I primi 16 passaggi per ridurre al minimo le frodi nel pagamento degli stipendi

Le seguenti misure possono essere prese per ridurre al minimo il rischio di frode:

1. Un confronto tra le carte lavoro o le carte lavoro pezzo e le carte tempo inattivo dovrebbe essere fatto con le carte orario alla fine di ogni settimana per vedere se c'è una differenza di tempo in due tipi di registrazione del tempo dei lavoratori. Ciò renderà difficile l'inclusione dei falsi lavoratori in quanto sia la carta del tempo che il lavoro o la tessera di lavoro devono essere falsificati per avere la frode.

2. Nel caso in cui le retribuzioni siano pagate in base al metodo della percentuale di cottimo o ad uno schema di incentivi, la quantità di lavoro svolta dai lavoratori deve essere attentamente calcolata dopo un'adeguata ispezione e misurazione in modo tale che il pagamento per il lavoro in eccesso non possa essere effettuato.

3. Il lavoro straordinario dovrebbe essere consentito da un funzionario responsabile. Se l'ufficiale si sente giustificato, dovrebbe dare per iscritto l'ordine di assunzione degli operai sugli straordinari.

4. Un numero di persone dovrebbe essere impegnato nella preparazione dei fogli paga. Due impiegati dovrebbero esaminare i tempi e le carte lavoro o le tessere pezzo per vedere che non ci sono irregolarità. Il terzo impiegato deve compilare i nomi e il numero di lavoratori, le retribuzioni, le ore lavorate e l'importo lordo delle retribuzioni. Il quarto impiegato dovrebbe verificare il lavoro svolto già e calcolare l'importo netto degli stipendi dopo aver effettuato le detrazioni relative al Fondo di previdenza, Imposta sul reddito, ESI, (assicurazione statale dei dipendenti), multe, se presenti. Il quinto cancelliere è di controllare attentamente l'intero lavoro per vedere che non ci sono errori nel foglio dei salari.

5. Tutte le persone impegnate nella preparazione del foglio paga dovrebbero firmarlo e dovrebbero essere certificate come corrette e firmate dal responsabile dei lavori.

6. Il cassiere deve ritirare l'importo esatto come indicato dai fogli paga sotto la colonna della retribuzione netta. Le banconote e le monete devono essere ottenute dalla banca nelle denominazioni più idonee in modo che non vi siano difficoltà di pagamento. Il cassiere non dovrebbe essere associato alla preparazione dei fogli paga.

7. Le buste che indicano i nomi dei lavoratori e gli importi in essi contenuti devono essere preparati. Dovrebbe essere visto che la persona che carica i pagamenti e anche la persona che fa le buste paga non deve in alcun modo essere associata alla preparazione del foglio paga.

8. Per evitare l'inclusione di manichini, la busta paga e le buste paga dovrebbero essere esaminate da funzionari responsabili che occasionalmente seguono il principio del campionamento casuale.

9. Gli stipendi dovrebbero essere pagati reparto per dipartimento e ai lavoratori di un dipartimento dovrebbe essere chiesto di essere presenti contemporaneamente. Anche il caporeparto del dipartimento dovrebbe essere presente per identificare i destinatari delle retribuzioni. Oppure, una busta paga che mostra i dettagli dei calcoli delle retribuzioni dovute a un lavoratore dovrebbe essere data a ciascun dipendente dal suo caporeparto. Il dipendente consegna la ricevuta al cassiere e ottiene il pagamento. Il modello della busta paga è indicato nella pagina successiva.

10. Il pagamento per la produzione rifiutata e difettosa e il tempo di inattività devono essere effettuati solo se autorizzati da un'autorità competente.

11. Dovrebbe essere presa la giusta precauzione per effettuare il pagamento ai lavoratori, che diventano assenti al momento del pagamento. In nessun caso, i salari di un lavoratore dovrebbero essere pagati ad un compagno di lavoro o ad un membro della famiglia del lavoratore a meno che non dia una lettera di autorizzazione scritta dal lavoratore interessato. Tale lettera di autorità dovrebbe essere certificata come corretta dal responsabile dei lavori.

12. I salari non reclamati devono essere richiesti e i motivi stabiliti. Gli stipendi devono essere conservati nell'ufficio della cassiera per un certo periodo di tempo dopo il quale questi dovrebbero essere accreditati su un conto "Salari non pagati" e depositati su un conto bancario speciale in attesa di richiesta.

13. A volte, un alto funzionario dell'azienda deve visitare personalmente il luogo in cui vengono pagati gli stipendi per verificare che venga seguita la corretta procedura di pagamento delle retribuzioni.

14. Per ridurre al minimo le possibilità di frode, il pagamento ai lavoratori occasionali dovrebbe essere effettuato in presenza di un funzionario responsabile e l'agente che impiega lavoratori causali non dovrebbe essere associato al pagamento delle retribuzioni.

15. La scheda delle retribuzioni deve essere preparata in tempo utile affinché i lavoratori possano essere pagati in tempo. Secondo la legge sul pagamento delle retribuzioni, 1936 le retribuzioni devono essere pagate entro 7 giorni dalla chiusura del periodo per cui sono pagati i salari se il numero dei lavoratori è fino a 1.000 e entro 10 giorni se il numero di lavoratori è superiore a 1.000 .

16. Le retribuzioni dovute ai lavoratori impiegati nei siti dovrebbero essere pagate da un funzionario della sede centrale.