16 suggerimenti rapidi per condurre una riunione efficace (con lista di controllo)
Un incontro efficace è il bambino di tutti, non solo quelli del presidente o del convocatore. Raccogliamo ciò che abbiamo visto.
1. Chiarezza dello scopo:
Gli scopi dell'incontro dovrebbero essere chiari e l'approccio dovrebbe essere ben delineato. Quindi la discussione può essere orientata all'obiettivo.
2. Presidente idoneo:
Il presidente dovrebbe soddisfare l'occasione. L'Inghilterra scelse Churchill come primo ministro in tempo di guerra, ma quando venne stabilita la pace.
3. Buon briefing:
Tutti i membri dovrebbero avere un buon briefing e incoraggiamento a contribuire all'incontro.
4. Garantire la puntualità:
Poiché è coinvolto il tempo di tutti, il presidente dovrebbe prendere provvedimenti per garantire la puntualità. Ci dovrebbero essere dei premi per essa e delle punizioni (anche se sottili) per non mantenerla per pura abitudine.
5. Gestione del tempo:
Per iniziare e finire in tempo e per rendere giustizia all'agenda, il presidente dovrebbe pianificare bene il tempo. Ai singoli elementi all'ordine del giorno può essere assegnato un tempo fisso per bilanciare l'assegnazione del tempo.
6. Avere una strategia:
Dal momento che il cricket di un giorno è arrivato, abbiamo sentito parlare molto della strategia. Un direttore d'orchestra dovrebbe avere una strategia pre-programmata su come affrontare determinate persone, determinati problemi e determinate situazioni previste.
7. Decisioni chiare:
Le decisioni dovrebbero essere chiare e la ripartizione dei compiti secondo capacità e volontà. Ci dovrebbe essere un chiaro impegno da parte dei membri.
8. Spirito democratico:
La democrazia è per lo sviluppo equo di tutti. Consenti a tutti di contribuire, essere rappresentati, essere presi in considerazione nelle decisioni dell'incontro.
9. Incoraggia l'ascolto:
L'ascolto è incoraggiato quando le cose interessano a tutti. Ma i diversi motivi attraggono persone diverse. I non ascoltatori affrontano la possibilità di rifiuto e censura.
10. Risolvi i conflitti:
Uno scontro di opinioni dovrebbe essere risolto. Invece di aggirare i problemi, è possibile incontrarli faccia a faccia.
11. Spiega lati positivi e negativi:
Il presidente o un portavoce esperto dovrebbero spiegare il bene in un'idea così come nel male. La politica basata sull'emissione è la migliore. Un approccio razionale e critico, informato e non emotivo deve essere incoraggiato.
12. Usa disaccordi:
Se un disaccordo sorge nel procedimento, potrebbe essere una fonte di un'idea migliore.
13. Osservazioni non personali:
Il membro non ha bisogno di entrare nella vita personale degli altri quando l'incontro riguarda questioni, non la vita personale di nessuno.
14. Fai una scelta multipla:
Per dare ai membri la sensazione di aver scelto e deciso, è utile dare loro varie opzioni e arrivare al meglio.
15. Autorealizzazione:
L'incontro dovrebbe essere soddisfacente in termini di qualità delle decisioni e qualità della partecipazione. In un'atmosfera amichevole, con una presidenza imparziale, questa sensazione è più facile da sviluppare. I membri devono avere la loro soddisfazione emotiva.
16. Ottieni le soluzioni finali:
Invece di soluzioni a metà strada o compromessi, devono essere prese soluzioni decisive.
insidie:
Nella conduzione di un incontro, dobbiamo guardarci da:
(a) Un avvio ritardato
(b) Anticipare in problemi minori
(c) Superamento del limite di tempo
(d) Interruzioni
(e) Monopolizzare da un membro o un sottogruppo
(f) Cross-talk
(g) Discorso tangenziale
(h) razzi emotivi
(i) Cattedra debole o parziale
(j) Assenza di attori chiave
(k) Un programma troppo ambizioso
(l) Incontro come sostituto del pensiero e dell'azione (una sorta di versamento di problemi su un gruppo e ricerca di un capro espiatorio)
Lista di controllo per lo svolgimento di buone riunioni:
Come arrangiatore di riunioni potresti trovare utile questa checklist.
1. Le sedie, i tavoli, ecc. Dovrebbero essere ben sistemati.
2. Se i membri devono avere targhette, badge, ecc., Questi devono essere disposti.
3. Devono essere forniti articoli di cancelleria come spille, fermagli, nastro adesivo, carta, penne, ecc.
4. Il sistema di comunicazione al pubblico dovrebbe essere testato.
5. Per la proiezione visiva, l'apparecchio dovrebbe essere testato.
6. Gli elementi di visualizzazione dovrebbero essere pronti e, se necessario, riparati.
7. La sala dovrebbe essere pulita e libera per facilitare i movimenti. Nessun cavo sul pavimento dove si possa inciampare.
8. Le disposizioni devono essere lì per spuntini, acqua, ecc., Se necessario. Alcuni credono che "Nessuna riunione senza mangiare".
9. Assicurarsi che i membri abbiano ricevuto una notifica. Assicurarsi che vengano preparati. La tempistica del tuo telefono per loro è importante.
10. Gli esperti esterni hanno bisogno di una gestione speciale. Dovrà essere fatto un accordo per riceverli e accompagnarli.
11. Uno deve vedere l'illuminazione, la ventilazione, l'acustica (diffusione del suono) e la temperatura del luogo dell'incontro.
12. Organizzare una riunione di grandi dimensioni è di per sé un lavoro di comitato. Bisogna vedere che i co-arrangers sono ben informati e le linee di comunicazione sono aperte con loro.
13. Dopo l'incontro, l'azione di follow-up dovrebbe essere immediata. Il successo di un incontro e di lode potrebbe trasformarci in noi così soddisfatti che potremmo diventare oziosi.
14. Si deve perseguire il piano d'azione formando una catena di supervisione. Questo porterebbe via la critica più importante che si applica anche a riunioni ben condotte - tutto parla e nessuna azione.
