Ruolo del presidente e dei partecipanti alla conduzione di un incontro di lavoro

Ruolo del presidente e dei partecipanti alla conduzione di un incontro di lavoro!

Nel condurre un incontro, se si ritiene necessario un incontro, il suo scopo, il suo obiettivo deve essere chiaro. È un requisito legale, una routine o una necessità del tempo?

Solo le parti essenziali dovrebbero essere chiamate e tutte le persone richieste dovrebbero essere chiamate. A volte ci sono estranei all'organizzazione che sono chiamati a una riunione: l'auditor, l'avvocato, ecc. La chiamata per partecipare deve essere chiara, tempestiva e sotto l'autorità appropriata. Il tempo deve essere fissato in base all'occasione e alla convenienza dei membri. Inoltre, la durata dovrebbe essere sufficiente ma non troppo lunga. Si deve selezionare un luogo adatto per tenerlo. Il luogo potrebbe dover essere preparato per l'incontro. Per raggiungere l'obiettivo dell'incontro, il convenor deve visualizzare i punti specifici su cui deve svolgersi una discussione. Di nuovo lui / lei deve stabilire il modo di discutere - informativo, consultivo o persuasivo.

Ruolo del presidente in una riunione:

1. Assumere la responsabilità generale del procedimento:

Una volta che il convenor ha (generalmente in consultazione con il presidente) definito l'ordine del giorno dell'incontro, il presidente deve vedere che l'agenda e l'obiettivo sono soddisfatti nell'incontro.

2. Assicurati che sia competente:

Dovrebbe accettare di presiedere l'incontro solo se si sente in grado di gestirlo. Il post del presidente è spesso ruotato.

3. "Non farlo da solo":

Il presidente è lì principalmente per incoraggiare una discussione, non fornire tutto. La sua abilità consiste nel far sentire i membri che hanno risolto collettivamente i problemi.

4. Uso dei verbi direttivi:

Il presidente può usare verbi stimolanti per far sì che i membri forniscano gli input necessari all'incontro: convalidare, provare, abbreviare, riformulare, classificare, definire, spiegare, elaborare, illustrare, rivedere, descrivere, riassumere, riformulare, semplificare.

5. Usa nomi:

Può ottenere di più dai membri usando i loro nomi per indirizzarli a generare intimità (secondo la cultura e l'abitudine prevalenti).

6. "Essere un vigile urbano":

Il presidente deve dirigere il traffico di idee. Non dovrebbe essere difensivo (un portiere) o un predicatore (docente).

7. Indicare lo scopo:

All'inizio dell'incontro dovrebbe dichiarare lo scopo e di nuovo all'introduzione di ogni nuovo punto all'ordine del giorno, in modo che i membri siano chiari su cosa dovrebbero fare - esaminare, suggerire o accettare.

8. "Non rivelare la tua preferenza":

Il presidente dovrebbe riservare la propria opinione per la fine.

9. Limita il discorso al problema:

I membri possono essere chiacchieroni, potrebbero essere bloccati. Il presidente deve fermare l'un tipo e incoraggiare l'altro.

10. Seguire la procedura:

Un'organizzazione - o la legge - può richiedere che venga seguita una determinata procedura. Il presidente deve saperlo e attuarlo.

11. Mantenere il tempo:

L'incontro dovrebbe iniziare in tempo, coprire l'agenda con un tempo proporzionato a tutte le questioni e chiudere il tempo. In pratica, gli articoli iniziali ottengono troppo tempo e gli ultimi elementi sono affrettati.

12. Non parlare più del 20% delle volte:

Deve collegare i vari elementi e dirigere i membri. Per questo è il principale oratore. Ma l'esperienza dice che in nome della correttezza, il 20% è il limite per il suo parlare.

13. Rispondere all'umore:

Questo è davvero il punto cruciale del compito. Il presidente può impostare l'umore, e se qualche evento o discorso di alcuni membri ha impostato un umore sbagliato, deve trasformarlo. Può usare l'umorismo, anche un diversivo, ed estendere tutta la sua personalità per mantenere l'umore giusto. Le decisioni vengono prese quando i membri sono pronti per loro.

14. Intervenire nelle controversie:

Se i membri discutono tra loro, il presidente deve intervenire e portarli in pista.

15. Predisporre una registrazione corretta:

Gli atti di un incontro devono essere registrati di fatto. Il presidente deve garantire questo durante l'incontro. Il lavoro dovrebbe essere con una persona competente e potrebbe dover essere supervisionato. Dovrebbe sedersi vicino al presidente.

16. Assisti ai presenti:

Deve concentrarsi su coloro che sono presenti e non su quelli che sono assenti. Questo vale soprattutto per l'avvio di un incontro con una bassa presenza. Naturalmente, l'incontro può richiedere un quorum (frequenza minima necessaria).

17. Affrontare le problematiche spot:

Deve avere l'esperienza e la presenza di spirito per affrontare i problemi che sorgono durante l'incontro, specialmente quando l'incontro è aperto a nuove questioni con il suo permesso.

18. Pronuncia "no" con tatto:

Usando analogie, citazioni, precedenti, buon senso e buona volontà, il presidente deve affrontare problemi indesiderati. (Un membro del senato una volta propose: "La guerra è finita, dovremmo ridurre a metà l'esercito." La presidente rispose, "E dovremmo allo stesso tempo risolvere che il nemico dovrebbe anche ridurre a metà il suo esercito.")

19. Dopo l'incontro:

Il presidente dovrebbe fare in modo che vengano intraprese azioni tempestive di follow-up per adempiere agli obblighi derivanti dalle decisioni prese. Dovrebbe ottenere i minuti scritti e controllati.

Ruolo dei partecipanti a un incontro:

1. Fai i compiti:

Una volta noto lo scopo di un incontro, il partecipante deve visualizzare il proprio ruolo e raccogliere informazioni e input da utilizzare nell'incontro per renderlo produttivo. Lui / lei può consultare altri membri per assegnare i ruoli.

2. Sii puntuale:

Noi in India dobbiamo sottolineare in particolare la necessità di essere puntuali. I nostri treni, autobus e aerei verranno eseguiti in tempo quando impareremo a essere puntuali per gli incontri di routine.

3. Partecipare attivamente:

Un membro dovrebbe ascoltare attentamente (in modo che possa essere in grado di riassumere ciò che viene detto). Dovrebbe pianificare cosa dire e dirlo in modo conciso e preciso.

4. Formula PREP:

Dovrebbe essere razionale e forte. PREP significa:

Indica la tua posizione

Ragione

Dare esempi

Ripeti la tua posizione

5. Mostra il tuo talento:

Un incontro è un'opportunità per mostrare il proprio talento e ottenere credito per dare idee utili.

6. Prendi l'iniziativa:

Ci possono essere occasioni in cui un membro può proporre un movimento o secondo un movimento quando suona giusto. Ciò richiede rapidità. Francis Bacon dice: "La conferenza è un uomo pronto".

7. Seguire le regole:

Dovrebbe parlare quando è permesso. Dovrebbe evitare il cross-talk.

8. Assumersi la responsabilità:

Quando vengono assegnati compiti, un membro dovrebbe farsi avanti per assumere le dovute responsabilità. Se gli viene assegnato un compito, allora anche un'accettazione volontaria è un segno di dinamismo.

9. Non concordo gradevolmente:

Tutte le differenze dovrebbero essere espresse con cortesia e sentimento amichevole.

10. Aiutare a guidare l'incontro:

Se la riunione sta andando fuori pista, lui / lei può ricordare al presidente di tenerlo in rotta.

11. Rimani collegato alla discussione precedente:

Qualsiasi contributo all'incontro deve essere fatto nel contesto della discussione precedente. Un'idea già proposta non deve essere ripetuta, ma è possibile modificarla o migliorarla.

12. Essere coinvolti:

Il membro dovrebbe, nel suo più alto interesse personale, essere coinvolto nel collettivismo. Un buon partecipante diventa un buon leader - proprio come un buon soldato è un buon generale.