Sistemi: definizione, lavoro e controllo

Leggi questo articolo per conoscere la definizione, il funzionamento e il controllo dei sistemi nella pubblica amministrazione.

Definizione e natura dei sistemi:

Mandorla e Powell definiscono il sistema nel modo seguente; Un sistema implica l'interdipendenza di parti e confini di qualche tipo tra esso e il suo ambiente. Secondo Henry, il modello dei sistemi si basa su concetti di teoria dell'informazione (in particolare feedback, input e output) e concepisce il processo come essenzialmente ciclico. La politica è originata, implementata, adattata, re-implementata e riaggiustata e infinita.

Almond e Powell hanno inoltre osservato: Quando una variabile in un sistema cambia in grandezza o in qualità, le altre sono soggette a tensioni e vengono trasformate, il sistema cambia in modelli di prestazioni. È ora ovvio da questa idea di sistema che tutte o la maggior parte delle parti che costituiscono un sistema sono intrinsecamente correlate tra loro e qualsiasi cambiamento che si verifica in qualsiasi parte (qualunque sia il minimo che possa essere) l'impatto di tale cambiamento ricade su altri parti. Si può inoltre osservare che Almond e Powell hanno affermato che ogni sistema ha un limite. Questo limite differenzia un sistema da un altro. Ma questo non significa che i diversi sistemi siano assolutamente estranei.

Esiste una relazione tra i vari sistemi e, ancora una volta, sono diversi l'uno dall'altro. COD definisce il sistema nel seguente modo: il sistema è un insieme complesso, un insieme di cose che funzionano insieme come un meccanismo o una rete di interconnessione. La definizione di COD'S non è sostanzialmente diversa dalle definizioni date da diversi libri di testo. Ci sono diverse parti di ogni sistema e tutte sono interconnesse, nel senso che sono interdipendenti. Credo che questa sia l'idea centrale del sistema. Vediamo ora la sua rilevanza nella pubblica amministrazione.

Sistema e organizzazione:

Esiste una stretta relazione tra sistema e organizzazione. Un sistema ha diverse parti o sottosistemi e tutti sono strettamente correlati tra loro. Ancora una volta, un sistema è anche correlato con l'ambiente che esiste attorno ad esso. La relazione può essere dichiarata nel modo seguente. L'influenza dell'ambiente ricade sul sistema e il sistema in qualsiasi forma o modo risponde o reagisce a ciò.

L'ambiente, di nuovo, non rimane inalterato. Risponde anche, e in questo modo continuano l'azione e la reazione tra il sistema e l'ambiente. Lo stesso principio vale per l'organizzazione. Un'organizzazione è come un sistema che è diviso in più parti. È applicabile sia a organizzazioni governative che non governative.

Un'organizzazione è divisa in diverse divisioni strutturali e le divisioni sono complesse. Ma dal punto di vista dell'amministrazione e degli scopi è un insieme completo che significa che per il raggiungimento degli obiettivi delle organizzazioni tutte le parti hanno funzioni importanti e nessuna parte è superflua o superflua. Questo concetto si applica in particolare alle organizzazioni modello aperto. Questo tipo di organizzazione è aperto all'ambiente; il risultato è che ci sono azioni e reazioni tra ambiente e organizzazione.

L'influenza o l'azione dell'ambiente sull'organizzazione può essere considerata come input e la risposta dell'organizzazione può essere chiamata output. In questo modo la relazione tra organizzazione e ambiente avanza da una fase all'altra. Questa è la base dell'analisi del sistema e negli ultimi tempi alcuni teorici dell'organizzazione lo hanno applicato allo studio dell'organizzazione. Dalla seconda metà del secolo scorso l'applicazione dell'analisi di sistema allo studio dell'organizzazione ha acquisito importanza.

Come funziona il sistema nell'organizzazione?

Ogni organizzazione ha diverse parti e le più importanti sono la creazione di decisioni e l'implementazione delle decisioni. Entrambe queste funzioni non sono solo importanti ma sono anche molto complesse. Mentre prende una decisione un dirigente dovrà prendere in considerazione diversi fattori e deve essere serio nell'approccio.

Mentre prende o prende una decisione l'amministratore delegato deve prendere in considerazione tutte le questioni rilevanti ed essenziali dell'organizzazione e anche le influenze (possibili) dei dintorni. Ciò vale in particolare per le organizzazioni modello aperte. Herbert Simon ha detto che dietro ogni decisione ci sono molte premesse e un decisore deve riflettere seriamente su queste premesse perché influenzano il processo decisionale.

È stato sostenuto che nella situazione pratica il decisore non è completamente libero nella sua funzione (che è il processo decisionale). Egli deve affrontare limitazioni o vincoli nelle sue funzioni. Questo perché sia ​​l'organizzazione che l'ambiente sono strettamente correlati. È anche un fatto che un dirigente ragionevole non può ignorare l'ambiente. Va inoltre notato che le risorse o le componenti della decisione provengono dall'ambiente e per questo motivo il decisore non può mostrare alcun rischio di ignorare le influenze o le risorse dell'ambiente. Nelle organizzazioni modello aperto, l'ambiente e le organizzazioni viaggiano così fianco a fianco.

Durante l'analisi della natura del sistema abbiamo sottolineato un punto. Un sistema 'ha diverse parti e sono chiamati sottosistemi. Tutti i sottosistemi sono così strettamente correlati con altri che questa relazione può essere chiamata di natura organica. Herbert Simon ha detto che un'organizzazione è anche di natura organica.

Un'organizzazione è divisa in più parti o sezioni e ha anche molti lavoratori. Nonostante ciò tutte le parti sono strettamente collegate e tutti i dipendenti collaborano tra di loro. Se queste due situazioni falliscono, l'organizzazione smetterà di funzionare in modo soddisfacente. Questa natura dell'organizzazione ci fa concludere che un'organizzazione è un sistema.

Se guardiamo all'applicazione della teoria dei sistemi all'organizzazione, incontreremo il concetto di reciprocità. Questa relazione reciproca può essere paragonata all'organismo biologico. L'organizzazione è un sistema aperto e per questo motivo si trova sempre di fronte agli elementi o alle influenze dell'ambiente. Un'organizzazione raccoglie materiali e altri elementi dall'ambiente per poi trasformarli in materiali adatti all'uso umano. Cioè, i materiali raccolti dall'esterno sono convertiti in beni di consumo che sono chiamati uscite.

Il sistema esporta nuovamente alcuni dei prodotti nell'ambiente. Scopriamo quindi che l'organizzazione, essendo un modello aperto, è strettamente correlata con l'ambiente e l'organizzazione è caratterizzata dal sistema input-output e feedback. Cinque o sei decenni fa l'approccio sistemico, il modello input-output e il feedback erano praticamente estranei all'organizzazione.

Quindi il concetto di organizzazione aperta del modello ha acquisito ampia popolarità e ampia applicazione nell'organizzazione. In particolare nell'era della globalizzazione e della liberalizzazione, la natura aperta del modello dell'organizzazione sta guadagnando sempre più popolarità. Nella seconda metà del secolo scorso, Simon ne ha parlato e oggi qualsiasi teoria o analisi dell'organizzazione non può evitare l'influenza dell'ambiente sul processo decisionale e sul funzionamento dell'organizzazione.

Controllo, alimentazione e autorità nell'organizzazione:

Un aspetto importante della teoria dell'organizzazione è il potere, l'autorità e con l'aiuto di questi due il capo di un'organizzazione esercita il controllo sugli operai. L'esercizio del controllo è essenziale perché senza di esso l'autorità non può correggere le carenze dell'organizzazione. Possono esserci elementi di disturbo il cui atteggiamento, comportamento e funzioni possono ostacolare il normale funzionamento di un'organizzazione. Poiché questo è un affare molto comune del moderno sistema organizzativo, ci deve essere la fornitura di controllo. Le funzioni e il comportamento delle organizzazioni sono in gran parte determinati dall'autorità e dal potere e dalla loro corretta applicazione.

Ma nell'esercizio del potere e dell'autorità c'è una bella differenza tra il potere e l'autorità - non possono mai pretendere l'uniformità d'uso ovunque. Ad esempio, nelle carceri gli ufficiali usano generalmente il potere coercitivo per verificare il comportamento dei detenuti. In alcune organizzazioni l'ufficiale ricorre al potere e all'autorità per ripristinare normalmente il funzionamento dell'organizzazione. Ma in tali casi il potere non assume la natura coercitiva.

La funzione dell'organizzazione rivela un aspetto interessante del potere e dell'autorità. Lo scopo dell'esercizio del potere e dell'autorità è garantire la socializzazione. In un'organizzazione devono esistere la partecipazione dei dipendenti e un coordinamento efficace tra tutti i reparti. Ma quando c'è assenza di tutto ciò, l'autorità procede per esercitare il potere di controllare le attività.

Questo tipo di esercizio del potere a volte diventa essenziale per il corretto ed efficace funzionamento di un'organizzazione. In ogni società ci sono organizzazioni senza scopo di lucro e, in tal caso, l'esecutivo o l'autorità ritiene che l'organizzazione mantenga intatto il suo obiettivo e, in caso di violazione dell'organizzazione, l'autorità sia costretta a esercitare il controllo.

Il potere nell'organizzazione è un fenomeno politico complesso. Potere, autorità e controllo superficialmente sono facili da applicare. Ma Nicholas Henry è dell'opinione che l'intero concetto sia molto complesso. Chester Barnard ha sottolineato una situazione pratica. Il problema dell'ordine e l'esecuzione dell'ordine sono un concetto a doppio senso. L'autorità può avere il potere di emettere ordine al suo subordinato, ma il subordinato non può cooperare con l'autorità eseguendo l'ordine. È un affare molto comune e questa situazione è chiamata zona di indifferenza dei subordinati. Si dice che la direttiva di superiorità sia un affare di "due sensi". L'autorità emetterà l'ordine e il subordinato lo eseguirà. Questa bidirezionalità è complicata.

Un'altra figura molto importante della teoria della pubblica amministrazione e dell'organizzazione è Herbert Simon. Ha detto che il problema dell'ordine e la sua accettazione - entrambi creano problemi. La persona che emette l'ordine deve assicurarsi di avere piena autorità per dare l'ordine. Ancora una volta, la persona che riceve l'ordine deve sapere che è obbligato ad agire secondo l'ordine. Simon chiama l'intera zona di accettazione del sistema.

Ci sono quattro diverse situazioni ideate da Simon. Lo chiama specialmente motivazioni. Ha detto che i subordinati avranno il motivo di eseguire l'ordine del superiore, ci saranno disposizioni per i premi e le sanzioni, dietro l'ordine ci sarà la legittimità e l'approvazione sociale. Il subordinato avrà piena fiducia nell'autorità emittente degli ordini.

Simon ha detto che queste condizioni devono esistere tra la questione degli ordini e la sua accettazione. Ma in molte organizzazioni questo crea problemi. In un certo numero di casi è stato riscontrato che le persone che emettono l'ordine non hanno autorità per svolgere il lavoro. Inoltre, il subordinato che disobbedisce all'ordine sta facendo il lavoro illegalmente. Qualsiasi teoria dell'organizzazione deve esaminarla.