Tipi essenziali di comunicazione organizzativa (con diagramma)

Tipi essenziali di comunicazione organizzativa!

A. Comunicazione secondo la struttura organizzativa:

1. Comunicazione formale:

Tale comunicazione è quella che è associata alla struttura organizzativa formale e allo stato ufficiale o alla posizione del comunicatore e del destinatario. Viaggia attraverso i canali formali posizioni ufficialmente riconosciute nell'organigramma. La comunicazione formale è principalmente in bianco e nero.

Pertanto, è un tentativo deliberato di regolare il flusso delle comunicazioni in modo da garantire che le informazioni fluiscano in modo fluido, preciso e tempestivo. La comunicazione formale è un tentativo deliberato di regolare il flusso delle comunicazioni in modo da garantire che le informazioni fluiscano in modo fluido, preciso e tempestivo.

Spesso incontriamo la frase "attraverso il canale giusto". Sottolinea l'essenza del canale formale di comunicazione. Ad esempio, quando il Direttore Generale emette istruzioni (a causa della sua posizione di senior nell'organizzazione), è una comunicazione formale.

Le forme di comunicazione formale sono come sotto:

(i) riunioni dipartimentali,

(ii) Conferenza,

(iii) Telefonate,

(iv) notiziari aziendali,

(v) Interviste speciali e pubblicazioni e messaggi per scopi speciali.

Il principale vantaggio della comunicazione formale è che i canali ufficiali consentono il passaggio delle informazioni di routine e standardizzate senza richiedere molta attenzione manageriale. Essenzialmente, i dirigenti e i manager possono dedicare la maggior parte del loro prezioso tempo a questioni di estremo significato.

Ma allo stesso tempo, la debolezza della comunicazione formale non dovrebbe scomparire. La comunicazione attraverso il canale di comando ostacola notevolmente il flusso di informazioni libero e ininterrotto.

2. Comunicazione informale:

La comunicazione informale è anche conosciuta come "Grapevine". È libero da ogni tipo di formalità, perché viene utilizzato in relazioni informali tra le parti, come l'amicizia, l'appartenenza allo stesso club o associazione.

Le persone ai livelli esecutivi usano anche le comunicazioni informali quando trovano difficoltà a raccogliere informazioni dai lavoratori. Tale comunicazione include commenti, suggerimenti, ecc. Può essere trasmessa da un semplice sguardo, gesto, sorriso o semplice silenzio.

I manager e i dirigenti favoriscono anche la crescita e lo sviluppo di una rete informale di comunicazione. Questo processo, infatti, ha uno scopo molto utile nella diffusione di determinate informazioni che, nell'interesse generale dell'organizzazione, non possono essere trasmesse attraverso i canali ufficiali.

Oltre a ciò, offre agli alti e ai più alti una visione più chiara di ciò che pensano e sentono i subordinati. Ma allo stesso tempo vale la pena di notare i punti deboli della comunicazione informale. Si può menzionare che questo processo tende molto spesso a passare informazioni e fatti distorti, male interpretati e imprecisi e a metà verità, a seconda delle circostanze e del messaggio. Ma ancora, i dirigenti e i dirigenti non possono farla finita con la comunicazione informale.

B. Comunicazione secondo la direzione:

1. Comunicazione verso il basso:

La comunicazione che fluisce dai superiori ai subordinati viene definita comunicazione discendente. In una struttura organizzativa, i dirigenti devono esercitare i loro poteri per raggiungere gli obiettivi desiderati che implicano che possano essere impegnati nell'emettere ordini, istruzioni e direttive politiche alle persone ai livelli inferiori. Questo può essere chiamato comunicazione discendente. In comunicazione verso il basso, è prevista la prestazione immediata di un lavoro.

Katz e Kahn hanno identificato elementi in diretta di comunicazione verso il basso:

1. Direttive specifiche per i compiti; Istruzioni di lavoro

2. Informazioni progettate per produrre la comprensione del compito e la sua relazione con altri compiti organizzativi; lavoro razionale.

3. Informazioni su procedure e pratiche organizzative.

4. Feedback al subordinato sulla sua performance.

5. Informazioni di carattere ideologico per inculcare un senso di missione, indottrinamento degli obiettivi.

La comunicazione da superiore a subordinato può essere faccia a faccia così come attraverso promemoria scritti, ordini, descrizioni di lavoro ecc.

2. Comunicazione verso l'alto:

In una comunicazione verso l'alto, le persone dal livello inferiore dovrebbero avere una comunicazione con coloro che sono sopra di loro. È solo l'opposto della comunicazione verso il basso. Questo tipo di comunicazione include reazioni e suggerimenti dei lavoratori, le loro lamentele, ecc. I contenuti delle comunicazioni verso l'alto sono relazioni, reazioni, dichiarazioni di suggerimenti e proposte preparate per la presentazione al capo.

La comunicazione verso l'alto può essere divisa in quattro categorie sulla base di ciò che dice il dipendente:

(i) su se stesso, le sue prestazioni e problemi,

(ii) sugli altri e i loro problemi,

(iii) su politiche e pratiche organizzative, e

(iv) su cosa deve essere fatto e come può essere fatto.

Le caratteristiche principali della comunicazione verso l'alto sono:

(1) è condensato e riassunto mentre passa attraverso vari livelli nella gerarchia. Fornisce feedback sull'entità dell'efficacia della comunicazione discendente. Questo feedback viene utilizzato per migliorare l'efficacia della comunicazione.

(2) Fornisce al management i punti di vista, le reazioni, le attitudini, i sentimenti e il morale dei dipendenti.

(3) Fornisce mezzi di controllo.

(4) Infine, fornisce informazioni e data per il processo decisionale.

La comunicazione verso l'alto può essere distorta a causa della natura delle relazioni superiori-subordinate. Un dipendente non è in grado di fornire alcuna informazione che possa influire negativamente su di lui. Inoltre, può trasmettere informazioni sbagliate per impressionare i suoi superiori. Attraversa molti media come catena di comando, caselle di suggerimenti, contatti personali, sondaggi di atteggiamento e morale, procedure di reclamo, linee private, sindacati, ecc.

3. Comunicazione orizzontale:

Quando la comunicazione avviene tra due o più persone che sono subordinate della stessa persona o che lavorano allo stesso livello di organizzazione, la comunicazione è nota come comunicazione orizzontale (laterale).

La comunicazione tra i manager funzionali o tra i subordinati che lavorano sotto un capo, la comunicazione tra i responsabili di varie fabbriche è l'esempio di tale comunicazione. La comunicazione orizzontale può essere orale e scritta.

La comunicazione orizzontale soddisfa i bisogni delle persone di conoscere dai propri pari senza tenere conto di altri livelli dell'organizzazione. È davvero difficile per un'organizzazione funzionare in modo efficiente senza tali flussi di comunicazione orizzontale. Sebbene la progettazione formale dell'organizzazione non preveda tali flussi di comunicazione, è necessaria per il coordinamento e l'integrazione di diverse funzioni organizzative.

Poiché la comunicazione orizzontale organizzativa normalmente non esiste nella facilitazione è lasciata ai singoli manager. La comunicazione peer-to-peer è necessaria per il coordinamento e può anche fornire soddisfazione sociale.

C. Secondo la Via dell'Espressione:

1. Comunicazione orale o verbale:

La comunicazione orale è una comunicazione diretta tra due individui. Nella comunicazione orale entrambe le parti, ad esempio, mittente e destinatario scambiano le loro idee attraverso parole orali o in una conversazione faccia a faccia o attraverso qualsiasi dispositivo meccanico o elettrico come telefono, teleconferenza ecc. Quando è faccia a faccia, la persona che comunica può porre domande o spiegazioni o, a volte, quando la comunicazione non è propriamente compresa, può chiarire il significato.

La comunicazione orale è generalmente possibile laddove può esserci o un contatto diretto o un messaggio da trasmettere non è di natura permanente. Riunioni e conferenze, conferenze e interviste sono altri media di tale comunicazione.

La comunicazione orale gode di alcuni vantaggi comunicativi che possono essere elencati come segue:

(i) La comunicazione orale ha il chiaro vantaggio di essere rapida e pronta. Fornisce l'opportunità sia al trasmettitore che al destinatario del messaggio di rispondere direttamente.

(ii) La comunicazione orale facilita lo stretto contatto e quindi favorisce lo scambio reciproco di idee, fatti, comprensione e cooperazione.

(iii) La comunicazione orale attraverso il contatto diretto inculca indubbiamente nei subordinati un senso di importanza personale che a sua volta agisce come un fattore motivante.

(iv) La comunicazione orale consente inoltre al superiore di fare una rapida valutazione dell'azione e della reazione del subordinato a qualsiasi messaggio trasmesso. Questo ovviamente aiuta il superiore a minimizzare e prevenire i conflitti, a riprogettare piani e programmi in base alle necessità di tempo e circostanze.

(v) La personalità del comunicatore è portata a termine nel processo di comunicazione. Ciò ha un buon effetto sui subordinati e capiscono correttamente la comunicazione.

(vi) Può portare uno spirito di squadra amichevole e cooperativo.

Tuttavia, i seguenti sono gli svantaggi della comunicazione orale:

(i) Esiste la possibilità che le parole pronunciate non siano chiaramente ascoltate o comprese.

(ii) Non va bene per lunghe comunicazioni.

(iii) Richiede l'arte di esprimere in modo accurato e appropriato, e ascoltare gli altri con enfasi.

(iv) È inadeguato laddove è necessaria una prestazione specifica di politiche e regole.

(v) I subordinati inesperti non seguono le espressioni facciali e il tono della voce del direttore.

2. Comunicazione scritta:

Quando la comunicazione viene ridotta a bianco e nero (scrittura), viene chiamata comunicazione scritta. Ciò include parole scritte, grafici, diagrammi, immagini, ecc. Le comunicazioni scritte sono ampiamente utilizzate nelle organizzazioni.

A volte, questa forma di comunicazione diventa indispensabile come nel caso di regole, ordini, orari o questioni politiche ecc. Le circolari, le riviste, le note e i manuali sono alcune forme comuni di comunicazione scritta.

Si può affermare dalle osservazioni generali che in tutti i tipi di organizzazioni è in pratica sia la comunicazione orale che quella scritta. Quale forma dovrebbe essere usata e applicata? Molto dipende dal messaggio, dalla sua importanza per il destinatario e dall'implicazione degli aspetti funzionali dell'organizzazione.

La seguente lista presenta alcune forme di comunicazione comunemente utilizzate in diverse direzioni:

Orale

Scritto

(1) Istruzioni personali.

(2) Conferenze, conferenze, riunioni.

(3) Voci di vite.

(4) Interviste.

(5) Conversazione faccia a faccia.

(6) Telefono ecc.

(7) Canali dell'Unione.

(1) Manuale di regole e istruzioni.

(2) Lettere, circolari e note.

(3) Poster.

(4) Bollettino e bacheche.

(5) Manuali e manuali.

(6) Relazioni annuali.

(7) Riviste domestiche.

(8) Pubblicazioni dell'Unione.

(9) lettere e suggerimenti personali.

(10) Procedura di reclamo.