Comunicazione formale: significato, caratteristiche, vantaggi Limitazioni e tipi
La comunicazione formale si riferisce allo scambio di informazioni ufficialmente. Il flusso della comunicazione è controllato ed è uno sforzo deliberato. Ciò rende possibile che le informazioni raggiungano il luogo desiderato senza alcun impedimento, a un piccolo costo e in modo adeguato. Questo è anche noto come "Through Proper Channel Communication".
caratteristiche
Di seguito sono le principali caratteristiche della comunicazione formale:
(1) scritto e orale:
La comunicazione formale può essere scritta e orale. Le opere quotidiane sono gestite attraverso la comunicazione orale, mentre le questioni politiche richiedono comunicazioni scritte.
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(2) relazioni formali:
Questa comunicazione è adottata tra quei dipendenti in cui sono state stabilite relazioni formali da parte dell'organizzazione. Il mittente e il destinatario hanno una sorta di relazioni organizzative.
(3) Percorso prescritto:
La comunicazione deve passare attraverso un canale definito mentre si sposta da una persona all'altra. Ad esempio, per trasmettere i sentimenti di un lavoratore al manager, è necessario cercare l'aiuto del caposquadra.
(4) Messaggio organizzativo:
Questo canale riguarda solo i messaggi organizzativi autorizzati e i messaggi personali sono fuori dalla sua giurisdizione.
(5) Sforzo deliberato:
Questo canale di comunicazione non viene stabilito automaticamente, ma è necessario uno sforzo per la sua creazione. Si decide di tenere in considerazione gli obiettivi dell'organizzazione.
vantaggi
La comunicazione formale presenta i seguenti vantaggi:
(1) Manutenzione dell'autorità degli ufficiali:
La comunicazione formale mantiene rapporti costanti tra i superiori e i subordinati come risultato di chi mantiene la dignità dei superiori di linea. Di conseguenza, è conveniente controllare i subordinati e fissare la loro responsabilità che è assolutamente necessaria per un controllo efficace e di successo.
(2) Comunicazione chiara ed efficace:
Nella comunicazione formale, c'è un contatto diretto tra i dirigenti e i subordinati. Entrambi comprendono la capacità, le abitudini, i sentimenti, ecc. L'uno dell'altro. I manager sanno quando e in quali condizioni i loro subordinati hanno bisogno di informazioni. In questo modo, questa comunicazione è in grado di rendere disponibili informazioni tempestive. Quindi, è chiaro ed efficace.
(3) Flusso di informazioni ordinato:
L'informazione deve passare attraverso un percorso definito da una persona all'altra. Quindi, il flusso di informazioni è sistematico.
(4) Facile conoscenza della fonte di informazione:
In questo tipo di comunicazione, la fonte di ciascuna informazione può essere facilmente individuata.
limitazioni
Di seguito sono riportati gli svantaggi o le limitazioni della comunicazione formale:
(1) Sovraccarico di lavoro:
In una moderna organizzazione aziendale molte informazioni, molti messaggi e altre cose devono essere comunicati. Sotto la comunicazione formale, sono instradati attraverso un canale definito e questo consuma gran parte del tempo dei superiori e quindi alcune altre importanti opere vengono lasciate incustodite.
(2) Distorsione delle informazioni:
Questo metodo può essere un ostacolo nel flusso di informazioni. A volte la distanza tra il mittente e il ricevitore è così grande che l'informazione deve passare attraverso molte mani e nel momento in cui raggiunge il ricevitore è distorta. Quindi non riesce a raggiungere il suo scopo.
(3) Ufficiali indifferenti:
Gli ufficiali non prestano molta attenzione ai suggerimenti e alle lamentele dei subordinati. In tal caso, un subordinato può perdere la fiducia nell'efficacia della comunicazione.
Tipi di comunicazione formale
La comunicazione formale è di due tipi:
(1) Comunicazione verticale:
(i) Comunicazione verso il basso
(ii) Comunicazione verso l'alto
(2) Comunicazione orizzontale. Tutti questi tipi sono stati chiariti nel seguente diagramma:
(Comunicazione verso il basso) (comunicazione orizzontale) (comunicazione verso l'alto)
(1) Comunicazione verticale
La comunicazione verticale è dei seguenti due tipi:
(i) Comunicazione verso il basso:
La comunicazione dalla gerarchia superiore con i loro subordinati è chiamata comunicazione discendente. Questa comunicazione include ordini, regole, informazioni, politiche, istruzioni, ecc. Il vantaggio principale della comunicazione discendente è che i subordinati ottengono utili informazioni tempestive che li aiutano nelle loro prestazioni lavorative,
(ii) Comunicazione verso l'alto:
Questo è piuttosto il contrario della comunicazione discendente. Questo scorre dai subordinati ai superiori. L'oggetto di questa comunicazione include suggerimenti, reazioni, relazioni, reclami, ecc. Questo tipo di comunicazione aiuta i superiori a prendere decisioni.
(2) Comunicazione orizzontale
La comunicazione orizzontale ha luogo quando due individui dello stesso livello si scambiano informazioni. La comunicazione orizzontale viene utilizzata dagli stessi ufficiali di livello per risolvere i problemi di natura e profitto simili dall'esperienza di altre persone. L'oggetto della comunicazione orizzontale comprende informazioni, richieste, suggerimenti, problemi reciproci e informazioni relative al coordinamento.
Rete di comunicazione formale
Il modo in cui viene effettuata la comunicazione formale è noto come rete di comunicazione formale. La comunicazione formale può essere fatta in modi diversi: può essere comunicazione verticale o comunicazione orizzontale. Le diverse forme di rete di comunicazione formale sono state mostrate nello schema seguente:
(1) Comunicazione a catena:
La comunicazione a catena si riferisce alla comunicazione tra un superiore e un subordinato. Tutte le persone in un'organizzazione da cima a fondo sono collegate con l'aiuto di una catena scalare come è stato mostrato nel diagramma (1). A è posto al più alto rango, B è un subordinato di A, C è il subordinato di B, D è il subordinato di C ed E è il subordinato di D.
(2) Comunicazione ruota:
In questa forma di comunicazione, tutti i subordinati di un superiore parlano tra loro attraverso il suo medium. Il superiore funziona come un mozzo di una ruota. Nel diagramma (2), A è il superiore e B, C, D ed E sono i subordinati. Tutti e quattro i subordinati comunicano attraverso il medium di A.
(3) Comunicazione circolare:
Questa comunicazione ha luogo tra i membri di un gruppo. Ogni membro di un gruppo può comunicare con i due membri più vicini. Nel diagramma (3), A può avere comunicazione con B ed E. Analogamente, B può avere comunicazione con A e C. Lo stesso vale per tutti i membri del gruppo. In questo caso la comunicazione si sposta a bassa velocità.
(4) Comunicazione a flusso libero:
Questa forma di comunicazione si svolge anche tra i diversi membri del gruppo. La sua particolarità è che ogni membro del gruppo può parlare con tutte le altre persone del gruppo.
Questo è stato chiarito nel diagramma (4). A può parlare direttamente con B, C, D, E. Allo stesso modo B può parlare direttamente con A, C, D ed E. Lo stesso vale per tutti i membri del gruppo. In questo caso, la comunicazione si muove rapidamente.
(5) Comunicazione "V" invertita:
In questa forma di comunicazione, un subordinato è autorizzato a comunicare con il capo del suo capo. In questa forma di comunicazione i messaggi si muovono ad una velocità rapida, nel diagramma (5), C e D sono i subordinati di B che, a sua volta, è un subordinato di A. Qui C e D possono parlare direttamente con A chi accade essere il capo di B.
