Linea e personale: pubblica amministrazione (definizione e funzioni)

Leggi questo articolo per conoscere la definizione, le relazioni e le funzioni della linea e dello staff nella pubblica amministrazione.

Definizione e origine:

Un altro principio amministrativo popolare nella pubblica amministrazione è Line and Staff. Alcuni amministratori pubblici lo chiamano "gerarchia difettosa". In ogni organizzazione, si dice, ci sono generalmente due tipi di dipendenti: un tipo è chiamato linea e l'altro è chiamato personale. Ogni impresa o organizzazione ha determinati obiettivi ed è la funzione dei membri della linea di tradurre gli obiettivi in ​​realtà. D'altra parte, i membri dell'agenzia dello staff aiutano, in tutti i modi possibili, i membri della linea per raggiungere l'obiettivo.

Ad esempio, nella costruzione di un ponte, sia la linea che il personale sono coinvolti nei lavori di costruzione. I membri della linea sono direttamente impegnati nella costruzione del ponte. Ma i membri della linea da soli non possono completare i lavori di costruzione se non sono assistiti da altri membri o dipendenti o lavoratori.

Questi dipendenti sono noti come personale. La loro funzione è di fornire materiali, assistere i membri della linea nel loro lavoro. Quindi sia la linea che i dipendenti dello staff sono fondamentali per il raggiungimento dell'obiettivo. White sostiene: "Loro (linea) sono gli elementi centrali di qualsiasi sistema amministrativo" Dall'osservazione di White è abbastanza chiaro che i dipendenti di linea sono molto importanti per la gestione di qualsiasi organizzazione. Ma altrettanto importanti sono i membri dello staff.

Per quanto riguarda l'origine del principio, si può osservare che il concetto di linea e di personale è stato originariamente introdotto nei servizi militari. Peter Self afferma che in origine l'amministrazione pubblica era afflitta da molti problemi e per risolverli alcuni amministratori pubblici hanno preso in prestito questo principio dai servizi militari e poi lo hanno applicato all'amministrazione pubblica generale. Peter Self scrive: "In genere hanno usato questa nozione di personale in senso stretto.

La funzione del personale è quella di assistere l'amministratore delegato fornendo informazioni, formulando possibili corsi di azioni, coordinando le decisioni e riportando i risultati ". Gulick definisce queste funzioni dell'agenzia del personale come" Conoscere, Pensare e Pianificare ". Per quanto riguarda la linea e lo staff, Peter Self afferma: "L'idea dominante era che l'effettivo processo decisionale è di esclusiva competenza dell'amministratore delegato e degli operatori di linea che lavorano sotto il suo controllo e che gli assistenti non esercitano alcun potere al di là dell'influenza di le loro idee sul capo stesso. In questo modo il modello di una piramide di hierarchi può essere fedelmente rispettato ".

Secondo White White, "uno staff è un consulente di agenzia per il funzionario di alto rango, ma senza responsabilità operative". In altre parole, i membri dello staff sono semplicemente gli assistenti dell'amministratore delegato. Sono molto importanti per la gestione dell'organizzazione, ma sfortunatamente non hanno alcuna responsabilità.

Scopriamo quindi che nel concetto di linea e di personale esiste una chiara gerarchia e nei servizi militari questa struttura gerarchica ha prevalso. La gerarchia è, ovviamente, inevitabile a causa del fatto che in ogni forma di organizzazione ci sono alcuni dipendenti che sono molto importanti sia per le attività decisionali che per le funzioni di leadership.

Questo tipo di funzione non può essere previsto da tutti i tipi di dipendenti e, naturalmente, deve sorgere una struttura gerarchica. C'è, ovviamente, ampio spazio di promozione. Ma ciò non esclude la struttura gerarchica. White e Gulick hanno osservato che per una gestione migliore ed efficace di un'organizzazione il sistema di vita e personale è molto importante.

Relazione:

(1) Nella struttura gerarchica generalmente viene data maggiore importanza all'agenzia di linea o ai membri della linea e minore importanza per i membri dello staff. Secondo Nigro e Nigro, i dipendenti della linea sono importanti per la gestione dell'organizzazione. Il processo decisionale è la parte più importante di un'organizzazione e questo compito viene svolto dai membri della linea. In particolare questo accade negli Stati Uniti d'America. Ma i membri dello staff aiutano i membri della linea in numerosi modi tali da fornire dati, suggerire nuovi processi, dare consigli. I membri della linea non li ignorano mai.

(2) I membri della linea sono ufficiali importanti e sono direttamente coinvolti nel processo decisionale. Ma prendere decisioni non è tutto. Questo deve essere eseguito e generalmente questo lavoro viene eseguito dagli impiegati dello staff. Generalmente si presentano delle complessità e gli impiegati dello staff le risolvono. In pratica è stato riscontrato che su ogni problema i membri dello staff non possono consultare i membri della linea. Questo crea un aspetto importante della relazione tra i due.

(3) Secondo Nigro e Nigro in qualsiasi metropolitana ci sono diversi tipi di servizi che i membri della metropolitana ricevono. Ma alcuni dei servizi sono molto importanti come il servizio di vigili del fuoco, il servizio di assistenza per legge e ordini, l'approvvigionamento idrico, il servizio elettrico ecc. Questi servizi sono sotto la supervisione diretta della linea. D'altra parte parco, trasporti, attività ricreative, ecc. Sono generalmente gestiti dal dipartimento staff dell'amministrazione della metropolitana. Si noti qui che i due dipartimenti separati eseguono o forniscono servizi metropolitani - non sono molto diversi tra loro. Sia la linea che il personale costituiscono un insieme completo. Il nome e la natura del servizio possono essere diversi ma, insieme, costituiscono un insieme.

(4) Il personale dell'agenzia di linea è molto importante e molti di loro ricoprono posizioni vitali nell'organizzazione. Ma va ricordato che queste persone vitali dell'organizzazione non possono iniziare le loro funzioni da zero. Dall'analisi dell'organizzazione arriviamo a sapere che i membri dello staff preparano il campo da cui i membri della linea iniziano le loro attività. Ricordando questo Nigro e Nigro hanno osservato: Questi servizi (personale, materiali, finanza, strumenti, ecc.) Sono di natura solidale o indiretti nel loro contributo all'obiettivo dell'organizzazione.

Ciò che Nigro e Nigro hanno voluto sottolineare è che l'enorme importanza e personalità di un particolare individuo non è in grado di migliorare complessivamente l'organizzazione. In molti paesi del mondo ci sono commissioni di servizio pubblico la cui funzione è quella di selezionare le persone giuste per i posti giusti. La commissione di servizio pubblico seleziona le persone sia per le agenzie di linea che per quelle del personale e decide anche le persone ammissibili per entrambe le agenzie. Da ciò risulta che la commissione di servizio pubblico attribuisce la dovuta importanza ad entrambe le agenzie.

(5) Dimock e Dimock, nella loro pubblica amministrazione, hanno fatto il seguente commento sulla relazione tra le due agenzie: "In linea generale, la linea costituisce un'azione, la consulenza del personale, la linea è gerarchica, il personale collaterale, la linea è l'autorità, l'influenza del personale. La relazione corretta tra i due tipi di attività è stata a lungo oggetto di dibattito. "L'esatta relazione tra la linea e il personale non ha ancora raggiunto una fase stabile e non arriverà mai. Ma il fatto è che per una migliore gestione di un'organizzazione entrambe queste agenzie sono indispensabili. Ogni studente della pubblica amministrazione deve ricordare questo punto.

(6) Il noto amministratore pubblico, Mooney, ha attirato la nostra attenzione su un altro aspetto della relazione tra i due. I membri dell'agenzia di personale forniscono i dati necessari e i fatti importanti che sono necessari per l'agenzia di linea. Durante questo lavoro i membri dell'agenzia di staff guidano e dominano i membri della linea. In numerosi casi è stato riscontrato che i membri dell'agenzia di linea dipendono dall'aiuto e dal servizio dei membri dello staff.

Citiamo Mooney: "Sebbene tutte le decisioni debbano rimanere con il capo direttivo, è imperativo che questi problemi arrivino a lui predigeriti con tutto il pensiero e le ricerche che il servizio del personale organizzato può conferirgli. Secondo Mooney, i membri dello staff possono essere confrontati con gli occhi, le orecchie e le mani della linea. Lasciatemi ancora citare Mooney: "Lo staff è un'espansione della personalità. Significa più occhi, più orecchie e più mani per aiutare a trasformare la formazione e l'attuazione dei suoi piani ".

(7) Strettamente parlando la linea e il bastone sono due facce della stessa medaglia. Il progresso dell'organizzazione dipende dal rapporto cordiale tra i due rami della pubblica amministrazione. Queste due divisioni sono organizzate gerarchicamente, ma la pratica si coordinano tra loro. "La linea e lo staff sono coordinate che operano non in relazione gerarchica ma sul piano orizzontale."

Funzioni dell'agenzia di linea:

L'agenzia di linea dell'organizzazione Tan svolge le seguenti funzioni:

(1) La funzione più importante dell'agenzia di linea è la definizione delle politiche e la formulazione delle decisioni. LD White e molti altri teorici della pubblica amministrazione hanno suggerito che per la corretta gestione di un'organizzazione si debba garantire una formulazione chiara delle politiche e che l'amministratore delegato insieme ad altri membri importanti dell'agenzia di linea formuli una politica e prenda una decisione. White ha detto: la capacità di prendere decisioni è una qualità essenziale nella gerarchia di linee. Ovviamente dietro ogni decisione c'è un ruolo importante dell'amministratore delegato e di altri alti funzionari e la decisione è un prodotto collettivo

(2) Nel sistema parlamentare di governo la funzione di agenzia di linea è diversa. I ministri forniscono generalmente una descrizione generale della politica e i capi dipartimentali tengono a mente queste linee guida e, in accordo con quelle che formulano la politica. Va ricordato che il principale lavoro di politica o decisione è fatto dai membri della linea ".

(3) Dopo la formulazione della politica, i membri dell'agenzia di linea lo inviano a vari dipartimenti dell'organizzazione, lo spiegano tra loro e, in caso di controversie o conflitti di opinioni, l'agenzia di linea spiega e chiarisce nel sistema parlamentare alcuni importanti le decisioni vengono prese talvolta dal Presidente o dal Primo Ministro e la responsabilità di elaborare o spiegare ricade sui membri dell'agenzia di linea.

(4) Esiste una catena di funzioni. Il ministro può ordinare all'agenzia di linea di raccogliere dati o materiali necessari per la formulazione della politica. Ma i membri dell'agenzia di linea non fanno il lavoro. Anche i membri dello staff non fanno mai il lavoro, lo fanno i subalterni.

(5) La preparazione e l'attuazione del piano ricade sulla spalla dell'agenzia di linea. Negli ultimi cinque o sei decenni molti paesi hanno adottato il sistema di pianificazione come mezzo per raggiungere gli obiettivi dello sviluppo. Lo schema generale della pianificazione viene fatto da un organismo noto come commissione di pianificazione o qualsiasi altro organismo. Ma la preparazione della pianificazione (in tutte le sue forme e divisioni) è, infatti, fatta dall'agenzia di linea. Il bianco ha detto: "C'è un'enorme quantità di pianificazione nel campo dell'amministrazione cittadina a tutti i livelli, stato municipale regionale e nazionale"

(6) La preparazione della pianificazione è importante e più importante è la raccolta delle risorse. Questo lavoro è fatto dai membri della linea. Nell'economia mista la raccolta delle risorse è molto difficile e i membri dell'agenzia di linea fanno questo lavoro e si prendono la briga.

(7) La pianificazione è un termine globale. In esso è incluso lo sviluppo dell'industria, dell'agricoltura e di numerosi altri settori dell'economia. I membri dell'agenzia di linea si assumono la piena responsabilità di tutto ciò. Di nuovo, c'è un'altra funzione correlata: la distribuzione dei frutti della pianificazione tra tutte le sezioni della società è una questione importante e la linea si occupa di essa.

(8) La linea è composta da alti 'burocrati e nella democrazia il pubblico non ha una valutazione favorevole al riguardo. La corruzione del nepotismo, ecc., Sono contro di essa. Al fine di salvaguardare la burocrazia contro queste accuse, l'agenzia di linea adotta il principio dell'autocontrollo e dell'autocritica. Corregge anche i propri difetti.

(9) Agenzia di linea, per soddisfare i requisiti di tempo e cambiamento, si riorganizza. Cerca di scoprire come aumentare il livello di efficienza e di escogitare modi per soddisfare le crescenti esigenze delle persone.

Funzioni dello Staff:

(1) I dati, i materiali e gli altri ingredienti essenziali per la determinazione della politica o della decisione sono forniti dai membri dell'agenzia dello staff. Se questi non sono adeguatamente forniti dai membri dello staff, la linea non potrebbe procedere affatto.

(2) Gulick ha suddiviso la funzione del personale in tre categorie, quali conoscenza, riflessione e pianificazione. Queste sono funzioni interessanti e importanti.

(3) Peter Self ha analizzato le funzioni dello staff da un'altra prospettiva. Dice: "Se lo staff funziona come estensioni del suo personaggio principale, è chiaro che i loro compiti non possono essere specificati con precisione. Dovranno sintonizzarsi con le predilezioni e lo stile di amministrazione del capo e occuparsi di quelle questioni che considera più urgenti ".

(4) Molti amministratori sostengono che le funzioni dello staff dipendono largamente dalle dimensioni dell'organizzazione. Questo è corretto ovunque. Nelle grandi organizzazioni le responsabilità dei membri dell'agenzia di linea sono piuttosto ampie. Naturalmente le funzioni del personale non possono essere fissate o dichiarate in anticipo.

Vediamo cosa dicono Dimock e Dimock su questo argomento; "Oltre alla funzione di consulenza, i dipartimenti del personale ora iniziano a superare le azioni della linea, incluso emettere l'ordine direttamente alle persone nella linea di comando. Un dipartimento finanziario svolge le funzioni dello staff nell'individuare metodi migliori di contabilità dei costi, ma svolge anche le funzioni di linea per la conservazione dei libri e l'annullamento dei voucher di spesa. "Da questa osservazione risulta che, per il miglioramento dell'organizzazione, sia la linea che le agenzie dello staff svolgono doveri reciproci e la differenza classica del dovere viene temporaneamente revocata o dimenticata. Questo è inevitabile.

(5) A volte il merito, l'intelligenza e alcune altre qualità dei membri dello staff sono migliori di quelle dei membri della linea. In molte organizzazioni queste sono riconosciute e debitamente apprezzate. I membri dello staff, avendo queste qualità speciali, sono affidati ai doveri dell'agenzia di linea. Molto spesso questo succede. A volte si è constatato che l'amministratore delegato, in virtù della sua qualifica superiore, è nominato per incarichi importanti. Ma gli manca l'abc della gestione; e, in quella situazione, l'amministratore delegato chiede consiglio al suo dipendente subordinato o ordinario.

Lo studio della pubblica amministrazione rivela che non si tratta di un'eccezione o di un caso raro. A questo proposito possiamo anche notare che un impiegato ordinario dello staff è politicamente potente, il che significa che ha un'influenza politica e, in tale situazione, il dirigente dell'agenzia di linea può chiedere consiglio o assistenza al membro dello staff.

(6) Generalmente si afferma che il dovere principale di un membro dell'agenzia è di offrire un consiglio o un suggerimento all'agenzia di linea. Ma il consiglio che dà il dovere è a volte vago e, naturalmente, per il miglioramento dell'organizzazione, sia la linea che il personale lavorano mano nella mano. Questa è l'immagine della situazione reale.

(7) In un'organizzazione esiste un amministratore delegato. L'onere della responsabilità può essere eccessivo, ma non può evitarlo. In quella situazione è costretto a prendere qualsiasi tipo di aiuto amministrativo dal suo subordinato che appartiene all'agenzia dello staff. I membri dello staff risolvono molti problemi cruciali affrontati dai membri della linea. In questo modo la linea e lo staff seguono un principio di coordinamento e cooperazione tra loro.

Linea e staff nel sistema cabinet:

Finora abbiamo discusso la linea e il concetto di personale in generale. Peter Self crede che il concetto abbia un significato e un'applicazione diversa nella forma di governo del governo. Iniziamo la nostra analisi con il suo commento: "Quando ci rivolgiamo al ruolo dei servizi del personale in un sistema di governo dei gabinetti, emergono questioni piuttosto diverse". La sua tesi è che, nella forma di governo del governo, il principio della linea e dello staff non è affatto prominente. Nel sistema di governo del Regno Unito sia l'esecutivo che la legislatura sono organi separati e le loro funzioni sono separate poiché le funzioni dell'esecutivo sono chiaramente ben demarcate. Questo particolare principio ha perso la sua importante parte di rilievo. Solo su determinate questioni l'agenzia di linea e l'agenzia del personale lavorano. In generale, la pubblica amministrazione o il sistema amministrativo, l'idea di linea e di personale è così importante che non può essere ignorata.

C'è un altro aspetto speciale di questo problema in Gran Bretagna. Secondo Peter Self, le linee di coordinamento e controllo sono orizzontali piuttosto che verticali. In Gran Bretagna, gli ufficiali superiori o potenti non sono generalmente in grado di controllare o sostanzialmente dominare il personale subordinato. In altre parole, l'amministratore delegato non gode di un enorme potere e autorità e gli ufficiali o dipendenti subordinati sono semplicemente persone che trasportano e attuano l'ordine. Nel sistema amministrativo ci sono dipartimenti paralleli e ogni dipartimento impone disciplina e responsabilità collettiva su se stesso. In realtà, non c'è un ufficiale superiore per fare questo lavoro. In generale sistema di linea e personale, questo non è disponibile.

Nel Regno Unito l'amministrazione generale è mescolata alla politica perché un ministro, che è fuori e fuori una persona politica, è a capo di un dipartimento e i dipendenti pubblici lavorano sotto la sua autorità. Sotto la suprema autorità e guida del ministro, la politica è formulata e viene presa una decisione. Gli amministratori delegati oi capi dipartimentali hanno un qualche ruolo da svolgere, ma è il ministro che ha il potere di pronunciare l'ultima parola. Questo non è in consonanza con la linea generale di amministrazione.

Il dipartimento del tesoro è molto potente ed è un ramo di governo coeso. Allo stesso tempo, è un organo politico perché i ministri sono persone politiche. Di nuovo, esiste un sistema amministrativo composto da burocrati e altri funzionari o impiegati. L'emergere di questioni controverse non è un affare molto comune nel sistema dei gabinetti perché la decisione del ministro è definitiva. Il ministro è impegnato a fare qualcosa e questo impegno è per l'elettorato. Naturalmente, la burocrazia non può cambiare la decisione del ministro. La portata delle controversie nel sistema dei gabinetti non è molto ampia e quando sorge una polemica non ci vuole molto tempo per morire.

A questo proposito Peter Self osserva inoltre: "In termini di teoria dello staff e delle linee la posizione del Primo Ministro britannico ha causato frequenti confusioni Il potere del Primo Ministro si basa sul suo diritto di assumere e licenziare altri ministri, il suo appello personale e politico come capo del partito e il suo ruolo di capo rappresentante della nazione nelle relazioni estere "Nel gabinetto il primo ministro britannico non è una persona onnipotente o un dittatore, è semplicemente un primus nitre pares. A causa di tutti questi motivi, il principio della linea e dello staff non ha piena implicazione nel sistema britannico di governo.