Controllo: definizione, scopi, metodi e mezzi

Leggi questo articolo per conoscere la definizione, gli scopi, i metodi e i mezzi di controllo nella pubblica amministrazione.

Definizione e natura:

Un altro importante processo amministrativo è il controllo. Significa il potere di influenzare il comportamento delle persone o il corso degli eventi. Ma questa definizione non è sufficiente per acquisire il pieno significato del controllo utilizzato nella pubblica amministrazione o nell'organizzazione. Il vero significato del controllo è quello di assicurare il funzionamento dell'organizzazione nelle linee o nei processi prescritti. L'idea di controllo sorge quando si scopre che l'amministrazione non è gestita correttamente. Ogni organizzazione ha alcuni scopi specifici e l'autorità tenta sinceramente di realizzare quegli obiettivi. Ma nella situazione attuale appaiono diversi ostacoli che impediscono il raggiungimento degli obiettivi. Per fermare questo incidente spiacevole è necessario un meccanismo che vanifichi l'esito indesiderato.

In ogni organizzazione o in ogni dipartimento della pubblica amministrazione, è stato riscontrato che alcuni elementi recalcitranti si oppongono all'ordine o alla politica dell'autorità. Ciò è dovuto alla differenza di opinione o prospettiva. Se l'autorità non prende alcuna misura precauzionale che possa infliggere lesioni al personale dirigente. Per fermare questo risultato indesiderato c'è un accordo per verificare questo risultato e questo è chiamato controllo. Quindi il controllo è una tecnica per garantire l'attuazione tempestiva dell'obiezione dell'organizzazione e per contrastare lo stato di avanzamento delle informazioni che potrebbero ostacolare l'attuazione della politica.

Il termine controllo è anche usato in un altro senso. Ogni amministrazione pubblica è organizzata gerarchicamente, il che implica che ci sono diverse fasi e ogni fase ha determinati compiti e responsabilità specifici. È dovere del controllo vedere che ogni persona svolge la sua funzione assegnatagli dalla gerarchia. L'assenza di controllo inviterà il caos nella struttura gerarchica. Ma il controllo blocca questo risultato indesiderato.

Finalità del controllo:

Lo scopo principale del controllo è rimuovere gli impedimenti che ostacolano gli scopi della pubblica amministrazione o dell'organizzazione. L'organizzazione è di interagire con l'ambiente circostante o la situazione che si pone al suo interno. Tutto ciò richiede che l'esecutivo abbia a disposizione un potere sufficiente per combattere la situazione.

La pubblica amministrazione o l'organizzazione ha alcuni obiettivi dichiarati e talvolta si rende conto che tra gli obiettivi dichiarati e la situazione reale è emersa un'evidente discrepanza. L'amministratore delegato, non permetterà a questa discrepanza di persistere e, su questa considerazione, procederà ad esercitare il suo potere di arrestare la discrepanza.

Nel corso delle attività, la pubblica amministrazione o l'organizzazione potrebbero non riuscire a realizzare tutti gli obiettivi dichiarati e questo fallimento blocca i progressi. Questa non corretta situazione può ispirare il capo dell'organizzazione a esercitare il suo potere per invertire la situazione. Questo è un altro nome di controllo.

Potrebbero sorgere crisi all'interno della pubblica amministrazione o elementi esterni o crisi potrebbero creare un impatto negativo sulla pubblica amministrazione o sull'organizzazione. Entrambi devono essere controllati per liberare l'organizzazione dalla crisi. Questo richiede controllo.

Nel processo di gestione un'organizzazione può commettere errori e al fine di fermare il ripetersi degli errori l'arma più efficace è il controllo. Errare è umano, ma per il miglioramento dell'organizzazione non può essere trascurato o perdonato. Attraverso la strumentalità del controllo, l'autorità rettifica l'errore.

Ha un altro scopo. Se i membri della direzione sono consapevoli del fatto che l'autorità ha potere sufficiente per agire contro i dipendenti in errore che fungeranno da tipo di controllo da parte dei dipendenti.

Metodi di controllo :

PPB o PPBS:

La pubblica amministrazione o l'organizzazione sono entrambe orientate ai risultati. È nel senso che vogliono sempre raggiungere il successo o, in altre parole, i benefici della politica che hanno adottato. Tenendo presente questo, prima di tutto determinano le politiche e iniziano l'esecuzione. Se vi è carenza nel sequestro della politica, gli agenti iniziano a indagare sulla causa e applicano il meccanismo di controllo.

Ci sono molti modi di controllo e PPB o PPBS è uno di questi. Significa Planning Programming Budgeting System. A metà degli anni '60 del secolo scorso in alcune organizzazioni degli Stati Uniti, i dirigenti suggerirono a PPBS di controllare e motivare l'organizzazione e, dopo qualche tempo, i risultati del PPBS impressionarono gli organizzatori e gli altri dirigenti li seguirono. Il presidente degli Stati Uniti Lyndon B Johnson è stato sufficientemente impressionato alla vista dei risultati di PPBS e ha deciso di implementarlo nel sistema federale. Dal 1965, PPBS è stato riconosciuto come un potente mezzo per controllare le funzioni della pubblica amministrazione.

Cos'è PPBS? "Si tratta di un sistema di allocazione delle risorse progettato per migliorare l'efficienza e l'efficacia del governo stabilendo obiettivi di pianificazione a lungo termine, analizzando i costi ei benefici di programmi alternativi che soddisferebbero questi obiettivi e articolando i programmi come proposte di bilancio e legislative e proiezioni a lungo termine" . Il PPB è un modo molto efficace di controllare le funzioni di un'organizzazione perché decide le funzioni e gli obiettivi molto prima dell'inizio delle funzioni. Dopo la scadenza del periodo, l'autorità inizia a indagare su quanto degli obiettivi siano stati raggiunti. Ancor prima, viene effettuata anche una valutazione periodica.

Il PPB non riguarda solo gli input e gli output, ma anche gli effetti e le alternative. Il PPB è un metodo completo per controllare i vari aspetti della pubblica amministrazione. La politica PPB può anche essere definita la tecnica costi-benefici per il controllo della pubblica amministrazione.

In generale, la politica dei costi-benefici viene applicata in economia, ma a partire dalla metà degli anni '60 del secolo scorso viene applicata al funzionamento delle organizzazioni. In quasi tutti i rami della pubblica amministrazione americana è stata applicata la PPB e i risultati sono stati scansionati. È stato affermato che il PPB ha prodotto risultati soddisfacenti. Tuttavia non è stato privo di critiche e obiezioni.

L'assegnazione di fondi è un altro modo di controllare la pubblica amministrazione. Ciò significa che, all'inizio dell'esercizio finanziario, ogni ramo della pubblica amministrazione riceve una certa quantità di fondi per la realizzazione dei suoi obiettivi. Alla fine dell'esercizio finanziario, ogni dipartimento è costituzionalmente obbligato a presentare relazioni che contengono il suo conseguimento. L'autorità superiore dirige ogni dipartimento a preparare il proprio bilancio e gli schemi per i quali il fondo deve essere speso. Questo è un modo efficace di controllo.

La gestione per obiettivo è popolarmente conosciuta come MBO. Cerchiamo di definirlo dopo Henry. La gestione per obiettivi può essere definita come un processo attraverso il quale gli obiettivi e gli obiettivi dell'organizzazione vengono stabiliti attraverso la partecipazione dei membri dell'organizzazione in termini di risultati attesi e le risorse sono assegnate in base al grado in cui sono raggiunti gli obiettivi e gli obiettivi dell'organizzazione.

Il PPB riguarda gli input, gli output, gli effetti e le alternative. Ma, al contrario, l'MBO indica quanti obiettivi sono stati raggiunti. L'MBO non può essere separato da input, output ed effetti. PPB pensa alle alternative ma MBO non la pensa così. In varie branche della pubblica amministrazione americana l'MBO è ampiamente utilizzato.

Gli esperti della pubblica amministrazione sono dell'opinione che sia PPB che MBO siano le due potenti armi per controllare vari aspetti dell'organizzazione e della pubblica amministrazione. Valutando l'importanza dell'MBO, alcuni ricercatori hanno fatto il seguente commento: "L'MBO è stato una parte fondamentale del movimento per rafforzare la capacità di gestione nel settore pubblico".

Un altro modo per controllare la pubblica amministrazione è decidere gli obiettivi e suggerire i modi per raggiungerli. Il prossimo stadio è sia gli obiettivi che le modalità devono essere diffuse tra tutte le branche dell'organizzazione. Se questo è fatto correttamente, alla fine del periodo o finanziario, anno sarebbe abbastanza facile valutare ciò che è stato raggiunto e ciò che rimane irrisolto.

C'è un altro modo di controllare e si chiama valutazione delle prestazioni. È, senza dubbio, un modo efficace. In molte organizzazioni i doveri o le funzioni sono chiaramente indicati e viene anche indicato quanto lavoro dovrà svolgere un singolo dipendente. L'autorità alla fine del periodo inizia la valutazione e se c'è una grande differenza tra ciò che deve essere fatto e ciò che è stato fatto, il dirigente responsabile di questo compito può agire contro il dipendente interessato.

Ancora l'altro modo di controllo e si chiama Target-Base Budgeting o TBB. Significa che a molte organizzazioni viene chiesto di fissare i propri obiettivi o obiettivi o che l'autorità fissa l'obiettivo e, successivamente, le risorse vengono allocate per il raggiungimento degli obiettivi. Alla fine del periodo viene effettuata una valutazione approfondita. Il metodo di controllo TBB è popolare in molti dipartimenti del sistema amministrativo americano. Ma Nicholas Henry la pensa in un modo diverso. Dice che TBB è guidato dalle entrate e in questo senso TBB è un sistema di bilancio insolitamente realistico.

Mezzi di controllo:

L'organizzazione governativa o la pubblica amministrazione è controllata in vari modi e alcuni di essi sono indicati di seguito. All'interno dell'organizzazione esiste un meccanismo di autoregolamentazione che può essere chiamato assegni e contrappesi. Anche all'interno di un'organizzazione ci sono diversi dipartimenti che sono organizzati in modo tale che molto spesso un dipartimento è impostato contro un altro e in quanto tale nessun dipartimento può agire in modo indipendente. Questo può essere chiamato controlli ed equilibri ed è una caratteristica del sistema costituzionale americano.

I media elettronici e di stampa mantengono una costante vigilanza sulle attività dei dipartimenti e delle agenzie governative. Qualsiasi violazione del principio generale o di pericolo nell'interesse pubblico attira l'attenzione dei media e la critica pubblica costringe l'autorità della pubblica amministrazione o dell'organizzazione a prendere provvedimenti o adottare misure precauzionali. Questo è abbastanza comune in qualsiasi democrazia.

In tutte le democrazie liberali ci sono numerosi gruppi di interesse e gruppi di pressione. Una delle funzioni importanti è quella di vedere e salvaguardare gli interessi del pubblico che deve fedeltà a loro. Soprattutto negli Stati Uniti e nel Regno Unito, esiste un gran numero di tali gruppi e la loro vigilanza impedisce all'autorità di intraprendere qualsiasi azione che possa danneggiare l'interesse di qualsiasi gruppo.

Anche il controllo del legislatore è molto efficace. Nella democrazia parlamentare il ministero è responsabile nei confronti del potere legislativo e la legislatura, a sua volta, è responsabile nei confronti dell'elettorato. Questa catena di responsabilità garantisce che né l'esecutivo (la burocrazia ne fa parte) né il legislatore possono andare contro gli interessi pubblici.

Le elezioni periodiche hanno costretto il legislatore a non fare nulla che possa creare insoddisfazione nelle menti dell'elettorato e danneggiare la prospettiva di vincere nelle prossime elezioni. Questa situazione costringe il legislatore a stringere la cintura di controllo sulla pubblica amministrazione. Questa è una caratteristica comune che si può trovare nei sistemi parlamentari.

C'è anche un controllo della magistratura che è molto efficace e diffuso. In molti paesi, le costituzioni garantiscono i diritti fondamentali e qualsiasi contrazione o violazione di tali diritti può attirare le azioni necessarie che potrebbero essere punite. Questo potere giudiziario è un chiaro e inevitabile controllo sull'amministrazione generale dello stato. Anche gli organismi non governativi non sono esenti dal controllo giudiziario.

In particolare il sistema di amministrazione americano, il controllo giudiziario dell'intero sistema politico è molto efficace. Il controllo della magistratura degli Stati Uniti ci ricorda la famosa frase dovuta processo di legge. Significa che qualsiasi atto di autorità che viola la normale funzione di qualsiasi istituzione può anche essere contestato in tribunale.

La struttura costituzionale è così strutturata che i dipartimenti amministrativi del governo non possono spendere denaro pubblico nel loro modo estroso. C'è un dipartimento di revisione e il denaro speso dalla pubblica amministrazione deve essere controllato. Per ogni anno finanziario, il budget è approvato dalla legislatura e nessun dipartimento ha la libertà di spendere denaro secondo la propria dolce volontà. Il sistema di controllo mette una catena su ogni dipartimento della pubblica amministrazione. Persino i governi locali e altri organismi non hanno alcuna libertà di andare oltre le stime di bilancio.

Responsabilità, penso che sia l'arma più potente per controllare la pubblica amministrazione. È così pervasivo che ogni dipartimento, in un modo o nell'altro, è responsabile nei confronti di qualcuno. La vigilanza dei cittadini e di molti altri organismi sorvegliano attentamente il funzionamento del governo.