Controllo dei costi dell'ufficio: riduzione, problemi e implementazione

Leggi questo articolo per conoscere la riduzione, il problema e l'implementazione del controllo dei costi dell'ufficio.

Riduzione delle spese di ufficio per controllo dei costi:

Il controllo dei costi può essere definito come il controllo di tutte le voci di spesa mediante frequenti e regolari confronti delle spese effettive con uno standard prestabilito di budget, in modo che gli andamenti indesiderati lontani dallo standard possano essere rilevati e corretti in una fase iniziale.

Il controllo dei costi implica quindi i seguenti passaggi:

1. Determinazione dello standard di costo per ogni articolo o elemento.

2. Scoprire la variazione di costo dal set standard.

3. Adottare le misure correttive per garantire che i costi effettivi siano gli stessi del costo standard in futuro.

Ogni aspetto della gestione dell'ufficio riguarda direttamente o indirettamente il controllo dei costi. Tuttavia, una gestione efficace del funzionamento dell'ufficio richiede un programma pianificato di controllo dei costi. Tale programma include la determinazione del costo unitario per tutti gli aspetti possibili delle operazioni d'ufficio.

Cerca di determinare quanto costa ciascuna unità di operazione e quanto ciascuna dovrebbe costare. Identifica le diverse unità di funzionamento in modo tale che questi costi possano essere addebitati alle funzioni di produzione che effettivamente utilizzano questi specifici uffici piuttosto che alle spese generali.

Problema del controllo dei costi dell'ufficio:

Il controllo dei costi in ufficio è una proposta sconcertante anche se è così essenziale. I dati di costo dell'operazione d'ufficio sono necessari per fissare i prezzi del prodotto dell'azienda e analizzare la linea di prodotti dell'azienda per determinare quando i prodotti non sono vantaggiosi per l'operazione generale.

Il controllo dei costi degli uffici pone una serie di problemi, i più importanti dei quali sono:

1. Problemi di varietà e qualità del costo dell'ufficio:

Office ha una grande varietà di attività e quindi non è facile stabilire rigide classificazioni e costi unitari. Queste attività sono composte da molti fattori, alcuni dei quali non importanti. Molte persone lavorano in ufficio a diversi livelli di responsabilità. Questi dettagli e variazioni rendono un problema molto complesso, perché non può essere fatto sulla base di unità di operazioni d'ufficio specificamente identificabili.

2. Problemi di praticabilità del sistema:

Sebbene sia possibile un sistema dettagliato di costi d'ufficio, è un grosso problema determinare se il sistema è pratico. Un fatto da ricordare è che l'analisi dei costi in ufficio è un grosso problema poiché i costi di ufficio sono piccoli articoli e un'analisi dettagliata è spesso più costosa dei risparmi realizzati e, quindi, non è praticabile.

3. Problemi dell'operazione da costare Etc .:

Poiché i costi possono essere ottenuti su tutti i tipi di operazioni d'ufficio, è difficile decidere quale operazione debba essere responsabile. Quale dovrebbe essere il livello di accuratezza? La decisione dipende dal costo dell'analisi, dalle possibili economie dovute all'analisi e dall'uso dei dati.

Implementazione del controllo dei costi dell'ufficio:

Al fine di implementare il controllo dei costi in ufficio, i seguenti punti devono essere annotati:

Classificazione dei costi:

I costi dell'ufficio sono ricavati dalle registrazioni del libro paga, dai documenti del lavoro, dalle fatture di acquisto e di vendita e dai documenti contabili e di altro tipo.

In alcuni dei principali paesi come Regno Unito, Francia, Germania e Stati Uniti, la classificazione comunemente utilizzata è:

(a) Salari, benefici e conti spese di impiegati e supervisori 60% -70%

(b) Materiali come forniture, cartolerie, spese postali, telefoni, telegrammi, telex e servizi di massaggiatori 15% -20%

(c) Spese generali come la manutenzione e l'ammortamento di macchine per ufficio, apparecchi, illuminazione, tasse, assicurazione 15% -20%

Nel contesto indiano o, per quella materia, nel contesto di qualsiasi paese in via di sviluppo, queste percentuali devono essere modificate per adattarsi alle condizioni in cui operano le imprese. Queste percentuali dovrebbero essere determinate sulla base dei precedenti. Nel caso della maggior parte delle imprese indiane, la percentuale di salari, stipendi, sussidi è destinata a coprire dal 50% al 60%.

Il costo dell'ufficio può essere ulteriormente suddiviso in sistema di contabilità dei costi e classificazione, che è:

(a) Materiale diretto:

È una parte del prodotto dell'ufficio, cioè moduli, lettere e affrancature.

(b) Materiali indiretti:

Che non fa parte del prodotto dell'ufficio ma che è necessario per eseguire il lavoro, ad esempio gomma, matita, gomma, francobolli, nastro per macchina da scrivere, ecc.,

(c) Lavoro diretto:

Che viene applicato al prodotto per ufficio da dattilografi, impiegati, stenografi e operatori di macchine.

(d) Lavoro indiretto:

Che non è direttamente applicato al prodotto dell'ufficio, ad esempio il lavoro svolto dal personale di manutenzione o dal reparto OM.

(e) Spese generali:

Non è applicabile in modo specifico a qualsiasi parte del prodotto e dei servizi dell'ufficio, ad es. Luce, calore, affitto e tasse, telefono, supervisore ecc.