5 passaggi per stabilire un sistema di controllo delle scorte efficiente

Alcune delle fasi coinvolte nella creazione di un efficiente sistema di controllo dell'inventario in un'organizzazione sono: A. Classificazione e codificazione delle scorte. B. Manutenzione dei registri di inventario. C. Controllo del flusso ciclico dei materiali. D. Controllo degli strumenti. ed E. Gestione della sala deposito.

(A) Classificazione e codificazione dell'inventario:

Un buon sistema di classificazione e codifica dell'inventario è essenziale per evitare di mescolare un tipo di inventario con l'altro.

L'inventario deve essere classificato secondo la loro natura in categorie appropriate. Ad esempio, l'inventario di un problema di ingegneria può essere classificato come acciaio dolce, utensile, bronzo, rame ecc. E ciascuna di queste categorie può essere ulteriormente classificata in modo appropriato. Per risparmiare tempo e semplificare l'identificazione e il controllo, alle varie categorie di inventario deve essere assegnato un numero di codice.

Sono in uso vari metodi di codifica dei materiali e alcuni di quelli importanti sono discussi di seguito:

(a) Metodo Mnemonico:

In questo metodo, particolari gruppi di materiali sono indicati con lettere specifiche. Qui la prima lettera di ogni parola dei materiali viene utilizzata per la codifica. Ad esempio, la parola in codice per le viti in acciaio è SS, le viti in ferro è IS ecc. Ciò aiuta a memorizzare facilmente i vari codici.

(b) Metodo numerico semplice:

Con questo metodo, i numeri specifici sono assegnati per denotare particolari classi di materiale. Se viene aggiunto un nuovo materiale, verrà assegnato il successivo numero più alto in sequenza per lo stesso.

(c) Metodo numerico:

In questo metodo, un numero specifico viene assegnato a classi specifiche di inventario con cifre successive per indicare l'altra specifica. Ad esempio, se la cifra 30 è assegnata al tubo in acciaio, il tubo in acciaio da 2 "x 9" sarà indicato con 3029. Analogamente, se 50 sono assegnati alla vite in ottone, la vite in ottone da 2 "x 3" sarà indicata con 5023 .

(d) Metodo combinato:

A volte alcuni dei metodi sopra possono essere combinati per ottenere i massimi benefici. Ad esempio, la vite in ottone da 2 "x 5" può essere indicata con BS25, la vite da ferro da 1/2 "x 1" può essere indicata da IS 121 ecc.

(B) Manutenzione dei registri di inventario:

Di seguito sono riportati i due metodi importanti per il mantenimento dei record di inventario:

(i) Sistema di inventario periodico,

(ii) Sistema di inventario perpetuo.

(i) Sistema di inventario periodico:

Con questo sistema, la quantità e il valore dell'inventario vengono rilevati solo alla fine del periodo contabile dopo aver effettuato una verifica fisica delle unità in mano. Questo sistema non fornisce le informazioni relative alla quantità e al valore dell'inventario su base continua.

In questo sistema, non si fa alcuna contabilità per perdite, sprechi, ritiri, furti ecc. Si presume qui che gli inventari che non sono in magazzino siano stati consumati. Questo è il motivo per cui il costo di inventario consumato è determinato qui aggiungendo il valore totale di inventario pr il valore dell'inventario in mano come scorte iniziali e deduzione del valore dell'inventario alla fine come scorte finali.

(ii) Sistema di inventario perpetuo:

Secondo la Contabilità "L'inventario perpetuo è un sistema di record gestito dal dipartimento di controllo che riflette il movimento fisico delle scorte e il loro saldo attuale." L'inventario perpetuo mira a inventare il sistema di record in base al quale le entrate e le uscite dei negozi possono essere registrate immediatamente a il tempo di ogni transazione e il saldo può essere portato in modo da mostrare la posizione aggiornata.

I record generalmente utilizzati per l'inventario perpetuo sono:

1. Carte Bin.

2. Archivia conti contabili o memorizza schede contabili.

3. Adozione di scorte continue.

1. Carte Bin:

Una carta bin è una scheda che mostra i registri quantitativi delle ricevute, delle emissioni e dei saldi di chiusura del materiale tenuto nel cestino corrispondente. Bin significa rack, scaffale, contenitore o spazio in cui sono conservati i materiali.

La scheda bin è posizionata nel cestino. Le carte bin separate vengono preparate per ogni articolo dei negozi e, se due materiali diversi sono conservati in un ripiano, due carte bins una per ciascuna, vengono preparate trattando la mensola come due bidoni.

La seguente forma campione di Bin Card potrebbe aiutare a comprendere correttamente il contenuto della scheda bin.

Le entrate sono immesse in base al GRN, i problemi vengono visualizzati sulla base delle richieste del negozio e il saldo finale viene mostrato dopo che ciascuna voce è stata effettuata al suo interno. Nelle schede bin, tutte le voci cioè, ricevute, numeri e saldi dei materiali sono espresse solo quantitativamente.

2. Store Ledger:

Stores ledger è un record di negozi, sia in quantità che in valore. È gestito dal contabile del negozio. È quasi simile alla scheda bin con una differenza importante che viene mostrata anche nel valore del libro mastro dei negozi.

Questo è nel registro dei negozi tutte le voci sono espresse sia quantitativamente che qualitativamente. Questi libri mastri sono generalmente in forma di foglio sfuso e per classi separate di materiali vengono utilizzati leganti separati. In alcune preoccupazioni, questi registri sono mantenuti in volumi rilegati in modo da evitare la perdita di fogli sfusi.

Di seguito è riportata la forma campione del registro dei negozi:

3. Adozione dello stock ininterrotto:

Lo stock continuo è una parte essenziale del sistema di inventario perpetuo. Questo viene fatto confrontando la quantità fisica con le quantità mostrate nella scheda bin e nel libro mastro dei negozi. Questo è normalmente fatto da un personale indipendente di controllo interno.

Le discrepanze tra il saldo indicato dal registro dei negozi e i saldi effettivi dei negozi possono essere dovuti alle seguenti due cause:

(a) Cause evitabili:

Questi problemi di inclusione o sotto problemi, errori d'ufficio, rottura, furto, collocazione di materiali nel cestino sbagliato ecc.

(b) Cause inevitabili:

Include l'evaporazione, il restringimento, ecc., Dell'inventario, rompendo la maggior parte, ossia l'emissione di scorte in piccoli lotti, le condizioni climatiche che causano il deterioramento ecc.

Usi del sistema di inventario perpetuo:

1. Facilita la pianificazione della produzione. Il negozio memorizza è un mezzo per allocare materiale agli ordini di produzione e consente la pianificazione e il rilascio degli ordini con la piena garanzia che i materiali saranno disponibili quando richiesto.

2. Permette consegne puntuali di materiali con specifiche accurate su "quanto" e "quando".

3. Facilita l'allocazione dei costi dei materiali agli ordini di produzione o ai reparti di produzione utilizzando gli articoli.

4. Permette di preparare rendiconti finanziari senza prendere l'inventario fisico.

5. Stabilisce una base per l'inventario fisico e il controllo di cattiva allocazione, spreco, obsolescenza e furto di materiali.

(C) Controllo del flusso del ciclo di materiali:

Un sistema efficiente deve essere progettato in modo tale da controllare il materiale dal momento del requisizione degli acquisti allo stoccaggio dei prodotti finiti.

Secondo John A. Shubin, di seguito sono riportati i passaggi nel ciclo di controllo del materiale:

1. Gli addetti alle vendite registrano le richieste di acquisto per l'acquisto dei materiali, delle parti, delle forniture e degli strumenti necessari e trasmettono i moduli all'ufficio acquisti; e depositano "richieste di produzione" con l'ufficio di pianificazione per quelle parti e gli strumenti da produrre nello stabilimento per ricostituire le scorte.

2. L'ufficio acquisti procura gli articoli richiesti effettuando ordini con i venditori e seguendo le consegne.

3. Il reparto ricevimento scarica gli articoli in arrivo e controlla i materiali rispetto agli ordini di acquisto per quantità e condizioni.

4. L'ufficio acquisti verifica le fatture e (quando necessario) riprende le correzioni dei fornitori per discrepanze.

5. Gestione degli uomini, spostamento dei materiali ricevuti e parti fabbricate nelle aree di stoccaggio. I commessi eseguono le voci appropriate nei registri dei negozi, nelle schede bin o nei libri contabili per gli articoli collocati nel magazzino.

6. Negozi: i commessi dei record nell'ufficio di pianificazione eseguono le richieste di materiali per allocare i materiali per gli ordini di produzione e inserire le voci appropriate sui record di inventario perpetuo.

7. I materiali e le parti per gli addetti all'archivio del magazzino sono specificati sui moduli di richiesta ricevuti dall'ufficio di pianificazione. I commessi inseriscono le voci sulle carte bin e inviano un registro dei materiali rilasciati all'ufficio contabilità a fini di contabilità dei costi.

8. Gli addetti alle vendite controllano il flusso di merci in corso mediante fogli di percorso (ordini di produzione) e "ordini di movimento" che dirigono il viaggio di lavoro attraverso le schede di controllo dell'impianto nell'ufficio di pianificazione e mostrano lo stato di avanzamento del lavoro nell'impianto .

9. I dispacciatori restituiscono materiali e parti non utilizzati nei magazzini. Gli impiegati (sulla base di "ricevute di restituzione dei negozi") inseriscono le voci appropriate sulle carte bin, i registri di inventario perpetuo e i fogli di contabilità dei costi.

10. Gli addetti alla spedizione indirizzano il movimento dei prodotti finiti verso i magazzini e (sulla base dei moduli compilati per lavoro ricevuti dall'impianto, gli impiegati di ufficio inseriscono le voci pertinenti sui registri delle scorte.

(D) Controllo degli strumenti:

Gli strumenti sono di quattro categorie e cioè:

1. Strumenti di partecipazione:

Questi strumenti sono dispositivi di mantenimento del lavoro e di guida del lavoro utilizzati in combinazione con le operazioni della macchina. Esempi: maschere, infissi ecc.

2. Strumenti di formatura e taglio:

Questi strumenti vengono utilizzati con le macchine per modificare la forma o la forma del materiale. Esempi sono: matrici, frese, trapani ecc.

3. Strumenti di misurazione:

Questi tipi di strumenti sono i dispositivi per verificare la conformità del lavoro agli standard. Esempi sono guages, micro metri ecc.

4. Strumenti ausiliari:

Ci sono i dispositivi utilizzati per costruire o abbattere prodotti o macchine. Esempi sono cacciaviti, chiavi inglesi, pilastri ecc.

Procedura per utensili e riattrezzamenti:

Tooling significa pianificazione e acquisizione di strumenti. La lavorazione degli utensili è necessaria quando si deve produrre un nuovo prodotto. La riconversione è necessaria quando il design del prodotto deve cambiare o un nuovo modello deve essere fabbricato.

Passi in Tooling:

Ci sono sei passaggi in strumenti, sono:

1. Suddivisione del prodotto nei suoi sottogruppi e parti e analisi della distinta materiali, disegni e altre specifiche in modo da determinare la quantità di utensili necessari.

2. Selezione e studio del metodo di lavorazione e in base alla quantità di merci da produrre determinando il tipo di attrezzatura da utilizzare per ciascuna operazione.

3. Progettazione degli strumenti speciali necessari per operazioni specifiche e selezione degli strumenti standard necessari per la produzione.

4. Procurarsi o fabbricare gli strumenti secondo i loro disegni di progetto.

5. Ispezionare gli strumenti per la sua conformità alle specifiche.

6. Monitorare le prestazioni degli strumenti nella produzione, Conservare i registri necessari dei costi degli strumenti, la velocità di produzione raggiunta per ogni metodo di attrezzamento e utilizzare le informazioni per migliorare la progettazione degli strumenti già realizzati.