8 Tipi di strutture organizzative: i loro vantaggi e svantaggi

Tipi di strutture organizzative: i loro vantaggi e svantaggi!

Tutti i manager devono sostenere che ci sono due organizzazioni con cui devono confrontarsi: una formale e l'altra informale.

L'organizzazione formale in genere delineata da un organigramma e descrizioni del lavoro. I rapporti ufficiali di segnalazione sono chiaramente noti a tutti i manager.

Accanto all'organizzazione formale esiste un'organizzazione informale che è un insieme di relazioni e schemi evolutivi di interazione umana all'interno di un'organizzazione che non sono ufficialmente prescritte.

Le strutture organizzative formali sono categorizzate come:

(i) Struttura organizzativa di linea.

(ii) Struttura organizzativa del personale o dell'autorità funzionale.

(iii) Struttura organizzativa della linea e del personale.

(iv) struttura organizzativa della commissione.

(v) Struttura organizzativa divisionale.

(vi) Struttura organizzativa del progetto.

(vii) Struttura organizzativa della matrice e

(viii) Struttura organizzativa ibrida.

Queste strutture organizzative sono descritte brevemente nei seguenti paragrafi:

1. Struttura organizzativa della linea:

Un'organizzazione di linea ha solo relazioni dirette e verticali tra i diversi livelli dell'azienda. Esistono solo dipartimenti di linea, dipartimenti direttamente coinvolti nel raggiungimento dell'obiettivo primario dell'organizzazione. Ad esempio, in un'azienda tipica, i reparti di linea includono produzione e marketing. In un'autorità dell'organizzazione di linea segue la catena di comando.

L'Allegato 10.3 illustra una struttura organizzativa a linea singola.

Caratteristiche:

Ha solo relazioni verticali dirette tra diversi livelli dell'azienda.

vantaggi:

1. Tende a semplificare e chiarire le relazioni di autorità, responsabilità e responsabilità

2. Promuove un rapido processo decisionale

3. Semplice da capire.

svantaggi:

1. Trascura gli specialisti nella pianificazione

2. Sovraccarica le persone chiave.

Alcuni dei vantaggi di un'organizzazione di linea pura sono:

(i) Una struttura lineare tende a semplificare e chiarire responsabilità, autorità e rapporti di responsabilità. È probabile che i livelli di responsabilità e autorità siano precisi e comprensibili.

(ii) Una struttura di linea favorisce un rapido processo decisionale e flessibilità.

(iii) Poiché le organizzazioni di linea sono in genere di piccole dimensioni, le gestioni e i dipendenti hanno una maggiore vicinanza.

Tuttavia, ci sono anche alcuni svantaggi. Loro sono:

(i) Man mano che l'azienda cresce, l'organizzazione della linea diventa più inefficace.

(ii) Migliore velocità e flessibilità potrebbero non compensare la mancanza di conoscenze specialistiche.

(iii) I manager potrebbero dover diventare esperti in troppi campi.

(iv) C'è la tendenza a diventare eccessivamente dipendenti dalle poche persone chiave che svolgono numerosi lavori.

2. Struttura organizzativa del personale o dell'autorità funzionale

I lavori o le posizioni in un'organizzazione possono essere classificati come:

(i) Posizione della linea:

una posizione nella catena di comando diretta che è responsabile per il raggiungimento degli obiettivi di un'organizzazione e

(ii) Posizione del personale:

Una posizione destinata a fornire esperienza, consulenza e supporto per le posizioni di linea.

I dirigenti o direttori di linea hanno l'autorità diretta (nota come autorità di linea) che deve essere esercitata da questi per raggiungere gli obiettivi organizzativi. I funzionari oi dirigenti del personale dispongono dell'autorità del personale (cioè dell'autorità per consigliare la linea) oltre la linea. Questo è anche noto come autorità funzionale.

Un'organizzazione in cui i dipartimenti del personale hanno autorità su personale di linea in aree ristrette di specializzazione è nota come organizzazione di autorità funzionale. L'Allegato 10.4 illustra una struttura organizzativa dello staff o dell'autorità funzionale.

Nell'organizzazione della linea, i manager di linea non possono essere esperti in tutte le funzioni che sono tenuti a svolgere. Ma nell'organizzazione dell'autorità funzionale, al personale del personale specializzato in alcuni settori viene data un'autorità funzionale (il diritto degli specialisti del personale di emettere ordini a proprio nome in aree designate).

Il principio di unità di comando viene violato quando esiste un'autorità funzionale, ovvero un lavoratore o un gruppo di lavoratori può dover ricevere istruzioni o ordini dal supervisore di linea e dallo specialista del personale, il che può causare confusione e ordini in conflitto da più fonti può portare ad una maggiore inefficacia. Alcuni specialisti del personale possono esercitare l'autorità direttamente sul personale di linea, piuttosto che esercitare l'autorità di consulenza (ad esempio, l'ispettore del controllo di qualità può dirigere il lavoratore e consigliare in questioni relative alla qualità).

Mentre questo tipo di struttura organizzativa supera gli svantaggi di una struttura organisionale di linea pura, presenta alcuni importanti svantaggi:

Esse sono: (i) i potenziali conflitti derivanti dalla violazione del principio di unità di comando e (ii) la tendenza a mantenere l'autorità centralizzata a livelli più alti nell'organizzazione.

3. Struttura organizzativa della linea e del personale:

La maggior parte delle organizzazioni di grandi dimensioni appartiene a questo tipo di struttura organizzativa. Queste organizzazioni hanno relazioni dirette e verticali tra diversi livelli e anche specialisti responsabili della consulenza e dell'assistenza ai manager di linea. Tali organizzazioni hanno dipartimenti sia di linea che di personale. I dipartimenti del personale forniscono alle persone della linea consulenza e assistenza in aree specializzate (ad esempio, controllo qualità che consiglia il reparto produzione).

L'Allegato 10.5 illustra la linea e l'organigramma del personale. Le funzioni di linea sono la produzione e il marketing mentre le funzioni del personale includono personale, controllo di qualità, ricerca e sviluppo, finanza, contabilità ecc. L'autorità del personale della struttura organizzativa dell'autorità funzionale è sostituita dalla responsabilità del personale in modo che il principio di unità di comando non sia violato .

Possono essere identificati tre tipi di personale specializzato:

(i) Consulenza,

(ii) Servizio e

(iii) Controllo.

Alcuni operatori eseguono solo una di queste funzioni, ma alcuni possono eseguire due o tutte e tre le funzioni. Il vantaggio principale è l'uso delle competenze degli specialisti del personale da parte del personale di linea. L'estensione del controllo dei manager di linea può essere aumentata perché sono sollevati da molte funzioni che le persone dello staff eseguono per aiutare la linea.

Alcuni vantaggi sono:

(i) Anche attraverso una linea e la struttura del personale consente maggiore flessibilità e specializzazione può creare conflitto tra personale di linea e personale.

(ii) I dirigenti di linea potrebbero non gradire il personale del personale che dice loro cosa fare e come farlo, anche se riconoscono la conoscenza e l'esperienza degli specialisti.

(iii) Alcuni dipendenti hanno difficoltà ad adattarsi al ruolo, specialmente quando i manager di linea sono riluttanti ad accettare consigli.

(iv) Le persone dello staff possono risentirsi della loro mancanza di autorità e questo può causare conflitti di linea e di personale.

Caratteristiche:

1. La linea e il personale hanno una relazione verticale diretta tra diversi livelli.

2. Gli specialisti del personale sono responsabili della consulenza e dell'assistenza ai dirigenti / funzionari di linea in aree specializzate.

3. Questi tipi di personale specializzato sono (a) Advisory, (b) Service, (c) Control eg

(a) Advisory:

Sistema informativo gestionale, Ricerca operativa e tecniche quantitative, Ingegneria industriale, Pianificazione ecc

(b) Servizio:

Manutenzione, acquisto, negozi, finanza, marketing.

(c) Controllo:

Controllo della qualità, controllo dei costi, auditing, ecc.

(i) Utilizzo delle competenze degli specialisti del personale.

(ii) L'ampiezza del controllo può essere aumentata

(iii) Allevia le autorità di linea di decisioni di routine e specializzate.

(iv) Non è necessario per tutti i dirigenti round.

svantaggi:

(i) Il conflitto tra la linea e il personale può ancora verificarsi.

(ii) I funzionari del personale possono risentirsi della loro mancanza di autorità.

(iii) Il coordinamento tra linea e personale può diventare difficile.

Caratteristiche della struttura organizzativa del comitato:

(a) Formato per la gestione di determinati problemi / situazioni

(b) Sono decisioni temporanee.

vantaggi:

1. Le decisioni del comitato sono migliori delle decisioni individuali

2. Una migliore interazione tra i membri del comitato porta a un migliore coordinamento delle attività

3. I membri del comitato possono essere motivati a partecipare al processo decisionale di gruppo.

4. La discussione di gruppo può portare a pensare in modo creativo.

svantaggi:

1. I comitati possono ritardare le decisioni, consumare più tempo e quindi più costosi.

2. L'azione di gruppo può portare a compromessi e indecisioni.

3. Può verificarsi il "passaggio del dollaro".

4. Struttura organizzativa divisionale:

In questo tipo di struttura, l'organizzazione può avere basi diverse su quali dipartimenti sono formati. Loro sono:

(i) Funzione,

(ii) Prodotto,

(iii) Territorio geografico,

(iv) Progetto e

(iv) approccio combinato.

L'Allegato 10.6 illustra le strutture organizzative formate sulla base della suddetta base di dipartimento.

5. Struttura organizzativa del progetto:

Le strutture organizzative di linea, di linea, di personale e di autorità funzionale facilitano l'istituzione e la distribuzione dell'autorità per il coordinamento e il controllo verticale piuttosto che le relazioni orizzontali. In alcuni progetti (attività complessa consistente in un numero di attività interdipendenti e indipendenti) il processo di lavoro può fluire orizzontalmente, diagonalmente, verso l'alto e verso il basso. La direzione del flusso di lavoro dipende dalla distribuzione di talenti e abilità nell'organizzazione e dalla necessità di applicarli al problema esistente. Sono emerse le situazioni, le organizzazioni di progetto e le organizzazioni di matrice.

Un'organizzazione di progetto è un'organizzazione temporanea progettata per raggiungere risultati specifici utilizzando team di specialisti di diverse aree funzionali dell'organizzazione. Il team del progetto concentra tutte le sue energie, risorse e risultati sul progetto assegnato. Una volta che il progetto è stato completato, i membri del team provenienti da vari reparti della croce possono tornare alle posizioni precedenti o possono essere assegnati a un nuovo progetto. Alcuni esempi di progetti sono: progetti di ricerca e sviluppo, sviluppo di prodotti, costruzione di un nuovo stabilimento, complesso residenziale, complesso commerciale, ponte ecc.

L'Allegato 10.7 illustra una struttura organizzativa del progetto.

caratteristica:

Organizzazione temporanea progettata per raggiungere risultati specifici utilizzando team di specialisti provenienti da diverse aree funzionali dell'organizzazione.

Importanza della struttura organizzativa del progetto:

La struttura organizzativa del progetto è più preziosa quando:

(i) Il lavoro è definito da un obiettivo specifico e una data obiettivo per il completamento.

(ii) Il lavoro è unico e non familiare all'organizzazione.

(iii) Il lavoro è complesso con attività indipendenti e competenze specialistiche sono necessarie per la realizzazione.

(iv) Il lavoro è fondamentale in termini di possibili guadagni o perdite.

(v) Il lavoro non è ripetitivo in natura.

Caratteristiche dell'organizzazione del progetto:

1. Il personale viene assegnato a un progetto dall'organizzazione permanente esistente e sotto la direzione e il controllo del project manager.

2. Il project manager specifica quale sforzo è necessario e quando il lavoro verrà eseguito mentre il responsabile del reparto interessato esegue il lavoro usando le sue risorse.

3. Il project manager ottiene il supporto necessario dalla produzione, dal controllo qualità, dall'ingegneria ecc. Per il completamento del progetto.

4. L'autorità sui membri del team di progetto è condivisa dal project manager e dai rispettivi responsabili funzionali nell'organizzazione permanente.

5. I servizi degli specialisti (membri del team di progetto) sono temporaneamente prestati al project manager fino al completamento del progetto.

6. Potrebbero esserci conflitti tra il project manager e il responsabile di reparto sulla questione dell'esercizio dell'autorità sui membri del team.

7. Poiché le relazioni di autorità si sovrappongono alle possibilità di conflitti, le relazioni informali tra il project manager e i responsabili di reparto (responsabili funzionali) diventano più importanti della prescrizione formale dell'autorità.

8. La comunicazione completa e gratuita è essenziale tra coloro che lavorano al progetto.

6. Struttura organizzativa della matrice:

È un'organizzazione permanente progettata per raggiungere risultati specifici utilizzando team di specialisti provenienti da diverse aree funzionali dell'organizzazione. L'organizzazione della matrice è illustrata nell'Allegato 10.8.

caratteristica:

Sovrappone un insieme orizzontale di divisioni e riporta relazioni su una struttura funzionale gerarchica

vantaggi:

1. Processo decisionale decentrato.

2. Forte coordinamento prodotto / progetto.

3. Miglioramento del monitoraggio ambientale.

4. Risposta veloce al cambiamento.

5. Uso flessibile delle risorse.

6. Uso efficiente dei sistemi di supporto.

svantaggi:

1. Elevato costo di amministrazione.

2. Potenziale confusione su autorità e responsabilità.

3. Elevate prospettive di conflitto.

4. Enfasi eccessive sul processo decisionale di gruppo.

5. Focalizzazione eccessiva sulle relazioni interne.

Questo tipo di organizzazione viene spesso utilizzato quando l'azienda deve essere altamente reattiva a un ambiente esterno in rapida evoluzione.

Nelle strutture a matrice, ci sono manager funzionali e manager di prodotto (o di progetto o di gruppo aziendale). Il responsabile funzionale è responsabile di risorse specializzate quali produzione, controllo qualità, inventari, programmazione e marketing. I responsabili di prodotti o di gruppi di attività sono incaricati di uno o più prodotti e sono autorizzati a preparare strategie di prodotto o strategie di gruppi di lavoro e ad avvalersi dei vari responsabili funzionali per le risorse necessarie.

Il problema con questa struttura è l'effetto negativo della doppia autorità simile a quello dell'organizzazione del progetto. I manager funzionali potrebbero perdere parte della loro autorità perché ai product manager vengono assegnati i budget per l'acquisto di risorse interne. In un'organizzazione a matrice, i manager di prodotto o di business e i manager funzionali hanno un potere in qualche modo uguale. C'è possibilità di conflitto e frustrazione, ma l'opportunità per un risultato rapido ed efficiente è piuttosto alta.

7. Struttura organizzativa ibrida:

L'Allegato 10.9 (a) illustra la struttura organizzativa ibrida.

L'Allegato 10.9 (b) illustra una struttura combinata

vantaggi:

1. Allineamento degli obiettivi aziendali e divisionali.

2. Competenza ed efficienza funzionali.

3. Adattabilità e flessibilità nelle divisioni.

svantaggi:

1. Conflitti tra reparti e unità aziendali.

2. Eccessivo sovraccarico amministrativo.

3. Risposta lenta a situazioni eccezionali.

Usi:

Utilizzato in organizzazioni che affrontano una notevole incertezza ambientale che può essere soddisfatta attraverso una struttura divisionale e che richiede anche competenza funzionale o efficienza

Questo tipo di struttura viene utilizzato da società multinazionali che operano nell'ambiente globale, ad esempio International Business Machines USA. Questo tipo di struttura dipende da fattori quali il grado di orientamento internazionale e l'impegno. Le multinazionali possono avere i loro uffici aziendali nel paese di origine e le loro divisioni internazionali stabilite in vari paesi che riferiscono al CEO o presidente della sede. Le divisioni internazionali o le sussidiarie estere possono essere raggruppate in regioni come Nord America, Asia, Europa ecc. E ancora una volta ciascuna regione può essere suddivisa in paesi all'interno di ciascuna regione.

Mentre l'attenzione è focalizzata sulle strutture geografiche internazionali, le aziende possono anche scegliere la divisione funzionale o di processo o di prodotto oltre al modello geografico, mentre nel trimestre centrale la divisione può essere basata sulla funzione.

L'organizzazione informale:

Un'organizzazione informale è l'insieme di relazioni e schemi evolutivi dell'interazione umana all'interno di un'organizzazione che non viene presentata ufficialmente. Accanto all'organizzazione formale, esiste una struttura organizzativa informale che consiste in relazioni informali create non da manager ufficialmente designati ma da membri dell'organizzazione a tutti i livelli. Dal momento che i manager non possono evitare queste relazioni informali, devono essere addestrati per affrontarlo

L'organizzazione informale ha le seguenti caratteristiche

(i) I suoi membri sono uniti per soddisfare i loro bisogni personali (bisogni di affiliazione, amicizia, ecc.)

(ii) Cambia continuamente:

L'organizzazione informale è dinamica.

(iii) Coinvolge membri di vari livelli organizzativi.

(iv) è influenzato da relazioni esterne all'azienda.

(v) Ha un ordine gerarchico: ad alcune persone viene assegnata una maggiore importanza rispetto ad altre dal gruppo informale.

Anche se una struttura organizzativa informale non ha un proprio organigramma formale, ha una sua catena di comando:

Benefici dell'organizzazione informale:

(i) Aiuta a compiere il lavoro più velocemente.

(ii) Aiuta a rimuovere la debolezza nella struttura formale.

(iii) allunga l'intervallo effettivo di controllo.