Protezione delle informazioni riservate da accordi di non divulgazione (NDA) e processi interni
Protezione delle informazioni riservate di una società da accordi di non divulgazione (NDA) e processi interni!
L'importanza dei segreti commerciali è aumentata in questa moderna era dell'informazione. Inoltre, la quantità di dati e informazioni classificate come riservate è aumentata. Le informazioni riservate possono riguardare formule di prodotti, documenti di processi aziendali, elenchi di clienti, documenti finanziari e informazioni bancarie.
Cortesia dell'immagine: eahp.eu/sites/default/files/images/pic%202.jpg
Nel corso del loro lavoro, i dipendenti sono esposti a informazioni di natura riservata. Miller (2000) ha evidenziato il ruolo dei dipendenti professionisti nel condividere le conoscenze tacite quando passano da un'azienda all'altra. È necessario prestare attenzione per garantire che non espongano anche informazioni riservate.
È probabile che anche molti fornitori e clienti siano esposti ai segreti aziendali, specialmente in un'impresa imprenditoriale che ha pochi clienti o venditori che potrebbero lavorare a stretto contatto con l'impresa.
In caso di joint venture con società straniere o anche se l'impresa ha alcune società multinazionali come clienti, l'impresa dovrà conformarsi alle leggi straniere e sarà probabilmente responsabile per le violazioni relative alla divulgazione di informazioni riservate a loro riservate. Ad esempio, recentemente, un certo numero di dipendenti del call center è stato sorpreso a cercare di vendere informazioni riservate ai clienti.
La strategia per garantire la protezione delle informazioni riservate comporta l'uso di accordi di non divulgazione (NDA) e forti processi interni.
Accordi di non divulgazione (NDA):
Le NDA sono stipulate con dipendenti, ma possono anche essere utilizzate nel caso di fornitori, clienti e potenziali finanziatori. Per essere efficace nel suo scopo, una NDA dovrebbe avere i seguenti elementi:
1. Una NDA dovrebbe definire quali informazioni sono riservate.
2. Dovrebbe avere clausole sulle restrizioni sulla divulgazione, copia e utilizzo delle informazioni.
3. Dovrebbe avere clausole sulle restrizioni sull'uso delle informazioni quando si lavora e al momento della cessazione del rapporto di lavoro. Nel caso di fornitori, finanziatori, ecc., Restrizioni durante il periodo di associazione e successivamente.
4. Dovrebbe menzionare i requisiti relativi alla restituzione di documenti e documenti riservati al termine dell'associazione.
5. Dovrebbe essere specificata una clausola penale come la ritenuta alla fonte, l'imposizione di multe, ecc.
6. L'aggiunta della clausola di non concorrenza in una NDA impedisce a dipendenti e venditori di avviare attività concorrenti o di aiutare i concorrenti. Tuttavia, clausole di non concorrenza molto rigide non saranno accettate in un tribunale e saranno respinte in quanto irragionevoli.
7. Bisogna anche prestare attenzione per garantire che i dipendenti non violino i diritti di terzi, utilizzando le loro informazioni riservate per la propria attività. Ad esempio, una nuova recluta può utilizzare l'elenco di clienti confidenziali del suo precedente datore di lavoro per creare piazzole di vendita per il tuo prodotto. I dipendenti devono essere tenuti a indennizzare l'impresa in caso di tali violazioni.
Processi interni:
Dovrebbero esserci controlli e processi interni forti per proteggere le informazioni riservate. Ci sono una serie di misure proattive che un'impresa può intraprendere per garantire che le probabilità di violazione siano scarse. Alcuni di questi passaggi sono discussi qui:
1. I dipendenti devono essere portati a realizzare la loro responsabilità di proteggere il materiale riservato. La società può inoltre informare i dipendenti e gli altri delle conseguenze legali della violazione della riservatezza dei segreti commerciali.
2. I dipendenti devono essere istruiti per identificare il materiale riservato.
3. I dati e le informazioni riservati devono essere contrassegnati come tali, indicando chiaramente per chi sono destinate le informazioni.
4. L'accesso a materiale sensibile o aree sensibili del posto di lavoro dovrebbe essere limitato in base alle esigenze di conoscenza.
5. Le interazioni e la divulgazione a terzi dovrebbero essere canalizzate attraverso specifici dipendenti responsabili.
6. Quando si lascia un'organizzazione, è necessario ricordare a un dipendente i propri obblighi in relazione alle informazioni riservate attraverso un colloquio di uscita. Il dipendente dovrebbe essere invitato a firmare un documento che riafferma il proprio obbligo. Allo stesso modo, quando un fornitore termina il suo rapporto con la società, una riunione può ricordare al fornitore la riservatezza delle informazioni a cui è stato esposto e dei suoi obblighi contrattuali di mantenere la riservatezza.
