Top 14 tecniche di controllo
Questo articolo mette in luce le prime quattordici tecniche di controllo utilizzate in un'organizzazione. Alcune delle tecniche sono: 1. Osservazione personale 2. Controllo di bilancio 3. Analisi di pareggio 4. Analisi del rapporto 5. Controllo dei costi 6. Audit interno 7. Rapporti statistici 8. Controllo di gestione 9. Rendimento dell'investimento e altri.
Control Technique # 1. PersonalObservation :
L'osservazione personale delle prestazioni effettive dei subordinati sul posto di lavoro è il metodo di controllo più efficace, diretto e più antico.
I manager devono tenere una discussione con le persone il cui lavoro è sotto controllo e devono osservare le operazioni effettive.
Vi sono certi tipi di informazioni e di impressioni che possono essere trasmessi solo attraverso il contatto faccia a faccia - osservazione personale e conversazione. L'osservatore personale sa esattamente cosa è sbagliato e può intraprendere rapidamente le azioni necessarie. L'osservazione personale ha anche un impatto psicologico sui dipendenti.
Cercano di ottenere prestazioni migliori quando sanno che saranno osservati personalmente dal loro superiore. Pertanto, i manager possono mantenere la disciplina del lavoro tra i dipendenti.
Ai direttori superiori immediati viene dato ampio potere di adottare le misure necessarie per controllare le attività dei subordinati come e quando richiesto. Poiché i dirigenti superiori sono consapevoli delle difficoltà e dei problemi dei loro subordinati relativi all'ambiente di lavoro e ad altre lamentele, possono prendere provvedimenti immediati per prevenire la resistenza alle misure di controllo.
Tuttavia, l'osservazione personale può avere un impatto negativo in alcuni casi. Gli impiegati auto-motivati non amano essere controllati da vicino.
Anche questo sistema di controllo richiede molto tempo. Inoltre, ci può essere l'influenza del pregiudizio personale dell'osservatore che può influenzare la valutazione. I dirigenti hanno la responsabilità di implementare gli obiettivi organizzativi indipendentemente dalle tecniche di controllo che utilizzano.
L'osservazione personale coinvolge in gran parte la valutazione delle prestazioni umane. Pertanto, il successo dell'osservazione personale come strumento di controllo dipende dalla quantità di informazioni che un manager può raccogliere attraverso questo metodo.
Control Technique # 2. Controllo di bilancio:
(A) Significato:
"Controllo di bilancio" è il processo di utilizzo dei budget per confrontare le prestazioni effettive con le corrispondenti prestazioni di bilancio al fine di scoprire le deviazioni e rimuovere gli scostamenti aggiustando le stime di budget o correggendo le cause delle deviazioni.
Un budget è uno strumento estremamente utile per controllare le operazioni quotidiane dell'impresa. Fornisce uno standard in base al quale è possibile valutare le prestazioni effettive per scoprire le deviazioni dai risultati pianificati. Questa informazione consente ai responsabili di intraprendere azioni correttive per portare i risultati effettivi in conformità con i piani. Il controllo di bilancio è una tecnica di controllo efficace e ampiamente utilizzata.
(B) caratteristiche:
Le caratteristiche importanti del controllo di bilancio sono le seguenti:
1. Il controllo di bilancio formula un piano o fissa un obiettivo di rendimento che diventa la base per misurare lo stato di avanzamento delle attività nell'organizzazione.
2. Cerca di valutare i risultati delle attività in termini di quantità in modo che il risultato reale possa essere confrontato con il risultato preventivato.
3. Richiama l'attenzione dei gestori sulla deviazione tra ciò che è pianificato e ciò che viene realizzato in modo che possano essere intraprese azioni necessarie per rimuovere la deviazione e attuare gli obiettivi delle attività. Quindi, non controlla direttamente le attività; ma indica dove sono necessari controlli e misure correttive.
(C) Vantaggi:
Il controllo di bilancio porta al massimo utilizzo delle risorse al fine di garantire il massimo rendimento in quanto fornisce aiuti alla pianificazione, al coordinamento e al controllo manageriale. I vari vantaggi del controllo di bilancio sono i seguenti:
1. Il controllo di bilancio costringe i gestori a pianificare le loro attività. Poiché l'allocazione del budget viene effettuata sulla base della natura delle attività intraprese in una sezione o in un dipartimento, i gestori devono definire quali attività progettano per il futuro.
2. Il controllo di bilancio è pienamente interessato a obiettivi numerici concreti, non ha ambiguità in relazione agli obiettivi. Pertanto, ogni manager dell'organizzazione è sicuro di ciò che si aspetta che faccia. Offre l'opportunità di una valutazione obiettiva delle prestazioni e dell'autoesame.
3. Poiché il controllo di bilancio mantiene un rigido controllo sulle attività nell'organizzazione, conduce a un utilizzo cauto delle risorse. Suscita gli sforzi per raggiungere gli obiettivi e tuttavia li mantiene entro i confini ben definiti.
4. Aiuta indirettamente la pianificazione manageriale ai livelli più alti. Il controllo di bilancio fornisce un mezzo efficace con il quale i gestori possono delegare l'autorità senza sacrificare il controllo generale.
5. Il processo di controllo di bilancio promuove la cooperazione tra varie sottounità dell'organizzazione. Essendo uno strumento di pianificazione, porta le attività dei vari dipartimenti in una prospettiva globale. Questo ispira lo spirito di squadra e aiuta nel coordinamento.
6. Incoraggia il libero flusso di informazioni tra varie unità dell'organizzazione.
7. Promuove attività equilibrate nell'organizzazione. Il volume di ciascuna attività dipende dagli obiettivi dell'organizzazione. Quindi, ogni attività deve essere eseguita in proporzione alle altre attività.
8. Il controllo di bilancio, come dispositivo di controllo, è molto preciso, preciso e preciso. Un budget fornisce gli standard rispetto ai quali vengono eseguiti i sistemi di controllo. In questo modo, i manager possono controllare se i loro sforzi procedono nella giusta direzione.
9. Il controllo di bilancio indica qualsiasi scostamento tra la prestazione effettiva e la prestazione prevista. Questo viene comunicato molto rapidamente e i gestori possono intraprendere azioni correttive per superare le deviazioni.
10. Può anche identificare le ragioni che sono responsabili della deviazione tra i budget e quelli effettivi. Quindi, fornisce la direzione per le necessarie azioni di controllo.
(D) Problemi:
Sebbene il controllo di bilancio sia uno strumento vitale e importante per pianificare, coordinare e controllare le attività in un'organizzazione, ha alcuni problemi. Quindi, i manager dovrebbero essere ben consapevoli di questi problemi al fine di prendere precauzioni adeguate per minimizzare l'impatto di questi inconvenienti.
I problemi del controllo di bilancio sono descritti di seguito:
1. Il controllo di bilancio affronta problemi dovuti all'incertezza del futuro. I budget sono preparati sulle ipotesi di eventi futuri in un certo modo. Ma a causa di cambiamenti nelle situazioni, i budget non diventano sempre significativi e affidabili per ottenere il controllo.
2. Un budget è solo una supposizione. Pertanto, si può porre la domanda sulla sua utilità per essere usato come standard rispetto al quale misurare le prestazioni e intraprendere azioni.
3. Potrebbe funzionare contro il morale delle persone all'interno dell'organizzazione, in particolare se il sistema di controllo di bilancio funziona correttamente.
4. Il controllo di bilancio è un processo complicato di controllo. Potrebbe generare pressioni interne e conflitti.
5. È un sistema di controllo costoso e dispendioso in termini di tempo. Non può essere applicato nelle piccole imprese.
6. Il sistema di controllo di bilancio necessita di un sacco di scartoffie che il personale tecnico può risentire. In realtà, non si adatta alle proprie aree di specializzazione. Pertanto, l'applicabilità del processo di controllo del budget potrebbe essere limitata.
Control Technique # 3. Analisi di pareggio:
(A) Significato:
L'analisi di pareggio è una tecnica importante per il controllo dei costi. È un'analisi delle interrelazioni tra il costo di produzione, il volume di produzione e l'ammontare dei profitti. È anche noto come "Analisi del profitto del volume dei costi". I costi sono di due tipi: fisso e variabile. Le relazioni sono mostrate su un grafico chiamato 'Break-even Chart' come indicato in Fig. 8.4.
In questo grafico, l'asse X rappresenta il volume delle vendite in migliaia di unità, mentre l'asse Y rappresenta il costo di produzione e il fatturato delle rupie lakh. La linea di costo fisso è orizzontale rispetto all'asse X e la linea di costo totale viene tracciata verticalmente dall'intersezione della linea di costo fissa sull'asse Y.
La linea delle entrate è stata tracciata attraverso il punto zero sull'asse Y. Il punto "B" in corrispondenza del quale la linea di ricavo totale interseca la linea di costo totale è noto come "Punto di pareggio" (BEP). A questo punto non c'è profitto e nessuna perdita. Lo spread a destra di questo punto rappresenta il profitto e lo spread a sinistra rappresenta la perdita. Il volume delle vendite è di 50.000 unità a cui il costo totale e le entrate totali (Rs. 5 lakhs) sono uguali.
BEP = Costi fissi / Prezzo di vendita unitario - Costo variabile per unità
(B) Vantaggi:
I vantaggi di Break-even Analysis sono indicati di seguito:
1. Il diagramma di pareggio rappresenta graficamente il costo totale e le entrate di vendita a vari livelli di vendita. Aiuta a determinare il volume minimo di vendite a cui i costi sono completamente recuperati e oltre il quale è possibile guadagnare. È un utile strumento di controllo manageriale.
2. L'analisi di pareggio può essere applicata per stimare i profitti a diversi livelli di attività o per stimare il turn-over per i profitti desiderati.
3. Separando i costi fissi e i costi variabili, consente ai gestori di esercitare il controllo sulle spese variabili.
4. L'analisi di pareggio è utile ai manager per il processo decisionale e la preparazione dei budget.
(C) Svantaggi:
L'analisi di pareggio soffre di alcune limitazioni. Questi sono elencati di seguito:
1. La classificazione dei costi e la loro relazione che sono assunti in questo strumento non è sempre possibile.
2. In questa analisi, si presume che i prezzi dei fattori, la tecnologia e tutte le altre cose siano costanti. Ma questo non è sempre vero. In realtà, sono dinamici.
3. I costi fissi rimangono fissi solo fino a un certo livello di attività e, dopo questo livello, aumentano considerevolmente.
Control Technique # 4. Ratio Analysis:
(A) Significato:
Un "rapporto" è una relazione aritmetica tra due figure. 'Analisi del rapporto' è uno studio dei rapporti tra vari elementi o gruppi nella scheda finanziaria di un'organizzazione. Con l'aiuto di tale analisi, si può giudicare l'efficienza delle prestazioni finanziarie di un'impresa. Misura le condizioni finanziarie, la redditività e l'efficienza dell'impresa. Questa analisi è una tecnica importante per esercitare il controllo sui dipartimenti di un'impresa. Alcuni importanti esempi di Ratio Analysis sono l'analisi di Liquidity Ratio, Leverage Ratio, Turnover Ratio, Profitability Ratio, Valuation Ratio, ecc.
(B) Vantaggi:
I principali vantaggi di Ratio Analysis sono i seguenti:
(i) È uno strumento utile per il controllo manageriale.
(ii) Aiuta a determinare se le responsabilità finanziarie sono realizzate in modo efficace.
(iii) Aiuta a valutare la liquidità e la redditività di un'organizzazione.
(iv) Determina il successo finanziario o il fallimento di qualsiasi organizzazione.
(v) Misura l'efficienza gestionale e l'efficacia di un'impresa.
(vi) Aiuta a stabilire la relazione tra l'attuale performance finanziaria e le performance passate.
(C) Svantaggi:
L'analisi del rapporto presenta le seguenti limitazioni:
(i) I diversi rapporti sono calcolati sulla base delle informazioni passate. Pertanto, non può indicare la condizione futura.
(ii) L'analisi del rapporto è considerata come un aiuto al giudizio, ma non può essere considerata un sostituto del giudizio.
(iii) Poiché un singolo rapporto non può fornire un'indicazione sulla natura di un'organizzazione, è necessario calcolare molti rapporti. Di conseguenza, questa analisi è lunga e laboriosa.
Control Technique # 5. Controllo dei costi:
"Controllo dei costi" è una tecnica importante per il processo di controllo finanziario. La tecnica del controllo dei costi implica la determinazione dello standard in relazione a ciascun elemento di costo, l'accertamento dei costi effettivi relativi a tali articoli, l'individuazione delle variazioni al fine di determinare la responsabilità, la causa, l'estensione e il costo di ciascuna varianza e azioni necessarie per garantire che i costi effettivi siano conformi ai costi standard in futuro.
Il controllo sui costi può essere efficacemente esercitato non in totale ma nelle varie componenti o elementi del costo totale di qualsiasi lavoro. Pertanto, prima di tutto, è necessario controllare ogni elemento del costo totale.
In secondo luogo, ci devono essere determinati standard in riferimento ai quali possono essere controllati i diversi elementi dei costi. È più utile controllare i costi con riferimento agli standard di costo che possono essere raggiunti da manager efficienti. Se è così, le norme devono essere stabilite in relazione a tutti gli elementi dei costi su questa base.
In terzo luogo, i costi effettivi devono essere registrati come e quando sono sostenuti. Questi record vengono analizzati e i costi vengono addebitati a diversi centri di costo in modo che possano essere confrontati con gli standard corrispondenti fissati in anticipo. Pertanto, il controllo dei costi include anche alcuni metodi di contabilità.
Il prossimo passo nel controllo dei costi consiste nel fare un confronto tra i costi standard ed effettivi e scoprire dove i costi si sono allontanati dallo standard fissato. Le cause delle varianze devono essere identificate e deve essere fatto il passo necessario per vedere che queste variazioni non si verificano in futuro.
Questa è una parte molto importante del controllo dei costi. È inoltre necessario installare un adeguato sistema di reporting per fornire report rapidi a diversi livelli manageriali.
Control Technique # 6. Internal Audit:
(A) Significato:
'Internal Audit' è una tecnica efficace di controllo finanziario e gestionale. Significa il processo indipendente di verifica e valutazione delle funzioni contabili, finanziarie e di altro tipo dell'organizzazione aziendale. L'Internal Audit viene svolto dagli stessi gestori o dal personale speciale incaricato a tale scopo.
Rispetto a "Audit esterno" che rimane indifferente all'aspetto operativo dell'organizzazione, l'audit interno è molto più ampio e riguarda l'intera gamma di attività dell'organizzazione.
Pertanto, l'audit interno, oltre a garantire che i conti riflettano adeguatamente i fatti, valuta le politiche, le procedure e l'efficacia dei metodi, l'uso dell'autorità, i problemi speciali e altre operazioni.
L'audit interno alimenta i gestori con una fornitura perpetua di informazioni di controllo. Misurando le prestazioni e valutando i risultati sulla base dello standard, l'audit interno fornisce raccomandazioni adeguate per le azioni manageriali.
Verifica inoltre la pertinenza e l'applicabilità delle politiche, delle procedure e dei metodi. Tale verifica aiuta a selezionare procedure di lavoro adeguate. L'introduzione dell'audit interno suscita il morale e gli sforzi di lavoro di tutti i membri dell'organizzazione, perché implica il rischio di essere esposti prima dei manager e cercano di evitare gli errori di omissione e commissione.
(B) Vantaggi:
I vari vantaggi dell'Internal Audit possono essere indicati come segue:
(i) Indica i difetti e le debolezze nelle attività finanziarie e gestionali di un'impresa e suggerisce azioni preventive, in modo che queste non possano verificarsi in futuro.
(ii) Aiuta ad aumentare l'efficienza individuale e l'efficacia organizzativa.
(iii) funge da salvaguardia per il mantenimento del patrimonio dell'impresa.
(iv) Prevede il controllo generale su tutte le attività di un'impresa.
(C) Svantaggi:
Gli svantaggi di Internal Audit sono come sotto:
(i) Internal Audit non è applicabile a tutti i tipi di imprese.
(ii) È un metodo costoso di controllo. La sua installazione e il suo funzionamento richiedono costi aggiuntivi che potrebbero essere eccessivi per le piccole imprese.
(iii) Crea complicazioni nelle aree funzionali di un'impresa.
(iv) Porta a creare confusione tra i dipendenti.
(v) Porta monotonia ai dipendenti a causa delle sue procedure ripetitive.
(vi) A volte, la relazione della squadra di audit interno potrebbe non essere accettabile per i dirigenti a causa di alcune carenze in essa.
(vii) Il team di audit interno ha la tendenza a controllare ogni aspetto delle operazioni aziendali dal punto di vista contabile. Ciò potrebbe portare a conclusioni errate.
Tuttavia, recentemente il sistema di controllo interno è stato sviluppato ad una nuova altezza organizzando un'unità di audit centralizzata al fine di fornire maggiori e più ampie informazioni di controllo ai dirigenti. Nella gestione di tale unità, le qualifiche contabili da sole non sono sufficienti, ma viene data maggiore enfasi alle capacità manageriali e all'esperienza. Al fine di evitare errori, i revisori interni di molte organizzazioni vengono selezionati dal rango dei manager di linea.
Control Technique # 7. Rapporti statistici:
Senso:
L'analisi dei "rapporti statistici" è uno strumento di controllo molto importante. Spesso il controllo quantitativo viene esercitato sulla base dell'analisi dei report statistici preparati da diversi manager o autorità superiori di un'organizzazione.
In tali rapporti, forniscono varie informazioni in merito alla realizzazione della produttività del lavoro, l'efficacia e l'efficienza dei subordinati, le deviazioni delle prestazioni dagli standard e le possibili ragioni delle deviazioni del lavoro o delle responsabilità assegnate ai diversi dipendenti dell'impresa .
L'analisi dei dati statistici in termini di medie, percentuali, rapporti, co-relazione e così via è molto utile per controllare la produzione, la qualità, l'inventario, ecc. I rapporti statistici sono documenti analitici sotto forma di tabelle, grafici, grafici, ecc. Forniscono dati fattuali e le tendenze utili per il controllo manageriale. Questi rapporti rivelano se le politiche prescritte sono state implementate o meno.
Sulla base delle relazioni statistiche, i dirigenti di livello superiore prendono decisioni in merito alle prestazioni dei dipendenti subordinati e provvedono a misure correttive dirette per un'implementazione immediata. Tuttavia, questa tecnica di controllo richiede molto tempo.
Control Technique # 8. Controllo di gestione :
(A) Concetto e significato:
Nessuna delle tecniche di controllo valuta la qualità della gestione. Poiché la qualità della gestione porta in definitiva il successo o il fallimento di un'organizzazione, questa qualità dovrebbe essere valutata. 'Controllo di gestione' è un tentativo per questo scopo.
L'audit di gestione è una valutazione complessiva e scientifica della qualità della gestione. È un esame indipendente e critico dell'intero processo di gestione. È una ricerca e una valutazione sistematica dell'efficienza e dell'efficacia dei dirigenti di un'impresa. Individua le carenze nelle prestazioni delle funzioni di gestione. Pertanto, l'audit di gestione è una revisione completa e costruttiva delle prestazioni del team di gestione di un'organizzazione.
L'ambito del controllo di gestione è molto ampio. Alcune delle aree di controllo di gestione sono le seguenti:
1. Struttura organizzativa;
2. Funzionamento del consiglio di amministrazione;
3. Valutazione esecutiva;
4. Funzionamento economico;
5. ricerca e sviluppo;
6. Efficienza produttiva;
7. Solidità dei guadagni;
8. vigore delle vendite;
9. Servizio agli azionisti; e
10. Politica fiscale.
(B) Vantaggi:
Il controllo di gestione presenta diversi vantaggi. I principali vantaggi possono essere indicati come segue:
(i) Esegue una revisione totale e sistematica del processo di gestione che aiuta a localizzare le carenze presenti e potenziali nella gestione. Sulla base di tali informazioni si possono apportare importanti miglioramenti strutturali.
(ii) La revisione continua di tutti gli aspetti dell'organizzazione aiuta a migliorare le prestazioni e a proteggere l'organizzazione dall'inefficienza.
(iii) Aiuta a migliorare il sistema di comunicazione, coordinamento e controllo mantenendo l'intera organizzazione sotto costante controllo.
(iv) Aiuta a valutare le prestazioni del meccanismo di controllo.
(v) Offre opportunità di innovazione alla luce dei cambiamenti nell'ambiente.
(C) Svantaggi:
Gli svantaggi di Audit di gestione sono i seguenti:
(i) Non esiste una tecnica standard di controllo di gestione.
(ii) L'ambito del controllo di gestione non è ben definito.
(iii) I gestori potrebbero non gradire la valutazione critica delle loro politiche e azioni.
(iv) Potrebbe creare complicazioni nella relazione di autorità.
(v) È costoso.
Control Technique # 9. Return on Investment:
(A) Significato:
"Return on Investment" (ROI) è uno strumento utile per controllare le prestazioni complessive di un'azienda. È anche chiamato "Return on Capital Employed" (ROCE). L'aspetto fondamentale di questa tecnica è che il profitto non è preso come una cifra assoluta ma è considerato in relazione al capitale investito.
Il tasso di rendimento è calcolato dividendo gli utili netti per l'importo totale dell'investimento. Può essere calcolato rispetto a dati storici in modo da rivelare il tasso di rendimento realizzato, oppure può essere applicato a dati preventivati per fornire un tasso di rendimento previsto.
(B) Vantaggi:
Come tecnica di controllo, la ROI offre i seguenti vantaggi:
1. Apporta valori elevati sull'uso efficace ed efficiente delle risorse organizzative.
2. È uno specchio che riflette l'intera immagine dell'attività operativa. In quanto tale, è possibile intraprendere azioni adeguate per eliminare l'inefficienza.
3. Può essere trattato come un sistema di controllo totale nel senso che il tasso di rendimento riflette gli obiettivi dell'organizzazione.
4. Indica l'efficacia con cui vengono utilizzate le risorse. Rende i gestori attenti allo spreco e all'inefficienza.
5. È una tecnica utile per confrontare le prestazioni dell'organizzazione nel corso degli anni e con altre imprese. Aiuta anche a confrontare le prestazioni dei diversi dipartimenti e divisioni dell'organizzazione.
6. Facilita l'uso equilibrato delle risorse di capitale. Identifica le aree in cui il capitale viene effettivamente utilizzato in modo che le operazioni future possano essere pianificate di conseguenza.
(C) Svantaggi:
Esistono alcune limitazioni del ROI come strumento di controllo. Questi sono i seguenti:
(i) Richiede troppi calcoli e registrazione continua, il che richiede tempo e denaro.
(ii) attribuisce un'enfasi eccessiva ai fattori finanziari che ignorano altri fattori importanti come le competenze esecutive, buone relazioni pubbliche, solide relazioni industriali, ricerca e sviluppo ecc.
(iii) La valutazione delle attività diventa difficile in quanto i prezzi cambiano nel tempo.
(iv) È difficile trovare un tasso di rendimento standard.
Control Technique # 10. Tecniche di rete:
(A) Concetto e significato:
Le "Tecniche di rete" sono ampiamente utilizzate come sistemi di controllo. In tale tecnica un progetto o programma è suddiviso in piccole attività che sono disposte in una sequenza tecnologica. Varie attività dovrebbero essere svolte secondo la sequenza.
Il limite di tempo per ogni attività è determinato. Viene quindi disegnato un diagramma di rete per presentare l'interdipendenza e le interrelazioni tra tutte le operazioni coinvolte nel progetto.
Il disegno di un diagramma di rete richiede un'analisi dettagliata e una valutazione di ogni componente del progetto totale. Il progetto totale è altamente critico nel tempo e ogni parte del progetto è programmata in modo ottimale. Nell'analisi di rete, un'attività viene definita come un'operazione necessaria per raggiungere l'obiettivo. È indicato da una freccia nel diagramma.
L'inizio e la fine di un'attività sono rappresentati da un cerchio. Le frecce originate in un evento indicano le attività che possono essere avviate solo quando tutte le attività di quell'evento sono state completate. Per chiarezza, vengono utilizzate frecce spesse o frecce colorate diverse per mostrare le attività del percorso critico dopo che sono state identificate attraverso l'analisi.
Gli eventi si distinguono per numeri. Ogni evento che indica la cessazione di un'attività ha un numero più alto rispetto all'evento che ha indicato l'inizio della stessa attività. Sulla base dell'analisi, vengono determinate le attività critiche.
Questi sono rappresentati da un percorso critico che mostra che se le attività su questo percorso non sono completate in tempo, l'intero progetto sarà ritardato di conseguenza. Pertanto, sulla base delle stime è possibile calcolare il tempo di inizio più recente o più recente di un'attività.
Esistono due tecniche di rete popolari :
(i) "Valutazione del programma e tecnica di revisione" (PERT), e
(ii) "Metodo del percorso critico" (CPM).
1. Valutazione del programma e tecnica di revisione:
È una tecnica di rete che è appropriata per la pianificazione e il controllo di progetti complessi e unici.
I passaggi coinvolti nella costruzione del diagramma PERT / CPM sono indicati di seguito:
(i) Rottura dell'intero progetto in una serie di attività chiaramente identificabili.
(ii) Preparazione di un diagramma di rete per mostrare la sequenza delle attività che ha un punto di partenza e un punto di completamento per il progetto.
(iii) Stima del tempo per ogni attività.
(iv) Determinazione del percorso critico che è il percorso più lungo attraverso la rete in termini di tempo per rappresentare la sequenza delle attività che è fondamentale per il completamento del progetto.
(v) Modifica e miglioramento del piano iniziale per controllare o ridurre al minimo il tempo richiesto, nel progetto.
2. Metodo di percorso critico:
I principali passi e principi coinvolti nel CPM sono gli stessi del PERT.
Ma ci sono differenze tra PERT e CPM che sono indicate di seguito:
(i) Nel CPM si considera che la durata di ciascuna attività è costante e pertanto viene eseguita una sola stima per ciascuna attività. Ma nel PERT, l'incertezza nella durata delle attività è presa in considerazione e le stime sono fatte tre volte per ogni attività: (a) tempo ottimistico che mostra il tempo più breve richiesto per un'attività, (b) Tempo pessimistico che mostra il tempo massimo richiesto per un'attività e (c) il tempo più probabile che si trova tra i due.
(ii) Nel CPM, l'attenzione principale è sul costo; mentre nel PERT l'attenzione è puntuale.
(iii) Il CPM è più appropriato per i progetti con tempi ben noti, mentre il PERT è più adatto dove i tempi di attività sono relativamente sconosciuti.
Applicazioni del PERT e del CPM:
PERT e CPM sono strumenti molto utili per la gestione dei progetti.
Alcuni degli usi comuni di queste tecniche sono le seguenti:
(i) Lancio di nuovi prodotti;
(ii) Costruzione di un nuovo impianto;
(iii) Installazione di un sistema informatico;
(iv) Pianificazione e avvio di un nuovo progetto;
(v) costruzione navale;
(vi) Costruzione di strutture aeroportuali;
(vii) Insediamento industriale.
(B) Vantaggi del PERT / CPM:
Il PERT / CPM è uno strumento comodo e utile nelle mani di particolarmente il manager di livello superiore che ha l'intera responsabilità gestionale di un progetto. È anche utile per risolvere i problemi di pianificazione delle attività di progetti una tantum, cioè i progetti che non sono formulati su base routinaria.
I vantaggi specifici del PERT / CPM sono i seguenti:
1. Costringe i manager ad analizzare tutte le possibilità, incertezze e difetti. Questo elimina lo spreco. Tutti i fattori che influenzano il completamento positivo del progetto sono analizzati in anticipo.
2. Focalizza l'attenzione sulle attività critiche perché il ritardo nelle loro prestazioni ritarderà l'intero progetto, a meno che i gestori non siano in grado di recuperare il tempo accorciando alcune attività future.
3. Fornisce uno strumento per prevedere l'impatto delle modifiche di programma.
4. Richiede di essere continuamente rivisto e aggiornato sulla base del feedback dei livelli inferiori. Questo assicura attenzione a tutti i livelli.
5. Preme azioni appropriate, al momento giusto e al momento giusto, nell'organizzazione.
(C) Svantaggi di PERT / CPM:
Il PERT / CPM presenta le seguenti limitazioni:
1. Non è possibile stimare con precisione il tempo e il costo coinvolti nelle varie attività di un progetto. Errori nella stima rendono l'analisi della rete inaffidabile come tecnica di controllo.
2. Non è utile per progetti semplici, di routine e ripetitivi.
3. È adatto soprattutto nei progetti in cui il tempo è essenziale.
Control Technique # 11. Contabilità di responsabilità:
"Contabilità delle responsabilità" è la tecnica di contabilità in cui viene valutata la performance dei vari dipendenti, verificando fino a che punto hanno implementato gli obiettivi prefissati stabiliti per i reparti, le unità, le sezioni o le divisioni di cui sono responsabili.
L'uso della contabilità delle responsabilità focalizza l'attenzione sulla gestione per obiettivo piuttosto che sulla gestione per dominio. Ogni dipendente è responsabile della propria area operativa e del controllo effettivo. Deve sapere quali dovrebbero essere i suoi costi e quali sono i suoi costi.
Pertanto, nella contabilità delle responsabilità, i costi vengono assegnati ai centri di responsabilità anziché ai prodotti. Un centro di responsabilità è un'unità organizzativa come dipartimento, divisione o sezione guidata da una persona responsabile. La testa è responsabile per raggiungere l'obiettivo fissato per il suo centro.
I costi sostenuti da un centro di responsabilità sono suddivisi in due categorie:
(i) Costi controllabili e
(ii) costi incontrollabili.
I costi sono accumulati e riportati secondo la classificazione. Il capo di un centro di responsabilità è responsabile direttamente dei costi controllabili del suo centro.
Ci sono tre tipi di centri di responsabilità dichiarati come segue:
1. Centro di investimento:
Il responsabile di questo centro è responsabile non solo dei costi e dei profitti, ma anche dell'uso efficace dei beni. L'investimento effettuato in ciascun centro viene calcolato separatamente e il rendimento dell'investimento viene applicato come base per la valutazione delle prestazioni del centro. È l'ultima estensione della responsabilità.
2. Centro di costo:
La maggior parte dei reparti e sezioni sono centri di costo. In un centro di costo gli obiettivi sono fissati in termini di costi. La performance dei centri di costo viene valutata facendo un confronto tra le spese effettive e i costi preventivati. Nei centri di costo, il sistema di controllo misura solo i costi sostenuti dai centri di responsabilità; nessun tentativo è fatto per misurare il valore delle loro uscite.
3. Centro di profitto:
In un centro di profitto gli obiettivi sono fissati in termini di profitti. La performance di questo centro viene valutata confrontando i profitti effettivamente ottenuti con il profitto target. Questo viene fatto preparando il conto profitti e perdite del dipartimento.
Control Technique # 12. Bilancio zero-base :
(A) Concetto e significato:
Il "bilancio zero-base" (ZBB) è relativamente un concetto più recente nel bilancio aziendale e non commerciale. È stato applicato per la prima volta negli Stati Uniti nel 1971. Da allora è stato utilizzato da un certo numero di stati e imprese negli Stati Uniti e in altri paesi.
In India è diventato oggetto di discussione solo pochi anni fa. È stato applicato da molti dipartimenti del governo indiano e anche da alcuni governi statali. Inoltre, alcune imprese del settore pubblico lo hanno adottato.
ZBB si basa sul sistema in cui ciascuna funzione deve essere giustificata nella sua interezza ogni volta che viene formulato un nuovo budget. Invece di prendere il bilancio dell'anno in corso come base del sistema tradizionale di bilancio, il bilancio è preparato da una base zero.
Tutte le proposte di budget sono considerate da zero come se fosse il primo budget dell'azienda. Tutte le proposte sono analizzate a fondo per verificarne la validità e l'efficacia alla luce dell'esperienza effettiva e delle mutate condizioni.
Il processo ZBB prevede i seguenti quattro passaggi di base:
(i) Identificazione delle unità decisionali, cioè delle attività o incarichi nell'ambito della giurisdizione delle operazioni di un dirigente per le quali è responsabile;
(ii) Analisi di ciascuna unità decisionale nel contesto del pacchetto decisionale totale;
(iii) valutazione e classificazione di tutte le unità decisionali sulla base dei benefici per l'organizzazione; e
(iv) Assegnazione o risorse a ciascuna unità in base alla classifica.
Pertanto, viene data enfasi all'assegnazione delle risorse in base ai contributi di ciascuna unità decisionale:
(B) Vantaggi:
ZBB ha una serie di vantaggi. Questi benefici sono i seguenti:
(i) È un mezzo efficace per controllare i costi. Costringe i manager a rendere ogni programma nuovamente e a rivedere ogni spesa di nuovo.
(ii) È un approccio innovativo e creativo. Aiuta ad evitare le inefficienze e gli errori del passato.
(iii) Permette ai gestori una grande libertà e flessibilità nell'assegnare le risorse di anno in anno.
(iv) Permette una maggiore partecipazione al processo di definizione del budget.
(v) Elimina attività non necessarie.
(vi) Esiste una valutazione più chiara e più obiettiva delle proposte di bilancio.
(vii) Fa risparmiare tempo ai top manager.
(C) Svantaggi:
ZBB ha i seguenti svantaggi:
(i) Il processo di revisione di ZBB richiede molto tempo.
(ii) Possono sorgere difficoltà nell'identificare le unità decisionali.
(iii) Potrebbe risultare in un lavoro extra di carta.
Control Technique # 13. Performance Budgeting:
(A) Concetto e significato:
Secondo la tradizione, il bilancio governativo è stato effettuato sulla base dei costi delle spese. Il budget conteneva le spese per ogni capo come amministrazione, difesa, viaggio, ecc. In tempi moderni, buona parte della pubblica amministrazione è impegnata in attività economiche. Si è ritenuto che fosse necessario un nuovo approccio per preparare il piano e controllare le prestazioni.
Di conseguenza, è stata introdotta una nuova tecnica chiamata "Performance Budgeting". Un budget di rendimento è un budget "input / output" o "costi / risultati". Contiene le spese in base ai capi di esecuzione. Il concetto di bilancio delle prestazioni è nato negli Stati Uniti durante gli anni '60, quando il bilancio della difesa portò a pensare ai modi e ai mezzi per abbinare gli output agli input.
Successivamente, è diventato popolare in molti dipartimenti governativi al di fuori degli Stati Uniti. Allo stato attuale, il bilancio delle prestazioni viene utilizzato in aziende e altre organizzazioni oltre ai dipartimenti governativi, in India, anche se il concetto di bilancio delle prestazioni è stato discusso durante il dibattito del Parlamento nel 1964, è stato adottato molto più tardi.
Il bilancio di performance pone l'accento sulle misure di performance non finanziarie che possono essere correlate a misure finanziarie per spiegare i cambiamenti e le deviazioni dalle prestazioni pianificate. I confronti storici delle misurazioni di attività non finanziarie sono particolarmente utili per giustificare le proposte di bilancio e per mostrare in che modo vengono utilizzate le risorse dell'organizzazione.
Le misurazioni personali sono utili per valutare le prestazioni passate e pianificare le attività future.
I passaggi principali in Performance Budgeting sono i seguenti:
(i) Identificazione dell'obiettivo, ovvero dei risultati o dell'output di un reparto, unità o impresa in bonis;
(ii) Preparazione di un programma di esecuzione che porti all'obiettivo identificato;
(iii) Collegamento di tutte le espansioni ai responsabili delle prestazioni; e,
(iv) Sviluppo di un criterio o unità di attuazione che misura le prestazioni.
Il bilancio delle prestazioni viene sempre più applicato nelle aziende, nel governo e in altre organizzazioni. Le banche commerciali lo stanno applicando per il processo decisionale e la valutazione. Evidenzia i risultati finali invece dei soldi da spendere. Rivela se l'organizzazione sta ottenendo risultati adeguati per i soldi spesi.
(B) Vantaggi e limitazioni:
I vantaggi offerti dal Performance Budgeting possono essere indicati come segue:
(i) migliorare la preparazione del bilancio, la revisione e il processo decisionale a tutti i livelli della gestione;
(ii) rendere più efficace l'audit di rendimento;
(iii) co-relazionare gli aspetti fisici e finanziari di ogni programma o attività;
(iv) portare i budget annuali e i piani di sviluppo da vicino; e
(v) Misurare i progressi verso gli obiettivi a lungo termine determinati nei piani.
Il bilancio delle prestazioni porta a una maggiore efficienza in quanto misura le attività in termini di risultati o di risultati.
Tuttavia, il budget delle prestazioni presenta le seguenti limitazioni:
(i) Per essere efficaci, il bilancio di performance necessita di cambiamenti strutturali fondamentali nell'organizzazione. Tali cambiamenti sono solitamente contrastati dalle persone all'interno dell'organizzazione.
(ii) Richiede un sistema audio e una rete di pianificazione. Se l'obiettivo non è chiaro, non può essere applicato per controllare le prestazioni in modo efficace.
(iii) È molto difficile determinare gli obiettivi di rendimento e misurare le prestazioni effettive rispetto all'obiettivo in cui il risultato è immateriale come la ricerca, la formazione, l'istruzione, ecc. Possono sorgere controversie sul criterio e sulla misurazione delle prestazioni.
Control Technique # 14. Sistema informativo gestionale:
(A) Significato:
Il "Sistema informativo di gestione" (MIS) è il metodo per fornire le informazioni pertinenti e necessarie attraverso il computer a ciascun responsabile di un'organizzazione nel momento opportuno e nella forma corretta che aiuti la sua comprensione e stimoli la sua azione.
In altre parole, è il sistema di dare informazioni passate, presenti e di proiezione riguardanti le operazioni interne e l'intelligenza esterna. Supporta la pianificazione, il controllo e le funzioni operative di un'organizzazione fornendo informazioni uniformi in tempo utile e forma corretta per assistere il processo decisionale.
Con l'uso crescente di dispositivi elettronici, in particolare computer, è stata prestata molta attenzione allo sviluppo di sistemi di informazione che forniscono informazioni rilevanti ai dirigenti interessati per il processo decisionale e il controllo. Un prerequisito di controllo efficace è un'informazione tempestiva e autentica per l'autorità di controllo.
Il flusso di informazioni è reso regolare da un sistema informativo noto come sistema informativo gestionale o MIS. Viene applicato come strumento di controllo molto importante nelle grandi organizzazioni in cui si svolge un numero enorme di attività.
Aiuta in larga misura nel controllo quantitativo e qualitativo di tutti i tipi di attività di un'impresa. Ma il sistema è costoso ed è necessario personale manageriale efficiente per l'efficace funzionamento della tecnica.
(B) Ruolo del sistema informativo di gestione:
Il ruolo svolto da MIS può essere valutato dalla qualità e dalla quantità di informazioni fornite ai vari punti dell'organizzazione. Il sistema aiuta i manager dell'organizzazione a raccogliere informazioni pertinenti e dati precisi più rapidamente. MIS è una forma raffinata di raccolta di informazioni tradizionali e la fornitura di diversi punti organizzativi.
Nelle grandi imprese, ci sono così tanti punti decisionali che non è possibile gestire efficacemente senza MIS. I principali problemi di tali imprese sono che i dati devono essere raccolti da un gran numero di punti.
Questo processo richiede molto tempo in assenza di MIS. Inoltre, ci sono molti dipartimenti nelle grandi organizzazioni e ognuno di essi può immagazzinare informazioni e richiedere dati su punti comuni. Ciò pone inutili duplicazioni negli sforzi. Il MIS può alleviare molta pressione unificando l'archiviazione delle informazioni.
