Fattori da tenere a mente mentre inquadra la struttura organizzativa per la tua azienda

Alcuni dei fattori da tenere presenti mentre inquadra la struttura organizzativa della tua azienda sono i seguenti:

Quando i manager eseguono la funzione di organizzazione, viene creata automaticamente una struttura organizzativa che definisce le posizioni lavorative, l'autorità, le responsabilità dei diversi dipendenti.

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La struttura organizzativa può essere definita come "Rete di posizioni lavorative, responsabilità e autorità a diversi livelli". Oppure può essere definita come un lavoro a cornice entro il quale vengono eseguite attività manageriali e operative.

Specifica le relazioni tra persone, lavoro e risorse.

Fattori che influenzano la struttura organizzativa:

Le considerazioni da tenere presenti mentre si inquadra la struttura organizzativa sono:

1. Progettazione del lavoro:

Nel processo di organizzazione il lavoro totale è diviso in vari lavori e il manager deve ottenere il lavoro svolto dai suoi dipendenti. Quindi, deve essere specificato molto chiaramente che tutte le attività devono essere eseguite in un particolare lavoro. Cosa deve fare ogni individuo durante l'esecuzione del lavoro. Quindi, progettare il lavoro significa definire chiaramente il contenuto del lavoro il più lontano possibile, i risultati attesi dei lavori devono essere definiti insieme al lavoro.

2. Reparto:

Dopo la divisione del lavoro in posti di lavoro, i lavori vengono raggruppati per formare reparti. Durante il raggruppamento delle attività, i manager devono tenere presente che solo i lavori correlati o simili sono raggruppati sotto un unico dipartimento in modo che possa esserci specializzazione. Il manager può avere diversi modi di raggruppare i lavori che sono correlati tra loro.

3. Periodo di gestione:

Intervallo di gestione significa quanti dipendenti o subordinati possono essere gestiti efficacemente da un manager o quanti subordinati sono sotto un unico superiore. Quando i rapporti di autorità e responsabilità sono stabiliti nel processo di organizzazione, i manager devono tenere a mente l'intervallo di controllo.

L'intervallo di controllo dipende da:

(a) Capacità e livello di intelligenza dei dirigenti:

Se i manager sono intelligenti e intelligenti, possono avere un ampio intervallo. Il che significa che un numero maggiore di subordinati può lavorare sotto di loro.

(b) La fiducia dei dirigenti nei loro dipendenti:

I manager che hanno più fiducia e fiducia nei loro dipendenti possono avere un ampio intervallo.

(c) Livello di intelligenza dei dipendenti:

Se i dipendenti sono addestrati e professionali, allora può esserci un ampio intervallo, ma se non sono qualificati, allora c'è poco spazio perché i dipendenti non qualificati hanno bisogno di più indicazioni per una portata superiore così piccola.

(d) Natura del lavoro:

Se il lavoro di routine deve essere eseguito, allora può esserci un ampio intervallo, ma per lavori specializzati e stimolanti è preferibile un piccolo intervallo di controllo.

Dopo aver deciso lo span, viene sviluppata una catena scalare di tutti i superiori e subordinati perché lo span di controllo specifica chiaramente chi deve riferire a chi.

4. Delega di autorità:

Delega di autorità significa condivisione di autorità tra manager e subordinati. Generalmente mentre il lavoro svolto dai manager subordinati passa qualche grado o parte della loro autorità ai loro subordinati.

In modo che possano lavorare come una squadra e raggiungere l'obiettivo del gruppo. Questa condivisione di autorità aiuta anche a decidere il leader del gruppo tra i subordinati. Ad esempio, se ci sono 10 venditori che lavorano sotto un responsabile vendite, il manager può autorizzare i venditori a decidere circa la data di consegna, i limiti di sconto, ecc. E tra questi 10 venditori, il direttore delle vendite può autorizzare una persona a riferire in merito vendita di tutti i venditori.

Tipi di struttura organizzativa:

Ogni volta che il manager sta svolgendo funzioni organizzative risulta, in formazione di una struttura organizzativa, che descrive lo stile di lavoro di un'organizzazione.

La struttura organizzativa può essere definita come "Una rete di posizioni lavorative, responsabilità e autorità a diversi livelli dell'organizzazione".

Questa struttura mostra la relazione di autorità-responsabilità tra le persone che lavorano in diverse posizioni di lavoro. Questa struttura rende chiaro chi sta segnalando a chi? O chi è il capo e chi è il subalterno?

La struttura organizzativa può essere principalmente di due tipi che sono:

io. Struttura funzionale

ii. Struttura divisionale

A. Struttura funzionale:

Quando le attività o i lavori sono raggruppati tenendo conto delle funzioni o del lavoro, viene chiamato struttura funzionale. Ad esempio, tutti i lavori relativi alla produzione sono raggruppati nel reparto produzione, relativi alle vendite nel reparto vendite, relativi all'acquisto nel reparto acquisti e così via.

All'interno dei dipartimenti anche il raggruppamento viene effettuato sulla base di funzioni specializzate.

Ad esempio, il reparto di produzione può essere ulteriormente classificato in reparto magazzino, reparto controllo qualità, reparto assemblaggio, ecc. All'interno di ciascun reparto e sottosettore viene creata una catena di superiori e subordinati per funzionare in modo sistematico.

vantaggi:

1. Specializzazione:

Quando le attività sono raggruppate in base al tipo di funzione, tutte le attività sono correlate a un solo tipo. Quindi, gli esperti specializzati e professionali possono essere assunti per supervisionare tali attività. Ciò porta all'efficienza e alla specializzazione.

2. Supervisione facile:

Il supervisore acquisisce familiarità con il tipo di attività da eseguire poiché tutte le attività sono correlate a una sola funzione. Di conseguenza, può supervisionare e guidare i dipendenti che svolgono tali attività.

3. Facile coordinamento:

I dipartimenti formati nella struttura funzionale sono interdipendenti l'uno con l'altro, il che significa che le attività di un dipartimento dipendono dalle prestazioni degli altri dipartimenti. Ad esempio, il reparto di produzione dipende dal reparto acquisti per le materie prime. Il reparto vendite dipende dal reparto di produzione per l'output finale e così via. Questa interdipendenza porta al coordinamento tra i diversi dipartimenti.

4. Aiuta ad aumentare l'efficienza manageriale:

I manager di un dipartimento eseguono continuamente lo stesso tipo di funzione, il che li rende specializzati e migliora la loro efficienza.

5. Allenamento efficace:

Rende più facile la formazione dei dipendenti in quanto vengono formati in limitati tipi di competenze, vale a dire che i dipendenti del reparto di produzione ricevono solo formazione sulle tecniche di produzione.

svantaggi:

1. I dipartimenti diventano specializzati a modo loro solo. Non riescono a vedere le prospettive dell'intera organizzazione. Di conseguenza, l'obiettivo organizzativo non può essere raggiunto.

2. Quando i dipartimenti diventano troppo grandi, il coordinamento diminuisce e si traduce in un ritardo nella decisione.

3. I capi dipartimentali iniziano a pensare ai loro dipartimenti come al loro impero funzionale e questo porta a conflitti tra i vari dipartimenti.

4. Quando l'obiettivo organizzativo non viene raggiunto, diventa molto difficile rendere conto di un singolo dipartimento per questo perché tutti i dipartimenti sono interconnessi ed è molto difficile scoprire quale dipartimento va contro l'obiettivo organizzativo.

5. Inflessibilità. I dipendenti ricevono una formazione di una sola funzione, ovvero del dipartimento a cui appartengono, in modo che non possano essere trasferiti ad altri reparti.

Adeguatezza:

La struttura funzionale è adatta per:

1. Le grandi organizzazioni stanno producendo una linea di prodotti.

2. Organizzazioni che richiedono un alto grado di specializzazione funzionale con attività diversificate.

B. Struttura divisionale:

Quando l'organizzazione è di grandi dimensioni e produce più di un tipo di prodotto, le attività relative a un prodotto sono raggruppate in un unico reparto.

io. Struttura divisionale

ii. Consiglio di Amministrazione

Ad esempio, se un'organizzazione produce sapone, tessuti, medicine, cosmetici, ecc. Tutte le attività relative alla medicina saranno raggruppate sotto il dipartimento di medicina, tutte le attività dei tessili nel reparto tessile e così via.

La struttura divisionale è adatta solo alla grande organizzazione di produzione multiprodotto.

vantaggi:

1. Specializzazione del prodotto:

Tutte le attività relative a un tipo di prodotto sono raggruppate sotto un unico dipartimento che apporta integrazione e coordinamento nelle attività.

2. Rapido processo decisionale:

Le decisioni sono prese molto più velocemente nella struttura divisionale perché non c'è dipendenza da altri dipartimenti per prendere decisioni.

3. Responsabilità:

In questo tipo di struttura, le prestazioni dei singoli dipartimenti possono essere facilmente valutate e il dipartimento può essere ritenuto responsabile per il mancato raggiungimento degli obiettivi.

4. Flessibilità:

Il rapido processo decisionale porta alla flessibilità.

5. Espansione e crescita:

Nuovi dipartimenti possono essere aggiunti senza disturbare i reparti esistenti.

svantaggi:

1. Ogni dipartimento richiederà tutte le risorse poiché ogni divisione funzionerà come unità indipendente.

2. Ogni dipartimento si concentra solo sul loro prodotto e non riesce a mantenersi come parte di un'organizzazione comune.

3. Conflitto sull'assegnazione delle risorse.

Idoneità e struttura divisionale sono adatti per:

1. Organizzazioni che producono prodotti multi-prodotto o linee differenti.

2. Organizzazioni che richiedono la specializzazione del prodotto.

3. Organizzazioni che richiedono che ciascuna divisione sia autonoma come sotto la struttura divisionale ogni dipartimento ha un dipartimento di finanza di produzione.

4. Aziende in crescita che prevedono di aggiungere più linee di prodotti in futuro.