Moderne forme di comunicazione: fax, e-mail e videoconferenza
Moderne forme di comunicazione: fax, e-mail e videoconferenza!
I progressi tecnologici degli ultimi decenni hanno reso possibile la trasmissione rapida di messaggi stampati, immagini e persino esibizioni dal vivo a tutti i visitatori del mondo.
Con un solo tocco, è possibile inviare comunicazioni a un numero di destinazioni. Non solo le grandi case d'affari, ma anche quelle medie e piccole le utilizzano nel loro lavoro quotidiano. Tra questi mezzi ci sono fax, internet / email e videoconferenze.
Fax:
Proprio come il telefono convenzionale trasporta la voce, un fax o una macchina fax trasporta messaggi stampati (parole e immagini in forma di fotocopia) dallo strumento mittente allo strumento ricevitore.
Il mittente di un messaggio fax prepara la copia su un foglio (in genere non più grande della dimensione A4) che può essere inserito nel fax. Compone il numero di destinazione, riceve il tono del fax e invia il messaggio alla macchina.
Il messaggio stampato viene convertito in segnali elettronici mentre la carta scorre attraverso il fax. Questo messaggio viene ricevuto nella stessa forma all'altra estremità sul rotolo di carta che è collegato alla macchina.
I fax possono avere queste funzionalità aggiuntive:
(A) Attivazione remota:
Il proprietario può utilizzare un dispositivo di controllo remoto per azionare la macchina.
Nonostante l'interruzione di corrente:
(B) Il fax può essere fatto funzionare anche durante un'interruzione di corrente.
(C) Memoria:
Il messaggio inviato può essere conservato nella memoria della macchina. All'estremità ricevente, in assenza di carta, il messaggio può essere registrato nella macchina per sviluppare successivamente una stampa.
(D) Segreteria telefonica:
Alla fine della ricezione, non c'è bisogno di un operatore per ricevere messaggi in arrivo. Sono automaticamente ricevuti.
vantaggi:
(A) Fax consente una trasmissione accurata di un documento incluse le immagini e la scrittura a mano. I fax a colori sono anche una possibilità.
(B) Il fax può essere inviato tramite un computer, nel qual caso è limitato ai messaggi creati sul computer.
(C) Un messaggio fax può essere confermato al telefono per garantirne l'autenticità.
(D) I fax sono ammissibili come prova in tribunale. In questo senso sono superiori alle e-mail.
(E) Con la funzione di composizione ripetuta, un numero occupato può essere raggiunto non appena diventa libero.
svantaggi:
(a) È costoso rispetto all'e-mail e al post.
(b) A volte la ricezione è sfocata a causa di difetti del canale o guasto meccanico alle due estremità.
(c) Alla fine del mittente o del destinatario, il documento può essere esposto a persone sbagliate. Quindi è spesso difficile mantenere la segretezza nell'invio e nella ricezione di un messaggio fax.
(d) Alla fine della ricezione, il messaggio viene stampato al costo del destinatario. In caso di messaggi indesiderati, il destinatario deve sostenere il costo.
Specimen fax messages:
Ci sono nuove convenzioni sulla stesura e la stesura di un messaggio fax. C'è la tendenza a minimizzare lo spazio verticale della lettera.
Se una lettera commerciale deve essere inviata via fax, è formattata in uno dei seguenti modi:
Fax campione n. 1:
ABC Corporation:
1, MG Road, Nagpur
Messaggio fax:
Per LMN Inc., Mumbai
Da Joseph De Cunha
Oggetto Insufficienza nella spedizione
Data 4 luglio 2011
Pagina / s 1
Vorremmo che prendiate nota del disavanzo della spedizione datato 1 ° luglio 2011 che doveva contenere 40 bacini in acciaio inossidabile, ma ne contiene solo 30. Confidiamo che verificherete la vostra sezione di spedizione e colmeremo il deficit al più presto. Si prega di confermare via fax.
Joseph De Cunha
Responsabile acquisti
Fax campione n. 2
Importatori-esportatori Apex:
1244 Dock Yard Street, Mumbai.
Messaggio fax:
A Kiran Jhaver Inc. di Raj Desai
Fax No. AIE / 233 Oggetto Estensione di L / C
Data 30 giugno 2011 Pagine 2, inclusa questa
Come richiesto da voi, abbiamo concordato di prorogare il L / C del 1 ° gennaio 2011, che doveva scadere il 30 giugno, al 31 luglio 2011. Una copia di questo viene inviata a fianco. Speriamo che ne approfittiate e spedite gli indumenti entro questa data. Nel caso in cui non si riesca a farlo, saremo costretti a cancellare l'ordine. Si prega di rimanere in contatto e consigliare i progressi nella spedizione dell'ordine.
Raj Desai
Dy. Consigliere delegato
Internet ed e-mail:
Internet è una rete di computer internazionale che collega i computer a settori come agenzie governative, case d'affari, istituti di istruzione e individui. Riceve informazioni, le memorizza e le consente di essere letta nel soddisfare determinate condizioni.
I provider di servizi Internet (ISP) consentono di creare l'ID e-mail gratuito, sperando di recuperare il costo tramite gli annunci a cui l'utente è esposto durante l'uso della posta elettronica. Un tipico indirizzo e-mail legge [e-mail protetta]. Alcuni altri ISP sono bsnl, yahoo, hotmail e Gmail.
Notare l'uso di lettere minuscole (minuscole) alfabetiche negli ID.
Ogni volta che l'utente vuole inviare messaggi o controllare la posta in arrivo, può raggiungere il suo ID digitando una password che rende privato l'account di posta. Tuttavia, una volta che ti sei sottoposto al meccanismo dell'email, non sai chi potrebbe leggere queste informazioni "private" molto lontano. Poiché tale e-mail non garantisce il 100% di segretezza.
vantaggi:
(a) L'e-mail è di gran lunga il mezzo più economico e rapido per inviare informazioni stampate (verbali e non verbali). Con un solo clic del pulsante, centinaia di pagine di informazioni possono essere inviate a centinaia di indirizzi e-mail in tutto il mondo (da rilevare dai ricevitori al momento del controllo della posta in arrivo o della posta in arrivo).
(b) Non è richiesta carta. I messaggi possono essere creati direttamente sul computer e aggiunti da diversi file di computer, CD, floppy, ecc.
(c) Questa struttura è ora disponibile in molte lingue regionali dell'India.
(d) È informale e consente al mittente di rimanere anonimo (dal momento che può usare qualsiasi nome come suo ID e-mail. Ad esempio, JK Singh può usare udankhatola come nome e-mail).
(e) Organizzazioni e case editrici prendono conoscenza dei messaggi che arrivano via e-mail. Giornali e riviste stampano lettere che arrivano via email.
(f) Finché porti con te la tua password, puoi aprire il tuo account di posta elettronica su qualsiasi computer nel mondo che abbia questa funzione. Rimani senza ostacoli anche con un telefono cellulare. Puoi semplicemente inserire un internet cafè, pagare l'affitto e usare l'email. L'email è straordinariamente portatile.
(g) Puoi avere una rubrica nel tuo account e-mail, registrare i messaggi in arrivo e modificarli e così via.
(h) Quando rispondi a un messaggio e-mail, il messaggio del mittente viene automaticamente rispedito a lui per riferimento immediato.
(i) Come bisogno umano e guida dell'immaginazione, sono possibili più innovazioni.
(j) L'e-mail può abilitare una conferenza elettronica in corso. Le persone in tutto il mondo possono "incontrarsi" su Internet e conferire un argomento di interesse comune.
(k) Il ricevitore non deve rispondere immediatamente come al telefono, ma può prendersi del tempo. L'invio tramite e-mail aiuta a evitare un'interfaccia diretta.
(l) In un'organizzazione, un subordinato può raggiungere rapidamente e direttamente un superiore via email. L'e-mail rende l'organizzazione più democratica (dato che gli individui hanno più possibilità di essere ascoltati dalla persona giusta anche se è più alto di molti livelli).
Svantaggio:
(i) L'e-mail, a causa del potenziale anonimato, rimane un canale informale di comunicazione.
(ii) L'uso eccessivo e l'inondazione di messaggi indesiderati (soprattutto dagli inserzionisti) è uno dei principali inconvenienti di questo sistema. A meno che uno si occupi di bloccare gli annunci indesiderati, si trova la posta in arrivo piena di offerte che possono essere dubbiose e insincere. Guadare attraverso blocchi di posta elettronica è uno dei maggiori problemi per coloro che dipendono dall'e-mail per le loro esigenze di comunicazione.
(iii) Uno potrebbe non essere privato durante l'utilizzo del computer per l'invio tramite e-mail. In tal modo la segretezza è persa.
(iv) Nel caso in cui il destinatario non sia in grado di aprire il suo account di posta elettronica non appena viene ricevuto un messaggio, il messaggio non può funzionare per lui.
Linee guida per l'uso della posta elettronica:
L'e-mail è un nuovo e peculiare mezzo di comunicazione, che introduce le proprie convenzioni:
(1) Il tuo messaggio di posta elettronica può essere letto da più persone del previsto. Quindi devi stare attento.
(2) Al messaggio di posta elettronica deve avere tutti gli elementi di buona composizione come brevità, chiarezza, cortesia.
(3) È possibile utilizzare il meccanismo di controllo ortografico del computer per garantire l'ortografia corretta.
(4) Il formato di posta elettronica sul computer prevede l'invio e la menzione di cc (copia per conoscenza) e riga dell'oggetto. Questi possono essere scritti per comodità del destinatario.
(5) Se una singola e-mail contiene messaggi per varie sezioni di un'organizzazione, possono essere separate nella fase di composizione.
(6) Non dovresti usare tutte le maiuscole nella scrittura di un messaggio poiché questo sembra imbarazzante e scortese.
(7) Quando si risponde a un messaggio, solo la parte essenziale di esso può essere citata e il resto cancellato.
(8) È possibile creare il messaggio in un programma diverso (ad esempio WordPad o Blocco note) e trasferirlo alla propria e-mail.
(9) Se rileggete lo schermo del computer, fate molta attenzione.
Si può notare che la data e l'ora di trasmissione del messaggio e l'ID e-mail del mittente vengono trasmessi automaticamente via e-mail. Tuttavia è consuetudine scrivere il tuo indirizzo e-mail nel corpo del messaggio e-mail.
L'ID e-mail è indicato nel corpo del messaggio, in particolare quando si invoca una risposta con un ID diverso. Se c'è un intervallo di tempo tra la composizione di un messaggio e l'invio, per qualsiasi ragione, la data di composizione può essere scritta.
Videoconferenza e teleconferenza:
Questa modalità di comunicazione inizia in teleconferenza. Un certo numero di telefoni sono simultaneamente collegati l'uno all'altro. La teleconferenza è una funzione che consente alle persone in diverse parti del mondo di organizzare una riunione audio (al contrario del dialogo), risparmiando tempo di transito e soggiorno in hotel. Aiuta a scatenare una varietà di opinioni su un argomento per raggiungere una conclusione più rapida.
Un ulteriore progresso in questa tecnologia è la teleconferenza informatica. I partecipanti possono reagire ai messaggi e agli input per la conoscenza degli altri. Non possono nemmeno essere presenti contemporaneamente per la teleconferenza del computer, ma aggiungono il loro contributo a loro piacimento.
La videoconferenza, tuttavia, è la cosa più vicina a vedere e sentirsi reciprocamente senza essere presenti insieme. Le tecnologie utilizzate in una videoconferenza sono: schermo monitor, telecamera, microfono, codec (compressore-decompressivo o), quadro di controllo delle apparecchiature in ogni posizione e connettività Internet. Con il passare del tempo, questo sta diventando più popolare e più facile da usare. Lo vedi spesso nelle interviste televisive.
Lo vedi spesso nelle interviste televisive. Per una videoconferenza, i partecipanti entrano in una stanza speciale nei loro rispettivi luoghi, equipaggiati con i gadget. Possono vedere, ascoltare, parlare con gli altri e mostrare mostre senza la presenza fisica insieme.
L'intero procedimento può essere registrato su videocassette. Come qualcuno ha scherzosamente detto, tranne che per gli snack e il caffè, tutto il resto è trasmissibile in videoconferenza. Al momento, il privilegio delle case commerciali più ricche, le videoconferenze sono destinate ad acquisire una maggiore popolarità.
Le aule video sono un'altra possibilità in questo campo, dove un docente esperto può insegnare simultaneamente un numero di classi in un certo numero di città e rispondere alle domande dei partecipanti.
