Come può essere efficace la pianificazione? (5 fattori)

I seguenti fattori saranno essenziali per attuare efficacemente i piani:

1. Consapevolezza per la pianificazione:

La pianificazione sarà efficace solo quando vi è un clima adeguato per questo. I superiori dovrebbero cercare di fissare obiettivi, rivedere i vari obiettivi e riformularli come richiesto per la loro effettiva attuazione. Gli ostacoli nei modi di pianificazione dovrebbero essere rimossi. I subordinati dovrebbero essere regolarmente informati sullo stato di avanzamento dei piani. Tutti dovrebbero estendere la cooperazione volontaria per il successo dei piani.

2. Iniziativa al livello principale:

L'iniziativa e il supporto della gestione di alto livello sono essenziali per rendere efficaci i piani. Gli obiettivi dell'organizzazione sono impostati al massimo livello. L'allocazione delle risorse per il raggiungimento di vari obiettivi viene effettuata anche dal top management. Il coinvolgimento della gestione di livello inferiore è anche essenziale perché l'esecuzione sarà più a questi livelli.

La formulazione di piani al livello più alto garantirà il coordinamento tra i piani di diversi dipartimenti. Il pensiero del top management si rifletterà nella formulazione dei piani. La pianificazione sarà efficace solo se coinvolge il top management.

3. Comunicazione corretta:

La comunicazione tra i diversi livelli dell'organizzazione è molto essenziale. Gli obiettivi dell'azienda devono essere comunicati a coloro che devono attuarli. Le politiche, i programmi di procedure suggeriti per raggiungere gli obiettivi di business dovrebbero essere noti a livello operativo. Se i piani non sono correttamente capiti da coloro che devono attuarli, questi potrebbero non ottenere i risultati desiderati.

La comunicazione non dovrebbe essere solo dall'alto verso il basso e dovrebbe anche essere al rialzo. Le reazioni, i suggerimenti e i punti di vista dei subordinati sugli obiettivi dovrebbero anche raggiungere il più alto livello possibile di gestione. La comunicazione fornisce un canale per lo scambio di informazioni tra varie persone. Senza un adeguato sistema di comunicazione, la pianificazione è destinata a fallire.

4. Partecipazione alla pianificazione:

Il processo di pianificazione dovrebbe coinvolgere persone di diversi livelli e campi. Un responsabile funzionale sarà in grado di pianificare correttamente per il suo dipartimento. Allo stesso modo, le persone associate a diversi compiti saranno in una posizione migliore per pianificare queste attività. La direzione dovrebbe cercare di suscitare opinioni di persone diverse mentre si pianifica di intraprendere.

Il metodo e l'estensione della partecipazione dipenderanno dal tipo di organizzazione. Ci possono essere commissioni per la formulazione di vari piani. Questi comitati possono avere persone provenienti da diversi campi. Un altro metodo di partecipazione può essere la preparazione dei budget a livello di base e quindi il passaggio verso l'alto. La partecipazione di persone a diversi livelli può aiutare nella corretta attuazione dei piani.

5. Enfasi sulla pianificazione a lungo termine e a breve termine:

Sia i piani a lungo termine che quelli a breve termine dovrebbero dare il giusto risalto. Entrambi i piani dovrebbero essere integrati per la loro corretta implementazione. La tendenza generale è quella di concentrarsi su piani a breve termine. In effetti, i piani a breve termine soddisfano solo una parte dei piani a lungo termine. I piani a lungo termine fisseranno gli obiettivi finali e questi dovrebbero essere raggiunti attraverso piani a breve termine. Per un'efficace attuazione della pianificazione, i piani a lungo termine ea breve termine dovrebbero avere lo stesso peso.