Gestione dell'ufficio: procedure e metodi

Una procedura si trova tra un sistema e un'operazione. Un sistema per il completamento di una vendita è costituito da una rete di procedure, una delle quali potrebbe essere raccolta per la vendita di crediti; una delle operazioni nella procedura di raccolta è probabile che sia quella dei conti di "invecchiamento" dei crediti per indicare la gestione appropriata in piedi per diversi periodi di tempo. Le procedure portano i sistemi al livello delle effettive operazioni di lavoro e delle singole responsabilità.

Una procedura espone la sequenza di passaggi solitamente seguiti nell'esecuzione di un tipo di lavoro ricorrente e la maggior parte del lavoro di un'impresa tipica è ricorrente o ripetitiva. Se ben progettato, una procedura dice chi fa cosa e, in generale, come e quando. Quindi specifica i passi di lavoro necessari, assegna: responsabilità e mette in relazione ciò che una persona fa con ciò che fanno gli altri.

Un sistema, in quanto tale, riguarda le relazioni ampie e sarà spesso espresso in uno o più diagrammi di flusso, accompagnato dal gruppo o dal pacchetto di procedure che lo compongono. Una procedura è il livello di lavoro del sistema; è, 'una vera e propria guida per i dipendenti su come procedere ogni volta che si esegue un particolare tipo di lavoro ricorrente.

L'attenta progettazione di una procedura e l'espressione in forma scritta sono passaggi essenziali per l'uso efficace di questo strumento di base. Mettere le procedure in forma scritta costringe a chiarire il pensiero su di loro e facilita la comunicazione con le persone che le applicano. Il fatto che ci siano procedure scritte non è un'indicazione assoluta di operazioni efficaci, comunque.

Una procedura scritta può essere semplicemente una registrazione di come il lavoro è stato svolto in passato, le mutevoli esigenze di un'impresa e l'apparizione di nuovi metodi per soddisfare tali esigenze renderanno la maggior parte delle procedure obsolete nel tempo. In contrasto con una procedura, un metodo è una specifica dettagliata su come eseguire un singolo passaggio procedurale. Riguarda la sequenza dei movimenti utilizzati nell'esecuzione di un'operazione e con l'attrezzatura specifica uguale utilizzata.

Vi è una forte necessità di un programma continuo di miglioramento delle procedure e dei metodi. Gli obiettivi includono qualsiasi inefficienza come la duplicazione degli sforzi, inadeguatezza di una procedura o metodo per soddisfare nuovi requisiti e record e rapporti insoddisfacenti.

Obiettivi di miglioramento:

Gli obiettivi generali degli sforzi di miglioramento in questi campi sono una maggiore efficacia e più economia. Migliore efficacia "significa, soprattutto, un migliore servizio al servizio clienti che sia tempestivo, il più privo di errori possibile, sufficientemente ben arrotondato e soddisfacente sotto altri aspetti, a seconda delle esigenze del cliente. L'efficacia si manifesta anche nel morale dei dipendenti, nell'efficienza esecutiva, nel coordinamento delle unità operative e del personale e in effetti esterni come quelli sulla buona volontà della comunità e sull'opinione pubblica.

Economia migliorata significa maggiore produttività a costi inferiori, buon utilizzo del personale e delle attrezzature, inventari mantenuti a livelli ottimali e molti altri aspetti operativi. Il successo di un'azienda "nell'attuale contesto competitivo dipenderà in larga misura dai continui miglioramenti. Un buon prodotto e un buon personale non sono sufficienti. Il business di solito va all'azienda che fornisce la migliore combinazione di qualità, servizio e prezzo; e questi non accadono semplicemente.

Sono influenzati da molte filosofie e pratiche di gestione; uno dei più importanti è il sistema generale di operazioni che consente di ottenere un prodotto o un servizio affidabile più rapidamente rispetto ad altre imprese ea prezzi competitivi. Anche le responsabilità sociali sono molto coinvolte, anche se spesso non associamo l'efficienza procedurale a queste.

Un tenore di vita in crescita e una solida economia dipendono in larga misura dall'efficienza delle singole imprese. Stiamo vedendo che i miglioramenti tecnologici nel campo dell'ufficio stanno creando più posti di lavoro piuttosto che meno, proprio come i miglioramenti tecnologici hanno fatto in tutti gli altri campi. Allo stesso tempo, ci sono problemi nel cambiare i requisiti di abilità, la riqualificazione, la mobilità dei dipendenti, ecc., Che ogni responsabile, la gestione deve risolvere per quanto riguarda le sue capacità.

Ostacoli al miglioramento:

È importante, quando si considerano gli approcci a procedure e miglioramenti dei metodi, essere consapevoli degli ostacoli comuni, alcuni sono psicologici, alcuni economici e ce ne sono altri. In senso reale, un programma di miglioramento in questi campi è una guerra contro l'abitudine. Man mano che le organizzazioni vengono formate, molte pratiche sono stabilite non attraverso un'attenta analisi, ma per soddisfare le esigenze del momento.

C'è spesso molto schema dopo pratiche seguite in altre imprese, che, naturalmente, possono operare in condizioni molto diverse. Una volta stabilite le pratiche, i dipendenti si abituano a loro e si sentono sicuri nella loro capacità di seguirli; è probabile che ci sia una certa resistenza al cambiamento, di conseguenza. C'è comunque un lato positivo del problema dell'abitudine.

Ci sono altri ostacoli. Gli individui, in particolare se sono specialisti funzionali, come la maggior parte dei dipendenti, possono non comprendere il ruolo delle procedure e dei sistemi più ampi nel raggiungimento di obiettivi come quelli menzionati nella sezione precedente. In alcune aziende, le frizioni organizzative possono comportare sforzi duplicati e uno scarso coordinamento. "I sistemi alibi", come una costosa procedura di controllo per evitare che si verifichi un errore, sono spesso impostati laddove il controllo top-down richiede forti requisiti.

Anche gli analisti di procedure e metodi sono spesso limitati in prospettiva e possono esagerare con le attrezzature più efficienti, l'economia negli standard di lavoro ristretto del sistema di documentazione e altre singole aree di miglioramento senza la dovuta considerazione di questi potrebbero influenzare l'efficacia e l'economia complessive.

Ognuno di questi ostacoli è un problema da non sottovalutare, ma lo studio di ciascuno indica prontamente che può essere superato o può essere effettuato un aggiustamento per consentire agli sforzi di miglioramento di procedere. In realtà non c'è altra scelta che farlo. L'innovazione è un requisito per la sopravvivenza nelle imprese e probabilmente in tutte le altre. C'è un vecchio detto che gestire un'attività è come andare in bicicletta; se ti fermi, cadi.

Organizzazione per il miglioramento:

Molte persone potrebbero aver bisogno di svolgere una varietà di ruoli se gli sforzi di miglioramento "devono essere efficaci. Il top management deve essere convinto del merito del programma di miglioramento, deve iniziarlo e deve prestare supporto attivo e continuo. L'entusiasmo da parte del management superiore, se accompagnato da una buona comunicazione e comprensione degli scopi, troverà rapidamente la sua strada attraverso livelli inferiori, Indifference funzionerà allo stesso modo, poiché gli specialisti di sistemi che hanno provato a portare programmi in "attraverso la porta" hanno imparato.

I consulenti esterni possono svolgere un ruolo importante ma, normalmente, limitato nello sforzo complessivo di miglioramento. Se sono ben qualificati, possono dare a un'impresa il beneficio di una conoscenza specializzata, di una vasta esperienza e di un punto di vista oggettivo. Possono fornire sia talento che tempo quando questi non sono disponibili internamente.

Considerazioni sui costi possono imporre che vengano utilizzati principalmente per progetti speciali, come l'avvio di un nuovo controllo sui moduli o il programma degli standard di lavoro, l'analisi di un problema di costo particolarmente difficile o la formazione del personale aziendale nelle tecniche di semplificazione del lavoro. Troppo grande affidamento sui consulenti può rallentare lo sviluppo di un vero senso di responsabilità da parte del personale aziendale. I rappresentanti dei fornitori in settori quali attrezzature, moduli e forniture sono ora sempre più competitivi in ​​termini di servizio che possono fornire insieme alla fornitura di prodotti adeguati.

Sono spesso addestrati a condurre studi approfonditi sui bisogni di un'azienda nelle loro particolari aree e portano un bagaglio di esperienza accumulato in altre aziende. Probabilmente non è saggio basarsi interamente sulle raccomandazioni di un singolo rappresentante di vendita o assistenza; l'impresa dovrebbe portare la propria analisi ad un livello possibile e potrebbe chiedere a più di un fornitore di dare un'occhiata all'area problematica.

Ma questa fonte di aiuto è sempre più preziosa e nessuna direzione dovrebbe ignorarla. Gli analisti di procedure (che possono essere chiamati analisti di sistema, analisti di metodi o specialisti in moduli, layout, attrezzature, standard o qualche altra area) costituiranno normalmente la spina dorsale del programma di miglioramento. Ciò non significa che possano condurlo da soli; portano specializzazione e tempo necessario per tali miglioramenti e possono promuovere un programma di miglioramento permanente e continuo.

Le qualifiche necessarie includono una mente inquisitrice; abilità analitica; familiarità con le tecniche di base nelle aree in cui avranno familiarità con l'organizzazione e la filosofia della sua gestione; una comprensione della natura umana, poiché sarà richiesta una grande quantità di sforzo congiunto e comunicazione con gli altri.

Una persona che entra nel campo avrà bisogno di tempo per familiarizzarsi con le esigenze organizzative e operative, della particolare impresa, e mentire trarrà enormi benefici se potrà lavorare, per un po 'di tempo con' analisti senior nello sviluppo e nell'affinamento delle sue capacità tecniche. Può ottenere aiuto dagli analisti di altre aziende, associazioni professionali e da scuole e workshop condotti da gruppi esterni e istituzioni educative.

In un'organizzazione troppo piccola per giustificare un analista a tempo pieno, a qualcuno che possiede capacità come quelle descritte sopra può essere data la responsabilità a tempo parziale dei miglioramenti dei metodi. L'importazione, la considerazione qui è che non importa quanto piccola sia l'organizzazione, qualcuno dovrebbe prestare attenzione continua al miglioramento dei metodi; chiunque sia, è necessario che il tempo sia concesso per il lavoro se deve essere svolto in modo efficace. I supervisori e i dipendenti sono sempre più coinvolti in procedure e sforzi di miglioramento dei metodi, con valori potenziali così grandi che una sezione successiva sarà dedicata al loro contributo.

Affinché ciò abbia successo, deve esserci una comprovata disponibilità alle idee di miglioramento da parte del management superiore e un approccio organizzato che fornirà stimoli costanti, follow-through e riconoscimento. I limiti delle conoscenze specialistiche e del tempo da parte dei lavoratori e dei supervisori sono evidenti, ma la familiarità con i problemi e le esigenze operative, insieme a benefici motivazionali dovuti al coinvolgimento personale, rendono questa partecipazione estremamente fruttuosa nella maggior parte delle imprese.

Un approccio generale al miglioramento delle procedure e dei metodi:

Verrà ora presentato un breve approccio generale che si applicherà a quasi tutti i tipi di problemi di miglioramento dei sistemi, strettamente correlati al metodo scientifico di risoluzione dei problemi applicato ovunque.

Considereremo poi come questo approccio generale può essere adattato alle procedure e ai problemi di miglioramento dei metodi di diversi tipi:

1. Decidi il progetto per lo studio:

Questo passaggio può essere considerato come una ricerca nell'ambiente per possibili miglioramenti, e questi di solito non sono difficili da trovare. Servizio insoddisfacente ai clienti, costi elevati, utilizzo insoddisfacente del personale o delle attrezzature, interruzioni nel flusso di lavoro, forme e rapporti inadeguati, sforzi duplicati e parte particolare del lavoro 'che è ripetitivo, ad alto volume, strozzato o monotono: questi, sono alcuni indizi che indicano la necessità di analisi dei sistemi.

La conversione in un sistema di elaborazione dati, in una riorganizzazione o in altri nuovi sviluppi potrebbe anche segnalare la necessità di modifiche ai sistemi. Può essere osservata un'esigenza e uno studio avviato da diverse fonti, come indicato in precedenza: dipartimenti che necessitano di aiuto, gestione superiore e lo stesso personale dei sistemi, personale di linea che desidera intraprendere progetti di studio o altri.

2. Descrivi il sistema attuale :

La descrizione può essere una narrativa, un grafico, dati di misurazione o altra forma o una combinazione. La creazione di grafici è particolarmente utile e sarà studiata ulteriormente; una tabella ben adattata può aiutare l'analista a visualizzare relazioni e opportunità di miglioramento, e anche coloro che sarebbero interessati da qualsiasi modifica proposta.

È possibile utilizzare una varietà di metodi di raccolta delle informazioni: uno studio delle informazioni nei riepiloghi delle prestazioni o altri documenti già disponibili, interviste, osservazioni, campionamento del lavoro e altri mezzi appropriati al problema.

3. Analizzare e migliorare il sistema attuale:

Questo importante passo richiederà innanzitutto la determinazione dei criteri per valutare il precedente sistema e qualsiasi proposta di miglioramento volume massimo, tempo richiesto qualità, costi, caratteristiche cruciali del servizio nel soddisfare la domanda dei clienti, ecc. Quindi, i dati effettivi ottenuti dalla descrizione del sistema attuale deve essere attentamente studiato

Oltre alle misure dirette dei fattori di prestazione, come quelli appena indicati, le liste di controllo dei principi relativi ai fattori che influenzano risultati meno che soddisfacenti sono molto spesso utili. Una persona o un piccolo gruppo può svolgere gran parte del lavoro svolto durante questa fase, ma prima del suo completamento il pensiero comune delle persone rappresentative coinvolte o interessate è quasi certo di aiuto.

4. Vendi e installa il sistema migliorato:

Non importa quanto sia brillantemente concepito un sistema, l'accettazione da parte delle persone interessate andrà molto lontano per farlo funzionare con successo. I migliori strumenti per vincere l'accettazione sono la comunicazione e la partecipazione, nella maggior parte dei casi. Particolarmente prezioso nei metodi e nei miglioramenti dei sistemi di livello superiore sarà la partecipazione e il coinvolgimento personale di coloro che sono interessati da qualsiasi modifica proposta. Una comunicazione approfondita e bidirezionale è essenziale anche per comprendere i bisogni, gli scopi, gli effetti sugli individui, le garanzie che gli interessi personali saranno protetti e la conoscenza di come il nuovo piano funzionerà.

Ecco un'area in cui il riconoscimento del ruolo del personale occupato dagli analisti è particolarmente importante; devono vincere piuttosto che chiedere l'accettazione, e devono essere disposti a moderare i propri giudizi e le proprie raccomandazioni in termini di reazioni del personale operativo interessato. L'installazione di una procedura o di un metodo ora richiede spesso molta attenzione nell'addestrare il personale nel nuovo approccio, richiedendo cambiamenti fisici, e un attento monitoraggio per vedere che i piani stanno funzionando.

5. Mantenere e controllare il sistema:

I fallimenti o le carenze nelle procedure e nei metodi spesso vengono alla luce nel processo di esecuzione delle operazioni, ma ciò non può essere dato per scontato. Le analisi periodiche del sistema e la sua continua adeguatezza sono generalmente auspicabili. Alcune gestioni programmano tali controlli "a intervalli definiti, in base alla natura del sistema e ai risultati ottenuti.

Procedure per gli studi di miglioramento:

Per sviluppare miglioramenti specifici, ogni fase di lavoro dovrebbe essere esaminata in modo critico alla luce dei diversi principi di movimento che potrebbero applicarsi ad esso. Il miglior tipo di miglioramento risiede nel combinare, riorganizzare o semplificare i passaggi che devono essere mantenuti.

Gli studi di miglioramento delle procedure, dal momento che spesso attraversano dipartimenti, sono spesso avviati da una dirigenza o dallo staff delle procedure, sebbene la necessità possa essere suggerita dal personale operativo coinvolto in una procedura che non funziona in modo efficace. Qualsiasi inadeguatezza suggerita nell'approccio generale può suggerire la necessità di tale studio. I principali passaggi della procedura studiata devono essere scomposti e registrati in varie forme, che vanno da una semplice lista a una tabella elaborata, probabilmente lo strumento di analisi delle procedure più utilizzato è un diagramma di processo del flusso.

Nell'uso del diagramma di processo, in primo luogo, tutti i passaggi coinvolti nella presente procedura sono elencati in sequenza; ogni passaggio viene quindi classificato come operazione, trasporto, ecc. utilizzando il simbolo appropriato mostrato di seguito. I simboli per ciascuno dei passi sono inchiostrati da linee tracciate dall'analista; questo si traduce in una rappresentazione grafica della procedura.

(i) Operazione:

Un cerchio grande indica che viene modificato, aggiunto o creato.

(ii) Trasporti:

Una freccia indica il movimento da un luogo all'altro.

(iii) Ispezione:

Un quadrato indica un'ispezione, come quando qualcosa viene controllato o verificato ma non modificato.

(iv) Ritardo:

Una grande D indica un'interruzione o un ritardo nel flusso del soggetto studiato,

(v) Conservazione:

Un triangolo invertito indica la memorizzazione di un oggetto, come quando è protetto dalla rimozione non autorizzata. Il diagramma di processo del flusso mostra il tempo necessario per eseguire ogni passaggio; in alcuni casi, vengono programmate solo le fasi di ritardo, per evidenziare le opportunità per ridurre le interruzioni nel flusso di lavoro; mostra anche la distanza in piedi ogni volta che il trasporto è coinvolto. Le caratteristiche di tempo e distanza del grafico sono particolarmente utili per valutare il layout delle attrezzature e dove le disposizioni potrebbero ridurre i movimenti e i ritardi necessari, ma servono anche altri scopi.

Una parte importante del diagramma di processo del flusso è il blocco di riepilogo nell'angolo in alto a sinistra. Questo serve più o meno come un "box score" e ha due scopi principali. In primo luogo, fornisce indizi su dove iniziare l'analisi del sistema attuale; in secondo luogo, rende possibile un confronto facile ed efficace tra i sistemi presenti e quelli proposti. Un altro strumento per la creazione di grafici di base dell'analista delle procedure è il diagramma di flusso bidimensionale. Il valore speciale di questo grafico è la sua capacità di mostrare un numero di flussi allo stesso tempo, come quando una procedura inizia con una singola azione, ma poi si dirama in più flussi di lavoro.

Le colonne verticali possono mostrare i reparti che gestiscono ciascuna parte della procedura. Il diagramma di flusso rappresenta ancora un altro strumento di analisi di base dell'analista delle procedure. Questo diagramma non è altro che l'applicazione di un diagramma di flusso a un piano di piano di quella parte dell'ufficio coinvolto nella procedura in fase di studio. Il suo scopo principale è quello di rivelare carenze nel layout presente o proposto o nella disposizione dell'ufficio.

La valutazione dei passaggi e lo sviluppo di un approccio migliorato possono quindi essere effettuati studiando i grafici e altri mezzi per registrare la presente procedura. Una formula generale applicabile a qualsiasi forma di miglioramento dei sistemi è: Eliminare-combinare-riorganizzare-semplificare. Ogni passo può essere studiato tenendo a mente questi scopi, considerati nella sequenza suggerita. Poiché eliminare un passo dispendioso è il miglior tipo di miglioramento, e le altre fasi seguono una priorità generale di desiderabilità.

La formulazione di una versione migliorata della procedura in 'studio emergerà gradualmente dalle domande fatte dagli analisti, e da un'attenta, compensazione con tutti coloro che useranno la procedura, In genere, gli utenti diretti e i loro supervisori individueranno scappatoie e vedranno opportunità di miglioramento della procedura provvisoriamente proposta. In ogni caso, saranno molto più ricettivi alla modifica se saranno stati consultati a riguardo e avranno il beneficio di una spiegazione approfondita dei vantaggi.

Selezione del progetto per lo studio:

Anche un'operazione di una volta può giustificare un uso del buon senso organizzato, come talvolta viene chiamata l'analisi dei metodi. I benefici attesi devono essere valutati rispetto allo sforzo e ai costi che potrebbero essere richiesti. Rendimenti particolarmente elevati possono derivare dallo studio di operazioni ripetitive e ad alto volume, poiché i piccoli risparmi moltiplicati si sommano a importi considerevoli. Le operazioni di collo di bottiglia possono essere migliorate al punto in cui il lavoro scorre liscio e con meno ritardi. Operazioni monotone o affaticanti possono richiedere un'attenzione speciale; alcuni programmi di metodi rendono la riduzione della fatica il loro obiettivo primario.

Rottura e registrazione del metodo attuale:

A livello di analisi dei metodi, un'operazione viene scomposta in elementi e nel tipo di analisi più dettagliato, anche nei movimenti del corpo. Il metodo con cui viene eseguita l'operazione è solitamente determinato attraverso l'osservazione, sebbene un'operazione insolitamente voluminosa o problematica possa giustificare le riprese e uno studio approfondito del film. Il tipo di modulo per la registrazione della suddivisione dell'operazione può variare da un semplice elenco di movimenti a un grafico elaborato che registra e classifica i movimenti e invita l'interrogazione su base sistematica. Il più usato tra i diagrammi dei movimenti è la carta della mano destra e della mano sinistra.

Questo è il cavallo di battaglia delle carte di studio del movimento; proprio come il diagramma di processo How è il dispositivo più comunemente usato nell'analisi delle procedure. Come suggerisce il titolo, la tabella di destra e di sinistra mostra i movimenti eseguiti da ciascuna mano. Classifica anche questi movimenti con alcuni tipi di base, usando simboli per l'identificazione e l'enfasi. I simboli esatti usati variano, ma la seguente combinazione è stata ampiamente utilizzata.

(i) Operazione:

Utilizzato ogni volta che un membro del corpo fa qualcosa come una posizione, come scrivere, usare una macchina da ufficio o afferrare un oggetto.

(ii) Trasporti:

Usato ogni volta che un membro del corpo si muove verso l'esterno di un oggetto.

(iii) Hold:

Usato quando un oggetto viene tenuto in posizione in modo che possa essere fatto qualcosa. Esempio; tenendo una penna in una mano per avvitare la parte superiore.

(iv) Ritardo:

Usato ogni volta che un membro del corpo è inattivo o in attesa di altri membri del corpo. Uno sguardo allo schizzo del posto di lavoro, o layout, mostra una scrivania di tipo segreteria con macchina da scrivere sul piedistallo sinistro, una calcolatrice e vassoi per moduli bancari; richieste scritte e lavori finiti, tutti posizionati come indicato.

La mano destra va al vassoio contenente i moduli di richiesta in bianco e ne afferra uno; la mano sinistra attende durante questo tempo. Entrambe le mani si spostano verso la macchina da scrivere, ed entrambe inseriscono il modulo vuoto. La mano destra si sposta quindi sul vassoio delle richieste scritte, acquisisce la successiva requisizione da digitare, la sposta al lato della macchina da scrivere, rilascia la richiesta e si sposta in posizione alla macchina da scrivere; la mano sinistra di nuovo ha semplicemente aspettato durante questi passaggi. Entrambe le mani digitano la richiesta.

Quindi la mano destra si sposta sulla calcolatrice, registra le cifre, determina il totale e torna in posizione alla macchina da scrivere; la mano sinistra ha di nuovo atteso, entrambe le mani digitano il totale sulla requisizione, ed entrambe sono coinvolte nella rimozione della richiesta dalla macchina da scrivere.

Ciascuno dei passaggi appena descritti è identificato sul grafico annerendo il simbolo appropriato. Il riepilogo in alto a sinistra mostra che la mano sinistra è stata coinvolta in quattro operazioni e la mano destra in nove. La mano sinistra aveva una parte in un solo movimento, o trasporto, mentre la mano destra era coinvolta in otto. La mano sinistra ha avuto dodici ritardi, o aspetta; la mano destra non ne aveva. Nessuna delle due mani aveva alcuna presa nell'operazione.

Un secondo strumento di base spesso utilizzato nell'analisi dei metodi è il grafico delle attività multiple, progettato per tracciare l'attività dettagliata di una persona e di una macchina, una persona e più macchine, o più persone e più macchine. Lo scopo principale di questo dispositivo è ridurre il tempo di inattività della macchina. Man mano che le apparecchiature per ufficio diventano più sofisticate e costose, diventa sempre più importante assicurarsi che l'attrezzatura sia utilizzata in modo efficace.

Poiché le macchine e gli operatori, a questo proposito, perdono il tempo a intervalli durante il ciclo operativo, non è sempre facile individuare il tempo di inattività. Spesso si presume erroneamente che l'utilizzo della macchina sia elevato, quando in realtà la macchina viene utilizzata in modo inefficace. I grafici a più attività sono progettati per superare questo problema mostrando l'interazione tra uomo e macchina e rivelando periodi di inattività da parte di entrambi.

Analizzando il metodo attuale:

Dopo che il presente metodo è stato suddiviso in fasi e tracciato, l'operazione nel suo complesso e ogni singolo passaggio possono essere analizzati alla luce dei principi stabiliti di economia del movimento. Lo sforzo pioneristico nella formulazione di tali principi fu quello di Frank e Lillian Gilbreth.

Uno dei più grandi tributi che potrebbero essere pagati a questi pionieri è il fatto che l'originale elenco di principi e tecniche di analisi di Gilbreth si è alzato per quasi mezzo secolo con solo piccoli cambiamenti, nonostante il fatto che molte persone capaci abbiano tentato di migliorare su di esso. L'elenco dei principi di Gilbreth è piuttosto lungo e, sebbene sia applicato a tutti i tipi di lavoro, alcuni dei principi sono meno direttamente coinvolti nelle operazioni d'ufficio che nelle operazioni di fabbrica.

Di conseguenza, un elenco semplificato di principi applicabili in particolare alle operazioni d'ufficio è presentato qui:

1. Metti in discussione la necessità di ogni passaggio. Il modo più semplice per fare un lavoro non è farlo.

2. Mettere tutti i materiali e le attrezzature in posizioni definite all'interno della normale area di lavoro.

3. Usa entrambe le fasce contemporaneamente quando possibile e cerca di mantenere la quantità di lavoro svolto da ciascuna in equilibrio.

4. Usa i movimenti più semplici possibili: movimenti delle dita piuttosto che al polso piuttosto che al braccio, al braccio piuttosto che al corpo e così via.

5. Usa movimenti che sono lisci, ritmici e continui.

6. Assicurarsi che l'attrezzatura sia adatta al lavoro.

7. Accertarsi che la persona che esegue il lavoro sia ben adattata e che abbia ricevuto un addestramento sufficiente.

Per ciascun braccio esiste una normale area di lavoro ed è altamente auspicabile che i materiali e gli strumenti siano posizionati all'interno di questa area in modo da ridurre al minimo lo stiramento, la flessione e movimenti simili. C'è anche un'area massima per il braccio esteso, e vi è un'area sovrapposta in cui gli oggetti dovrebbero essere posizionati se entrambe le mani devono lavorare su di loro allo stesso tempo. Qualsiasi materiale e attrezzatura collocati al di fuori dell'area di lavoro normale dovrebbero essere considerati in modo critico, in particolare se devono essere usati frequentemente.

È presto evidente che diversi principi di movimento sono stati violati. Ci si chiede immediatamente se sono necessari tutti i ritardi e i movimenti. Tutti i materiali e le attrezzature tranne La macchina da scrivere si trova al di fuori della normale area di lavoro della dattilografa mentre siede alla macchina da scrivere. È ovvio che si sta facendo la banda giusta per fare la maggior parte del lavoro, mentre la mano sinistra è usata poco, tranne che nella digitazione vera e propria. Le mozioni sono complesse e faticose; il dattilografo deve fare lunghi tragitti e deve girare completamente intorno per azionare la calcolatrice. Sembra che ci siano poche opportunità per inserire il ritmo nel lavoro. Potrebbero venire in mente possibilità di attrezzature migliorate.

Sviluppare un metodo migliorato:

io. Per sviluppare miglioramenti specifici, ogni fase di lavoro dovrebbe essere esaminata in modo critico alla luce dei diversi principi di movimento che potrebbero applicarsi ad esso. Il miglior tipo di miglioramento risiede nel combinare, riorganizzare o semplificare i passaggi che devono essere mantenuti.

Ii. Lo schizzo nella parte superiore della tabella suggerisce una riorganizzazione dei materiali e delle attrezzature sul posto di lavoro. Una mensola è stata aggiunta dietro il tipografo, con scomparti per le requisizioni e il lavoro finito posizionato proprio a destra del dattilografo.

iii. I ritardi sono stati notevolmente ridotti; tutti i materiali e le attrezzature sono ora nella normale area di lavoro; il lavoro per le mani è più quasi equalizzato; le distanze percorse sono più brevi; e l'intera operazione è più veloce e meno faticosa.

iv. Va sottolineato che il metodo migliorato che è stato suggerito è solo una delle possibilità dell'uomo. Forse il lettore può suggerire altre soluzioni ancora più soddisfacenti di quella descritta.

Installazione del metodo migliorato:

Dopo che il nuovo metodo è stato pianificato, l'installazione effettiva deve ancora essere eseguita; il successo del metodo proposto dipenderà molto da quanto attentamente si avvicina questa fase finale. Il lavoro di installazione di un nuovo metodo sembra rientrare logicamente in quattro fasi: vincere l'accettazione, apportare cambiamenti fisici, formare il personale e seguire i risultati.

io. La soluzione più soddisfacente al problema dell'accettazione vincente è probabilmente quella suggerita in precedenza: consultare le persone coinvolte nei cambiamenti il ​​prima possibile nella pianificazione del miglioramento e trarre molte delle idee per il metodo migliorato da loro.

ii. Forse idealmente, l'intero piano dovrebbe essere concepito e elaborato dal supervisore e dal dipendente direttamente coinvolto, aiutato solo dalla formazione sulla semplificazione del lavoro precedentemente acquisita. Se per qualche motivo la maggior parte del lavoro di analisi deve essere svolto da un analista del personale, sarà richiesta la massima capacità tattile e di vendita; più l'analista consulta le persone effettivamente coinvolte nell'operazione, migliori saranno le possibilità di successo.

iii. I cambiamenti fisici nell'esempio di battitura della domanda erano semplici e poco costosi. Questo è probabilmente tipico della maggior parte dei miglioramenti dei metodi; attendono solo l'uso di un po 'del buon senso organizzato coinvolto nella semplificazione del lavoro. In molti casi, il personale dell'azienda può apportare tutte le modifiche fisiche necessarie. In altri casi, la meccanizzazione di un'operazione precedentemente eseguita con metodi manuali può essere giustificata.

iv. La formazione del personale in nuovi metodi di solito comporta principalmente un cambiamento nelle abitudini di lavoro, anche se in alcuni casi potrebbero essere necessarie nuove competenze. È probabile che il successo dipenda dall'atteggiamento del dipendente - da qui la necessità di ottenere l'accettazione - e dall'uso di un solido approccio alla formazione.

v. Il follow-up sui risultati con un nuovo metodo dovrebbe essere parte integrante della procedura. Ciò che sembra un'eccellente idea a volte fallisce miseramente a causa della mancata analisi accurata della situazione, del mancato ottenimento dell'accettazione da parte dei dipendenti o dei supervisori, dell'insufficienza di addestrare adeguatamente l'individuo o di qualche altra carenza nell'approccio. Il follow-up potrebbe includere l'analisi dei costi e dei risparmi coinvolti in ogni cambiamento di metodo, al duplice scopo di verificare la validità di qualsiasi cambiamento e giustificare il tempo concesso per il lavoro sui metodi e altre forme di semplificazione del lavoro.

Analisi delle applicazioni speciali dei metodi:

Un approccio all'analisi dei metodi è di tipo generale e può essere utilizzato o adattato a un'ampia varietà di esigenze. Per particolari tipi di metodi, ci sono strumenti di analisi più specializzati, come fogli elettronici, schede di utilizzo delle apparecchiature, schede di dati dello studio del tempo e liste di controllo di principi o punti da cercare quando si desidera uno studio ravvicinato. In alcuni casi, il tipo di approccio generale che è stato appena considerato può essere combinato con tecniche di analisi personalizzate nello studio di una forma, un layout, una disposizione di una scrivania, una macchina o un metodo specifico per ottenere il lavoro compiuto.

Origine del concetto di semplificazione del lavoro:

All'inizio degli anni '30, un ingegnere industriale di nome Allen Mogenson, che aveva lavorato principalmente nelle fabbriche, fece una scoperta profonda ma semplice. Mogenson aveva molto spesso avuto l'esperienza di entrare in un reparto di linea e tentare di suggerire miglioramenti, stabilire standard temporali o incoraggiare altri cambiamenti che sembravano essere necessari. Era impressionato da quanto spesso "i suoi sforzi erano incontrati con resistenza. Le persone coinvolte, i capisquadra e gli impiegati, sembravano spesso sentire che c'era una critica implicita su di loro, e non erano sicuri di cosa si sarebbe potuto sviluppare se le modifiche proposte fossero state messe in atto.

Quindi Mogenson decise di seguire il vecchio adagio, "Se non puoi leccarli, unisciti a loro." Decise di provare a mettere in fila il personale della linea e di coinvolgerli direttamente nella pianificazione e nei miglioramenti dei metodi che li riguardavano. Dopo una considerevole quantità di studi e sperimentazioni, Mogenson creò una scuola sulla semplificazione del lavoro a Lake Placid.

New York, che è ancora in funzione e "ha avuto molte centinaia di laureati: in sostanza, il piano del corso è quello di portare i rappresentanti di diverse aziende nella scuola per sei settimane di formazione intensiva, dopo di che ritornano alle loro organizzazioni per condurre addestramento alla semplificazione del lavoro, un programma di follow-up per i dipendenti dei propri supervisori.

Un gran numero di altri consulenti, professori, direttori di formazione aziendale e ingegneri industriali sono giunti a un modo simile di pensare. Ci sono ora altre scuole e conferenze sulla semplificazione del lavoro in un certo numero di luoghi. I termini "semplificazione del lavoro" e "miglioramento dei metodi" sono spesso usati in modo intercambiabile, ma, in senso stretto, il miglioramento dei metodi connota quei cambiamenti di metodi sviluppati da un esperto, un analista dei metodi e la semplificazione del lavoro si riferisce a quelli sviluppati attraverso la partecipazione alla linea.

Programmi di semplificazione del lavoro che coinvolgono dipendenti, responsabili e personale sono ora operativi in ​​migliaia di organizzazioni importanti e diversificate, tra cui International Business Machines, Eastman Kodak, Marshall Field, aree Roebuck, Prudential Insurance, Maytag e il Dipartimento di Stato degli Stati Uniti, e molte altre aziende hanno introdotto programmi simili negli ultimi anni.

Elementi del concetto di semplificazione del lavoro:

Gli elementi essenziali di un programma di semplificazione del lavoro, come qui definito, sono lo sviluppo di un atteggiamento interrogativo sul modo in cui le cose sono fatte e la fornitura di un approccio organizzato per pensare e suggerire miglioramenti.

Un programma di allenamento, anche se non assolutamente essenziale, è probabile che aumenti notevolmente la probabilità di risultati positivi. Un programma del genere tenta di portare molti, degli stessi principi e strumenti di miglioramento dei metodi usati da lungo tempo dagli specialisti del personale fino al livello di supervisori e dipendenti, e di influenzarli a partecipare attivamente a miglioramenti nel proprio lavoro.

Una tipica classe di semplificazione del lavoro va da circa sei a dieci sessioni. Innanzitutto, vengono compiuti sforzi per sviluppare un atteggiamento di interrogatorio, rendendo possibile individuare esigenze di miglioramento quali strozzature, operazioni a costi elevati, errori e movimenti o ritardi eccessivi.

Un suggerimento comune e molto utile per visualizzare le possibilità di ridurre le attività non produttive è quello di sviluppare l'abitudine di vedere ogni lavoro in tre parti:

(1) Preparati,

(2) Fare, e

(3) Metti via.

Quindi, una serie di sessioni formative sarà dedicata all'equipaggiamento dei partecipanti con alcuni strumenti di analisi come semplici diagrammi di flusso, schemi di layout, grafici di distribuzione del lavoro e liste di controllo sulla progettazione di moduli. Infine, la maggior parte di tali programmi dedica la parte conclusiva della formazione all'allenamento - solitamente in piccoli gruppi - di progetti di miglioramento reali, con l'assistenza del leader della formazione e di altri specialisti del personale, quando necessario. Un forte sostegno da parte della dirigenza superiore prima dell'avvio di tale programma e la previsione di un seguito e di un interesse continui sono di fondamentale importanza prima e dopo.