Processo di comunicazione in un'organizzazione
Processo di comunicazione in un'organizzazione!
La comunicazione è il processo che contiene tre elementi vale a dire. mittente, messaggio e destinatario. Questi tre elementi sono essenziali per completare il processo di comunicazione.
Il funzionamento del processo di comunicazione è mostrato nello schema seguente:
I seguenti passaggi sono coinvolti per il completamento del processo di comunicazione:
1. Il mittente o il comunicatore prepara il messaggio in modo ordinato. È la fonte in cui viene generato il messaggio. È lui che inizia il processo di comunicazione.
2. Il messaggio deve essere codificato simbolicamente che deve essere trasmesso. Questo messaggio è l'idea che è venuta nella mente del mittente che voleva trasmettere.
3. Il messaggio deve essere trasmesso attraverso un metodo di comunicazione la cui scelta deve essere fatta. Il messaggio può essere trasmesso oralmente faccia a faccia, tramite messenger, attraverso l'aria o una nota scritta sotto forma di ordine, promemoria, volantino ecc. Spetta al mittente fare la scelta appropriata.
4. Mezzo di comunicazione include telefono, internet, tramite messenger, posta, fax, e-mail, ecc. La scelta del mezzo di nuovo dipende dal mittente.
5. Il destinatario o la comunicazione è una persona per la quale il messaggio è stato inviato dal mittente o dal comunicatore. Ricevitore dopo aver ricevuto il messaggio deve capirlo in una giusta prospettiva quindi solo lo scopo della comunicazione sarà soddisfatta.
6. Il ricevitore dopo la decodifica del messaggio deve agire o agire come da istruzioni contenute nel messaggio.
7. L'ultimo passo è prendere un feedback. Il feedback indica che il mittente deve sapere se il destinatario ha ricevuto il messaggio e capito. La conferma a riguardo è il feedback. Il feedback positivo è una comunicazione efficace. Con feedback il processo di comunicazione è completo.
Comunicazione formale:
Il canale di comunicazione formale deriva dalla struttura organizzativa formale. La comunicazione formale è quella in cui il messaggio viaggia attraverso la rotta formale stabilita dall'organizzazione. È il percorso ufficiale attraverso il quale deve passare un messaggio. Se "A" vuole dare un messaggio contenente alcune istruzioni a "£" e tra A e £ sono 8, C e D (che formano la gerarchia ufficiale) allora quel messaggio prende una rotta come mostrato di seguito.
A-> B -> C -> D ---> E
Questa comunicazione formale garantisce un flusso ordinato di informazioni. In questo sistema di comunicazione è garantito un flusso regolare e preciso di informazioni verso la sua destinazione. Consente alla linea di autorità di avere la conoscenza delle informazioni mentre le attraversa. La comunicazione formale possiede alcuni vantaggi e svantaggi.
vantaggi:
1. Il metodo di comunicazione formale aiuta a mantenere la gerarchia dell'autorità nell'organizzazione e a controllare i subordinati fissando la responsabilità diventa facile.
2. Il superiore è in contatto diretto con il suo subordinato lo comprende meglio ed è consapevole del suo comportamento sul posto di lavoro. Questo rende facile il controllo.
3. Attraverso la comunicazione formale i subordinati superiori sviluppano buone relazioni e si capiscono l'un l'altro in un modo migliore. Pertanto possono trovare facilmente soluzioni ai problemi organizzativi quotidiani sedendosi insieme.
svantaggi:
1. La comunicazione formale rende tutte le linee superiori occupate dal fatto che tutte le informazioni passano attraverso di esse e devono attraversarle. Questo porta alla perdita di tempo. Il lavoro, quindi soffre.
2. Molti dirigenti di un tempo non leggono i dettagli e passano al successivo subordinato. Questo atteggiamento sviluppa disattenzione.
3. In certi casi i subordinati superiori non si conoscono l'un l'altro. Questo ostacola la relazione.
4. L'attitudine incurante da parte dell'esecutivo pone un punto interrogativo sulla correttezza del messaggio.
Comunicazione informale:
La comunicazione che è libera da tutte le formalità è la comunicazione informale. La comunicazione informale avviene attraverso contatti informali tra le persone. Coesiste con la rete di comunicazione formale nell'organizzazione.
La comunicazione informale assume la forma di commenti, consigli, suggerimenti, discorsi informali e reazioni. Questo tipo di comunicazione è anche noto come "vite". La direzione dell'organizzazione non può controllare o regolare questo tipo di rete di comunicazione. Deriva dalle relazioni sociali sviluppate tra le persone al lavoro nell'organizzazione.
L'uomo essendo un animale sociale deve essere lì. Formano gruppi e discutono questioni organizzative tra di loro ed esprimono le loro opinioni e commentano sul lavoro, alcuni esprimono anche le loro reazioni negative. La comunicazione informale ha alcuni vantaggi e quindi i gestori incoraggiano questo tipo di comunicazione.
Koontz e O'Donnell hanno giustamente osservato che "la comunicazione più efficace risulta quando i manager utilizzano l'organizzazione informale per integrare i canali di comunicazione dell'organizzazione formale".
Alcuni criticano la comunicazione informale affermando che è inaccurata e fuorviante, ma non è sempre così. Potrebbe essere incompleto, il che si traduce in incomprensioni. Aiuta piuttosto il sistema di comunicazione formale colmando il vuoto esistente nella comunicazione formale. Il sistema di comunicazione informale possiede alcuni vantaggi e svantaggi.
vantaggi:
1. Il messaggio scorre con maggiore velocità attraverso il canale informale. È un risparmio di tempo.
2. Aiuta a unire le persone al lavoro sulla questione di interesse comune.
3. È adattabile al cambiamento nelle circostanze. In questo senso è dinamico e flessibile.
4. Aiuta nella generazione di nuove idee. In questo modo promuove la creatività.
5. Soddisfa i bisogni sociali delle persone al lavoro che non possono essere soddisfatte attraverso una comunicazione formale.
6. Il feedback è immediato in questo canale.
svantaggi:
1. È il tipo di comunicazione più inaffidabile. Il gestore che utilizza questo canale potrebbe trovarsi in guai seri.
2. In certe occasioni diffonde voci e informazioni errate che risultano dannose per l'organizzazione.
3. Molte volte questo canale trasmette informazioni distorte.
4. Le informazioni fornite attraverso questo canale sono solitamente incomplete.
Un manager che utilizza questo canale dovrebbe sempre stare molto attento perché non può controllarlo. Deve quindi trattenere se stesso per usarlo e, se necessario, dovrebbe prendere le misure necessarie per minimizzare i suoi effetti negativi.
Comunicazione orale:
È un metodo di comunicazione semplice e comune. È una comunicazione verbale. È comunicazione da persona a persona. Parlare personalmente e scambiare opinioni e idee con i dipendenti e gli impiegati ha effetti speciali e aiuta a sviluppare buone relazioni umane. Per rendere efficace la comunicazione orale, dovrebbe essere usata la scelta delle parole appropriate per avere chiarezza nel messaggio. Le parole dure dovrebbero essere evitate.
Anche il tono di una persona influisce sulla comunicazione anche se vengono usate parole buone e appropriate. Dovrebbe essere controllato dall'altoparlante. Dovrebbero essere fatti degli sforzi per sentire l'ascoltatore a proprio agio. Non dovrebbe annoiarsi dopo aver ascoltato le istruzioni dell'oratore. La comunicazione orale è uno strumento efficace per mantenere buone relazioni umane.
Sorriso su una faccia, indagine personale, saluto di una persona, senso dell'umorismo, comprensione delle difficoltà pratiche sono alcuni degli indizi vitali che rendono la comunicazione molto efficace. Anche la comunicazione orale presenta alcuni vantaggi e svantaggi.
vantaggi:
1. È veloce e consente di risparmiare tempo e costi.
2. L'oratore conosce immediatamente la reazione dell'ascoltatore.
3. È un canale di comunicazione più efficace.
4. È uno strumento utile durante la situazione emergente.
5. Il feedback è immediato. 6 È più preciso.
7. Aiuta in un'efficace supervisione e controllo.
8. I messaggi sono chiaramente compresi perché la comunicazione orale è un canale a due vie. cioè la comunicazione faccia a faccia o l'uso di determinati dispositivi meccanici come il telefono o una videoconferenza del sistema elettronico più recente.
9. È uno strumento molto efficace per dipendenti e datori di lavoro per risolvere i loro problemi.
svantaggi:
1. Non è il canale adatto a comunicare messaggi lunghi e segreti.
2. Se il comunicatore non è abile nel linguaggio che la comunicazione comprende, per il primo è difficile usare il canale orale in modo efficace.
3. L'ascoltatore dovrà prendere una decisione immediata. Non trova il tempo di pensare seriamente alla proposta.
4. Non può servire allo scopo nel caso in cui i messaggi debbano essere conservati come record.
5. La comunicazione orale ha un effetto temporaneo.
Comunicazione non verbale:
Comunicare con gesti, movimenti del corpo, azioni, segnali ed espressioni facciali è comunicazione non verbale. Nella società primitiva la comunicazione era non verbale. La comunicazione non verbale è visiva che può essere osservata, registrata e compresa. La comunicazione non verbale è usata insieme alla comunicazione verbale. La comunicazione non verbale non è obsoleta ma è ancora in voga. Un dirigente può comprendere dalle espressioni facciali i sentimenti dei suoi subordinati.
Quando un dirigente è impegnato con il suo lavoro chiama il suo assistente con un segnale manuale. In determinate circostanze è meglio usare la comunicazione non verbale perché le parole possono ferire i sentimenti e si dovrebbe ricordare il detto che "gli atti parlano più delle parole".
Canali di comunicazione:
Nei tempi moderni le organizzazioni vogliono un flusso rapido di informazioni. Nel mondo della competizione questo è il bisogno dell'ora, perché se sei in ritardo resterai indietro. Ora internet è in cui getterà via vecchi canali. Qualsiasi informazione richiesta è ora online. Il canale di comunicazione è un percorso di trasmissione dei messaggi dal mittente al destinatario. I gestori hanno bisogno di vari tipi di informazioni in modo rapido e puntuale per svolgere efficacemente le proprie attività manageriali. Le organizzazioni in base alle loro esigenze stabiliscono il proprio sistema di comunicazione. I canali di comunicazione popolari e in pratica sono verso il basso, verso l'alto, orizzontali e diagonali.
Comunicazione verso il basso:
Il canale di comunicazione verso il basso scorre dal livello superiore al livello inferiore di gestione. Come suggerisce la direzione del flusso della comunicazione, è da superiore a subordinato. Questo tipo di canale di comunicazione parla per carattere autoritario della gestione e dell'ambiente. Questa comunicazione è di natura direttiva. Le comunicazioni dei superiori includono direttive, ordini, istruzioni relative a politiche, programmi, missione, obiettivi e altre informazioni relative a compiti specifici, ecc.
vantaggi:
1. Viene utilizzato per emettere direttive ai dipendenti.
2. Aiuta a fornire informazioni riguardanti le politiche e le procedure dell'organizzazione.
3. Gli ordini del top management in merito all'attuazione dei programmi dell'organizzazione sono comunicati attraverso questo canale.
svantaggi:
1. Richiede molto tempo e spesso causa ritardi.
2. La comunicazione verso il basso è un modo, quindi non c'è modo di conoscere il feedback.
3. È un canale di comunicazione molto rigido.
4. La reazione di un subordinato non può essere conosciuta e compresa attraverso questo canale.
Comunicazione verso l'alto:
È solo il contrario del canale discendente della comunicazione e scorre dal livello più basso al livello più alto di gestione. L'importanza di questo canale di comunicazione si sta realizzando. I superiori ricevono feedback e conoscono le reazioni, i sentimenti e l'opinione dei loro subordinati e del personale che lavora a livello inferiore attraverso questo canale di comunicazione. Aiuta a conoscere le lamentele dei dipendenti che generalmente non sono noti alle autorità superiori. Ha anche alcuni vantaggi e svantaggi.
vantaggi:
1. Aiuta ad avere una comunicazione bidirezionale all'interno dell'organizzazione.
2. Sviluppa il senso di appartenenza tra i dipendenti perché le loro opinioni sono state ascoltate.
3. I superiori ottengono un riscontro immediato alle loro istruzioni attraverso il canale di comunicazione verso l'alto.
4. È una fonte importante per motivare i dipendenti.
svantaggi:
1. La comunicazione verso l'alto è generalmente scoraggiata e ignorata dai superiori.
2. I suggerimenti e le opinioni del personale di livello inferiore non raggiungono il livello più alto poiché sono ostruiti nel mezzo dai superiori immediati.
