10 vantaggi del seguire la struttura burocratica per la gestione della propria organizzazione
I vantaggi di seguire la struttura burocratica per la gestione della vostra organizzazione!
La forma classica significa una struttura burocratica in cui vi è una gerarchia di potere e responsabilità e le direzioni passano principalmente dal top management ai livelli inferiori dei lavoratori attraverso i suoi ranghi gerarchici. Queste linee guida sono:
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1. Le linee di autorità dovrebbero essere chiaramente indicate e dovrebbero andare dall'alto verso il basso dell'organizzazione:
Questo principio è noto come principio scalare e la linea di autorità viene definita catena di comando. Le decisioni principali vengono prese e le politiche vengono formulate a livello di top management e filtrano attraverso i vari livelli di gestione per i lavoratori. La linea di autorità dovrebbe essere chiaramente stabilita in modo che ogni persona in questa catena di comando conosca la sua autorità e i suoi confini.
2. Ogni persona nell'organizzazione deve riferire a un solo capo:
Questo è noto come il principio di "unità di comando" e ogni persona sa a chi riferisce e chi gli riferisce. Questo processo elimina l'ambiguità e la confusione che possono risultare quando una persona deve riferire a più di un superiore.
3. La responsabilità e l'autorità di ciascuna autorità di vigilanza dovrebbero essere stabilite in modo chiaro e per iscritto:
Ciò chiarirà il ruolo esatto del supervisore rispetto ai limiti della sua autorità. L'autorità è definita come "il diritto formale di richiedere l'intervento degli altri" e la responsabilità è la responsabilità di tale autorità. Con autorità e responsabilità chiaramente definite, sarà più facile per il supervisore rintracciare e gestire i problemi e prendere decisioni rapide quando necessario.
4. I dirigenti superiori sono responsabili per gli atti dei loro subordinati:
Il manager o il supervisore non possono dissociarsi dagli atti dei suoi subordinati. Quindi, deve essere responsabile per gli atti dei suoi subordinati.
5. L'autorità e la responsabilità dovrebbero essere delegate fino alla linea gerarchica come oggettivamente possibile:
Questo metterà il potere decisionale vicino alle operazioni effettive. Ciò offrirebbe al top management più tempo libero da dedicare alla pianificazione strategica e al complessivo processo decisionale. Ciò è particolarmente necessario in organizzazioni complesse di grandi dimensioni. Questo principio è noto come "decentramento del potere" rispetto al potere centralizzato in cui tutte le decisioni sono prese al vertice.
6. Il numero di livelli di autorità dovrebbe essere il minore possibile:
Ciò renderebbe la comunicazione più facile e chiara e il processo decisionale più veloce. Una catena di comando più lunga genera generalmente "run-around", perché le responsabilità non sono chiaramente assegnate e quindi diventano ambigue. Secondo Gilmore®, la maggior parte delle organizzazioni non ha bisogno di più di sei livelli di supervisione, compreso il livello del presidente.
7. Il principio di specializzazione dovrebbe essere applicato ovunque sia possibile:
La precisa divisione del lavoro facilita la specializzazione. Ad ogni persona dovrebbe essere assegnata una singola funzione laddove possibile. Questa regola si applica agli individui e ai reparti. Le operazioni specializzate porteranno all'efficienza e alla qualità. Tuttavia, ogni area di specializzazione deve essere correlata al sistema integrato totale mediante il coordinamento di tutte le attività di tutti i reparti.
8. La funzione di linea e la funzione del personale dovrebbero essere mantenute separate:
La sovrapposizione di queste funzioni provocherà ambiguità. Le funzioni di linea sono quelle che sono direttamente coinvolte nelle operazioni che portano al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Le funzioni del personale sono ausiliarie della funzione di linea e offrono assistenza e consulenza. Ad esempio, le funzioni legali, pubbliche relazioni e promozionali sono tutte funzioni dello staff. Le attività dei manager di linea e dei responsabili dello staff dovrebbero essere coordinate in modo da ottenere risultati sinergici.
9. L'intervallo di controllo dovrebbe essere ragionevole e ben definito:
Lo "span of control" determina il numero di posizioni che possono essere coordinate da un singolo dirigente. L'ampiezza del controllo potrebbe essere ristretta laddove ci sono relativamente poche persone che riferiscono allo stesso manager o potrebbe essere ampia dove molte persone sono sotto la supervisione dello stesso manager.
Tuttavia, un tale intervallo di controllo dipenderebbe dalla somiglianza o dalla dissomiglianza delle posizioni subordinate e dal modo in cui queste posizioni sono interdipendenti. Più queste posizioni sono interdipendenti, più difficile è il coordinamento. In tali posizioni interdipendenti, è consigliabile avere non più di cinque o sei subordinati che lavorano sotto un unico esecutivo.
10. L'organizzazione dovrebbe essere semplice e flessibile:
Dovrebbe essere semplice perché è più facile da gestire e dovrebbe essere flessibile perché può adottare rapidamente le mutevoli condizioni. Dovrebbe essere tale da poter essere ampliato o ridotto facilmente al variare dei tempi. Inoltre, la semplicità renderebbe la comunicazione molto più semplice, rapida e accurata, necessaria per le organizzazioni di successo.
Mentre questi principi, in generale, si applicano alle organizzazioni classiche come proposto da Frederick Taylor e Henry Fayol e sono stati adottati per facilitare l'amministrazione, alcuni principi più recenti si sono evoluti e sono diventati parte integrante della maggior parte delle organizzazioni moderne.
Questi nuovi principi di processo decisionale partecipativo, impegnativi compiti di lavoro, gestione per obiettivi, decentramento dell'autorità e presto sono stati integrati con quelli tradizionali. L'idea è di stimolare la creatività, incoraggiare la crescita e ottimizzare l'utilità di tutte le risorse nel raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione.
