Dipartimento del personale e controllo del costo del lavoro (con esemplare)

Il dipartimento del personale, con l'aiuto di vari supervisori e direttori di reparto, è responsabile dell'esecuzione delle politiche relative all'assunzione, al licenziamento, alla classificazione dei dipendenti e alle retribuzioni che sono state stabilite dal Consiglio di amministrazione o da un comitato di dirigenti. Le funzioni principali del dipartimento del personale sono di reclutare i lavoratori, addestrarli e metterli nei posti di lavoro che meglio si adattano.

Ogni volta che un nuovo lavoratore viene reclutato, una copia della lettera di nomina contenente tutti i termini e le condizioni del rapporto di lavoro deve essere inviata a:

1. Ufficio temporale per la registrazione delle presenze.

2. Pagare il reparto rotoli per effettuare l'iscrizione nel foglio paga.

Una copia della lettera di assunzione è conservata dal Dipartimento del personale per il mantenimento della tessera del dipendente.

Di seguito sono riportati i due record importanti utilizzati in relazione al reclutamento e al collocamento dei lavoratori:

Richiesta di collocamento dei dipendenti:

Il processo di reclutamento inizia quando il dipartimento del personale riceve una copia della richiesta di collocamento del dipendente. La richiesta viene inviata al dipartimento del personale ogni volta che un lavoratore ha bisogno di un dipartimento.

Al ricevimento di tale requisizione, il dipartimento del personale interviene per assumere un nuovo lavoratore o per riassegnare un lavoratore presente. È compito del dipartimento del personale ricevere domande formali, intervistare i candidati e selezionarli per le posizioni e informare il dipartimento che ha bisogno dei lavoratori della selezione.

La sentenza della richiesta di collocamento del dipendente può essere la seguente:

In occasione dell'occupazione a ciascun lavoratore viene assegnato un numero noto come numero di biglietto o numero di token o numero di orologio e questo numero viene modificato quando il lavoratore viene trasferito da un dipartimento all'altro.

Questo numero è scritto su tutti i documenti ovunque appaia il nome del lavoratore, perché è utile per l'identificazione dei lavoratori con lo stesso nome, per la registrazione delle presenze e per il mantenimento della contabilità meccanizzata.

Tutte le assunzioni vengono effettuate in base a un budget di manodopera e alle richieste di collocamento dei dipendenti. Il budget per la manodopera specifica il numero di lavoratori in ciascuna categoria e competenza che possono essere impiegati in un dipartimento.

Il dipartimento del personale dovrebbe verificare che il numero di lavoratori impiegati non superi il numero specificato, salvo in circostanze particolari che richiedono l'assunzione di più lavoratori. L'assunzione di più lavoratori dovrebbe essere autorizzata da un'autorità competente prima di reclutarli.

Scheda di storia del dipendente:

Il dipartimento del personale dovrebbe tenere una registrazione completa di ogni lavoratore impiegato nell'organizzazione. Il record è conservato su una carta nota come la scheda di storia del dipendente.

Questa scheda include i seguenti dettagli sul lavoratore:

(1) Nome e indirizzo,

(2) Dipartimento,

(3) il nome dell'ex datore di lavoro e le ragioni per lasciarlo,

(4) Data di assunzione,

(5) Categoria,

(6) Tasso di retribuzione,

(7) Promozioni, e

(8) Ragioni per andarsene.

L'ultima colonna è molto importante perché aiuta la direzione a prendere provvedimenti per migliorare le condizioni di lavoro in modo che non possano esserci frequenti cambiamenti nella forza lavoro. Le colonne sono fornite generalmente sul retro della carta per fornire informazioni sui dettagli delle vacanze prese dal lavoratore.

Di seguito è riportato un esempio della scheda di storia di un dipendente:

Al fine di esercitare un controllo adeguato sul reclutamento del lavoro, devono essere prese le seguenti misure:

1. Tutte le assunzioni devono essere effettuate solo attraverso il dipartimento del personale.

2. Il responsabile del personale dovrebbe esaminare ogni richiesta di collocamento dei dipendenti e verificare se vi sia la possibilità di trasferire la manodopera in eccesso da altre aree.

3. L'occupazione di lavoratori occasionali o temporanei dovrebbe essere preferita al reclutamento di lavoratori a tempo indeterminato se il lavoro supplementare non è assolutamente essenziale.

4. Devono essere prese misure preventive per ridurre l'assenteismo e l'inefficienza. Lo scopo delle misure preventive dovrebbe essere quello di mantenere i lavoratori soddisfatti. Buone condizioni di lavoro e molte altre strutture come strutture mediche, abitative e ricreative dovrebbero essere messe a disposizione dei lavoratori in modo che non possano lasciare l'organizzazione e lavorare alla massima efficienza.

5. Si dovrebbe prendere in considerazione la meccanizzazione delle operazioni se è utile per ridurre i costi del lavoro.

6. I rapporti sull'utilizzo del lavoro dovrebbero essere introdotti in ogni dipartimento. Questi rapporti mostreranno il grado di utilizzo del lavoro disponibile e la percentuale di efficienza raggiunta dal lavoro impiegato.

Anche la presentazione di vari rapporti al top management, come rapporti settimanali sull'assenteismo, sul ricambio del lavoro, sulla produttività del lavoro, sul livello di attività, sugli incidenti, sull'azione disciplinare, i tempi di inattività, gli straordinari, i lavoratori occasionali ecc. un dipartimento del personale. Consideriamo il turnover del lavoro e la produttività del lavoro in dettaglio.