Change Management: 7 Step Approccio alla gestione del cambiamento nel Business Process Reengineering

Un'organizzazione che contempla l'introduzione di BPRE dovrebbe seguire un approccio in sette fasi per gestire il cambiamento. Questi sono: (i) Assemblaggio di un team di gestione del cambiamento. (ii) Stabilire una nuova direzione per l'organizzazione. (iii) Preparazione dell'organizzazione per il cambiamento. (iv) Impostazione dei team di cambiamento per implementare il cambiamento. (v) Allineare strutture, sistemi e risorse per supportare il cambiamento. (vi) Identificazione e rimozione di blocchi stradali da modificare. (vii) Assorbire i cambiamenti nella cultura dell'organizzazione.

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Questi passaggi sono brevemente discussi nella sezione seguente.

(i) Assemblaggio di un team di gestione del cambiamento:

Il Chief Operating Officer (COO) o il responsabile di una Business Unit strategica (SBU) dirige il team BPRE come leader per avviare importanti cambiamenti nei processi aziendali dell'organizzazione. Poiché il team BPRE ha altri impegni, è consigliabile formare un piccolo team responsabile della gestione del cambiamento e assistere il team leader negli sforzi di reingegnerizzazione. In un'organizzazione in cui le principali iniziative di cambiamento provengono da catalizzatori (coloro che sono a livello di middle o junior management) anziché al top management, il team formato per gestire il cambiamento viene definito "team di gestione della transizione".

(ii) Stabilire una nuova direzione per l'organizzazione:

Nelle organizzazioni in cui la reingegnerizzazione viene introdotta con serietà, la dichiarazione di missione dovrebbe riflettere l'impegno dell'organizzazione verso l'orientamento al processo e il lavoro di squadra. Questa dichiarazione di missione dà una nuova direzione all'organizzazione,

(iii) Preparazione dell'organizzazione per il cambiamento:

Il messaggio di cambiamento deve essere comunicato ai dipendenti a tutti i livelli dell'organizzazione. La comunicazione dovrebbe sottolineare l'inevitabilità e l'urgenza del cambiamento e anche i benefici del cambiamento e le conseguenze negative se l'organizzazione non interiorizza il cambiamento.

Tre aspetti della comunicazione efficace nella reingegnerizzazione sono:

(a) Comunicare solo fatti e non valori

(b) Comunicare direttamente (cioè faccia a faccia)

La comunicazione di fatti si riferisce ad alcuni dei processi aziendali critici dell'organizzazione in termini di costi, velocità, qualità, servizio clienti, ecc. E la misura in cui questi sono in ritardo rispetto a quelli dei concorrenti. Il team di gestione del cambiamento dovrebbe comunicare faccia a faccia a piccoli gruppi di supervisori di prima linea sull'urgenza di introdurre grandi cambiamenti. Inoltre, i supervisori a loro volta informano i lavoratori delle iniziative di cambiamento adottate dal team BPRE. Dovrebbero incoraggiare i dipendenti a sollevare le loro preoccupazioni senza esitazione e chiarire i loro dubbi su eventuali cambiamenti.

(iv) Impostazione di team per implementare il cambiamento:

I team di cambio denominati team di riprogettazione sono formati dal leader del team BPRE. Ogni team è guidato da un "proprietario del processo" ed è responsabile dell'implementazione di un processo di business riprogettato.

Poiché i processi di reingegnerizzazione sono interfunzionali, ogni team di reingegnerizzazione rappresenta persone di diversi reparti. I membri del team dovrebbero essere competenti, creativi ed entusiasti. Dovrebbero essere disposti ad affrontare e gestire la resistenza dei dipendenti durante l'implementazione dei processi reingegnerizzati. Anche i membri del team devono essere disposti a lavorare come membri di team. Dovrebbero subordinare i loro interessi individuali all'interesse di gruppo e all'interesse organizzativo.

(v) Allineare strutture, sistemi e risorse per supportare il cambiamento:

Il team di gestione del cambiamento dovrebbe esaminare la struttura organizzativa, i sistemi e le procedure esistenti per garantire che questi siano allineati correttamente con il processo di cambiamento. I team di reingegnerizzazione assistono i team di gestione del cambiamento in questi compiti. In BPRE, l'accento è posto sull'orientamento al processo e sul lavoro di squadra che ridurrà le attività funzionali insulari.

Di conseguenza la struttura organizzativa diventerà più piatta (cioè con un numero inferiore di livelli gerarchici). I team BPRE devono disporre di risorse e autorità adeguate per attuare le modifiche necessarie per ottenere miglioramenti drastici. I membri del team devono avere il potere di prendere decisioni e devono avere sufficiente autonomia per lavorare da soli. Il team di gestione del cambiamento dovrebbe supportare i membri del team di reingegnerizzazione per mettere in pratica le loro idee.

(vi) Identificazione e rimozione di blocchi stradali da modificare:

Poiché la reingegnerizzazione comporta cariche importanti, la resistenza a tali cambiamenti è inevitabile. Molte modifiche drastiche di molti sistemi esistenti potrebbero dover essere incorporate secondo le raccomandazioni dei team di reingegnerizzazione. Poiché la resistenza al cambiamento crea un ostacolo all'attuazione delle raccomandazioni del team di reingegnerizzazione, il team di gestione del cambiamento dovrebbe contribuire a rimuovere questi blocchi stradali.

Potrebbe essere necessario consigliare e formare coloro che resistono al cambiamento per convincerli della necessità di cambiare e dare loro un quadro chiaro delle cose che saranno cambiate. Resistenza al cambiamento e BPRE possono essere espressi apertamente o segretamente dai dirigenti a qualsiasi livello di gestione. Quindi è necessario che il top management funga da modelli per implementare il cambiamento e motivare gli altri a seguirne l'esempio.

(vii) Assorbire i cambiamenti nella cultura dell'organizzazione:

Come una caduta dal BPRE, il cambiamento dovrebbe essere istituzionalizzato e interiorizzato. Ciò porterà sempre più dipendenti a identificarsi con processi e non funzioni o reparti. Sono ritenuti responsabili per l'intero processo e non per specifiche funzioni o lavori specifici che svolgono come parte del processo. Ciò richiede cambiamenti radicali nei sistemi di valutazione delle prestazioni e di ricompensa. Inoltre, l'organizzazione deve investire in modo sostanziale nella formazione per impartire nuove competenze, valori e attitudini ai dipendenti. Il nuovo sistema deve concentrarsi sul lavoro di squadra, sull'orientamento al processo e sulla soddisfazione del cliente.

Oltre alle modifiche di cui sopra, BPRE comporta anche importanti cambiamenti nella comunicazione organizzativa. BPRE pone l'accento su una maggiore comunicazione faccia a faccia e i supervisori di prima linea fungono da collegamento principale nella catena di comunicazione.