Canali di comunicazione aziendale: canali formali e informali

Diversi canali di comunicazione sono: 1. Canale di comunicazione formale 2. Canale di comunicazione informale / Vite!

La comunicazione può anche essere classificata in base al grado di cerimonia o formalità che ha.

Quindi possiamo dividere la comunicazione in due grandi categorie:

1. Canale di comunicazione formale:

Un canale formale di comunicazione è il mezzo di comunicazione normalmente controllato da persone in posizioni di autorità in un'organizzazione. Quindi, è stato anche definito come "la principale linea di comunicazione operativa" dell'organizzazione.

Tutti i rapporti, i registri e le altre forme che forniscono informazioni di lavoro a varie parti di un'organizzazione sono inclusi nel canale di comunicazione formale. Questi canali di comunicazione non funzionano automaticamente. Una buona organizzazione aziendale garantirà che questi siano attentamente pianificati e progettati per le sue esigenze.

vantaggi:

(i) Efficace:

I canali formali sono considerati i più efficaci canali di comunicazione. Con le organizzazioni in costante crescita dimensionale, i canali formali aiutano a colmare il divario nel processo di comunicazione. È un mezzo prontamente disponibile per raggiungere attraverso ogni angolo di un'organizzazione, che altrimenti sarebbe difficile.

(ii) Prevenire il bogging:

Nei canali formali, le regole sono ben stabilite. Ad esempio, un operatore comunica con il supervisore, il supervisore con il manager e così via. Pertanto, solo le informazioni necessarie vengono filtrate e inviate in alto. Impedisce alla gestione di livello superiore di impantanarsi con l'irrilevante nitty-grintty (i dettagli pratici) delle informazioni e la lascia libera per decisioni più grandi e per la gestione complessiva.

(iii) Migliore monitoraggio:

Un'organizzazione può progettare canali formali adatti alle proprie esigenze specifiche. Questo può aiutare a monitorare le attività organizzative. Può assicurare che i problemi siano risolti senza troppo ritardo.

(iv) Buona atmosfera:

I buoni canali formali di comunicazione riflettono la professionalità. Aiutano a consolidare l'organizzazione. Inoltre mantengono il personale manageriale sotto controllo.

svantaggi:

(i) Deter libero flusso di informazioni:

I canali formali scoraggiano un libero flusso di informazioni. La formalità richiede che il flusso di informazioni segua solo un percorso specifico. Questo inibisce il flusso naturale di informazioni.

(ii) Che richiede tempo:

I canali formali di comunicazione spesso portano a ritardi. L'informazione non può raggiungere direttamente la persona per la quale si intende. Dovrà spesso intraprendere un percorso formale tortuoso in cui i collegamenti intermedi potrebbero essere privi di significato. Di conseguenza, i canali di comunicazione formali possono richiedere molto tempo.

(iii) influisce sul processo decisionale:

Il filtraggio e il monitoraggio delle informazioni ai livelli inferiori sono un'arma a doppio taglio. Mentre ha i suoi vantaggi, può anche impedire che le informazioni vitali raggiungano il top management. Questo potrebbe cambiare la prospettiva mentre prendi decisioni.

2. Canale informatico di comunicazione / vite:

Il canale informale di comunicazione è spesso scoraggiato o guardato dall'alto in basso in un'organizzazione, e non è ufficialmente sanzionato. Viene comunemente indicato come vite. Questo perché funziona in tutte le direzioni indipendentemente dalla struttura formale.

L'origine del termine vite può essere ricondotta al modo in cui la vite botanica crebbe sui fili del telegrafo, rendendo i messaggi telegrafici andare in direzioni non intenzionali. Nella vita degli affari, la vite deve la sua esistenza alla natura pettegola dell'uomo.

Gli umani tendono a parlare liberamente o leggermente con i loro associati ovunque si trovino. Di volta in volta sentono il bisogno di liberarsi dalla necessità di attenersi alla logica o alla verità.

Mentre le persone fanno il loro lavoro, hanno una conversazione casuale con i loro amici in ufficio. Queste conversazioni riguardano questioni personali e aziendali. Ciò si traduce nella generazione di un mulino rumor, che è una vite.

La vite è classificata in quattro categorie:

Single strand : ognuno ne dice un altro.

Gruppo o catena di pettegolezzi: uno dice a tutte le persone del suo gruppo.

Catena di probabilità: ognuno indica casualmente un numero di persone.

Catena di cluster: alcuni dicono ad altri selezionati.

La vite soddisfa i bisogni sociali dei membri, porta a relazioni umane più rilassate (in parte attraverso il rilascio della fantasia), serve a colmare le possibili lacune nella comunicazione formale e collega anche quelle persone che non rientrano nella catena di comando ufficiale.

Altre caratteristiche della vite sono:

(i) È più orientato alle persone e quindi orientato al problema.

(ii) Potrebbe non essere completamente autentico e affidabile.

(iii) Flussi di trasmissione della vite in tutte le direzioni in un'organizzazione.

(iv) Le informazioni sulla vite viaggiano molto velocemente.

(v) La sua responsabilità non può essere risolta.

Fattori che portano alla vite:

Un rumor diventa attivo quando i seguenti fattori sono presenti in un'organizzazione:

(i) Una mancanza di senso dell'orientamento, specialmente in tempi di crisi. Più l'incertezza, maggiore è il rumourmongering.

(ii) La formazione di gruppi favorevoli di dipendenti da parte del management. Questo genera insicurezza tra gli altri dipendenti portando a voci.

(iii) La mancanza di fiducia in se stessi tra i dipendenti porta alla formazione di gruppi. Questi gruppi spesso gestiscono mulini di voci.

vantaggi:

(i) Velocità:

La velocità è la caratteristica più notevole di questo canale di comunicazione. È possibile trasmettere informazioni in modo estremamente rapido poiché non esistono ostacoli formali e non ci si ferma. Una voce, quindi, potrebbe diffondersi come un incendio.

(ii) Feedback:

Il feedback attraverso questo canale è molto più veloce di un canale formale di comunicazione. Il canale è come il polso di un'organizzazione. La reazione alle decisioni, alle politiche, alle direttive e alle direttive spesso raggiunge i manager più velocemente attraverso questo canale che attraverso quello formale.

(iii) Funzione parallela:

Il canale informale non ha sanzioni ufficiali, ma è un inevitabile parallelo al canale formale. Funziona come un canale supplementare di comunicazione in un'organizzazione. È noto che i buoni manager utilizzano il canale informale a proprio vantaggio per trasmettere informazioni altrimenti non idonee per i canali formali.

(iv) Sistema di supporto:

Una vite è un sistema di supporto informale sviluppato dai dipendenti all'interno di un'organizzazione. Li avvicina e dà loro immensa soddisfazione.

svantaggi:

(i) Meno credibile:

Una vite è meno credibile di un canale formale di comunicazione. Non può essere preso sul serio perché coinvolge solo il passaparola. È quindi probabile che sia contraddetto.

(ii) Informazioni selettive:

I canali informali di solito non riescono a portare le informazioni complete. Di conseguenza, il ricevitore non ottiene l'essenza dell'intero messaggio. Mercanti di merda o interessi acquisiti possono usare il canale per trasmettere informazioni selettive.

(iii) crea problemi:

Una vite può favorire problemi all'interno di un'organizzazione in quanto non c'è alcun controllo sulle informazioni inviate, ricevute, sulla sua rappresentazione e sulle sue percezioni. Le informazioni vengono distorte. Una vite può essere sinonimo di diffusione di storie false o selvagge.

(iv) Perdita:

Le informazioni potrebbero essere trapelate nel momento sbagliato. Il termine "segreto aperto" in un'organizzazione può spesso essere attribuito a tali fughe di notizie.

Uso efficace dei canali di comunicazione informali:

(i) Le autorità superiori dovrebbero garantire che i dipendenti siano ben informati sul funzionamento dell'organizzazione. Ciò ridurrà la tendenza alla distorsione.

(ii) Le attività che aggiornano le conoscenze dovrebbero essere frequenti. Ciò impedirà la generazione di voci.

(iii) Le autorità superiori non dovrebbero indulgere in favoritismi.

(iv) Un manager dovrebbe tenere incontri regolari con i dipendenti.

(v) Il manager dovrebbe sforzarsi di identificare i dipendenti popolari che possono servire come leader per altri dipendenti.

(vi) Per quanto possibile, i dipendenti dovrebbero essere coinvolti nel processo decisionale.

(vii) I dirigenti non dovrebbero indulgere in discorsi sciolti.

(viii) Un manager dovrebbe essere un buon ascoltatore,

(ix) Un manager dovrebbe cercare di ottenere recensioni regolari sul suo stile di lavoro.