Controllo della forza vendita

Cos'è il controllo?

L'ultima ma non meno importante fase è il controllo delle operazioni della forza vendita. In ogni ambito di attività, la supervisione e il controllo dei venditori è essenziale al fine di ottenere il massimo successo. Le operazioni di vendita devono essere concretizzate secondo i piani stabiliti, seguiti dal controllo scientifico degli sforzi e delle risorse. Un piano è necessario quando costruisci un edificio. Allo stesso modo, negli affari anche un piano reticolato è un sine-qua-non e il piano per essere sotto un controllo di successo è essenziale.

Cos'è il controllo? Significa semplicemente un controllo, un mezzo per controllare o testare. Il controllo coinvolge funzioni come il controllo, la verifica, la vendita standard e la guida o la guida. Si potrebbe dire: "Controllo significa osservare i risultati e tradurli in azioni positive". Il controllo è un processo per stabilire lo standard delle prestazioni che misura il lavoro svolto. Le prestazioni del venditore di controlli possono essere valutate.

Tutte le organizzazioni devono avere l'operazione di controllo, come strumento, per i loro progressi e il loro successo nel lavoro. È un atto di verifica o verifica delle prestazioni secondo i piani. "Il controllo consiste nel verificare se tutto si verifica in conformità con i piani adottati, le istruzioni emesse e i principi stabiliti. Il suo obiettivo è evidenziare punti deboli ed errori al fine di correggerli e prevenirne il ripetersi. Funziona su ogni cosa: cose, persone e azioni. "

Il controllo è necessario?

Il gestore esercita il controllo sulle attività dei venditori attraverso la supervisione. Le operazioni di vendita pianificate devono essere eseguite sistematicamente al fine di ottenere il successo rispetto al risultato mirato.

I venditori sono esseri umani; la necessità di supervisione sorge a causa di:

1. I venditori possono lavorare indipendentemente e possono trovarsi a una distanza maggiore dal responsabile delle vendite. Potrebbe sorgere un problema di coordinamento, di sforzi dei venditori con gli altri sforzi di vendita, cioè pubblicità, promozioni di vendita, ecc. Per assicurare il coordinamento, il controllo è d'obbligo.

2. Le vendite effettuate da ciascun venditore devono essere note al direttore delle vendite, che confronta gli effettivi con gli obiettivi, per trovare una variazione negativa, che dovrebbe essere corretta mediante azioni correttive. Ci possono essere errori nell'approccio di un venditore, la pigrizia nelle attività ecc., . Questi devono essere tracciati e il venditore guidato per canalizzare i suoi sforzi nel percorso desiderato.

3. Gli sforzi del venditore devono essere diretti a massimizzare i profitti per consolidare alla luce di idee e tecniche progressive per assicurare il corretto utilizzo di uomini e materiali.

4. "Tra tutti i beni, i clienti sono i più preziosi". Per costruire una solida relazione pubblica, i reclami di diversi tipi di clienti devono essere risolti. In tal modo, è possibile costruire una buona immagine nella mente del pubblico. Il venditore è guidato dal responsabile delle vendite, che cerca di soddisfare i clienti attraverso i venditori.

Prerequisiti di controllo:

1. Il responsabile delle vendite dovrebbe sapere cosa si aspetta esattamente da un venditore. (fissando la quota di vendita).

2 Ai commessi dovrebbe essere data un'idea di cosa dovrebbe fare. (attraverso la formazione).

3. Il direttore delle vendite dovrebbe sapere che il venditore sta facendo esattamente ciò che si aspetta che faccia. (attraverso relazioni).

4. Il venditore deve essere fatto per sapere che il direttore delle vendite sa quello che fa, (attraverso relazioni personali e relazioni).

5. Il venditore deve sapere che il responsabile delle vendite apprezza ciò che fa (attraverso i rapporti).

Elementi coinvolti nel controllo:

I seguenti passaggi sono coinvolti nel processo di controllo:

1. Analisi delle prestazioni:

Tutti i controlli implicano l'impostazione di uno standard e la misurazione delle prestazioni rispetto al loro standard. Le prestazioni sono analizzate e confrontate con riferimento a obiettivi, budget e standard. Questo rivelerà le differenze tra le prestazioni e lo standard.

2. Analisi della varianza:

Dopo aver scoperto la varianza, la prima domanda è se questa varianza è significativa. Se la varianza è significativa, la domanda successiva è di solito, "Che cosa è andato storto con le prestazioni?" E forse una domanda migliore sarà "Cosa c'è di sbagliato con lo standard?" Un efficace controllo delle vendite dovrebbe rivelare una scarsa esecuzione delle politiche di vendita o indicare quando le politiche di vendita devono cambiare.

Il controllo vendite non può, tuttavia, rivelare i motivi di una cattiva esecuzione. Ad esempio, una cattiva esecuzione può essere dovuta all'ignoranza delle politiche di vendita, all'incapacità di svolgere i compiti, al risentimento, al malcontento, ecc. Gli scostamenti significativi sono considerati attentamente per consentire all'autorità di adottare misure correttive.

3. Misure per gestire una varianza sfavorevole:

La funzione del controllo è identificare la debolezza e gli errori negli sforzi di vendita. Vengono individuati i motivi e le cause e vengono formulate le misure correttive al fine di correggere la debolezza e gli errori in modo rapido. Ciò consente al responsabile delle vendite di guidare il venditore individuale quando necessario. Tutti questi sono fatti al fine di migliorare le prestazioni del programma di vendita.

Metodi di controllo:

Il controllo è essenziale per garantire prestazioni ottimali ai venditori. I responsabili delle vendite effettuano controlli, con metodi comuni, attraverso contatti personali, corrispondenza e rapporti.

1. Contatto personale:

I contatti personali sono più efficaci di altri metodi. Responsabile delle vendite stesso o attraverso i direttori di filiale o supervisori sul campo, esercita il controllo sui venditori. I venditori possono essere assistiti e ispirati e possono essere adottate misure correttive.

2. Corrispondenza:

Questo metodo è comunemente accettato ed è economico. Attraverso la corrispondenza, le istruzioni vengono trasmesse ai venditori e le risposte ricevute dai venditori. I venditori sono controllati o controllati tramite lettere.

3. Rapporti:

Non sono in forma di lettere. I moduli di report stampati vengono utilizzati dai venditori per creare report al responsabile delle vendite. In alcuni casi, il rapporto può essere orale.

Basi di controllo:

Il controllo del venditore si basa su:

(1) Rapporti e registri

(2) Territori di vendita e quote di vendita

(3) Determinazione dell'autorità del venditore

(4) Supervisione sul campo e

(5) Piani di remunerazione.

Rapporti e registri:

Rapporto:

Ogni responsabile vendite ha bisogno di informazioni accurate e aggiornate, sulla base delle quali formula politiche per le attività future. La formulazione di politiche potrebbe non essere pratica in assenza di informazioni. Per le crescenti esigenze dell'organizzazione, l'ampliamento delle professioni, l'ampliamento delle attività dell'azienda ecc., È diventato essenziale cercare le informazioni.

Un rapporto è una presentazione di fatti sulla base di attività. I report dei venditori, quotidiani, settimanali, mensili, forniscono informazioni preziose relative alle attività dei venditori per un'organizzazione di vendita. I venditori, che sono la principale fonte di informazioni, essendo gli occhi e le orecchie delle aziende che vendono, sono invitati a inviare rapporti periodicamente.

Il rapporto rivelerà le seguenti informazioni:

1. Numero di chiamate effettuate sui clienti

2. Numero di vendite relative al numero di chiamate

3. Quantità di vendite effettuate: volume e valore

4. Dettagli delle vendite fatte ai clienti abituali

5. Dettagli delle vendite fatte a nuovi clienti

6. Dettagli delle vendite perse per i vecchi clienti

7. Motivi per i clienti persi

8. Vendite per linea di prodotti

9. Conti in sospeso

(a) Collezioni realizzate

(b) Sofferenze dovute al fallimento

10. Qualità creditizia dei clienti

11. Grado di concorrenza esistente

12. Numero di reclami ricevuti

13. Numero di reclami frequentati

14. Spese di vendita totali e per ordine

15. Impatto della pubblicità e attività relative alla promozione delle vendite.

Il rapporto deve essere breve e in forma sintetica. Fornisce le informazioni necessarie. Le informazioni non necessarie o indesiderate vengono evitate, poiché molte aziende utilizzano moduli standard per il rapporto dei venditori. Pertanto, è facile per il responsabile delle vendite comprendere le attività deboli e suggerire misure correttive al venditore interessato.

Vantaggi dei report:

1. Il rapporto del venditore è una buona guida e un indicatore per la costruzione di un piano futuro: un barometro.

2. L'atteggiamento dei concorrenti può essere conosciuto.

3. Il responsabile delle vendite non perde tempo nel formulare le politiche per il futuro, a causa della brevità delle relazioni.

4. I venditori impiegano poco tempo a scrivere i rapporti.

5. La relazione è una buona forma di controllo in quanto rivela la debolezza e i punti di forza dei venditori.

6. I cambiamenti nella domanda e nell'atteggiamento dei consumatori possono essere conosciuti.

7. È uno strumento attraverso il quale le attività dei venditori possono essere affinate.

8. Il direttore delle vendite è in grado di distogliere la sua attenzione sulla situazione giustificata in base all'importanza.

9. Il venditore stesso sviluppa l'abitudine all'analisi dell'autoattività.

10. La comunicazione a due vie assicura il morale dei dipendenti.

Qualità di una buona relazione (o punti per mentire ricordati):

1. Dovrebbe essere breve e al punto.

2. Deve essere ben pianificato.

3. Deve contenere dati accurati.

4. Deve essere chiaro e semplice.

5. Dovrebbe essere specifico.

6. Dovrebbe essere realistico.

7. Dovrebbe raffigurare l'immagine corretta.

8. Dovrebbe essere fatto in paragrafi.

9. Dovrebbe evitare cliché.

10. Le informazioni indesiderate dovrebbero essere evitate.

Records:

I rapporti sono la base su cui sono preparati i registri di ogni venditore.

Riveleranno la seguente idea condensata relativa ai venditori, basata sulla performance effettiva:

1. Vendite per linee di prodotto

2. Vendite ai clienti abituali

3. Vendite a nuovi account

4. Dimensione minima, massima e media degli ordini

5. Account perso

6. Spese di vendita per ogni ordine

7. Movimenti di prodotti: lenti o veloci.

Territori di vendita e quote di vendita:

Il responsabile delle vendite deve cercare di conoscere il settore vendite con largo anticipo, prima che inizi la produzione. Deve conoscere l'area di richiesta dei prodotti e per questo deve conoscere le abitudini e la posizione economica dei clienti; e il tipo di domanda e qualità dei prodotti solitamente richiesti. In breve, uno studio dettagliato dei consumatori è importante. Le fonti di informazione sono annuari, rapporti di censimento, pubblicazioni, organizzazioni professionali ecc.

Territorio di vendita:

Quasi tutte le imprese dividono i loro mercati, dopo che il campo di vendita si trova in diversi territori. Il territorio di vendita è un particolare gruppo di clienti e prospetti assegnati a un venditore. Un territorio di vendita è un'area geografica che contiene clienti presenti e potenziali, che possono essere serviti in modo efficace ed economico da un unico venditore.

Il suo scopo è quello di facilitare il compito del management nell'abbinare gli sforzi di vendita con le opportunità di vendita. Un venditore efficiente può espletare con successo le sue funzioni e responsabilità se il territorio assegnato a lui è di dimensioni lavorabili e adeguate. Una buona pianificazione delle vendite si basa sul territorio di vendita, piuttosto che sull'intera area del mercato.

Cioè, il mercato del prodotto di un'azienda è diviso in piccoli segmenti o territori o aree, in modo che ogni territorio possa essere assegnato a ciascun venditore.

Quando si predispongono i perfetti territori di vendita, che sono stati pianificati attentamente, i seguenti obiettivi sono finalizzati ai seguenti motivi:

1. Lo sforzo di vendita può essere fruttato in modo più efficace nel territorio assegnato.

2. È possibile avere una maggiore copertura del mercato, senza perdere gli ordini ai concorrenti. Incontra saggiamente la competizione in quanto è pianificata in anticipo, perché conosce le condizioni locali.

3. Impedisce la duplicazione o la sovrapposizione degli sforzi di vendita.

4. La sede di ciascun territorio di vendita può essere localizzata in un luogo in cui si trova un numero maggiore di clienti.

5. Il carico di lavoro per ogni venditore può essere equamente distribuito, in termini di volume delle vendite.

Altri obiettivi:

6. Una buona allocazione territoriale porta a un aumento del volume delle vendite a minori spese di vendita.

7. Permette al venditore di dedicare più tempo alla chiamata dei clienti piuttosto che al viaggio, per servire i clienti, ai quali i prodotti devono essere venduti. I clienti possono essere serviti vantaggiosamente.

8. Le attività del venditore possono essere facilmente controllate, in modo più efficace, dal responsabile delle vendite attraverso il confronto delle opportunità di vendita.

9. L'interesse e il morale di ogni venditore possono essere migliorati nei rispettivi territori.

10. Un controllo delle spese di vendita è possibile e allo stesso tempo aumenta il volume delle vendite.

11. È una buona base per valutare le prestazioni del venditore.

12. Le disparità nel carico di lavoro possono essere conosciute e corrette facilmente.

13. Un venditore può acquisire una buona conoscenza del proprio territorio, nel rispetto dei problemi locali e della concorrenza esistente.

14. I doveri e le responsabilità di ogni venditore possono essere facilmente definiti, e quindi il venditore diventa più attento al dovere.

15. Per rendere più vantaggioso il coordinamento delle attività personali di vendita e di pubblicità, l'assegnazione territoriale a ciascun venditore è un must.

Quando si effettua l'assegnazione dei territori di vendita, si possono esaminare i seguenti fattori:

1. I guadagni uguali dovrebbero essere facilitati tra tutti i venditori.

2. La pianificazione del territorio di vendita dovrebbe mirare a ridurre le spese, ad esempio il costo del viaggio.

3. Il carico di lavoro deve essere giustificabile per tutti; carico di lavoro più o meno uguale.

4. Dovrebbe essere flessibile, dando spazio ai cambiamenti giorno per giorno.

5. Un nuovo venditore non dovrebbe avere un territorio indipendente.

Oltre a questi, prima della ripartizione dei territori di vendita, il responsabile delle vendite deve considerare:

1. Densità dei potenziali clienti

2. Metodo di distribuzione

3. Grado di concorrenza

4. Natura e tipo di prodotto

5. Natura della domanda: stagionale o regolare

6. Facilità di amministrazione

7. Carico di lavoro uguale

8. Frequenza di contatto con i clienti

9. Conoscenza dei regolamenti governativi

10. Mezzi di trasporto disponibili

11. Abilità dei venditori

12 Numero di venditori disponibili

13. Mezzi di mezzi di comunicazione

14. Tempo necessario per fare una vendita

15. Volume delle vendite attuale.

L'assegnazione del territorio deve mirare a svolgere le attività nel modo più efficace ed economico per i benefici reciproci del venditore e dell'impresa. Ci si aspetta che un venditore produca il miglior risultato dall'area assegnata, concentrando le sue attività all'interno dell'area.

Quota stabilita di vendite:

Oltre alla ripartizione dei territori di vendita, i venditori sono ulteriormente controllati fissando le quote di vendita. Quasi tutte le società utilizzano il sistema di quote per definire e valutare l'attività prevista per i venditori. La quota di vendita può essere definita come il volume stimato di vendite che una società si aspetta di proteggere entro un determinato periodo di tempo.

La quota è la quantità di affari, in termini di valore o in termini di unità di vendita, che è fissa per ogni venditore. Può essere fissato per un'area geografica da raggiungere entro un determinato periodo di tempo, un mese o un anno. Più breve è il periodo, meglio è. È un obiettivo o uno standard di prestazioni che il venditore deve raggiungere. La quota è fissata sulla base delle previsioni di vendita. Per un controllo efficace, sono preferibili un'area più piccola e un periodo più breve.

Una quota di vendita, per essere efficace, pratica e di successo, dovrebbe soddisfare quanto segue:

1. La quota di vendita deve essere raggiungibile ed equa.

2. Deve essere calcolato scientificamente. Non dovrebbe essere troppo piccolo o troppo grande.

3. Deve fornire un chiaro incentivo al venditore.

4. Deve essere flessibile.

5. Deve essere semplice e deve essere risolto in consultazione con il venditore.

La quota di vendita offre i seguenti vantaggi:

1. La quota di vendita può essere utilizzata come criterio per valutare l'andamento dei venditori.

2. È una misura con cui le operazioni di vendita sono dirette e controllate su canali più redditizi.

3. È possibile e più facile individuare mercati forti e mercati deboli.

4. È un dispositivo adottare piani di compensazione più efficaci.

5. Risolve la responsabilità di ogni venditore e quindi lavorano duramente per raggiungere l'obiettivo. I venditori non consentono mai alle vendite di scendere al di sotto della quota.

6. Facilita i concorsi di vendita ed è una base.

Punti deboli

1. In molti casi la quota di vendita è fissata arbitrariamente.

2. Se le situazioni vengono modificate, la quota fissata può diventare inefficace.

3. Se la quota è troppo piccola, il venditore si rilasserà e se la quota fissata è troppo grande o irraggiungibile, il venditore perde l'iniziativa.

4. È difficile impostare una quota accurata.

Basi necessarie per la quota di fissaggio:

1. Potere d'acquisto dei potenziali clienti.

2. Dati di vendita passati confrontati con analisi.

3. Trend della domanda per i prodotti.

4. Posizione e grado di competizione prevalenti.

Alla fine del periodo contingentale, è necessario misurare l'efficacia della quota confrontando l'andamento del venditore, in relazione alla quota. Per mantenere gli sforzi dei venditori sulla strada giusta, le quote possono essere utilizzate come meccanismo di controllo. La partenza delle attività di vendita dalla quota prevista è un problema principale per la gestione delle vendite. Se il volume delle vendite non è soddisfacente, l'errore può essere dovuto ai piani di quota. La quota, come aiuto diagnostico, avverte l'autorità di adottare misure correttive e, in particolare, quando il volume delle vendite si allontana negativamente dalle vendite passate.

In tutta onestà, la quota dovrebbe essere finalizzata ad una distribuzione equa. Dovrebbe essere uguale per tutti i venditori. Dovrebbero tutti i venditori avere le stesse quote? La risposta dipende dai territori, che non sono gli stessi per quanto riguarda la concorrenza, l'estensione, i clienti, ecc. Anche la capacità del venditore è diversa. Il venditore "migliore" con territorio "migliore" supera la quota e il venditore "povero" con territorio "povero" non riesce a raggiungere nemmeno la quota. Considerando tutti questi, l'equità della decisione di quotazione ha luogo.

Tipi di quote:

1. Volume delle vendite, in valore o unità per linea di prodotti, tipo di consumatore ecc.

2. Attività dei venditori, come chiamate, nuovi account, dimostrazioni, visualizzazione organizzata ecc.

3. Quote di spesa, in valore o percentuale delle vendite ottenute.

4. Margine lordo delle vendite ottenute ecc.

La quota può essere utilizzata come strumento di gestione, se impostata scientificamente.

Autorità di vendita:

Se il direttore delle vendite va a fare tutti i lavori di un'azienda, è molto difficile condurre l'attività. Inoltre, gli manca il tempo. Pertanto, il lavoro è diviso e affidato ai venditori. Quando l'autorità viene trasferita ai venditori, viene trasferito il potere ai venditori, ad esempio la delega di potere. La delega è l'autorità richiesta ai venditori per svolgere il lavoro loro assegnato.

Quando viene delegata l'autorità, significa che viene data l'autorizzazione a svolgere i doveri. Quando l'autorità è conferita ai venditori, essi conoscono le loro responsabilità. I clienti potrebbero non essere disposti a trattare con un venditore che non ha autorità.

Non ci sono regole ferree su quanta autorità sia data a un venditore. Nei tempi moderni, il livello di autorità è ridotto. L'autorità e la libertà dei venditori varia da una ditta all'altra. In che misura l'autorità è data a un venditore dipende dalle dimensioni e dalla natura dell'impresa.

Poiché i venditori rappresentano l'azienda e si occupano dei clienti, che non hanno alcun contatto diretto con l'azienda, l'autorità dei venditori sarà ben definita. Generalmente, cataloghi, listini pubblicitari, ecc., Rivelano prezzi, garanzie, qualità e altri dettagli dei prodotti. E i venditori sono stati sollevati da queste preoccupazioni.

Tuttavia, i venditori possono essere conferiti con una certa misura di autorità nel trattare le questioni, come concessioni speciali, tassi di sconto, concessione di crediti, liquidazione dei sinistri, liquidazione dei danni, articoli difettosi, invendibili ecc. Ma è importante che i venditori siano sorvegliati nei loro atti che devono essere conformi alle istruzioni del direttore delle vendite e le loro attività sono soggette all'approvazione del responsabile delle vendite.

Supervisione sul campo:

L'esecuzione di una funzione o di un servizio da parte di un individuo è denominata dovere; le attività che un individuo è tenuto a svolgere sono un dovere nei suoi confronti. L'autorità è un diritto o potere richiesto per eseguire un lavoro sulla base del dovere assegnato a uno. Una persona autorizzata è autorizzata a svolgere il lavoro assegnato. La responsabilità deve sempre essere seguita dall'autorità o dalla potenza corrispondente. L'autorità e la responsabilità si muovono in direzioni opposte.

L'autorità si sposta sempre dall'alto verso il basso, mentre la responsabilità si sposta verso l'alto. L'autorità è derivata dal responsabile delle vendite a cui i venditori sono responsabili per il corretto svolgimento delle loro attività. La responsabilità individuale e la libertà del personale di vendita variano da azienda a impresa. Un buon grado di controllo è essenziale per le attività dei venditori.

Generalmente il responsabile delle vendite o qualsiasi altro addetto alle vendite o supervisore sul campo; sono incaricati di verificare le attività dei venditori in modo da:

1. Sapere se il venditore sta facendo il suo lavoro nel migliore dei modi

2. Scopri eventuali carenze

3. Fornire suggerimenti per ulteriori miglioramenti

4. Controlla la procedura di presa degli ordini

5. Valutare le prestazioni del venditore

6. Fornire motivazioni puntuali al venditore

7. Assicurare la massima copertura del mercato

Il controllo mira alla valutazione delle prestazioni del venditore. Deve essere fatto periodicamente e su base continuativa per determinare la conformità delle politiche e il raggiungimento di quote mirate in relazione al lavoro. Supervisione e controllo sono diversi. La supervisione mira alla direzione per il lavoro e il controllo include la supervisione e la valutazione delle prestazioni passate.

Routing e programmazione:

Il tempo deve essere usato con saggezza mentre un venditore viaggia nella sua rispettiva area territoriale. Il venditore sarà incoraggiato a ottenere il massimo delle vendite riducendo lo spreco di tempo. Il routing e la pianificazione sono una delle tecniche per controllare le attività giornaliere di un venditore. Un percorso pianificato del venditore faciliterà la comunicazione, la massima copertura territoriale e quindi ridurrà i tempi di spreco.

La gestione ha un controllo più stretto. Un chiaro piano del tour è lì e rivela percorso, posizione dei clienti, strutture di trasporto, mappe ecc. I percorsi e gli orari pianificati devono essere seguiti dal venditore. I report inviati dal venditore possono essere confrontati con i percorsi pianificati e gli orari e questo rivela le deviazioni.