Riunioni: tipi, scopo, vantaggi e svantaggi
Riunioni: tipi, scopo, vantaggi e svantaggi!
Un incontro è un incontro di (generalmente) tre o più persone per scambiare informazioni in modo pianificato e discutere i problemi che sono stati definiti prima di arrivare alle decisioni, risolvere i problemi, ecc.
Un incontro può essere formale o informale. Per quanto riguarda un incontro formale, sono state stabilite le regole per convocarlo e condurlo, con una registrazione scritta del suo procedimento. Richiede un avviso che è una chiamata, un invito a parteciparvi.
Ha un ordine del giorno o una lista di cose da trattare e il risultato è sistematicamente scritto in forma di minuti. Un incontro informale può essere senza alcun preavviso scritto, ad esempio una riunione del sindacato del personale nella sala da pranzo per discutere un picnic.
Un incontro ha un convocatore che lo chiama e un dirigente o presidente che lo dirige.
Tipi di riunione:
Le riunioni sono generalmente di tre tipi:
(i) Informativo, se lo scopo è quello di fornire informazioni ai partecipanti su un nuovo schema, prodotto, ecc.
(ii) Consultivo, in cui i membri vengono consultati per risolvere un problema.
(iii) Esecutivo, in cui le decisioni sono prese da coloro che hanno il potere di farlo.
In pratica, la maggior parte degli incontri ha più scopi di uno. Alcune classificazioni aggiuntive delle riunioni sono: incontro per scopo di negoziazione, incontro per dare istruzioni, ecc.
Scopo di un incontro:
Gli scopi di tenere riunioni sono elencati qui in una forma di scheletro:
Per raggiungere una decisione / accordo comune
Risolvere un problema
Per capire una situazione, scambiare idee ed esperienze
Per informare, spiegare, presentare idee
Per dare e ottenere feedback su nuove idee
Per dare formazione
Per pianificare e prepararsi all'azione
Per risolvere le differenze e le incomprensioni
Per generare entusiasmo e cercare cooperazione
Per rivedere le prestazioni passate e valutarle
Creare una sensazione di continuità e solidarietà nel lavoro di un corpo.
In questa era meccanica, l'unione è forza, e il lavoro unito è fatto per mezzo di incontri. Si stima che in tutto il mondo vengano condotti milioni di incontri ogni giorno, e il loro numero e la loro utilità sono in aumento.
Questo è il motivo per cui molte osservazioni negative vengono fatte sull'uso delle riunioni; nel complesso troviamo che l'incontro è un utile strumento di presa di decisioni e azioni collettive.
Vantaggi delle riunioni:
(i) Risparmia tempo:
Dal momento che è possibile incontrare un numero di persone alla volta in modo interattivo, un incontro può far risparmiare tempo.
(ii) Gruppi di indirizzamento:
Si può dividere il pubblico in base al proprio background e alle proprie necessità, e affrontarli raggruppandoli per gruppo.
(iii) Affrontare l'esplosione di informazioni:
Le nuove tecnologie e le nuove normative stanno diventando sempre più complesse. Le riunioni ci consentono di far fronte a questa situazione.
(iv) Supporto sociale ed emotivo:
I membri ricevono supporto personale gli uni dagli altri quando si incontrano e si scambiano idee.
(v) Sensazione di essere consultato:
I membri hanno la sensazione di essere stati consultati e questo è utile per ottenere una cooperazione intelligente e volontaria.
(vi) Funzionamento democratico:
La democrazia mira a raggiungere il benessere di tutte le persone attraverso il coinvolgimento di tutte le persone. Questo è possibile attraverso le riunioni.
(vii) Sviluppo delle idee:
Le idee sono sistematicamente incrociate, analizzate e migliorate da un gruppo.
(viii) Disinnescare i disturbatori:
Con la collettività delle forze costruttive, i guai possono essere isolati in una riunione e l'azione positiva ha inizio. Gli oppositori di un piano ottengono un forum per esprimere la loro opposizione, che può essere superata prima di un gruppo di persone di supporto.
(ix) decisioni in grassetto:
Collettivamente possiamo prendere decisioni più avventurose a causa della forza unita.
(x) Vari gruppi di interesse rappresentati:
In una riunione possono essere rappresentati molti gruppi di interesse e le minoranze possono anche ricevere la dovuta attenzione.
(xi) Prevenire gli errori:
Un incontro aiuta a evitare gli errori da una concentrazione collettiva e multipla sui problemi.
svantaggi:
1. Che richiede tempo:
Le riunioni richiedono che un numero di persone si riunisca nello stesso momento e luogo. Questo costa tempo perché altri lavori devono essere accantonati per il bene della riunione.
2. Impossibilità di arrivare a una decisione:
Proprio come "due teste sono meglio di una", è anche vero che "troppi cuochi rovinano la zuppa". Molteplicità di opinioni e testardaggine personale dei membri possono impedire a un incontro di prendere una decisione che un amministratore delegato può prendere da solo.
3. Mancanza di gravità:
Molti incontri soffrono dello svantaggio che i membri vengono impreparati e sentono che gli altri faranno il pensiero e il parlare. Sentono di poter fare un giro gratis. "Il lavoro di tutti non è lavoro di nessuno".
4. Presidenza inesperta:
Proprio come un aereo è guidato da un pilota, un incontro è pilotato dal presidente. La sua mancanza di abilità e fallimenti / pregiudizi personali potrebbero non riuscire ad incontrarsi.
5. Costoso:
Le riunioni sono costose da organizzare - richiedono un posto, documenti, comunicazioni preliminari e viaggi dei partecipanti.
6. Aperto all'interruzione:
Un incontro è soggetto a essere disturbato da un elemento che si oppone al suo obiettivo. Ci sono momenti in cui il rifiuto di un passeggero di adattarsi ritarda l'intero volo. Lo stesso per le riunioni. In alcuni partecipanti lo spirito di dare e avere potrebbe mancare.
