5 Linee guida per gruppi e membri di un'organizzazione per ottenere risultati efficaci

Affinché i gruppi ottengano risultati efficaci e che i membri raggiungano un consenso, alcune linee guida utili sono state prescritte e dovrebbero essere rispettate.

Alcune linee guida per la formazione dei gruppi e le procedure di lavoro, nonché per il comportamento dei membri sono suggerite da Cyril O'Donnell come segue:

Per i gruppi:

1. Gli obiettivi del gruppo o del comitato dovrebbero essere chiaramente definiti in modo che la discussione possa concentrarsi su questi obiettivi.

2. L'autorità del comitato dovrebbe essere specificata. La commissione è formata esclusivamente per raccomandare soluzioni o se è autorizzata ad attuare le sue decisioni?

3. La dimensione del gruppo dovrebbe essere determinata con attenzione. Se sono coinvolti diversi dipartimenti, potrebbe essere necessaria una corretta rappresentazione di ciascun dipartimento. Di solito i gruppi da sette a dieci membri sono adeguati.

4. Il leader del gruppo dovrebbe essere nominato o selezionato sulla base della sua capacità di dirigere la riunione. Dovrebbe avere l'esperienza tecnica e le abilità nelle relazioni interpersonali.

5. L'ordine del giorno preciso dell'incontro deve essere comunicato a tutti i membri e deve essere fornito tutto il materiale di supporto per la riunione. Una registrazione scritta degli aspetti importanti della discussione dovrebbe essere mantenuta.

Per i membri:

1. I membri devono assicurarsi che l'atmosfera nelle riunioni del comitato sia rilassata e informale.

2. Ogni membro prende un ruolo attivo nella discussione e dichiara la sua posizione in modo chiaro e logico. Ascolta anche ogni reazione con calma e offre contromisure, se ce ne sono.

3. Un membro non dovrebbe scendere a compromessi semplicemente per raggiungere l'armonia. I disaccordi non dovrebbero essere ignorati, ma dovrebbero essere risolti. Le critiche dovrebbero essere dirette ai problemi e non alle persone.

4. I membri devono assicurarsi che il leader del gruppo non stia eccessivamente dominando. Le sue opinioni non dovrebbero essere considerate come definitive. Le sue opinioni dovrebbero essere trattate allo stesso modo delle opinioni di qualsiasi altro membro.

5. I membri devono assicurarsi che i disaccordi non coinvolgano personalità, ma solo opinioni. Inoltre, questi disaccordi non dovrebbero continuare per motivi personali dopo la fine delle riunioni, altrimenti non saranno solo distruttivi dal punto di vista tecnico e sociale, ma potrebbero anche portare a disaccordi inutili con le stesse persone nelle riunioni future.

Ci dovrebbe essere uno spirito di cooperazione piuttosto che una competizione tra i membri. Tale cooperazione porterebbe a risposte più positive l'una all'altra, al rispetto delle rispettive opinioni, a un maggiore coinvolgimento e impegno con il compito da svolgere ea una maggiore soddisfazione per il successo del compito.

Queste linee guida, se correttamente seguite, dovrebbero migliorare l'efficienza e l'efficacia dei team.