Buona gestione dell'ufficio: principi e suggerimenti per la gestione dei file

Una buona gestione dell'ufficio dipende dalle persone che sanno chi è responsabile di cosa - sono le persone che sono responsabili a fare le cose. Cosa succederebbe, ad esempio, se l'acquisto per la tua piccola impresa fosse fatto da chiunque in qualsiasi momento? Sareste in grado di trovare una graffetta quando ne volevate uno?

O stampare un rapporto quando è necessario? Mettere una sola persona per ordinare tutte le attrezzature e le forniture risolve il problema e mantiene le cose senza intoppi. È lo stesso con l'amministrazione dei sistemi (computer). Devi avere una persona responsabile della sicurezza del tuo computer e tenere traccia di cose come account, password e software. Altrimenti, il caos prolifererà.

Mantenere i record suona come la parte più facile di una buona gestione dell'ufficio, finché non si considera la necessità di mantenere tali record accessibili e aggiornati. Ad esempio, quando ricevi un nuovo cliente o cliente, ci vuole solo un momento per inserirli nel tuo database dei contatti. Poi ci vorrà solo un altro paio di secondi per aggiornare il record dopo che gli hai parlato al telefono.

Il tuo ufficio è un esempio di gestione dello spazio o cattiva gestione dello spazio? Quando cammini per l'ufficio, devi evitare gli ostacoli o correre il rischio di inciampare in qualcosa? Quando ti siedi su una scrivania, potresti davvero lavorare comodamente lì? Le cose sono organizzate in modo logico in modo che le cose che useresti di più alla scrivania siano le più vicine? Oggigiorno ci sono un sacco di cose stipate negli uffici, dagli stand delle stampanti attraverso gli schedari. Per una buona gestione dell'ufficio, è necessario essere sicuri che tutte le cose in ufficio siano organizzate per la massima efficienza - e la massima sicurezza.

7 principi di buona gestione dell'ufficio:

Disorganizzazione e confusione sono irritanti, ma sono anche semplicemente dannosi per gli affari. Pensala come una formula, se vuoi: il caos crescente equivale a una riduzione dei profitti. Cosa fare?

Controllare il caos applicando i seguenti principi di gestione di Office:

1. Stabilire le routine di gestione degli uffici e attenersi a loro:

Le attività di routine richiedono procedure di routine se si desidera rimanere organizzati e far funzionare le cose senza intoppi. Imposta le routine per la gestione dei documenti e dei sistemi di ufficio. Per esempio, ogni pezzo di carta che arriva nel tuo ufficio dovrebbe essere trattato una sola volta, messo in atto e archiviato, non impilato a casaccio su una scrivania.

I sistemi di Office, come i computer, necessiteranno sia delle procedure di amministrazione che di modalità. Quando il sistema si arresta in modo anomalo o un componente del computer non funziona, tutti i membri del tuo ufficio devono sapere chi chiamare e cosa non fare (ad esempio provare a risolvere il problema da soli). Questi articoli di gestione dei dati forniscono suggerimenti utili per tutto, dai sistemi di archiviazione degli uffici alle procedure di backup del computer.

2. Impostare responsabilità chiaramente delineate:

O stampare un rapporto quando è necessario? Mettere una persona incaricata di ordinare tutte le attrezzature e le forniture risolve il problema e mantiene le cose senza intoppi. È lo stesso con l'amministrazione dei sistemi (computer). Devi avere una persona responsabile della sicurezza del tuo computer e tenere traccia di cose come account, password e software. Altrimenti, il caos prolifererà.

3. Conserva i record e mantieni aggiornato il tuo record aziendale:

4. Fai una passeggiata nel tuo ufficio e fatti sedere :

5. Pianifica il lavoro di scut:

Sfortunatamente, un ufficio, come una cucina, non funzionerà bene senza una certa quantità di lavoro scutante. Se sei un piccolo imprenditore che è nella posizione di non essere in grado di assegnare a chiunque altro ciò che vedi come scutare, costringiti a farlo regolarmente programmando il tempo ogni settimana per farlo. Prenditi una mattina o un pomeriggio, ad esempio, e spendilo facendo le chiamate a freddo o recuperando la contabilità (o aggiornando i record).

6. Delegare ed esternalizzare:

In un mondo perfetto, ognuno farebbe solo ciò che lui o lei ha avuto il tempo di fare e ha fatto bene. Poiché il mondo non è perfetto, invece molte persone fanno cose che non hanno il tempo o il talento per fare bene. La delega e l'esternalizzazione non solo possono migliorare la gestione dell'ufficio della tua piccola impresa, ma ti consentono anche di concentrarti sui tuoi talenti, migliorando così i tuoi profitti. Gli assistenti virtuali possono gestire molte delle tue attività amministrative o amministrative.

7. Rendere la pianificazione aziendale una priorità:

Molti proprietari di piccole imprese trascorrono le loro giornate a recitare e reagire - e poi si chiedono perché sembrano girare le ruote. La pianificazione aziendale è un componente importante di una buona gestione dell'ufficio e deve essere parte della normale routine di gestione dell'ufficio. I proprietari di piccole imprese di successo dedicano tempo ogni settimana alla pianificazione aziendale e molti utilizzano le sessioni di pianificazione aziendale quotidiane come strumento per la definizione e la crescita degli obiettivi. Se si dispone di personale, coinvolgerli nella pianificazione aziendale, sia formalmente che informalmente.

Suggerimenti per la registrazione di Fast Office:

Come proprietario di una piccola impresa, devi essere in grado di operare alla tua scrivania in modo rapido e semplice. Sebbene impostare un sistema di archiviazione suoni difficile, è un compito relativamente facile che può essere facilitato da alcuni suggerimenti e trucchi di archiviazione.

(1) Prenditi qualche minuto per sederti nel tuo spazio di lavoro principale e raggiungere apparecchiature, materiali di consumo e file. Ciò ti aiuterà a stabilire il punto ideale per archiviare questi articoli per te personalmente.

(2) Ora che sai dove cercherai naturalmente le informazioni, devi determinare se un sistema di archiviazione alfabetico, numerico o soggetto funzionerà al meglio per te. Cerchi le cose in base al nome del cliente? La categoria (es. Spese, finanziaria, marketing)? Per numero di riferimento? Questo è un passaggio fondamentale, poiché determinerà il modo in cui definirai il tuo sistema di archiviazione. Fallo prima di acquistare qualcosa per il tuo sistema di archiviazione.

(3) Successivamente, determinare approssimativamente le esigenze di archiviazione. Hai un numero elevato di file a cui accedi ogni giorno? Accedi solo ai tuoi file settimanalmente? Le risposte determineranno se è necessario un supporto per file desktop, un armadietto con due cassetti vicino alla scrivania o un armadietto laterale a quattro cassetti in tutta la stanza. Esistono così tante opzioni oggi, che dovresti scegliere con attenzione. Consentire una crescita guardando gli schedari: compra qualcosa per ospitare il doppio dei file che pensi di avere ora. Questo limiterà il numero di volte che dovrai ricorrere e riorganizzare il tuo sistema di archiviazione.

(4) Investire in un buon sistema di etichettatura per chiarezza e facile accesso. Essere in grado di leggere le etichette dei file sembra ovvio, ma la chiarezza nell'etichettatura ti farà risparmiare più tempo di archiviazione di quanto tu possa immaginare. La maggior parte delle aziende che producono etichette forniscono modelli che si integrano con il software di elaborazione di testi più diffuso. Potresti prendere in considerazione uno dei piccoli sistemi di creazione di etichette che ora possono anche stampare singole etichette postali. Gli oggetti che svolgono il doppio lavoro sono di solito un investimento saggio.

(5) Ora sei pronto per acquistare cartelle di file.

Suggerimenti per la gestione dei file elettronici:

La gestione dei file di pensiero era solo per i file cartacei? Pensa di nuovo. È altrettanto importante mantenere i file sul tuo computer organizzati e aggiornati. Proprio come con i file cartacei, l'obiettivo della gestione dei file del computer è quello di garantire che sia possibile trovare ciò che si sta cercando, anche se lo si sta cercando anni dopo la sua creazione.

Questi suggerimenti per la gestione dei file ti aiuteranno a mantenere i tuoi file accessibili:

1. Organizza per tipi di file:

Rendi le applicazioni più facili da trovare creando una cartella chiamata Programmi sul tuo disco e mantenendo tutte le tue applicazioni lì. Ad esempio, l'eseguibile per Word, PowerPoint, Simply Accounting e WinZip risiedono tutti nella cartella Programmi.

2. Un posto per tutti:

Metti tutti i documenti nella cartella Documenti e da nessun'altra parte. Quindi, sia che si tratti di un foglio di calcolo, di una lettera o di una presentazione di PowerPoint, va qui. Ciò renderà più facile trovare le cose e eseguire i backup.

3. Crea cartelle nei miei documenti:

Questi sono i cassetti dello schedario del tuo computer, per così dire. Usa un linguaggio semplice per nominare le tue cartelle; non vuoi guardare questo elenco di cartelle in futuro e chiedervi cosa significa "TFK" o qualsiasi altra interessante abbreviazione che hai inventato.

4. Annidare le cartelle all'interno delle cartelle:

Crea altre cartelle all'interno di queste cartelle principali quando necessario. Ad esempio, una cartella chiamata "Fatture" potrebbe contenere cartelle denominate "2004", "2005" e "2006". Una cartella denominata per un cliente potrebbe includere le cartelle "dati cliente" e "corrispondenza". L'obiettivo è quello di avere ogni file in una cartella piuttosto che avere un elenco di file orfani elencati.

5. Seguire le convenzioni di denominazione dei file :

Non utilizzare spazi nei nomi dei file, mantenere i nomi dei file sotto i 27 caratteri e utilizzare tutte le lettere minuscole. Quindi un file chiamato per un client dovrebbe essere Jackdawson piuttosto che Jack Dawson. Se infrangi una di queste regole, sii coerente con ciò.

6. Sii specifico:

Fornire ai file nomi logici e specifici e, se possibile, includere le date nei nomi dei file. L'obiettivo durante la denominazione dei file è quello di essere in grado di dire di cosa tratta il file senza doverlo aprire e guardare.

7. File come vai:

Il momento migliore per presentare un documento è quando lo crei per la prima volta. Quindi prendi l'abitudine di usare la finestra di dialogo "Salva come" per archiviare il tuo documento e nominarlo, mettendolo al posto giusto in primo luogo.

8. Ordina i tuoi file per la tua convenienza:

Se ci sono cartelle o file che si usano molto, forzarli all'inizio dell'elenco dei file rinominandoli con una o una AA all'inizio del nome del file.

9. Compila i tuoi file regolarmente:

A volte ciò che è vecchio è ovvio come nell'esempio della cartella denominata "Fatture" sopra. Se non lo è, mantieni le tue cartelle sgombre cancellando i vecchi file. NON cancellare i file relativi alle attività commerciali a meno che non siate assolutamente certi di non aver più bisogno del file. Invece, nella tua raccolta principale di cartelle in Documenti, crea una cartella chiamata "Vecchio" o "Inattiva" e sposta i vecchi file in essa quando li incontri.

10. Effettua regolarmente il backup dei tuoi file:

Che tu stia copiando i tuoi file su un'altra unità o su un nastro, è importante impostare e seguire un normale programma di backup.