissioni, i membri dovrebbero seguire queste linee guida:

1. I membri devono assicurarsi che l'atmosfera delle riunioni sia cordiale e informale.

2. I membri devono esprimere le loro opinioni in modo chiaro e logico e ascoltare le reazioni con calma.

3. Il disaccordo non dovrebbe essere ignorato. Non dovrebbero scendere a compromessi solo per il gusto dell'armonia. Le critiche dovrebbero essere dirette ai problemi e non alle persone.

4. Dovrebbe essere assicurato che il presidente non domini eccessivamente. Le sue opinioni dovrebbero essere trattate allo stesso modo di quelle degli altri. Le sue opinioni non dovrebbero essere considerate come definitive.

5. Il disaccordo in riunione non dovrebbe essere preso a livello personale. Lo spirito di concorrenza dovrebbe essere evitato e la cooperazione dovrebbe essere migliorata.

Tutte queste linee guida non solo smusseranno i comitati di lavoro, ma li renderanno anche uno strumento efficace dell'organizzazione.