Come gestire la comunicazione organizzativa in modo più efficace? - risposto!

Nelle odierne organizzazioni orientate alla qualità totale, i processi di comunicazione si estendono a tutta l'organizzazione in diversi modi, sia formalmente che informalmente. Man mano che le organizzazioni diventano più diversificate, la qualità e la chiarezza della comunicazione a tutti i livelli diventano estremamente critiche.

Cortesia dell'immagine: 2.bp.blogspot.com/_CAGkPGfYbMc/TBTgpMRr/connected.jpg

Entrambi i canali formali e informali sono descritti come segue:

Comunicazione formale:

La comunicazione formale segue la catena di comando ed è riconosciuta come ufficiale. Nelle organizzazioni burocratiche classiche, il flusso delle comunicazioni è stato principalmente dall'alto verso il basso. Nelle attuali strutture organizzative, i flussi di comunicazione sono dall'alto verso il basso, dal basso verso l'alto e orizzontalmente e in coordinamento con tutti i sistemi e processi interfunzionali.

Comunicazione verso il basso:

La comunicazione discendente va dal superiore al subordinato o dal top management filtrato ai lavoratori attraverso i vari centri di comunicazione gerarchici in mezzo e può includere tali strumenti manageriali standard come dichiarazione della filosofia organizzativa e direttive organizzative, procedure operative standard, qualità standard procedure di controllo, norme di sicurezza e altro materiale pertinente. I canali verso il basso vengono utilizzati per fornire alle dipendenti istruzioni di lavoro e altre informazioni necessarie per esercitare l'autorità delegata.

Affinché questa comunicazione sia efficace, i lavoratori devono essere informati non solo di ciò che dovrebbero fare, ma anche del perché lo stanno facendo e del perché il loro contributo è importante per l'organizzazione. Ciò accresce la sensazione di accettazione da parte dei lavoratori. È anche importante che la comunicazione sia trasmessa ai lavoratori nella lingua che possono comprendere.

Ad esempio, un operatore di macchina potrebbe non comprendere molto la filosofia dell'organizzazione o qualsiasi terminologia specialistica sulla pianificazione strategica o sulle dinamiche tecnologiche. Di conseguenza, i lavoratori devono essere comunicati nella propria lingua e percezione.

Inoltre, la maggior parte dei lavoratori è condizionata ad accettare la comunicazione dai loro superiori immediati e quindi il messaggio deve essere filtrato attraverso i normali canali e modificato durante la discesa al solo scopo di semplificazione, laddove necessario, senza perdere il contenuto o l'intento del messaggio. È importante che non si verifichi alcuna interruzione della comunicazione a nessun livello o sorgente.

Il seguente resoconto umoristico della perdita di informazioni e della distorsione che può verificarsi nella comunicazione discendente viene adottato da JW Gould:

Un colonnello ha rilasciato la seguente direttiva al suo dirigente:

"Domani sera a circa 2000 ore, la cometa di Halley sarà visibile in quest'area, un evento che si verifica solo una volta ogni 75 anni. Gli uomini cadono nella zona di battaglione in uniforme, e spiegherò loro questo raro fenomeno. In caso di pioggia, non saremo in grado di vedere nulla, quindi riuniremo gli uomini nel teatro e mostrerò loro dei film ".

Questo messaggio è stato filtrato come segue:

io. Funzionario esecutivo del comandante della compagnia:

"Per ordine del Colonnello, domani a 2000 ore, la Cometa di Halley apparirà sopra l'area di battaglione. Se piove, fai cadere gli uomini in tuta. Quindi marcia verso il teatro dove si svolgerà il fenomeno raro, qualcosa che si verifica solo una volta ogni 75 anni ".

ii. Comandante della compagnia a tenente:

"Per ordine del colonnello in uniforme a 2000 ore domani sera, la fenomenale cometa di Halley apparirà nel teatro. In caso di pioggia nell'area del battaglione, il colonnello darà un altro ordine, qualcosa che si verifica una volta ogni 75 anni ".

Lieutinent to Sergeant:

"Domani alle 2.000 ore, il colonnello apparirà nel teatro con la cometa di Halley, qualcosa che accade ogni 75 anni. Se piove, il colonnello ordinerà la cometa nella zona di battaglione in uniforme ".

Sergente alla squadra:

"Quando piove domani alle 2000 ore, il fenomenale 75enne generale Halley, accompagnato dal colonnello, guiderà la sua cometa attraverso il teatro del battaglione in tenuta da combattimento".

Comunicazione verso l'alto:

La comunicazione verso l'alto si muove nella direzione opposta e si basa sul sistema di domanda di comunicazione progettato dalla direzione per ricevere informazioni dai livelli operativi. Queste informazioni possono consistere in articoli di report standard come report di produzione e così via.

Il top management che è sempre interessato ai miglioramenti e alla maggiore produttività e vuole conoscere le reazioni dei dipendenti a determinate modifiche politiche o procedurali e l'efficacia delle istruzioni operative emesse saranno isolate se non ci sono o meno comunicazioni verso l'alto. La comunicazione verso l'alto fornisce un canale chiaro per la trasmissione di informazioni, opinioni e attitudini attraverso i canali dell'organizzazione.

L'organizzazione deve fornire un clima che favorisca tale comunicazione al rialzo. Questo clima può essere generato da una politica di "porta aperta" in cui i lavoratori sanno che i loro superiori sono sempre disponibili per la discussione di problemi e preoccupazioni. I sistemi devono garantire che i superiori abbiano sviluppato capacità di ascolto e un atteggiamento sincero e solidale nei confronti dei problemi dei lavoratori. Questa opportunità di comunicazione al rialzo incoraggia i dipendenti a contribuire con idee preziose per migliorare l'efficienza organizzativa.

Le tecniche di decisione partecipativa possono sviluppare una grande quantità di comunicazione verso l'alto coinvolgendo in modo informale i subordinati o formalmente consentendo la loro partecipazione. Pertanto, il feedback informativo verso l'alto può essere utilmente utilizzato nei centri decisionali per valutare i risultati delle prestazioni organizzative e apportare le modifiche necessarie per raggiungere gli obiettivi organizzativi.

Comunicazione orizzontale:

La comunicazione orizzontale è il flusso di informazioni laterale che si verifica sia all'interno che tra i reparti. In generale, è comunicazione tra pari. I messaggi che fluiscono lateralmente sono caratterizzati da sforzi di coordinamento in modo che i membri dello stesso livello di un'organizzazione possano condividere le informazioni senza coinvolgere i loro superiori. Questa comunicazione è più di natura informale ed è necessaria per promuovere un clima organizzativo favorevole.

Ad esempio, i supervisori allo stesso livello, ma provenienti da diversi dipartimenti, pranzi insieme o caffè insieme, possono discutere e organizzare le loro attività in modo tale da integrarsi a vicenda e il processo è vantaggioso per l'azienda nel suo insieme. Questo tipo di comunicazione è particolarmente frequente tra le unità di linea e le unità dello staff. I direttori di produzione e i responsabili marketing spesso comunicano tra loro direttamente per discutere problemi e problemi comuni.

Comunicazione transazionale:

Wenburg e Wilmont suggeriscono che la comunicazione, invece di essere "verso l'alto" o "verso il basso", che è intercomunicazione, dovrebbe essere una comunicazione "transazionale" che è reciproca e reciproca perché "tutte le persone sono impegnate nell'invio (codifica) e nella ricezione (decodifica) ) messaggi contemporaneamente. Ogni persona condivide costantemente il processo di codifica e decodifica e ogni persona influisce sull'altro ".

Nel processo di comunicazione transazionale, la comunicazione non è semplicemente il flusso di informazioni, ma sviluppa un legame personale tra il superiore e il subordinato. Questo collegamento è molto importante per gli sforzi di cooperazione e questa cooperazione migliora la qualità delle operazioni. Come suggeriscono Katz e Kahn, ci sono cinque obiettivi serviti dalla comunicazione superiore-subordinata. Questi sono:

1) Per dare istruzioni di lavoro e indicazioni

2) Fornire informazioni su procedure e pratiche organizzative.

3) Educare i dipendenti sul perché il loro lavoro sia importante.

4) Fornire feedback ai subordinati sulle loro prestazioni riguardo a quanto bene stanno facendo e come possono migliorare.

5) Fornire informazioni di tipo ideologico per facilitare l'indottrinamento degli obiettivi.

È stato riscontrato che nella maggior parte dei tipi classici di organizzazioni, solo i primi due di questi cinque scopi sono generalmente raggiunti. L'attenzione agli altri tre obiettivi avrebbe un impatto molto positivo sul clima organizzativo. Come Katz e Kahn sottolineano, "se l'uomo conosce le ragioni del suo incarico, questo spesso gli garantisce di svolgere il lavoro in modo più efficace, e se ha una comprensione di ciò che il suo lavoro è in relazione al suo sottosistema, è più probabilità di identificarsi con gli obiettivi organizzativi ". Per raggiungere efficacemente questi cinque obiettivi di comunicazione, è necessario disporre di una comunicazione superiore-subordinata efficace che richieda un'attenta attenzione ai bisogni e alla psicologia del ricevente della comunicazione ad entrambe le estremità. Di conseguenza, la comunicazione transazionale richiede che il superiore e il subordinato lavorino insieme e abbiano un legame personale e una relazione professionale in modo che possano discutere più amichevolmente i problemi e arrivare a soluzioni insieme.

Comunicazione informale:

Oltre ai canali formali, le organizzazioni hanno anche canali di comunicazione informali. I canali di comunicazione informale nascono dalle relazioni sociali che si evolvono nell'organizzazione e anche se questi non sono né richiesti né controllati dal management, possono comunicare alla direzione alcuni aspetti importanti che non sarebbero disponibili o fattibili attraverso canali formali.

Conosciuto anche come "vite", le informazioni trasportate dai canali informali sono spesso abbastanza accurate. In effetti, uno studio ben noto ha rilevato che circa l'80% delle informazioni trasmesse attraverso la vite era corretta. Il restante 20 percento, tuttavia, può spesso creare seri problemi, quando genera voci infondate. Una voce è una credenza non verificata che è in circolazione generale.

Una dicitura, così come è passata, può diventare molto complessa, così che l'intero significato viene modificato alla fine o diventa eccessivamente semplificato, cosicché alcuni dettagli importanti difficili da ricordare verranno omessi prima di raggiungere il destinatario finale. I saggi manager tengono le orecchie aperte a queste voci e si occupano di loro in modo che possano essere corrette e non distruttive.