Controllo di bilancio: significato, obiettivi e elementi essenziali

Controllo del budget nell'organizzazione: significato, definizione, obiettivi, elementi essenziali e altri dettagli!

Senso:

Il controllo di bilancio è il processo per determinare i vari risultati effettivi con le cifre preventivate per l'impresa per il periodo futuro e gli standard fissati, confrontando quindi le cifre preventivate con le prestazioni effettive per il calcolo degli scostamenti, se presenti. Prima di tutto, i budget sono preparati e quindi i risultati effettivi vengono registrati.

Il confronto tra i dati preventivati ​​e quelli effettivi consentirà alla direzione di individuare le discrepanze e adottare misure correttive a tempo debito. Il controllo di bilancio è un processo continuo che aiuta nella pianificazione e nel coordinamento. Fornisce anche un metodo di controllo. Un bilancio è un mezzo e il controllo di bilancio è il risultato finale.

definizioni:

"Secondo Brown e Howard, " il controllo di bilancio è un sistema di controllo dei costi che comprende la preparazione dei budget, il coordinamento dei dipartimenti e l'individuazione delle responsabilità, il confronto delle prestazioni effettive con il budget e l'azione sui risultati per ottenere la massima redditività. "Weldon caratterizza il controllo del budget come pianificare in anticipo le varie funzioni di un business in modo che l'azienda nel suo complesso sia controllata.

J. Batty lo definisce come "Un sistema che utilizza i budget come mezzo per pianificare e controllare tutti gli aspetti della produzione e / o della vendita di merci e servizi. Welsch mette in relazione il controllo di bilancio con il processo di controllo quotidiano. "Secondo lui, " il controllo di bilancio comporta l'uso di rapporti di bilancio e di bilancio, per tutto il periodo per coordinare, valutare e controllare le operazioni quotidiane in conformità con gli obiettivi specificati dal budget. "

Dalle definizioni date sopra è chiaro che il controllo di bilancio implica quanto segue:

(a) Gli oggetti sono impostati preparando i budget.

(b) L'attività è suddivisa in vari centri di responsabilità per la preparazione di vari budget.

(c) Le cifre reali sono registrate.

(d) I dati preventivati ​​e quelli effettivi vengono confrontati per studiare le prestazioni di diversi centri di costo.

(e) Se la prestazione effettiva è inferiore alle norme preventivate, viene immediatamente intrapresa un'azione correttiva.

Obiettivi del controllo di bilancio:

Il controllo del bilancio è essenziale per la pianificazione e il controllo delle politiche. Agisce anche uno strumento di coordinamento.

Gli obiettivi principali del controllo di bilancio sono i seguenti:

1. Per garantire la pianificazione per il futuro mediante l'impostazione di vari budget, sono previsti i requisiti e le prestazioni previste dell'azienda.

3. Gestire vari centri di costo e dipartimenti con efficienza ed economia.

4. Eliminazione dei rifiuti e aumento della redditività.

5. Per anticipare le spese in conto capitale per il futuro.

6. Centralizzare il sistema di controllo.

7. Correzione delle deviazioni dagli standard stabiliti.

8. Fissazione delle responsabilità di vari individui nell'organizzazione.

Elementi essenziali del controllo di bilancio:

Vi sono alcuni passaggi necessari per il successo del sistema di controllo del bilancio attuativo.

Questi sono i seguenti:

1. Organizzazione per il controllo dei bilanci

2. Centri di bilancio

3. Mammifero budget

4. Responsabile del bilancio

5. Comitato del bilancio

6. Periodo di budget

7. Determinazione del fattore chiave.

1. Organizzazione per il controllo dei bilanci:

L'organizzazione corretta è essenziale per la preparazione, la manutenzione e la gestione dei budget. Viene costituita una commissione di bilancio, che comprende i capi dipartimentali dei vari dipartimenti. A tutti i responsabili funzionali è affidata la responsabilità di garantire una corretta implementazione dei rispettivi budget dipartimentali.

L'amministratore delegato è il responsabile generale del sistema di bilancio. Costituisce un comitato di bilancio per la preparazione di bilanci realistici Un funzionario del bilancio è il responsabile della commissione per il bilancio che coordina i bilanci dei diversi dipartimenti. I responsabili di diversi dipartimenti sono resi responsabili per i loro budget dipartimentali.

2. Centri di bilancio:

Un centro di budget è quella parte dell'organizzazione per cui è preparato il budget. Un centro di budget può essere un dipartimento, una sezione di un dipartimento o qualsiasi altra parte del dipartimento. La creazione di centri di bilancio è essenziale per coprire tutte le parti dell'organizzazione. I centri di bilancio sono inoltre necessari per il controllo dei costi. L'esecuzione delle valutazioni delle diverse parti dell'organizzazione diventa facile quando vengono stabiliti diversi centri.

3. Manuale del budget:

Un manuale di bilancio è un documento che espone i doveri e anche le responsabilità dei vari dirigenti interessati ai budget. Specifica le relazioni tra i vari funzionari.

4. Responsabile del bilancio:

L'amministratore delegato, che è al vertice dell'organizzazione, nomina qualcuno come responsabile del bilancio. Il responsabile del bilancio ha il potere di controllare i bilanci preparati da diversi capi funzionali e di apportare modifiche al loro interno, se le situazioni lo richiedono. Le prestazioni effettive dei diversi dipartimenti sono comunicate al responsabile del bilancio. Determina le deviazioni nei budget e le prestazioni effettive e prende le misure necessarie per correggere le eventuali carenze.

Lavora come coordinatore tra diversi dipartimenti e controlla le informazioni pertinenti. Informa anche il top management sulle prestazioni dei diversi reparti. L'ufficiale di bilancio sarà in grado di svolgere pienamente il suo lavoro solo se è in contatto con il funzionamento di tutti i dipartimenti.

5. Comitato del bilancio:

Nelle preoccupazioni su piccola scala il contabile è responsabile della preparazione e dell'implementazione dei budget. Nelle grandi preoccupazioni si forma una commissione nota come commissione per i bilanci. I capi di tutti i dipartimenti importanti sono diventati membri di questo comitato. Il Comitato è responsabile per la preparazione e l'esecuzione dei budget. I membri di questa commissione espongono i loro rispettivi dipartimenti e aiutano la commissione a prendere decisioni collettive, se necessario. Il responsabile del bilancio funge da convocatore di questo comitato.

6. Periodo di budget:

Un periodo di budget è il periodo di tempo per il quale un budget è preparato e impiegato. Il periodo di budget dipende da una serie di fattori. Potrebbe essere diverso per diversi settori o addirittura potrebbe essere diverso nello stesso settore o azienda.

Il periodo di budget dipende dalle seguenti considerazioni:

(a) Il tipo di budget, ovvero budget di vendita, budget di produzione, budget di acquisto delle materie prime, budget di spesa in conto capitale. Un budget di spesa in conto capitale può essere per un periodo più lungo, ad esempio da 3 a 5 anni di acquisto, i budget di vendita possono essere per un anno.

(b) La natura della domanda per i prodotti.

(c) I tempi per la disponibilità delle finanze.

(d) La situazione economica del paese.

(e) La durata dei cicli commerciali.

Tutti i fattori sopra menzionati sono presi in considerazione durante la determinazione del periodo di budget

7. Determinazione del fattore chiave:

I budget sono preparati per tutte le aree funzionali. Questi budget sono interdipendenti e interdipendenti. Per garantire il successo del controllo di bilancio è necessario un adeguato coordinamento tra i diversi budget. I vincoli su alcuni budget potrebbero avere un impatto anche su altri budget. Un fattore che influenza tutti gli altri budget è noto come fattore chiave o fattore principale.

Ci può essere una limitazione sulla quantità di merci che una preoccupazione può vendere. In questo caso, le vendite saranno un fattore chiave e tutti gli altri budget saranno preparati tenendo in considerazione la quantità di beni che l'azienda sarà in grado di vendere. L'offerta di materie prime potrebbe essere limitata, pertanto la produzione, le vendite e i budget di cassa saranno decisi in base al budget delle materie prime. Allo stesso modo, la capacità dell'impianto può essere un fattore chiave se l'offerta di altri fattori è facilmente disponibile.

Il fattore chiave potrebbe non essere necessariamente lo stesso. La fornitura di materie prime può essere limitata in una volta ma può essere facilmente disponibile in un altro momento. Le vendite possono essere aumentate aggiungendo più personale di vendita, ecc. Allo stesso modo, altri fattori possono anche migliorare in momenti diversi. Il fattore chiave evidenzia anche i limiti dell'impresa. Ciò consentirà alla direzione di migliorare il funzionamento di quei dipartimenti in cui esistono margini di miglioramento.

Vantaggi del controllo di bilancio:

Il sistema di controllo di bilancio aiuta a fissare gli obiettivi per l'organizzazione nel suo complesso e gli sforzi concertati sono fatti per i suoi risultati. Permette "economie nell'impresa".

Alcuni dei vantaggi del controllo di bilancio sono:

1. Massimizzazione dei profitti:

Il controllo di bilancio mira alla massimizzazione dei profitti dell'impresa. Per raggiungere questo scopo, viene intrapresa un'adeguata pianificazione e coordinamento di diverse funzioni. Esiste un controllo adeguato su varie spese in conto capitale e entrate. Le risorse sono utilizzate al meglio.

2. Coordinamento:

Il funzionamento di diversi dipartimenti e settori è adeguatamente coordinato. I budget di diversi dipartimenti hanno influenza l'uno sull'altro. Il coordinamento di vari dirigenti e subordinati è necessario per raggiungere gli obiettivi di bilancio.

3. Obiettivi specifici:

I piani, le politiche e gli obiettivi sono decisi dal top management. Tutti gli sforzi sono messi insieme per raggiungere l'obiettivo comune, dell'organizzazione. Ogni dipartimento ha un obiettivo da raggiungere. Gli sforzi sono diretti verso il raggiungimento di alcuni obiettivi specifici. Se non c'è un obiettivo preciso, gli sforzi saranno sprecati nel perseguire obiettivi diversi.

4. Strumento per misurare le prestazioni:

Fornendo obiettivi a vari reparti, il controllo del budget fornisce uno strumento per misurare le prestazioni manageriali. Gli obiettivi preventivati ​​vengono confrontati con i risultati effettivi e le deviazioni sono determinate. Le prestazioni di ciascun dipartimento sono segnalate al top management. Questo sistema consente l'introduzione della gestione per eccezione.

5. Economia:

La pianificazione della spesa sarà sistematica e ci sarà economia nella spesa. Le finanze saranno utilizzate al meglio. I benefici derivati ​​dalla preoccupazione si estenderanno infine all'industria e successivamente all'economia nazionale. Le risorse nazionali saranno utilizzate economicamente e gli sprechi saranno eliminati.

6. Determinazione delle debolezze:

Le deviazioni nella performance preventivata e effettiva consentiranno la determinazione di punti deboli. Gli sforzi sono concentrati su quegli aspetti in cui la prestazione è inferiore al previsto.

7. Azione correttiva:

La direzione sarà in grado di adottare misure correttive ogni volta che c'è una discrepanza nelle prestazioni. Le deviazioni saranno regolarmente segnalate in modo tale che l'azione necessaria sia presa al più presto. In assenza di un sistema di controllo di bilancio, gli scostamenti possono essere determinati solo alla fine del periodo finanziario.

8. Coscienza

Crea consapevolezza del budget tra i dipendenti. Fissando obiettivi per i dipendenti, vengono resi consapevoli delle proprie responsabilità. Tutti sanno cosa si aspetta che faccia e continua il suo lavoro senza interruzioni.

9. Riduce i costi:

Al giorno d'oggi il controllo del bilancio mondiale competitivo ha un ruolo importante da svolgere. Ogni uomo d'affari cerca di ridurre i costi di produzione per aumentare le vendite. Cerca di avere quelle combinazioni di prodotti in cui la redditività è più.

10. Introduzione degli incentivi:

Il sistema di controllo di bilancio consente anche l'introduzione di sistemi di incentivi per la remunerazione. Il confronto tra i risultati previsti e quelli effettivi consentirà l'utilizzo di tali sistemi.

Limitazioni del controllo di bilancio:

Nonostante molti aspetti positivi del controllo di bilancio, esistono alcuni limiti di questo sistema.

Alcune delle limitazioni sono discusse come segue:

1. Futuro incerto:

I budget sono preparati per il periodo futuro. Nonostante le migliori stime fatte per il futuro, le previsioni potrebbero non sempre avverarsi. Il futuro è sempre incerto e la situazione che si presume prevarrà in futuro potrebbe cambiare. Il cambiamento delle condizioni future sconvolge i budget che devono essere preparati sulla base di determinati presupposti. Le incertezze future riducono l'utilità del sistema di controllo di bilancio.

2. Revisione di bilancio richiesta:

I bilanci sono preparati sulla base delle ipotesi che prevarranno determinate condizioni. A causa delle incertezze future, le condizioni assunte potrebbero non prevalere rendendo necessaria la revisione degli obiettivi di bilancio. La frequente revisione degli obiettivi ridurrà il valore dei budget e le revisioni comportano anche enormi spese.

3. Scoraggiare le persone efficienti:

Sotto il sistema di controllo di bilancio, gli obiettivi vengono assegnati a ogni persona dell'organizzazione. La tendenza comune delle persone è di raggiungere solo gli obiettivi. Potrebbero esserci delle persone efficienti che possono superare gli obiettivi ma si sentiranno anche contenti raggiungendo gli obiettivi. Quindi i budget possono servire da vincolo per le iniziative manageriali.

4. Problema di coordinamento:

Il successo del controllo di bilancio dipende dal coordinamento tra i diversi dipartimenti. Le prestazioni di un reparto influiscono sui risultati di altri reparti. Per superare il problema del coordinamento è necessario un responsabile del bilancio. Ogni preoccupazione non può permettersi di nominare un funzionario di bilancio. La mancanza di coordinamento tra i diversi dipartimenti si traduce in scarse prestazioni.

5. Conflitto tra diversi dipartimenti:

Il controllo di bilancio può portare a conflitti tra i reparti funzionali. Ogni capo dipartimentale si preoccupa dei suoi obiettivi di reparto senza pensare all'obiettivo aziendale. Ogni dipartimento cerca di ottenere la massima allocazione di fondi e questo solleva un conflitto tra i diversi dipartimenti.

6. Dipende dal supporto del top management:

Il sistema di controllo di bilancio dipende dal supporto del top management. La direzione dovrebbe essere entusiasta del successo di questo sistema e dovrebbe dargli pieno supporto. Se in qualsiasi momento c'è una mancanza di supporto da parte del top management, questo sistema crollerà.